Styremøte BI Stavanger 11-08- 2015 SAKSPAPIRER Styremøte 11.08.2015 Kl. 16:00
Styremøte BI Stavanger 11-08- 2015 Innholdsfortegnelse Sak 63-15 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 64-15 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 65-15 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 66-15 - Oppføring av Eventuelt saker Sak 67-15 - Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styre/Ledelsen Sak 68-15 - Behandlingssak: Kjøp av alkohol CLMD Sak 69-15 Behandlingssak: Støtte til kamerautstyr Sak 70-15 Diskusjonssak: Styremøter Sak 71-15 Diskusjonssak: Konfidensiel Sak 72 15 Diskusjonssak: BIS- kontoret Sak 73 15 Diskusjonssak: Månedsmail Sak 74-15 Behandlingssak: Fjerning av eventuell saker Sak 75 15 - Behandlingssak: Bestilling av BIS- pique Sak 76 15 Diskusjonssak: Økonomiassistent Sak 77 15 Orienteringssak: Budsjett høst 2015-08- 08 Sak 78 15 Eventuelt saker
Styremøte BI Stavanger 11-08- 2015 Leder, økonomiansvarlig, markedsansvarlig, kommunikasjonsansvarlig, fagansvarlig, HR. Sak: 63 15 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden Enstemmig godkjent Sak: 64 15 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder V/Silje E som ordstyrer, og HR V/ Kine Grødem som referent. Enstemmig godkjent Sak: 65 15 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referat fra styremøte 11.03.15 Enstemmig godkjent Sak: 66 15 Oppføring av Eventuelt saker Faddersjef: 1
Styremøte BI Stavanger 11-08- 2015 Sak: 67 15 Orienteringssak: Redegjørelse fra BIS Styret/Ledelsen Fag: Skal i møte med ledelse på fredag, purra på attester. SA: Vært med på planleggingen av fadderuken, gjort klar kroen til skolestart og fadderuke med bestilling av drikke. Planlagt hvordan kroene skal bli fremover, vil prøve å følge en nokså lik plan som tidligere SA. KA: Ryddet opp i småting på hjemmesiden bis.no, ordnet litt i forhold til skoleavisen. Ellers bistått fadderstyre med den hjelpen de har hatt bruk for. MA: Vært med og jobbe med fadderuken, ordnet kontrakter med forskjellige barer, markedsdelen med tre nye avtaler, vært i kontakt med DNB og skal videre få kontakt med Manpower ØA: Endelig fått bankkort og tilgang på kontoer, lagt planer for fremover: bokføre ferdig det som mangler fra før sommeren, betale regning hver mandag og bokføre første dag i måneden. HR: Planlegging av GF, planlegging av promotering. Leder: Styringsmøte med ny traver, planlegging av tale til fadderuken, intervju for smis avis på UIS, forskjellig planlegging før fadderuken.
Sak: 68 15 Behandlingssak: Kjøp av alkohol til CLMD Forslag til vedtak: CLMD ønsker alkohol i rideren sin til konsert i Fadderuken. For at BIS skal kunne kjøpe dette, må det godkjennes på et styremøte. Absolutt vedtatt. Styret godkjenner rideren.
Sak: 69-15 - Behandlingssak- Støtte til nytt kamerautstyr Bakgrunn: Tidligere KA og kommunikasjonsgruppen har hatt problemer med et speilreflekskamera som ikke fungerer ordentlig. Under nærmere undersøkelse viser det seg at det kun er linsen som trenger å byttes ut, og ikke selve kameraet. KA ønsker støtte til å investere i ny linse til kameraet, samt ny lader da denne har forsvunnet. Videre har KA også et ønske om at det skal investeres i ytterligere kamerautstyr, hovedsakelig ekstern blits og kamerastativ. Dette vil potensielt bidra til økt kvalitet på bildemateriell som blir lagt ut på BIS Stavanger sine sosiale kanaler. Forslag til vedtak: KA undersøker hva veiledende pris på slikt utstyr er, for deretter å godkjenne/ikke godkjenne behovet for dette i styret ØA: Har du sitt på hva prisene kan komme på. KA: Ja, har vært rundt og sett på forskjellige priser. FAG: Sentralledelsen har tidligere sagt de er villig til å støtte slike ting, har du vært i kontakt med de? Er helt enig at dette trengs. ØA: Jeg foreslår at vi bruker det som står i budsjettet under hvor mye kommunikasjon har. Hvis det blir behov for mer bør å søke sentralt være aktuelt. Hvis ellers bør det tas opp på et senere styremøte. Leder: Foreslår vi hører på ØA så kan dette bli tatt opp igjen hvis det ikke går igjennom.
Sak: 70-15 - Behandlingssak- Hvor ofte skal vi ha styremøter? Forslag til vedtak: Annenhver uke Enstemmig godkjent Sak 71-15 Diskusjonssak - Hvordan skal BIS fremstå i Fadderuken Konfidensiell diskusjon
Sak 72-15 Diskusjonssak - BIS-kontoret Generell holdning rundt BIS-kontoret og møterom. Skal vi innføre ryddevakter hver uke? Hva med en eventuell fast kaffedag for studentene på kontoret? Leder: Pusse opp kontoret. Gjør det mer attraktiv for studenter. Det skal ikke være skummelt og gå inn for studentene. Ryddevakter hver uke. Fast kaffe dag i måneden eller uken slik det skjer noe sånn folk kommer innom. SA: Kaffedag e veldig bra. Ryddedager, rutiner blir vanskelig. Prøve å følge med på hvem som rydder og hvem som ikke rydder. FAG: Bør være system, hvis ellers blir det bombe. Fadder: Bøt system til felleskasse. Leder: Foreslår å prøve og se hvordan det går. FAG: Bøt system kan funke veldig bra. Leder: Setter opp en liste. Så får folk følge med. FAG: Søke til sentralledelsen for å få tak i bås. KA: Det må tømmes. FAG: Det blir den som er ansvarlig Leder: Prøver å sette liste.
Sak 73-15 Diskusjonssak - Månedsmail vs. 2ukersmail, vs. ukesmail Er vi fornøyd med månedsmail, hva sender vi til SL, skal alle få sende likt som de sender til SL? Dette er lederens valg, men vil høre hva folk mener. Leder: Har folk tanker om hvordan de vil ha det? FAG: Månedsmail høres bra ut. Oftere blir litt vanskelig og holde. HR: Enig med FAG at det vil holde med mail en gang i måneden. Leder: Det høres ut som alle er enige på at en gang i måneden slik det har vært før, skal fortsette så da foreslår jeg at vi sier første månedsmail blir sendt inn innen 31 august 23:59.
Sak 74-15 Behandlingssak Fjerning av eventuelt saker. HR foreslår fjerning av eventuelt saker da dette forlenger møtene og svekker den profesjonelle møtestrukturen. Eventuelt saker blir ofte meldt opp fordi vedkommende har glemt og meldt det opp på forhånd. HR mener dette vil hjelpe til at saker blir lest og gjennomgått før møtene. Forslag til vedtak: Fjerning av eventuelt saker. Leder: Jeg mener dette blir et drastisk tiltak og at vi kan eventuelt se det an hvordan de blir brukt. HR: Tiltaket ble tatt opp allerede nå på grunn av at HR mener det kan være nyttig å få det fjernet med en gang, slik styret ikke blir vant til å ha dette som alternativ. SA: Mulighet for å skrive ting på facebook gruppen hvis det er ting som kommer etter frist for innsending av sak? I så fall er det vell ikke nødvendig å ha eventuelt saker. Faddersjef: I fjor på de møtene jeg deltok på var det nesten ingen eventuelt saker så det går an og se det litt an. Leder: Vi kan ha strenge krav til eventuelt saker. Blir drastisk og bare fjerne de med en gang HR: Vi kan se om det går igjennom og hvis ikke kan det bli satt retningslinjer for dette senere. Enstemmig ikke godkjent
Sak 75 15 Behandlingssak: BIS-pique BIS-Stavanger har per dags dato bare gensere som representerer sine verv. HR vil derfor lufte muligheten til å gå til innkjøp av piquer som kan brukes som promotering på skolen, men også promotering av BIS generelt. Viser til ordningen Bergen hadde i fjor. Forslag til vedtak: BIS bruker pengene som står i potten bekledning BIS på å bestille piquerer til styret og ledelsen. Enstemmig godkjent Sak 76-15 Behandlingssak: Økonomiassistent ØA informerer. ØA: Jeg har sitt at økonomiansvarlig har hatt mye og gjør tidligere. Kan være med på å hjelpe oss å få bedre kontroll slik unødvendig summer som har oppstått før kan unngås. Det kan og hjelpe slik at vi kan få kvalifiserte søkere til ØA neste år. Leder: Forstår tankegangen. De har det i Bergen og Trondheim men der er det større behov for hjelp på grunn av at de er mye større skoler. Lurer på om ØA får nok arbeidsoppgaver da. SA: Mulighet for å ta inn noen som er kro ansvarlig til å bidra mer. ØA: Kan høre med kro ansvarlig om hun er interessert. Det kan fungere.
Sak 77 15 Orienteringssak: Budsjett Høst 2015 ØA informerer. ØA: Sosialt er klar over sitt budsjett. Kan bruke pengene fritt. Kommunikasjon har fått inn til å bruke ting til bis. Fag temakveld og det som trengs. Linjeforeningen har fått inn penger. Hvis det blir mer penger igjen etter bestilling av klær kan KA få bruke de på kamerautstyr. Viser til vedlegg av budsjett høst 2015. Sak 78-15 Eventuelt saker: Faddersjef: Orienteringssak Hvem er tilgjengelig til å hjelpe. Når? En fra bis og en fra faddergruppen må stå i bar. Budsjettet ligger veldig bra an. Leder: Alle kan stille så du kan sette oss opp når det trengs. Hvordan blir det med leker under aktivitetsdag. Er alt under kontroll? Faddersjef: Skal ha teambuiliding med fadderstyregruppen en av de nærmeste dagene for å få alt bestemt angående leker og diverse. Det blir inne hvis det regne og ute hvis det er fint vær. Det meste har gått i boks. Liten case på linjeforeningen som skulle være på Ittepå, men de har blitt dobbelbooket. Leder: Du gir beskjed hvor vi skal være og hvor det passer best. Hvordan skal vi løse hvor BIS skal være under vorshene i fadderuken? Skal dette løses internt? Fadder: Ordner det på intern. Vil det skal bli sendes to og to. Skal få dekket alle faddergruppene slik BIS er innom hver gruppe.