Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF SAK NR Oppdrag: Revidert strategi presentasjon av tilnærming Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering og ber om at administrasjonen ivaretar styrets innspill gitt i styremøtet. Gjøvik, 22. september 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør Side 1 av 5

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger HDO HF v/ Administrerende direktør Lars Erik Tandsæther anbefaler at styret tar saken til orientering. 2. Innledning I denne saken beskriver HDO tilnærmingen til arbeidet med å revidere dagens strategi. HDOs strategi er et viktig styringsverktøy som sikrer at organisasjonen drar i samme retning, og holder fokus på de oppgavene som er viktigst for våre eiere, organisasjonen, våre kunder og brukere. Gjennom strategien skal vi løse våre oppdrag og vårt formål slik det er nedfelt i stiftelsesprotokollen. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO) gjennomførte i 2014 en strategiprosess med formål om å utarbeide virksomhetside, målbilde med tilhørende strategiske hovedmål, visjoner og verdier for HDO i perioden Strategien ble besluttet i HDOs styret 22. september I løpet av de to årene som har gått siden gjeldene strategi har blitt vedtatt har det skjedd endringer både innad i vår organisasjon og i våre rammevilkår. Det er disse endringene som har ført til et behov for å revidere strategien. Revideringen bygger videre på strategien som ble vedtatt for perioden , men ser fremover på perioden Faktabeskrivelse Bakgrunn for å igangsette revideringen Behovet for å revidere strategien spinner ut fra tre forhold; endringer i rammebetingelser som følge av nye oppgaver, vi nærmer oss slutten av den nasjonale innføringen av nødnett i Helse og hovedmålet om vellykket teknisk innføring vil være oppnådd første halvår 2017, samt behov for en sterkere kobling mellom den strategiske retningen og den mer operasjonelle styringen av virksomheten. Prosessen for å revidere strategien I arbeidet med å revidere strategien har det vært fokus på å kartlegge endrede rammevilkår. I tillegg har det vært er sterkt fokus på involvering av interne og eksterne aktører, tydeliggjøre måloppnåelse av eksisterende strategi, samt sikre en tettere kobling mellom strategien og operasjonalisering av strategien. Prosessen startet opp i april 2016 med å kartlegge måloppnåelse knyttet til eksisterende strategi. Måloppnåelsen er kartlagt gjennom spørreundersøkelse for alle ansatte i HDO, intervju med HDOs ledergruppe og de tillitsvalgte, samt intervjuer med kunder og samarbeidspartnere. Dette ble sammen med en dokumentanalyse av virksomhetsrapportering og øvrige styrende dokumenter lagt til grunn for å vurdere måloppnåelse. I de interne intervjuene og i den interne spørreundersøkelsen kom det frem et tydelig behov for en ytterligere operasjonalisering av strategien med bruk av delmål, samt behov for å gjøre endringer i de eksisterende målene. Dette styrkes også gjennom eiernes krav til en økonomisk langtidsplan fra årets oppdragsdokument. For å sikre en god sammenheng mellom mål, strategi, økonomisk langtidsplan og virksomhetsplan, har det oppstått et behov for å finne enkelte mer operasjonelle målsetninger. Dette er valgt håndtert gjennom utviklingen av delmål. I den interne spørreundersøkelsen, samt i de interne og ekstern intervjuene ble det også diskutert viktige endringer i rammevilkårene som har påvirket, eller som kommer til å påvirke HDO i perioden frem til For å verifisere funn og for å sikre at revidert strategi tar utgangspunkt i et oppdatert bilde av rammevilkårene for HDO ble PEST-analysen (politiske, økonomiske, sosiokulturelle og teknologiske utviklingstrekk) som ble laget for strategiprosessen i 2014 oppdatert og supplert med ny informasjon. Siden strategien ble vedtatt i 2014, har det vært vesentlige endringer i HDOs oppgaveportefølje. Nedenfor vil vi liste opp de fire mest vesentlige Side 2 av 5

3 - Første halvår 2017 har helsetjenestenestene sluttført sin nasjonale innføring av nødnettet. Dette har vært et sterkt fokus i den eksisterende strategien, og behovet for å ha et eget hovedmål for dette formålet frem til 2020 fremstår som lite hensiktsmessig. - HDO har fått i oppgave å forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten. Det vises til oppdragsdokumentet til HDO 2016, pkt. 3j andre avsnitt om ansvaret for nasjonal drift: «Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal koordinere sin aktivitet med øvrige nasjonale og regionale tiltak i samarbeid med Helsedirektoratet, helseforetak og kommuner. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten.» - HDO har fått i oppgave å sikre at det utarbeides en plan for å arbeidet rundt nasjonal koordinering. Det vises til oppdragsdokumentet til HDO 2016, pkt. 3l om nasjonal koordinering: «Det vises til AD-møtesak Samordning av nødnett og øvrige prehospitale tjenester utfordringer, der det fremgår at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området og at det skal legges frem en konkretisert plan for arbeidet. Det forutsettes at planen forankres faglig i de fire regionale helseforetakene og behandles av det interregionale fagdirektørmøtet, før den forelegges AD-møtet. Arbeidet iverksettes når planen er godkjent.» - Det er besluttet at eierskapet til nødnett-brukerutstyr skal overføres til HDO. Utdrag fra brev fra Helse- og omsorgsdirektoratet: «Når det gjelder eierskap til utstyr på kommunikasjonssentralene og radioterminalene i både kommune- og spesialisthelsetjenesten, har som kjent regjeringen bestemt at dette skal overføres til HDO.» «En avklaring av hvordan overføringen bør foregå forutsetter vi de regionale helseforetakene og HDO foretar i et samarbeid med DNK. Overføringen bør være foretatt innen kommende årsskifte. Vi antar også at avtalene med KS må reforhandles ved at kostnader pådras ved overtakelsen av eierskapet til utstyr på kommunikasjonssentralene og radioterminalene». Fra begynnelsen av august 2016 har fokuset vært på å arbeide med justering av strategi. Figuren nedenfor gir en oversikt over planlagt fremdrift i arbeidet med revideringen. Utkast Planlegging og forarbeid Planlegge forankring og kommunikasjon Avklare metode, prosess og endelig fremdriftsplan Innhente øvrig relevant informasjon og dokumentasjon Sende ut spørreundersøkelse Gjennomføre interne intervjuer Gjennomføre dialog med kunder og andre relevante interessenter Temasak «Justert strategisk retning» i foretaksstyret Analyse av måloppnåelse og avklare behov for nye mål Gjennomføre analyse av måloppnåelse Gjennomføre eventuelle supplerende eksterne intervjuer Identifisere behov for justering av strategi/nye mål Verifisere måloppnåelse og behov for nye mål Revidere strategi Utarbeide forslag til justeringer til målbilde, hovedmål Orienteringssak «Revidert strategi presentasjon av tilnærming» Utarbeide forslag til justeringer i verdier og visjon Utarbeide forslag til delmål Verifisere forslag til justeringer Utarbeide forslag til reviderte strategiplan Kvalitetssikre forslag til reviderte strategidokumenter Utarbeide beslutningsdokument til styret i HDO Vedtak i foretaksstyret Strategi Eventuelle justeringer som følge av styrebehandling Produsere materiell Figur 1 Fremdriftsplan for prosessen mar apr mai jun jul aug sep okt nov Ansvarlig Styret Org. Led. utv Styret Side 3 av 5

4 Utkast på nytt målbilde og utkast på nye strategiske hovedmål For å sikre en god forankring mot styret av forslåtte justeringene i strategiske retning har vi valg å presentere de første utkastene knyttet til oppdatert målbilde og oppdaterte strategiske hovedmål. I arbeidet med å oppdatere målbilde har vi hatt fokus på å tydeliggjøre sin HDOs rolle. Det har også vært fokus på å gjøre målbilde kortere og mer konsist, samt å formulere et målbilde som setter sterkere klare føringer for de strategiske hovedmålene I tabellen nedenfor viser vi både eksisterende målbilde, og forslag til revidert målbilde. Eksisterende målbilde Forslag til revidert målbilde «HDO er Norges ledende miljø innenfor drift og forvaltning av tekniske løsninger i nødmelde- og beredskapstjenesten i helsesektoren. Vi er kjent som en kompetent, endringsdyktig, løsningsorientert og imøtekommende virksomhet, som ivaretar kundenes behov for gode informasjons- og kommunikasjonsløsninger innenfor det prehospitale miljøet og i den akuttmedisinske kjede. Gjennom dette understøtter vi gode pasientforløp på tvers av primærog spesialisthelsetjenesten. Etter en vellykket innføring av nødnett vil utvikling av nye og innovative tjenester være en større del av vår hverdag. God kundeforståelse, relevant kompetanse innenfor helsesektoren generelt og den prehospitale tjeneste spesielt samt riktig teknisk kompetanse ligger til grunn for vårt tjenestetilbud. Ved å levere robuste, effektive og driftssikre løsninger understøtter vi helsetjenestens mål for den akuttmedisinske kjede. HDO er en attraktiv arbeidsplass, hvor medarbeiderne innehar solid kompetanse innen teknologien anvendt i det prehospitale miljøet. Vi har serviceinnstilte, kompetente og effektive medarbeidere, som følger opp våre kunder på en god måte. Ved hjelp av standardiserte rutiner, gjennomgående arbeidsprosesser, kompetansedeling og tilhørende verktøy, arbeider vi effektivt og samhandler godt» Tabell 1 Oversikt over eksisterende målbilde og forslag til revidert målbilde «HDO skal være Norges ledende miljø innenfor drift og forvaltning av teknologibaserte tjenester innenfor det prehospitale miljøet og den akuttmedisinske kjede. Våre tjenesteleveranser skal understøtte primærog spesialisthelsetjenestens behov. Vi skal være kjent som en kompetent og løsningsorientert virksomhet, som ivaretar kundenes behov for gode tjenesteleveranser gjennom å samarbeide aktivt med våre kunder. Vi skal kontinuerlig utvikle våre tjenester og ta i bruk ny teknologi der det skaper verdi for våre kunder og våre eiere. Vi skal arbeide effektivt og samhandle godt ved hjelp av standardiserte rutiner, gjennomgående arbeidsprosesser, kompetansedeling og teknologi. HDO skal være en attraktiv arbeidsplass med serviceinnstilte og kompetente medarbeidere» I arbeidet med å revidere de strategiske hovedmålene er innspillene fra både intervjuer og spørreundersøkelse sammen med det nye oppdaterte målbildet lagt til grunn. Hovedmålet knyttet til vellykket teknisk innføring av nødnettbrukerutstyr er av naturlige grunner tatt ut. En endringsdyktig organisasjon er nå erstattet med en attraktiv arbeidsplass. De tre øvrige strategiske hovedmålene er videreført med omformulert for å være mer presise. Side 4 av 5

5 Figuren nedenfor viser sammenhengen mellom eksisterende strategiske hovedmål og forslag til nye strategiske hovedmål. Gjeldende strategiske hovedmål Vellykket teknisk innføring av nødnettbrukerutstyr Effektiv og stabil drift Sterkt kundefokus Endringsdyktig organisasjon Pådriver for videreutvikling Nye strategiske hovedmål (førsteutkast) Effektive og stabile tjenester Våre kunders førstevalg En attraktiv arbeidsplass Fremtidsrettede teknologiske tjenester Figur 2 Sammenheng mellom eksisterende hovedmål og forslag til reviderte hovedmål Som vist ovenfor foreslår vi å gå fra fem til fire strategiske hovedmål. De foreslåtte hovedmålene er som følger: 1. Effektive og stabile tjenester: Vi leverer effektive, sikre tjenester med høy tilgjengelighet. 2. Våre kunders førstevalg: Vi en attraktiv samarbeidspartner som våre kunder kan stole på både gjennom drift av teknologibaserte tjenester og kundeforvaltning, samt ved å være en god strategisk rådgiver den daglige drift av teknologibaserte tjenester og kundeforvaltning, samt ved å være en god strategisk rådgiver. 3. En attraktiv arbeidsplass: Vi er en attraktiv arbeidsplass som legger til rette for faglig utvikling. 4. Fremtidsrettede teknologiske tjenester: Vi legger til rette for at teknologi utnyttes på en god måte innenfor det prehospitale miljøet og den akuttmedisinske kjede. Side 5 av 5