Kragerø kommune Kontrollutvalget Vår ref. 14/65-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 03.02.2014 Merete Valstad Kåre Preben Hegland Ole Magnus Stensrud Gro Lien Kragerø kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte Dato: mandag 10.02.2014 Tid: kl 1700-2000 Sted: Rådhuset, formannskapssalen Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Unni Wærstad har meldt forfall og Merete Valstad innkalles. Vedlagt følger sakene 1/14-6/14 Kl 1700: Kl 1800: ENHET FOR SKOLE, v/gro Lien KONTROLLUTVALGETS ARBEID, v/ Kåre Preben Hegland og Ole Magnus Stensrud Kragerø, 03.02.2014 (sign) Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 10.02.2014 Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/14 14/59 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 02.12.2013 2/14 14/60 ENHET FOR SKOLE 3/14 14/61 KONTROLLUTVALGETS ARBEID 4/14 14/63 KOMMUNENS HJEMMESIDE OG KONTROLLUTVALGET 5/14 14/64 ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 6/14 14/62 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 10.02.2014
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 1/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 02.12.2013 Arkivsaksnr.: 14/59 Arkivkode: 033 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 1/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokollen fra 02.12.2013godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra 02.12.2013legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll 02.12.2013 Sak 1/14 Side 3 av 17
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 2/14 ENHET FOR SKOLE Arkivsaksnr.: 14/60 Arkivkode: 033 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 2/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for skole til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen innenfor Enhet for skole til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget ble orientert om virksomheten ved Enhet for skole i 2012. Siden den gang har kontrollutvalget blitt kjent med Forbrukerrådets test om kommunene som også omhandler skole. Kontrollutvalget ber om: Oppdatert for virksomheten ved Enhet for skole (jfr. KU-sak 31/2012) Informasjon om Enhet for skole, Forbrukerrådets test (KU-sak 37/2013) og resultatet for skole. Forbrukerrådets test følger som vedlegg. Evt. Kontrollutvalget har totalt satt av en time til saken. Saksopplysninger, KU-sak 31/2012, møte: 29.10.2012: Kontrollutvalget ønsker å bli kjent med virksomhetene ute og har gjort avtale om å få en orientering om Enhet for skole. Skolesjef Gro Lien vil orientere om virksomheten. Som en del av kontrollutvalget sitt tilsyn med forvaltningen, ønsker kontrollutvalget en orientering fra utvalgte deler av organisasjonen. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget gjerne vil ha orientering og en dialog om den administrative styringen i kommunen. Utvalget er også opptatt av å få bedre innsikt i kommunens ulike arbeidsoppgaver. Hvordan kommunen fungerer og er organisert for å løse de oppgavene som er pålagt ved lov eller vedtatt av kommunens politiske organer. Kontrollutvalget ber administrasjonen gi en presentasjon og orientering om Enhet for skole. Sak 2/14 Side 4 av 17
Sak 2/14 Kontrollutvalget ønsker en kort oversikt/orientering med utgangspunkt i følgende veiledende punkter. Det må settes av tid til spørsmål fra kontrollutvalget. 1. Orientering om virksomheten 2. Organisering 3. Tilstandsrapporten for grunnskolen i Kragerø kommune - 2012 4. Spesielle risikoområder og utfordringer 5. Effektiv forvaltning og budsjettoppfølgingen 6. Sykefraværet 7. Evt På kommunen sin hjemmeside står det: Kontaktinformasjon skole Oppdatert av: Mette Ofstad (11.okt.2012) Enhet for skole administrerer sju grunnskoler, pedagogisk-psykologisk tjeneste, et spesialpedagogisk team og skolefritidsordningen (SFO). Også Kragerø Maritime Leirskole sorterer under Enhet for skole. Skoleadministrasjonen ligger på Tangen, Gamle Kragerøvei 12, 3770 Kragerø i første etasje. PPT har kontorer samme sted. Oversikt over skolene Kragerø kommune har pr. 15. september 2012 sju grunnskoler med totalt 1187 elever. Ny telling blir foretatt i ny grunnskolestatistikk som vil være klar i desember. Kommunens to minste skoler ligger på hver sin henholdsvis øy og halvøy: Skåtøy skole (14 elever) og Levangheia skole (38 elever). Tåtøy skole ble nedlagt i et kommunestyremøte 21. juni 2012. Også Skåtøy skole ble i samme møte vedtatt nedlagt, men nedleggingsdatoen er senere endret til 31.12.2012. I det samme vedtaket ble det også bestemt at Kalstad skole skal inkorporeres i Kragerø barne- og ungdomsskole fra høsten 2013. Annen historikk Høsten 2009 ble Årø og Skarbo skoler nedlagt. Da flyttet de tidligere elevene fra disse to skolene inn i den flunkende nye Helle skole, mens tidligere Kragerø skole og Kragerø ungdomsskole ble slått sammen og flyttet inn i fullstendig nyrenovert bygg på Feierheia i starten av 2010. Kalstad skole som ligger "vegg i vegg" med Idrettshallen er per i dag den største barneskolen. I Sannidal har kommunen to skoler: Sannidal barneskole og Sannidal ungdomsskole. Sistnevnte har fått bygget på en ny fløy med nye arbeidsrom til lærerne og nytt personalrom. I tillegg administrerer Enhet for skole Kragerø maritime leirskole. Administrasjonen De sju skolene har en fellesadministrasjon i sentrum - Enhet for skole. Administrasjonen holder til på Tangen, Gamle Kragerøvei 12 med skolesjef Gro Lien, koordinator Mette K. Ofstad og konsulent Bjørg E. Sunde Liane. PPT sorterer under Enhet for skole og har - etter flyttingen til Tangen - kontorer samme sted som resten av skolekontoret. Stillingen som leder for PPT er for tiden ubesatt. Kontoret har tre pedagogisk psykologiske rådgivere: Gerd Lastein Hansen, Camilla Marcussen Nørgaard og Grethe H. Ljønes(nytilsatt). Sissel Grethe Lie er innleid som foreløpig leder av kontoret. Denne ordningen varer fram til årsskiftet. I tillegg administrerer skolesjefen et spesialpedagogisk team som har oppgaver rundt på skolene. Leder for teamet er Ragnhild L. Heen. Også spesialpedagogisk team har fått kontorplass på Tangen og kan treffes her hver torsdag. Vi viser til egen lenke for Kragerø Maritime Leirskole. Side 5 av 17
Sak 2/14 Post og telefon E-post til kommunen: post@kragero.kommune.no Besøksadresse: Tangen, Gamle Kragerøvei 12, 3770 Kragerø. Kontorene ligger i første etasje. Telefonnummer til sentralbordet er 35 98 62 00. Vedlegg: Forbrukerrådets test (KU-sak 37/2013) Side 6 av 17
Sak 2/14 SAMLA SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 13/607 SERVICEN I KOMMUNENE Saksbehandler: Øystein Bergh Arkiv: 030 Saksnr.: Utvalg Møtedato 37/13 Kragerø kommune - kontrollutvalget 02.12.2013 Kragerø kommune - kontrollutvalget i møte den 02.12.2013 sak 37/13 Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen i kommunen til orientering. Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget Sekretæren presenterte saken og hovedtrekkene i resultatet av testen. Vedtaket var enstemmig. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar Forbrukerrådets test av servicen i kommunen til orientering. Saksopplysninger I sak 31/2013 ba kontrollutvalget om å få seg forelagt en Tilgjengelighetsvurdeing som er gjennomført. Forbrukerrådet har testet servicen i kommunene. NRK kommenterte undersøkelsen slik: Forbrukerrådet har sjekket servicen til alle landets kommuner. Så mange som 392 kommuner får stryk. Hvert år sjekker Forbrukerrådet servicenivået, tilgjengeligheten og informasjonskvaliteten i alle av landets kommuner. Ved å utgi seg for å være privatpersoner, har Forbrukerrådet henvendt seg til alle kommuner på e-post, telefon og via kommunenes nettsider. Best ut kommer Buskerud-kommunen Rollag, som får 88,9 av 100 mulige poeng i testen. Stange og Fyresdal kommer på en del andreplass med 83,6 poeng hver. Side 7 av 17
Ordfører Dag Lislien (Sp) i Rollag jubler over å se at hans kommune har best score. Sak 2/14 Det er stort å vinne en slik test. Det virker skjerpende og forpliktende, men først og fremst motiverende. Jeg vil berømme de flotte medarbeiderne våre, som er veldig klare på at vi er en servicebedrift. Det er lite som mangler i Rollag, vi ønsker oss bare flere innbyggere for vi har god plass, sier han til NRK.no. Landsgjennomsnittet ble 60 poeng, og Forbrukerrådet har bare gitt godkjentstempel til kommuner med minst 75 poeng. Dårligste kommuner Kommunene som gjør det dårligst i testen, er Aukra i Møre og Romsdal, med 26,8 poeng. Moskenes (28,3 poeng) og Sirdal (28,4 poeng) tar plassene som nest og tredje dårligst. Dette er altfor dårlig. Det er det ikke tvil om. Men vi har som mål å jobbe oss oppover, for dette er ikke godt nok, sier ordfører i Aukra, Bernhard Riksfjord (Ap) Ordføreren sier at ingen i kommunen er fornøyd med hjemmesiden til kommunen der han mener tilgjengeligheten for publikum ikke er god nok. Grunnen er at i dagens samfunn kreves det at når en går inn på en hjemmeside, eller du går inn for å bli litt oppdatert, er det forventet at en skal få de opplysningen og den hjelpen som er nødvendig. Der er vi ikke gode nok, sier han. Kjempeskuffet Direktør Randi Flesland i Forbrukerrådet legger ikke skjul på at hun synes det er for dårlig, at så mange kommuner ikke gjør det bra nok. Jeg er kjempeskuffet, for jeg hadde en forventning om at en del kommuner skulle score høyere, sier Flesland til NRK.no. Siden 2009 har gjennomsnittspoengene bedret seg med beskjedne ett poeng. Likevel har ikke Flesland mistet troen på at kommunene skal kunne forbedre seg. Vi ser at det skal enkle grep til for å bedre situasjonen rundt i landet, så nå utfordrer vi kommunene til å ta innbyggerne sine på alvor, og gjøre noe med saken. Store kommuner gjør det best Ifølge Forbrukerrådet kommer stort sett de store kommunene bedre ut i servicetesten enn de små. Flesland vil ikke gå inn i en debatt om dette taler for flere kommunesammenslåinger. Nei, vi går ikke inn i den politiske debatten. Vi har bare faktaene om hvilke kommuner som klarer å gi den beste informasjonen til innbyggerne. Vi ser jo også at blant de beste kommunene, er tre av dem veldig små. Side 8 av 17
Sak 2/14 Forbrukerrådet har riktignok sjekket kommuneresultatene opp mot politisk styre. Størrelsen på kommunen slo ut sterkest, mens hvilket parti som var rådende i kommunene, hadde ingen relevans for resultatet, sier forbrukerdirektøren. Om testen Forbrukerrådets kommunetest ble gjennomført i mai og juni 2013. Hver kommune fikk 19 henvendelser fordelt på seks sektorer: «Barn og skole», «Tekniske tjenester», «Sosiale tjenester», «Pleie og omsorg» og «Fritid og kultur». Det ble sendt tre separate e-poster og ringt to telefonsamtaler til hver kommune. Og hos hver kommune ble det lett etter 14 forskjellige informasjonselement på internett. Typiske spørsmål har vært prisinformasjon om skolefritidsordningen, saksbehandlingstid for byggesak og åpningstider i svømmehallen. Dersom e-posten ikke er besvart innen fem virkedager, får kommunen ikke poeng for svartid. Likevel legges det vekt på svarkvalitet dersom svaret kommer innen 10 virkedager. Svar etter 10 virkedager gir ingen poeng. Forbrukerrådet har testet i hvilken grad kommunene gir god informasjon om forskjellige tjenester, ikke tjenestenes innhold og kvalitet. Til sammen er de 428 kommunene i Norge, samt Oslo kommune med sine 15 bydeler, testet på 18.163 punkter. For mer informasjon, se: http://www.forbrukerradet.no/side/kommunetesten http://www.forbrukerradet.no/side/forbrukerrådets-kommunetester Vedlegg: Side 9 av 17
Sak 2/14 RANGERING: Rangering nasjonalt Kommune Poeng 1 Rollag 88.9 2 Stange 83.6 3 Fyresdal - Telemark 83.6 4 Nissedal - Telemark 82.9 5 Sarpsborg 82.3 Rangering nasjonalt Rangering i Telemark Kommune Poeng 3 1 Fyresdal 83.6 4 2 Nissedal 82.9 8 3 Vinje 81.6 25 4 Tokke 77 27 5 Hjartdal 76.2 32 6 Seljord 75.5 71 7 Siljan 70.7 88 8 Tinn 69 119 9 Kragerø 65.8 133 10 Nome 65.1 156 11 Drangedal 63.7 173 12 Bø (Telem.) 62.8 198 13 Skien 61.5 214 14 Notodden 60.4 229 15 Kviteseid 59.6 230 16 Porsgrunn 59.5 321 17 Sauherad 53.3 357 18 Bamble 49.1 Side 10 av 17
Sak 2/14 For Kragerø viser Forbrukerrådets test i 2013: Barn og skole 40 av 100 poeng. Barnehage 69 SFO 29 Skole ikke målt Tekniske tjenester 51 av 100 poeng Byggesak 51 Vann, avløp, renovasjon ikke målt Energi ikke målt Sosiale tjenester 78 av 100 poeng Økonomiske ytelser ikke målt Rådgiving 56 Barnevern 100 Pleie og omsorg 74 av 100 poeng Hjemmehjelp 65 Sykehjem 91 Helse ikke målt Fritid og kultur 91 av 100 poeng Kultur ikke målt Idrett 91 Informasjonstjenester 100 av 100 poeng Faktaopplysninger 100 Kontaktinfo ikke målt Totalt for Kragerø 65,8 av 100 poeng Gjennomsnitt for Telemark 68,0 Gjennomsnitt for landet 60,0 KRAV 75,0 av 100 poeng Side 11 av 17
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 3/14 KONTROLLUTVALGETS ARBEID Arkivsaksnr.: 14/61 Arkivkode: 033 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 3/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjon til orientering og vil følge opp ordfører og rådmannens synspunkter. Saksopplysninger Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til møte. Kontrollutvalget ønsker å vurdere egen virksomhet. Hva er bra og hva kan gjøres bedre? Det gjelder også å ta opp aktuelle tema i organisasjonen, kontrollutvalgsarbeid kan ikke bare utføres i kontrollutvalget. Typiske tema kan være internkontroll og kvalitetsarbeid. Kontroll og tilsynsarbeid drives både i kommunestyret, kontrollutvalgets, andre politiske fora og administrasjonen. I Forskrifter for kontrollutvalget er mandatet: Kap. 3. Alminnelige regler om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver 4. Tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme, i forskrift eller for ett enkelt møte, at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Endret ved forskrift 6 des 2012 nr. 1151 (i kraft 1 jan 2013). 5. Innhenting av opplysninger Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets Sak 3/14 Side 12 av 17
Sak 3/14 sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Dersom kommunen eller fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve opplysninger av revisjonen. Vedlegg: Ingen Side 13 av 17
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 4/14 KOMMUNENS HJEMMESIDE OG KONTROLLUTVALGET Arkivsaksnr.: 14/63 Arkivkode: 033 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 4/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Uten innstilling. Saksopplysninger Kommunalsjefen viser til protokollen fra møte 02.12.2013 og har kommet med følgende: «Jeg takker for mottatt kopi av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 2/12-2013. Av protokollen framgår blant annet følgende: «Innkallinga blei godkjent. Arne Kristiansen har tidligere etterlyst annonsering av møtene i avisa på same måten som andre møter i kommunen. Dette møtet var annonsert. Kontrollutvalget er ikke profilert på kommunens hjemmeside i hht kommuneloven». Per dato er følgende informasjon vedr. kontrollutvalget å finne på kommunens hjemmeside/via lenke fra kommunens hjemmeside: http://www.kragero.kommune.no/moeter-og-saksdokumenter http://www.kragero.kommune.no/styrer-rad-og-utvalg Jeg er litt usikker på hvilken profilering som kreves for at kommunelovens forutsetninger skal være oppfylt. Jeg hadde satt stor pris på en konkretisering av Kontrollutvalgets evt. ytterligere forventninger til omtale på hjemmesiden. Vi vil ellers bestrebe oss på å annonsere Kontrollutvalgets møter sammen med øvrige åpne kommunale møtene, jf. avtale inngått på møte mellom deg og politisk sekretariat/servicesenteret tidligere i høst. Det ble her avtalt at du kontakter politisk sekretariat ved Wenke W. Brødsjø når annonsering skal finne sted. Annonsen Kragerø kommune informerer rykkes inn i KV hver lørdag. Vi ber deg gi evt. annonseinnspill onsdagen før. Med vennlig hilsen Bjørn Hagen Kommunalsjef» Saken legges fram til diskusjon i kontrollutvalget. Sak 4/14 Side 14 av 17
Sak 4/14 Vedlegg: Ingen Side 15 av 17
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 5/14 ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/64 Arkivkode: 004 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 5/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2013 fra kontrollutvalget i Kragerø kommune Saksopplysninger Årsmelding for 2013 legges fram. Årsmeldingen sendes kommunestyret til godkjenning. Vedlegg: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Kragerø kommune. Sak 5/14 Side 16 av 17
Kragerø kommune Kontrollutvalget Sak nr. 6/14 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 10.02.2014 Arkivsaksnr.: 14/62 Arkivkode: 033 Møtedato: 10.02.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 6/14 Kragerø kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saken blir tatt til orientering. Saksopplysninger Her kan kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet ta opp saker det er behov for å drøfte/gi informasjon om. Aktuelle saker i møtet: Delecto AS, sakskart til styremøte er sendt kontrollutvalgets medlemmer fortløpende, epost 23.01.2014 og 27.01.2014. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon, brev 20.01.2014. Orientering fra oppdragsrevisor Vedlegg: TKR IKS, brev 20.01.2014 Sak 6/14 Side 17 av 17