ygg Utleie Forsvarsby FM-Konferansen 2009 Balansert målstyring for mer effektiv FM v/ Stig Dybwik Balansert målstyring, hva er det? Hvor mange bruker BM aktivt?
Hvem er jeg? Navn: Stig Dybwik Arbeidssted: Forsvarsbygg Utleie 26 år som offiser i Forsvaret (landet rundt) 7 år i Forsvarsbygg (sivil) Nåværende stilling: Stabssjef i FB Utleie Gift, 2 barn, bosatt i Drøbak Forsvarsbygg Norges største t eiendomsforvalter Sum utleid areal 3 700 000 kvm Sum forvaltet areal 3 900 000 kvm Totalt areal 4 500 000 kvm
Etatsstyring i Forsvarssektoren ygg Utleie Forsvarsby Forsvarsdepartementet Forsvaret FFI Forsvarsbygg Nasjonal sikkerhets- myndighet
Organisasjon Styrett Administrerende direktør Forsvarsbygg Stab Forsvarsbygg Utvikling Forsvarsbygg Utleie Nasjonale Festningsverk Skifte Eiendom Forsvarsbygg Futura Forsvarsbygg Fellestjenester Forsvarsbygg Utleie FB Utleie Fellesstab HMS & IK Landsdekkende 10 Landsdekkende Utleietjenester Markedsområder Eiendomstjenester
Markedsområder ygg Utleie Forsvarsby Balansert Målstyring (BM)
Hva er balansert målstyring? Balansert målstyring er en metode som benyttes til å styre virksomheten langsiktig og målrettet t mot virksomhetens strategisk mål. Gjennomføres ved aktiv bruk av måle- parametere (KPI), månedlig rapportering og oppfølging. g Mål/krav/måling (1 3 12) Målfoto sluttresultat: Mål: Beskrivelse av ønsket sluttsituasjon Rundeskjema - rundetid: Krav: En forhåndsbestemt beskrivelse av den/de målbare hendelser som synliggjør tilfredsstillende måloppnåelse Sekundering passeringstid: Måling: Systematisk, tilbakevendende registreringer av de målbare hendelser som gjør det mulig å styre mot ønsket sluttsituasjon Alle mål skal kravformuleres ved fastsettelse av tre målbare hendelser, som systematisk registreres og synliggjøres månedlig
ygg Utleie Forsvarsby Målstyring i Forsvarsbygg Målstyringsstruktur Målstyringshierarkiet IVB/Budsjett/pålegg Strategisk Oppdrag til nivå FB Utleie (Årlig/tertialvis) L1 (FST) Forretningsplan Taktisk Oppdrag til nivå (Tertialvis/månedlig) Utleie- og L12 eiendomstjenester Operativt Virksomhetsplan(er) nivå Oppdrag til Markedsområdene (Månedlig/Ukentlig) L123 Utførende nivå (Ukentlig/daglig) L1234 (1) xxxxx (2) xxxxx (3) Xxxxx (4) xxxxx Forvaltningsplaner (FDVUS) Oppdrag til Serviceavdelingene Arbeidsordre Retning (1) xxxxx (2) xxxxx (3) xxxxx Program (1) xxxxx (2) xxxxx (3) xxxxx Tiltak Oppgaver (1) xxxxx (2) xxxxx (3) xxxxx
Strategisk retning for FB Utleie 1. Konsolidere oppnådd effektivisering 2. Verdibevarende fokus i fremste ledd 3. Fortsette tt med kunde- og serviceorientering 4. Utvikle lønnsomme kontrakter og etterspurte tjenester 5. Virksomheten tilpasset bransjeorientert samarbeid og konkurranse Strategisk kart Utviklingsperspektiv; Kostnadseffektiv forvalter Kunderettet leverandør Konkurransedyktig aktør Fokusområder; Leveranser/kunde og samfunn Økonomi Interne prosesser Medarbeidere Disse gjenspeiles i det strategiske målbildet.
Målefrekvens balansert målstyring Strategisk årlig Taktisk - tertial Operativt - månedlig Utførende ukentlig anser/kunder/ ed/samfunn / Levera marke Økonomi/ Finans Kostnadseffektiv forvalter Verdibevarende og L2 miljøriktig ivaretakelse av Forsvarssektorens EBA Ø1 Oppnå godt økonomisk resultat for virksomheten Leietagers behov skal løses i første ledd Kunderettet leverandør Være en kundetilpasset tjenesteyter L1 Ø2 God totaleøkonomi ved investeringer L4 Godt omdømme Konkurransedyktig aktør Ø3 L3 Leveranser til nye kunder Lønnsomme kontrakter og tjenester Pro osesser Forbedret evne til forsvarlig forvaltning I1 Færrest mulig mellomledd I4 I2 Effektive verdiskapningsprosesser Bransjerettet samarbeid og allianser I3 Men nnesket, læring og utvikling M1 Ha tilgang til kompetanse tilpasset Forsvarsbyggs behov Fra kostnadsstyrt utvikling Kunderettet service forståelse M3 Være en utfordrende og attraktiv arbeidsplass Til konkurransedrevet utvikling M2
Program og tiltak Delmål fordeles til Fellesstab, Utleietjenester og Eiendomstjenester Hvert delmål skal ha tre målbare krav og en programansvarlig - programkort Programansvarlig har ansvar for planlegging og oppfølging av målinnfrielse Resultat og fremdrift rapporteres månedlig Prosess for utfylling av programkort (v. PAH 28.10) Styrin ngskrav Utgangs spunkt for progra ammene FB Utleie strategisk målbilde og styrings- krav 2009-2012 Strategiske mål Styringsparametre Strategiske initiativ Ambisjoner & målkrav Programmene tar utgangspunkt i områder som anses viktigst å aktivt utøve konkrete innsatser på med et høyt ledelsesfokus for at FB Utleie skal nå sine strategiske mål frem mot 2012. Områdene er identifisert med bakgrunn i strategiske mål og/ eller styringsparametre i Utleies målbilde og kan anses som et delmål eller operasjonelt initiativ iti som den programansvarlige skal planlegge og gjennomføre. Styringskravene er tydeliggjort for hvert programområde i programkortet. PROGRAMKORT Side 3 Side 4 ng Gjen nnomføri ing av rt s for utfyll rogramkor Prosess pr 2. Planlegg tiltak. Hva gjør vi for å innfri målet? Hva innebærer de strategiske initiativene? Utarbeid tiltaksplan for at delmålet skal nås. 1. Fastsett operasjonelle krav /målbare hendelser. Basert på analyse av styringskravene ovenfor (side 2 i programkortet) definer tre målbare hendelser, (operasjonelle styringsparametre) som systematisk kan måles og følges opp. 3. Hvordan gjennomfører vi tiltakene? Hvilke hovedaktiviteter må til når? Hvem er ansvarlig? Tisdfrister? 1 2 3 4 5 5. Risiko. Hvilke kritiske suksessfaktor-er er det for dette programmet? Hvor stor er risikoen for disse? Risikoreduserende tiltak som må iverksettes for de med høy risiko føres inn nederst på side 4. 4. Hvilke ressurser krever programmet? Personellmessige? Økonomiske? Er disse tatt med i budsjett?
3. Fremdriftsplan for programmets aktiviteter i planperioden Nr Milepæler Hvem Når Frist 1 Materiellkontroll MO-sj Januar 31.01.10 2 Risikovurdering Stabssjef Oktober 31.10.10 3 Kontroll av kjørebok MO-sj Månedlig 31.12.10 4 Kontroll av Ad hoc Økonomisjef ijf Månedlig 31.12.1012 10 5 Opplæring i innkjøp Etj 31.06.10 leie Program for Unngå riksrevisjonsbemerkninger (SP: I1.1) 4. Ressurser programmet krever g Økonomiske rammer Samling av ledergruppe kr 60 000 Ressurspersoner - Audun Brestrup - Risikovurdering - Knut Grinderud - Programkort rsbygg Ut Forsva 5. Risiko Risikoanalyse med risikoreduserende tiltak Påføres etter at risikovurderingen er gjort Nr Tiltak Hvem Når Frist 1 2 Styringskrav Strategisk mål: I1 Forbedret evne til forsvarlig forvaltning Delmål: I1.1 Riksrevisjonsbemerkninger Fastsatt av: Konsernstab Internkontroll Strategiske initiativ: Oppfølging av handlingsplan for etikk Oppfølging av handlingsplan for å unngå riksrevisjonsanmerkninge Definisjon/formel Rr-bemerkninger, definert som summen av vesentlige merknader i DOK 1 og kritikk i DOK 3. Ambisjon Målkrav Grønn Gul Rød 0 0 >0 Målefrekvens balansert målstyring: Åli Årlig Gjennomføring Hovedansvarlig enhet: Fellesstab Programansvarlig: Stig Dybwik 1. Målforankring: Fastsett operasjonelle krav/målbare hendelser Definer tre målbare hendelser (operasjonelle krav/-styringsparametre) som systematisk kan måles for å kunne se at vi er på riktig vei i forhold til programmets mål. Nr Målbare hendelser Frekvennådd Opp- Målkrav Målkrav (operasjonelle krav/-styringsparametre) 2010 2012 2008 Kontroll/telling av materiell - KV gjennomførings-% 2 Gjennomgang av FBs etiske Å retnings-linjer med alle ansatte - gjennomførings-% 3 Kvalitet på dokumentasjonen M Stikkprøver frekvens/kvalitet Utarbeid metode og systematikk for månedlige målinger og avviksrapporteringer 2. Plan for målinnfrielse - tiltak Utarbeid plan for at delmålet skal nås (hovedtiltak felles for FB Utleie (tiltaksmatrise), tiltak knyttet til strategiske initiativ, videreførte tiltak, tiltak knyttet til pålegg/revisjonsmerknader, tiltak fastsatt ved utførende enheter) Kontroll av kjøretøybok Ad hoc kjøp ikke tillatt, oppfølging på Force Majeure kjøp Rendyrke innkjøps- og bestillerfunksjonen Dokumentasjon av materiellkontroll Egenkontroll av utvalgte områder, kontrolliste settes opp av MO Opplæring av innkjøps- og bestilleransvarlig Gjennomføre risikoanalyse sette opp tiltak
ygg Utleie Forsvarsby