Møteinnkalling Politisk arbeidsgruppe for kommunereformen i Ski kommune

Møteinnkalling Politisk arbeidsgruppe for kommunereformen i Ski kommune Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til ingvild.belckolsen@ski.kommune.no Møtested: Waldemarhøy Møtedato: 13.4.15 Møtetid: 16.00-18.00 TIL BEHANDLING: Sak 1 Godkjenning av innkalling og protokoll fra møte 18.3.15 og 8.4.15. Sak 2 Statuskartlegging: økonomisk soliditet Sak 3 Kommunikasjonsplan Sak 4 Møte- og aktivitetsplan Sak 5 Eventuelt Ski, 10.4.15 Anne Kristine Linnestad

2 Sak 1 Godkjenning av innkalling og protokoll fra møte 18.3.15 og 8.4.15. Protokoll fra: 18.3.15 Arkivsaknr 14/1680-18 Arknr.: 127 Til stede: André Kvakkestad, Camilla Hille, Ola Øygard, Rannveig Andresen, Tuva Moflag (vara), Helge Bunæs, Forfall: Anne Kristine Linnestad, Kurt Soltveit, Tor Anders Østby, Hanne Opdan, Møtedato: 18.3.15 Sted: Referent: Referatet sendes også: Formannskapssalen Ingvild Belck-Olsen Neste møte: 8.4.15 Møte i politisk arbeidsgruppe for kommunereformen Sak 1 Godkjenning av innkalling og protokoll 4.3.15. Feil dato på protokoll, riktig dato er 4.3.15. Innkalling og protokoll godkjent. Sak 2 Statuskartlegging: Kommunen som samfunnsutvikler Arbeidshefte om kommunen som samfunnsutvikler var sendt ut på forhånd. Sentrale temaer ved kommunen som samfunnsutvikler ble drøftet. Sak 3 Planlegging av folkemøte Det planlegges et åpent møte i rådhusteatret 27. mai 2015. Innledere forespørres. Sak 4 Eventuelt Det ble bedt om status for uformelle samtaler med andre kommuner i Follo om kommunereformen og framtidig kommunestruktur. Det er ikke avtalt møter med nabokommuner ennå, men ordfører skal følge opp med forespørsler.

3 Protokoll fra: 8. april 2015 Arkivsaknr 14/1680-21 Arknr.: 127 Til stede: André Kvakkestad, Camilla Hille, Ola Øygard, Rannveig Andresen, Hanne Opdan, Helge Bunæs, Anne Kristine Linnestad, Kurt Soltveit, Tor Anders Østby Forfall: Møtedato: 8. april 2015 Sted: Referent: Formannskapssalen Ingvild Belck-Olsen Referatet sendes også: Neste møte: 13.4.15 Møte i politisk arbeidsgruppe for kommunereformen Sak 1, 3 og 4 ble ikke behandlet. Sak 2 Uformell samtale om kommunereform og framtidig kommunestruktur med Oppegård kommune. Uformell samtale ble gjennomført. Fra Oppegård kommune møtte ordfører Ildri Eidem Løvaas, kommunestyrerepresentantene Inger Johanne Bjørnstad og Merete Bellingmo og rådmann Anne Skau. Ordfører i Oppegård orienterte om kommunereformprosessen så langt i Oppegård kommune. Oppegård kommune ønsker å snakke med de andre kommunene i Follo, ut fra et ønske om å etablere en ny og større kommune i Follo.

Sak 2 Statuskartlegging: Økonomisk soliditet Notatet vil bli presentert i møtet. 4 En viktig forutsetning for at kommunene skal kunne tilby sine innbyggere gode velferdstjenester er at kommunene har god kontroll på økonomien og kan håndtere uforutsette hendelser. Kommuner med sunn økonomi, som sørger for å ha et økonomisk handlingsrom, kan i større grad håndtere uforutsette hendelser uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet til innbyggerne. Små kommuner er mer sårbare enn større kommuner i slike situasjoner, fordi de har et mindre budsjett å omdisponere innenfor. En kommune med god økonomisk soliditet har framtidsutsikter til selv å videreutvikle handlingsrommet. Nedenfor gjennomgås et utvalg sentrale økonomiske indikatorer som er egnet til å fortelle noe om status i kommunens soliditet sammenlignet med de øvrige kommunene i Follo. Akershus er et område med stabilt høy befolkningsvekst, som er en god indikasjon på økonomisk bærekraft. Resultat for Akershuskommunene er derfor også tatt med. Dersom egen kommune ligger på samme, eller bedre nivå, enn en slik referansegruppe er det en god indikasjon på at soliditeten vil er tilstrekkelig. Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Indikatoren er den aller mest brukte innen kommuneøkonomien for å vurdere den økonomiske stillingen. Indikatoren forteller hvor mye av inntektene som er igjen til å dekke fremtidige engangsbehov, typisk investeringer. Høyt netto driftsresultat er positivt. Kommunesektoren er over lang tid anbefalt å sikre et netto driftsresultat som over tid ligger på minst 3 prosent. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi avga i november 2014 en anbefaling om at netto driftsresultat over tid bør ligge på minst 1,75 prosent. 8 6 4 2 0-2 5,0 2,8 2,4 2,6 0,7 0,4 1,4-1,4 Ski Vestby Ås Frogn Nesodden Oppegård Enebakk Akershus 2010 2011 2012 2013 2014 Diagrammet viser at kommunene jevnt over har oppnådd netto driftsresultat i tråd med anbefalt nivå. Regnskapsresultatet for Ski kommune i 2014 viser at kommunen brukte reserver for å balansere regnskapet. Fortsatt økonomisk handlingsrom forutsetter derfor at kommunen oppnår bedret driftsøkonomi. Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter Indikatoren forteller noe om hvor mye av inntektene som er bundet til å betjene fremtidige renter og avdrag.

5 120 100 80 60 95,8 117,6 83,5 81 80,2 85,9 88,9 83,9 40 20 0 Ski Vestby Ås Frogn Nesodden Oppegård Enebakk Akershus 2010 2011 2012 2013 2014 Diagrammet viser at Ski har høyere lånegjeld enn flertallet av de andre kommunene. Nedgangen i 2014 skyldes delvis at kommunen har foretatt ekstraordinær nedbetaling av gjeld, og delvis at investeringsregnskapet er avsluttet uten full finansiering av eiendomssalg. Disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter Indikatoren forteller noe om størrelsen på kommunens frie reserver. Høy verdi betyr at kommunen har en relativt bedre reserve til å håndtere uforutsette hendelser. Behov for bruk av disposisjonsfond kan indikere at den underliggende aktiviteten er i økonomisk ubalanse. 30 25 20 25,6 15 10 5 0 12,2 10,6 11 9,6 8,4 6,7 3,8 Ski Vestby Ås Frogn Nesodden Oppegård Enebakk Akershus 2010 2011 2012 2013 2014 Til drøfting: I et 40-årsperspektiv vil Norge og norske kommuner stå overfor en utfordring ved demografiske endringer; økt etterspørsel etter tjenester, og ressursknapphet ved både arbeidskraft og inntekter. Kan vi klare dette alene?

6 Sak 3 Kommunikasjonsplan for kommunereformen i Ski kommune 1. Innledning Regjeringen har startet opp et arbeid med en kommunereform. Reformens mål er større kommuner som får flere oppgaver og mer selvstyre. Alle kommuner inviteres til å delta med sikte på å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Reformen innebærer et utredningsansvar for alle kommuner. Reformen har følgende tidsplan: 2015 Kommunale utredninger og stortingsmelding om nye oppgaver til kommunene Våren 2016 Kommunestyrevedtak om kommunestruktur Våren 2017 Forslag fra regjeringen om ny kommunestruktur og om nye oppgaver til kommunene Januar 2020 Nye kommuner er i gang Målene med reformen er: Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne. Større kommuner med bedre kapasitet og kompetanse vil legge til rette for gode og likeverdige tjenester over hele landet. Større fagmiljøer vil gi mer stabile arbeidsmiljøer, bredde i kompetansen og bredere tiltaksportefølje, særlig i små og spesialiserte tjenester. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling. Kommunesektoren skal bli bedre i stand til å løse nasjonale utfordringer. Reformen skal bedre forutsetningene for en styrket og samordnet lokal og regional utvikling når det gjelder arealbruk, samfunnssikkerhet- og beredskap, transport, næring, miljø og klima, og også den sosiale utviklingen i kommunen. Det er ønskelig at kommunegrensene i større grad tilpasses naturlige bo- og arbeidsregioner. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner. Større kommuner vil ha større ressursgrunnlag og kan også ha en mer variert befolknings- og nærings-sammensetning. Det gjør kommunene mer robuste overfor uforutsette hendelser og utviklingstrekk. Det vil legge til rette for mer effektiv ressursbruk Styrket lokaldemokrati. Større kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt og myndighet til kommunene, og dermed økt lokalt selvstyre. Større kommuner vil også redusere behovet for interkommunale løsninger. Færre og større kommuner som gjennomfører velferdspolitikk i henhold til nasjonale mål, vil redusere behovet for statlig detaljstyring. Kommunene vil få større frihet til å prioritere og tilpasse velferdstilbudet til innbyggernes behov. I Ski kommune er prosessen med kommunereformen kommet i gang med etablering av en politisk arbeidsgruppe og en administrativ prosjektgruppe. Kommunestyret har vedtatt en framdriftsplan (mars 2015). Denne planen tar for seg tidsrommet fra mars 2015 frem til utgangen av våren 2016. I 2015 vil det skje utredninger både av status i egen kommune, og utredning av en framtidig ny kommune. Våren 2016 skal kommunestyret gjøre vedtak om eventuell ny kommunestruktur.

7 I prosessen med kommunereform er kommunikasjon et viktig virkemiddel for å skape en god og involverende prosess med viktige aktører. Som overordnet prinsipp for arbeidet ligger Ski kommunes visjon om å være på sporet til fremtiden. Våre verdier er åpenhet og respekt. Inndelingslova inneholder bestemmelser om høring av innbyggerne i vedtak som kan medføre endringer i kommunestruktur. Kommuner som vurderer å slå seg sammen bør også ha et felles kommunikasjonsopplegg, så alle blir involvert på samme måte. 2. Suksessfaktorer I Norge er det gjennomført flere prosesser som gjelder endringer av kommunestruktur. Det er erfart ulikt med tanke på hvorvidt dette blir gode prosesser eller ikke. Følgende faktorer er trukket frem, av blant andre Kompetansesenter for distriktsutvikling, i rapporten Kunnskap og erfaringer fra prosesser med kommunesammenslåing (2014): Klare mål og tydeliggjøring av hvilke konkrete utfordringer kommunen står overfor Politisk eierskap til prosessen Aktiv involvering av alle grupper av innbyggere, næringsliv og kommunalt ansatte Politisk engasjement i den forstand at politikerne har gått ut og flagget sine synspunkter Involvering gjennom sosiale medier, nettsider, folkemøter og medier Innbyggerne får kunnskap om hvilke fysiske, sosiale og kulturelle elementer som blir endret ved en sammenslåing Et godt og balansert informasjonsopplegg som er målrettet mot målgruppene 3. Målgrupper Ski kommunes målgrupper for kommunikasjon knyttet til kommunereformprosessen er: Innbyggere i kommunen, herunder barn og unge Ansatte i kommunen Næringsliv Frivillige lag og organisasjoner

8 Andre kommuner Politikere Det er naturlig å vurdere interessentene ut fra følgende: Hvilke forventninger ligger hos de ulike? Hvem vil bli sterkt påvirket av det som skal skje? Hvem har felles mål? Hvem bør/må bidra i prosessen? Hvem kan og vil være med og bidra i prosessen? Hvem skal ha hvilke roller i prosessen? 4. Mål Kommunereformprosessen i Ski kommune skal være åpen og inkluderende. Målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen. Målet skal nås ved følgende delmål: 1: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig. 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler. 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt. 5. Kommunikasjonsutfordringer Formidle tilstrekkelig med fakta. Faktakunnskap må formidles på en forståelig måte, slik at innbyggerne kan gjøre seg opp en mening basert på disse og ikke kun på følelser og i verste fall feilinformasjon. Gjøre kompliserte utredninger og rapporter forståelige og enkelt tilgjengelige. Nå ut til kommunens innbyggere. Det er utfordrende å nå alle kommunens innbyggere med informasjon og for å skape engasjement og god dialog. Viktig å bruke flere kommunikasjonskanaler. 6. Kommunikasjonskanaler Aktuelle kanaler for informasjon/kommunikasjon og medvirkning er: Kommunens internettside Informasjonsskriv til alle husstander og skoleelever Åpne møter rettet mot målgruppene Ledermøter/ansattemøter Sosiale medier Innbyggerundersøkelser Lokalmedia (ØB)

9 7. Innholdsstrategier og formål Å velge kanal er ikke tilstrekkelig. Det må også velges retning for hva slags innhold som skal skapes. Gjennom seks strategier kan man finne hvilken retning det bør satses på til ulike tidspunkt: 1. Råd 2. Oppdateringer 3. Bakgrunnsinformasjon 4. Analyser 5. Eksempler 6. Meninger Valg av innholdsstrategi er knyttet til hvilket formål man har med innholdet: om det er å overbevise, fortelle, forklare og/eller engasjere. Modellen under visse ulike kanaler, som kan egne seg for de ulike formålene. 8. Kommunikasjonstiltak Hovedmålet er at arbeidet med kommunereformen i Ski kommune skal være åpen og inkluderende, og at alle målgrupper skal gis god mulighet til å medvirke i prosessen.

10 Delmål: Informasjon om kommunereformprosessen skal være åpen og lett tilgjengelig Tiltak Kanal Formål Informasjon legges ut som nyhet og under fast side på nettsiden «Politikk». Sentrale delrapporter legges ut som et kort sammendrag under fast side på nettsiden «Politikk». Infoskriv til alle husstander om kommunereformen i Ski kommune Aktiv bruk av ØB til å formidle nyheter for å nå målgruppene. Kommunens internettside Kommunens internettside Infoskriv ØB Fortelle Forklare Fortelle/forklare Engasjere/forklare Delmål 2: Det skal legges til rette for god dialog med målgruppene i prosessen gjennom valgte kanaler. Tiltak Kanal Formål Gjennomføre dialog med nabokommuner Møter Fortelle Gjennomføre målgrupperettete åpne møter Møter Forklare/engasjere Benytte sosiale medier som arena for meningsytring og dialog med innbyggerne Bruke politisk aktivitet som kanal for debatt, dialog og folkelig engasjement Gjennomføre innbyggerundersøkelser om kommunereformen Facebook, Instagram Møter og andre arenaer telefon Engasjere Engasjere Engasjere Delmål 3: God kommunikasjon internt skal danne grunnlaget for god kommunikasjon eksternt. Tiltak Kanal Formål Formidle informasjon til ansatte i Ski kommune Sette kommunereformen som tema for ledere og ansatte. Sette kommunereformen som tema på kommunestyremøte. Brev, intranett, møter Ledermøter og ansattemøter Kommunestyremøte r Forklare/engasjere Forklare/engasjere Forklare/engasjere

11 Sak 4 Møte- og aktivitetsplan Tirsdag 28.4.15 kl. 17.30 Uformell samtale om kommunereformen og framtidig kommunestruktur med Enebakk kommune Lørdag 8. 9. mai 2015 Seminar for kommunestyrerepresentanter og virksomhetsledere, etc. Onsdag 20. mai 2015 kl. 16 18. Onsdag 27. mai 2015 Åpent møte om kommunereformen i Rådhusteatret Onsdag 3. juni 2015 kl. 16 18. Onsdag 10. juni 2015 kl. 16-18