Strategisk styring av eiendomsporteføljen IK-BYGG konferanse 2013 Tidligere eiendomssjef 1 Tore Justad
Foredraget baseres bl.a. på erfaringer fra stilling som eiendomssjef i: Drammen Eiendom KF: 1997-2007 (kommunalt foretak) Bærum kommune Eiendom: 2007-2013 (etatsmodell) ********* 2 Erfaring fra arbeid i nettverk med storbykommunene (ASSS-samarbeidet) m.m. Deltakelse i arbeidsgruppe KOSTRA-Eiendom (KS-rep.)
Fokusområder: Organisatorisk modell for å samle, videreutvikle og synliggjøre eiendomskompetanse Administrativ forankring av eiendomsforvaltningen 3 Politisk forankring
Fokusområde: Organisatorisk modell for å samle, videreutvikle og synliggjøre eiendomskompetanse Byggherrerollen Drift og vedlikehold Eiendomsutvikling Helhetlig organisering/ansvar 4
Fokusområde: Byggherrerollen 5 o Utarbeide grunnlag for beslutning om realisering av bygge- og rehabiliteringsprosjekter o Etablere system/rutiner for planlegging og styring av bygge- og rehabiliteringsprosjekter o Ivaretakelse av byggherreforskriften o Fra prosjekt til drift overtakelse prøvedrift implementering i driftsorganisasjonen o Oppfølging i garantifasen/reklamasjonstiden
Fokusområde: Drift og vedlikehold «etterslep vedlikehold» er et negativt ladet begrep Utilfredsstillende drift/vedlikehold Funksjonelle krav relatert til bruk Har bygget «gått ut på dato»? Endrede myndighetskrav 6 Utfordringer: o Etablere systemer for teknisk drift og vedlikehold av eiendommene o Etablere system for internkontroll/tilstandsvurderinger som grunnlag for kort- og langsiktige tiltak/planer o Klargjøre forholdet mellom teknisk drift og brukeroppgaver
Fokusområde: 7 Eiendomsutvikling o Vurdere salg/erverv av eiendom sett i relasjon til kommunens behov o Vurdere behov for regulering av egnede eide eiendommer til utbyggingsformål o Vurdere egenregi kontra eksterne samarbeidsprosjekter (OPSetablering av AS m.m.)
Fokusområde: Administrativ forankring av eiendomsforvaltningen Eiendoms plassering i kommuneorganisasjonen Forholdet til kommunalsjefer/enhetsledere Forholdet til Rådmannen 8
Fokusområde: Eiendoms plassering i kommuneorganisasjonen o o Eiendom skal være kommunens strategiske kompetansesenter innen forvaltning, drift og utvikling av eiendomsmassen Eiendom skal legge til rette for gode beslutningsprosesser så vel i forvaltning som utvikling av eiendomsporteføljen 9 Aktører: Driftsansvarlige Teknisk fagansvarlige Byggherreansvarlige Eiendomssjef ledergruppe Styret/rådmann ledergruppe Folkevalgte
Fokusområde: Forholdet til kommunalsjefer/enhetsledere 10 o Utvikle samhandling med kommunalsjefer/tjenesteledere (kunden) for å klargjøre behov/prioritere o Etablering av samhandlingsarenaer
Fokusområde: Forholdet til Rådmannen 11
Fokusområde: Politisk forankring o Kommunene bruker ca. 15-20% av sine økonomiske ressurser på eiendomsforvaltning o Eiendom må selv synliggjøre kompetanse og struktur innen eiendomsforvaltningen opp mot det politiske miljø o Eiendom må legge grunnlag for politiske prioriteringer og beslutninger o Eiendom må synliggjøring resultater av de tiltak som iverksettes (nybygg rehabilitering vedlikehold) 12 Det politiske miljø må føle et reelt «eierskap» i forhold til kommunens eiendomsforvaltning Eiendom har ansvar for å sikre god og forståelig kommunikasjon med det politiske miljø
Administrative styringssystemer-rapportering 13 IK BYGG FDVU-system Prosjektstyring Økonomistyringssystemer KOSTRA Brukerundersøkelser M.m.
Grunnskoler fra elevundersøkelsen KS 2012 14
15
KOSTRA Eiendomsforvaltning. Snitt nettverk = 100 160 140 120 100 131 127 114 129 130 121 145 16 80 60 40 20 0 80 83 80 75 78 115 107 114 100 90 111 93 Net.utg. pr innb Andel av totale nto utg Kvm bygg per innb Korr brt utg per kvm Energikostn per kvm Invest.utg e.f. av sum ivest.utg Bærum Snitt ASSS Høyest kommune Lavest kommune 69 48 Invest.utg per innb
Grunn, fundamenter, bæresystem Vinduer og ytterdører Utvendig kledning/overflate, trapper Yttertak, takrenner, nedløp Innvendig kledning, gulv, himling Fast inventar (fastmontert innredning) Sanitær Varme Brannslokking Luftbehandling / ventilasjon Generelle elkraftanlegg / fordeling Lys, elvarme, driftsteknisk Tele og automatisering Heiser Terrengbehandling, drenasje Utendørs tekniske anlegg (VAR og El) Ikke vektet gjennomsnitt SKOLER Kommentarer 17 Bygningsidentitet BTA Byggeår Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå Nivå 597 1895 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Skolen flytter til Wøyen Glassverket skole 3,0 Mølle 2010/selges Evje skole 3 939 1865 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3,0 Er under rehabilitering (HP) Lommedalen 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Er under rehabilitering (HP) 1 963 1866 3 3 2 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 Skal rehabiliteres 2010 Lysaker skole Bygg A 2,9 (HP) 1 800 1922 3 3 3 1 3 3 3 3 1 3 3 3 3 3 3 Lysaker skole Bygg B 2,7 Skal rehabiliteres 2010 (HP) Lysaker skole Bygg C 2 063 1969 2 2 3 1 2 3 2 3 1 3 3 3 3 2 3 2,4 Skal teknisk 2010 (HP) 5 093 1959 3 3 3 1 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 Gjettum skole 2,8 2010-2011(HP) 3 067 1968 3 3 2 1 3 3 3 3 1 3 3 3 3 3 3 3 Jong skole Bygg A 2,7 2010 (HP) 233 1968 2 3 3 3 3 3 3 1 3 3 3 3 2 2 Jong skole SFO 2,6 Skrenten 450 1960 2 2 3 1 2 2 2 2 3 2 2 3 2 1 2 2,2 Tak høst 2009 Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres Skal teknisk rehabiliteres 2010 (HP) Bærum komm. voksenoppl. 1 440 1960 1 3 3 1 3 3 2 1 3 2 2 3 1 2 2,1 Tak høst 2009 Sjøholmen (Musikkskolen) 1 656 1870 2 2 2 2 2 2 2 2 1 3 2 2 3 1 2 2,1 Hauger skole 6 271 1969 2 3 3 1 2 2 2 2 1 2 2 2 3 2 2 2,1 Belset skole 4 221 1974 1 3 3 2 3 2 2 2 1 3 2 2 3 1 1 1 2,0 Gommerud skole 6 770 1972 2 2 2 1 2 2 2 2 1 2 2 2 3 1 2 2 1,9
Konklusjon Eiendomsforvaltningen har fått en økt oppmerksomhet i kommunesektoren Eiendom har utviklet bedre styrings- og informasjonsdata både til bruk i egen organisasjon og som verktøy for benchmarking med sammenlignbare kommuner Eiendomsforvaltningen har blitt mye dyktigere til å synliggjøre kompetanse, planer og resultater i administrative og politiske organer 18 Nye funksjons- og myndighetskrav, vedlikehold av kompliserte tekniske anlegg og generelt bygningsmessig vedlikehold, vil i fremtiden stille høye krav til eiendomsforvaltningen og politisk miljø, slik at basisfunksjonene i fremtiden får dekket sine behov for gode lokaler Verktøy/rutiner alene er ikke tilstrekkelig ledelse, administrativ og politisk forankring er også nødvendig for å lykkes med eiendomsforvaltningen
Takk for at jeg fikk dele mine erfaringer med dere! 19