Arkivsaksnr.: 15/956 Lnr.: 7884/16 Ark.: 000 Saksbehandler: Tjenesteleder Rønnaug Egge Braastad P3-VEDTAK: VIDERE UTVIKLING AV KAPASITET VED HARESTUA SKOLE Lovhjemmel: Rådmannens innstilling: 1. Det igangsettes et forprosjekt for etablering av tilfredsstillende fremtidig kapasitet ved Harestua skole basert på alternativ B. 2. Det avsettes kr 800 000,- i investeringsbudsjettet 2016 til gjennomføring av forprosjektet i 2016. 3. Investeringsbudsjettet justeres ihht vedlagte tabell. 4. Tiltaket fra Kommunedelplan Kultur 2013-2016 om utredning av musikkrom og annet bringes inn i forprosjektet for utvikling av Harestua skole. Side 1 av 6
Sammendrag: Bakgrunnen for saksfremlegget er vedtak som fulgte av sak 50/15 «Skolebruksrapport: Elevtallsutvikling ved Harestua og Grua skoler», 11. juni 2015. Nevnte rapport er forankret i Oppvekstplanens kapittel 3.1 milepælsplan investeringer. Skisseprosjektfasen er nå gjennomført. Det er analysert behov og omfang av behov for kapasitetsutvidelse, samt økonomisk ramme for denne. Saken presenterer ulike alternativer med tilhørende økonomisk konsekvenser. Arbeidet har avdekket usikkerhet knyttet til når det er behov for kapasitetsutvidelse i forhold til elevtall, selv om prosjektgruppa fremdeles mener denne situasjonen vil inntreffe. Det vesentlige elementet er behovet for økt kapasitet til spesialrom og areal til lærere. I tillegg er det bekreftet og beskrevet behov for oppgradering av andre arealer ved skolen. Saken fremmer en innstilling for et P3-vedtak som betyr en trinnvis utbygging, hvor kapasitet til lærer-arealer og utbedring av enkelte andre fasiliteter prioriteres først. Endelig økonomisk konsekvens av prosjektet vil bli utredet i neste fase av prosjektet. For alternativet det innstilles på antydes en kostnadsramme på omlag 15 mill.kr. Den økonomiske rammen for gjennomføring av forprosjekt settes til kr 800 000,- og innarbeides i investeringsbudsjettet for 2016. Saksutredning: I følge «milepælsplan for investeringer» inneholder konseptfase (skisseprosjekt) aktivitetene A9-A22. Disse aktivitetene er gjennomført, og ligger til grunn for P3- vedtaket, som fremmes i denne saken. Arbeidet i konseptfasen er ledet av ekstern prosjektleder fra HR-prosjekt AS. FAKTA: Aktiviteter for Konseptfase frem til P3: A9 Avstemme aktiviteter og faseinndeling etter prosjektets egenart A10 Økonomiske beregninger/analyser - Utført og lagt til grunn for videre arbeid. Referanse: presentasjon forelagt prosjektgruppa 19.02.16 (endelig avstemt 11.04.16) A11 Revidere interessentanalyse - Innhold vist i eget notat vedrørende interessenter A12 Etablere prosjektorganisasjon med interessenter/tillitsvalgte/vernetjeneste - Oppdatere organisasjonskart - Innhold vist i eget notat vedrørende interessenter A13 Gjennomføre brukerprosess og medvirkning. Lede, administrere og dokumentere. Side 2 av 6
- Det er holdt informasjonsmøte med eksterne interessenter 18.11.15. - Dette er ellers utført og lagt til grunn for videre arbeid, dato 11.04.16 A14 Reguleringsplanprosessen - Ikke relevant, og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A15 Vurdere skisser/tekniske løsninger tilgjengelig areal A16 Alternative løsninger. Se vedlegg A17 Bygg programmering - Ikke relevant og ikke utført ennå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A18 Risiko for anslag/synliggjøre usikkerhet A19 Helhetlig samfunnskonsekvenser A20 Utarbeide tegning og eventuelt kartgrunnlag - Ikke relevant og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A21 Driftskonsekvenser - Ikke relevant og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A22 Prosjektforslag til politisk behandling med oppdatert budsjettforslag - Vedlagte saksfremlegg VURDERING: Skoleutbygging Utredningsarbeidet i skisseprosjektet har vært omfattende. Det er utført mer arbeid og analyser enn det en normalt gjennomfører i denne fasen. Dette har også resultert i at prosjektet nå sitter med bedre innsikt i utfordringene knyttet til både byggets beskaffenhet og driftsforholdene enn vanlig. I tillegg er det gjennomført en rekke medvirkningsaktiviteter for å sikre at flest mulig forhold er belyst og drøftet. Resultatet av dette arbeidet er at prosjektgruppen på et tidspunkt satt med 11 ulike alternativ for mulige løsninger. Noen av disse er vist i skissen under: Side 3 av 6
Deretter har prosjektgruppen valgt å prioritere sin diskusjon rundt tre alternative løsningsmodeller. Disse alternativene er: A. Modulbygg på 160 m2 bygges i enkel utførelse uten inngripen i eksisterende bygg. Modulen kan være frittliggende eller med direkte tilknytning til bygget. Estimat: 5 MNOK B. Ombygging på barneskolen bygges med utgangspunkt i skisse for frittliggende bygg. Dette vil være en tradisjonell utbygging med permanent grunnarbeid og modulbygg/elementbygg i ett plan og to klasserom. Det legges opp til en fremtidig mulighet for en andreetasje i modul satt rett på denne, og tas med som en opsjon i kontrakt med entreprenør. Nye og utvidede plasser for lærerne bygges i eksisterende bygningsmasse, eksisterende våtroms-kjerner renoveres og erstattes med nytt utstyr der dette trengs og så langt budsjettet holder. Alternativet innbefatter innvendig oppgradering som maling, kanalrensing i ventilasjonsanlegget og noen nye vegger. Estimat: 15 MNOK C. Tilbygg i 1964-bygget, hvor prosjektet blir en separat byggesak på tradisjonelt vis og fremdrift tilpasses drift av skolen. Det må påregnes ekstra kostnader med oppgradering til dagens byggesakskrav. Alternativet tar med nye areal på mellom 320 og 480 m2, hvor forprosjektet må bestemme hvilke driftsforhold som skal veie tyngst ved utforming av bygningskroppen, blant annet det tekniske nivået på bygget og tilhørende behov for lærerarbeidsplasser og møterom. Utbyggingskostnad usikkert, anslått til om lag 30 MNOK. Side 4 av 6
DRØFTING: Alternativ A vil være en kortsiktig løsning basert på den kunnskap kommunen og prosjektgruppa sitter med i dag knyttet til kapasitet til lærerarbeidsplasser og behov for akutte utbedringer av bygget. Dette alternativet representerer ingen kvalitetsøking eller annen form for utvikling av bygget for å tilfredsstille både dagens og morgendagens krav og behov. Alternativ B og C kan skje som trinnvise utviklingsprosjekter. Alternativ B er et prosjekt, hvor Harestua skole over år kan fremstå som fullt ut rehabilitert i forhold til morgendagens krav og funksjonalitet. Prosjektgruppa har gjort en foreløpig vurdering av at dette mest hensiktsmessig skjer gjennom et 3-4 trinns løp. Dette vil forprosjektet i sin helhet avklare. Alternativ C medfører også en trinnvis gjennomføring, men vil representere en større kostnad og usikkerhet tidlig i utbyggingen. Alternativ C har flere mulige scenario, hvor det er kompleksiteten i eksisterende bygg som er kostnadsdriver. Dette alternativet har størst usikkerhet og prioriteres ikke. Som nevnt over er det knyttet usikkerhet til elevtallsutvikling, samtidig som det er kjente utfordringer med noen kritiske fasiliteter. Prosjektgruppa har avsluttet sitt skisseprosjekt med konklusjon om en anbefaling av alternativ B over. Gjennomføring etter en modell som alternativ B peker på ser ut til å være den mest fleksible løsningen for skolen. Alternativet vil dekke de viktigste behovene brukerne har synliggjort gjennom medvirkning om vurdering av skolebruken på Harestua skole og økt elevtall. Skisseprosjektet anbefaler en tradisjonell utbygging, hvor det prosjekteres minst to klasserom som dekker en økning i elevtallet på 60 elever. I tillegg vil det eventuelt kunne økes med to eller tre klasserom i senere bygg for inntil 125 elever. Tilhørende arbeidsrom for lærerne og ekstra lærerbehov som dette medfører, tas gjennom ombygging av eksisterende bygningsmasse med ombygging og flytting av funksjoner til en bedre logistikk på bygget. Forprosjektet vil beskrive hvordan alternativ B best mulig kan legge til rette for en trinnvis utvikling og rehabilitering av Harestua skole innenfor både et første utbedringsprosjekt, og deretter tilhørende oppgraderingsprosjekter. Estimat på total kostnadsramme og fremdriftsplan vil utarbeides i forprosjektet. Sammenheng mot modulbygget i Eventyrskogen barnehage Prosjektgruppen har parallelt med arbeidet også utredet mulighetene for flytting/gjenbruk av modulbygget i Eventyrskogen barnehage. I kommunestyret 7. april ble det vedtatt i sak 34/16 at rådmannen skulle komme tilbake med alternativer for etterbruk/videre utleie av modul. Prosjektet vil i forprosjektet avklare mulighetene for ren avvikling av kontrakten og/eller mulige løsninger hvor utleier kan komme med alternativer for modulbygget, slik at det kan støtte valgt løsninger for utvikling av Harestua skole. Det kan for eksempel være bytte av barnehage-moduler til moduler som er tilpasset skolevirksomhet. Neste fase forprosjekt Foreslått fremdrift kan kortfattet skisseres ved at forprosjekt starter snarest etter P3-vedtak med målsetning om å være avsluttet tidlig høst 2016. Prosjektering gjøres frem til tidlig vår 2017, slik at utbygging kan ferdigstilles til skolestart høsten 2018. Det skal være normal drift på skolen i de areal som er ikke er berørt av byggeprosessen. For arealer som blir berørt av byggeprosessen skaffes det Side 5 av 6
midlertidige avlastingsrom i umiddelbar nærhet. Dette løses i driften på skolen og styres av rektor. Det må settes opp eget budsjett for dette og omfanget må defineres i forprosjektet. I den neste fasen forprosjektet - skal alle forhold knyttet til realisering av overnevnte alternativ planlegges og kvalitetssikres. Dette omfatter også eventuelt valg av anskaffelse. Det vil bli nødvendig å benytte ekstern bistand for å sørge for en faglig forsvarlig gjennomføring for noen av disse områdene. Forprosjektet vil også ta inn i seg arbeidet med gjenbruk av gymsalen ved skolen til for eksempel musikksal. Tiltaket fra kommunedelplan Kultur 2013-2016 som omhandler dette med tilhørende aktivitet bringes inn i arbeidet. KONKLUSJON Rådmannens innstilling: 1. Det igangsettes et forprosjekt for etablering av tilfredsstillende fremtidig kapasitet ved Harestua skole basert på alternativ B. 2. Det må avsettes kr 800 000,- i investeringsbudsjettet 2016 til gjennomføring av forprosjektet i 2016. 3. Tiltaket fra Oppvekstplanen som utredning av musikkrom og annet bringes inn i forprosjektet for utvikling av Harestua skole. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: PP-presentasjon av alternativ ABC1-230216 Harestua skole med estimert beløp Øvrige dokument: Grov kalkyle 27.01.16 fra elleve alternativ Notat nr 04 vedrørende interessenter 30.09.15 Notat_03 Alternativer pr 300915 med sammendrag 020216 Notat_05 agenda saksliste 281015 for møte med Interessenter-041115 Internt notat-01 Eventyrskogen modul barnehage 310316 Notat_02 Elevtallprognose-110416 Møtereferat 01 Harestua skole-prosjektstyremøte BR 190216-utsendt 040316 Møtereferat 02-ref100316-Harestua skole-prosjektstyremøte BR 100316 Skolebruksrapport: Elevtallsutvikling ved Harestua og Grua skoler Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 6 av 6