REFERAT STYREMØTE 03.05.2016 Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 73 16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 74 16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 75 16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 76 16 Oppføring av eventueltsaker Sak 77 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak 78 16 Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til Fadderuka 2016 Sak 79 16 Behandlingssak: Lager på skolen Sak 80 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 81 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 82 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede:Leder, MA, NA, NLD, UA, KA, ØA, SA, HR, FA, påtroppende Tilskuere: fadderstyret Sak 73 16 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 74 16 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og påtroppende HR som referent. Godkjent Sak 75 16 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den 19.04.2016 Godkjent
Sak 76 16 Oppføring av eventueltsaker KA: Styrebilde Sak 77 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret FA: Har vært eksamensfokus. Har satt sammen diverse oversikter for klasserepresentanter. Papirarbeid i forhold til underskriftskampanjen. Oppfølging med lagersituasjon og klasserepresentanter Spørsmål til FA: ØA: Hvor mange underskrifter fikk de i Nydalen? FA: vet ikke. ØA: Har du fått tall på søkere til BI Trondheim FA: Søkertallet har jeg ikke i hodet. Har snakket med Asgeir om det. Reduksjon. Leder: Betydelig mindre frafall i Trondheim enn i Bergen og Stavanger. MA: Skrevet bachelor. Jobbet med avtale vi ikke kan si noe om enda. Videresendt et par potensielle til fadderuka. NA: Vært ganske rolig. Hatt litt å gjøre med prikketur. Sjekket rundt lageralternativer. Deltatt på konstituerende velferdstingmøte hvor ny leder ble satt. Påtroppende MANA: Vært med på intervjuer til NU og MU. NLD leder: Internevaluering, planla og bidro med sosialt på overlappingstur og vi er velkommen tilbake dit senere. Avslutningsfest med NLD. Hatt litt overlapping. UA: Skrevet bachelor. Overlapping med UA og intern angående bil. UA tar på seg det neste år. Lagersituasjonen, lagerrapport. Fulgt opp arrangement til Idrett og Bull Invest. Start BI ønsker å bli fullverdig Start lag, må gå inn i vedtekter for å se om det krasjer med våre vedtekter Spørsmål til UA:
ØA: Hvis de blir med i START Norge, er det ikke slik at de ikke kan være med i BIS da? UA: Vil ikke trekke START ut av BIS. Men endret seg litt nå. Leder START skal sjekke dette opp. Leder: Jeg tenker at vi ikke skal sette oss helt på bakbeina. Prøve å være løsningsorienterte, så lenge dere har kontroll på hva pengene går til. Prøve å få til en løsning UA: Tror ikke det er våre vedtekter det går på, det er START sine PR og kommunikasjonsansvarlig: Intervjuprosess, har fått satt mange stillinger. Spørsmål: Leder: Har dere noen plasser igjen til neste kull? PR: Ja. KA: Bestilt siste runde med utstyr til KU. Vært i styremøte med NLD Spørsmål: UA: Bestilt genser til Bull Invest? KA: Ja PK: Satt leder for VL og Studentaksjonen. Lyst ut nestleder til begge. NLD styret er satt. Spørsmål: Leder: Kan jeg spørre hvem som ble leder for VL? PK: Hanna Salvesen FA: Leder Studentaksjonen? PK: Rikke Kalbakk ØA: Har gått mye i bachelor og eksamen. Daglig drift, betaling av regninger, snakket med Erlend om hvordan vi ligger an. Kalender for Onur til neste år, så han ikke går på sammen smellen før GF. Overlapping med Onur i sommerferien. Påtroppende ØA: Satt to økonomiassistenter. Skal kanskje sette en til til høsten
Spørsmål: MA: Har Erlend kjørt refusjon fra Landsmøtet? ØA: Nei, jeg har ikke fått noe. MA: Har du kjørt refusjon i det siste? ØA: Ja, men ikke de aller nyeste. Internkoordinator: Satt mange verv. Satt alle undergruppeledere. Satt de fleste idrettslederne, har noen intervjuer denne uka. SA: Planlagt fylla på hylla, avlyst lazer tag var ikke solgt nok billetter. Ville ikke trykke opp i ansiktet på folk, så promoterte ikke mer. Kostet ikke mer enn 20kr. Ellers er det quiz i kveld. FA: Påmelding til Fylla på hylla? SA: I morgen sannsynligvis. Har ikke satt alle detaljer enda. SPA (leses opp av HR da SPA ikke er tilstede): Vært på konstituerende VT møte der ny ledelse ble valgt. Vi fikk utrolig god respons både på hvor mange vi var på bakbenk, og på hvor velkommen de følte seg på BI. Og ikke minst masse ros for U4 og de gode stolene på U8. Stått på stand med helsesøster for å promotere eksamensboost, vært på regionalt rusnettverksmøte og på Status Isfit. Også vært på studentparlamentet ved DMMH sitt møte. HR: Gått mest i utlysningperiode, promotering, intervjuer, og hatt litt henvendelser fra påtroppende osv. Påtroppende Leder: Eksamen. Status ISFIT med Ida og Ragnhild, veldig morsomt. God dialog med styret som sitter der, planlegge hvordan vi skal promotere der. Overlapping Spørsmål: Påtroppende ØA: Hva er ISFIT? Påtroppende Leder: Internasjonal festival. Tema i år: diskriminering. Inviterer folk fra forskjellige land, kulturelle innslag, veldig stort, varer en hel uke.
Leder: Anbefaler at alle som synes det blir trangt med tid mtp. overlapping, kan ta det etter eksamen. Leder: Workshop med Nordens beste studieby, overlapping, Patrick fikk skryt. Sponsorfest med SA og KA. Sak 78 16 Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til Fadderuka 2016 Bakgrunn: ØA og leder i fadderstyret viser frem budsjett for Fadderuka 2016 Forslagsstiller: Påtroppende ØA Vedlegg: Budsjett Fadderuka 2016 https://drive.google.com/file/d/0b7u53mtbqqpybjhivllzaki0u2tmu2fzmkroy3jpq1jns mjv/view?usp=sharing Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjett som fremlagt for Fadderuka 2016 Aktiv votering, enstemmig vedtatt Faddersjef og økonomiansvarlig fadderuka presenterer budsjettet. ØA: Dag 8, kuttet på servering? Faddersjef: kuttet kostnader på alkohol SA: Vil det si at dere fortsatt skal ha det her? Faddersjef: nei Leder: hvor vi skal ha ting er ikke viktig. Ikke relevant SA: For å være kritisk, dere sier det ikke er mulig å kutte budsjettet. Dag 11 kostet oss 0 kr i fjor, eier av lokalet stod for det i fjor ØA fadderstyret: Har ikke fått det tilbudet i år Faddersjef: har ikke kommet så langt i prosessen, tror ikke de kan dekke det Påtroppende PK: kan ikke budsjettere ut i fra i fjor NLD leder : Hvorfor er dag 2 og dag 10 like? ØA fadderstyret: dag 2 blir dekket av BI. Ikke lik dag
SA: Dag 4, dag 6 og dag 11 har tilsammen rekvisitta for 20 000, kan dere utdype det? Hvis den summen er til pynt, kan dere forsvare at dere bruker 10 000 på pynt? Faddersjef: ønsker å overgå forventninger til fadderbarna, skal være kult, se bra ut, skape noe bedre enn i fjor, derfor bruker vi mer penger enn i fjor Leder: vil skjære inn. Greit å stille spørsmål om spesifikke ting, hvis dere har argumenter for å sette ned budsjettet. Hvis rammene er OK er det greit, trenger ikke stille spørsmål om detaljene. Er vi så i mot at de øker budsjettene, kan vi stille spørsmål ved kostnadene, ikke hva de bruker pengene på FA: Adminstrativ dag, hva er det? ØA Fadderstyret: Det er alt av adminstrativt NLD leder: Argument for å ta opp prisene; i 2016 har inflasjonen på kulturelle arrangement 5 % som tilsvarer 29 kr for dere. Leder: har notert meg at dere øker med 26 kr, mens inflasjonen er på 15 kr. Men skal tas med at dere går i null, kostnadene er betraktelig lavere enn i fjor, samtidig som inntektene har økt. Vi var ganske strenge forrige styremøte, trenger ikke henge oss opp i billettprisene nå. Sa sist at de ikke kunne sette opp priser, måtte kutte kostnader. Bilettprisen er høy, men vi har gitt få andre muligheter Faddersjef: Hvis vi ikke får øke priser, burde ledelsen ha sagt i fra tidligere, før vi satte i gang prosessen ØA fadderstyret: fikk ingen rammer på hvordan vi skulle lage budsjettet. Gjorde alt på egenhånd. Vanskelig å gjøre noe med budsjettet når vi allerede har mye klart, booket artister, lokaler osv. Nestleder fadderstyret: Vi begynte ganske tidlig å se etter muligheter for lokaler, artister. Var allerede begrensede muligheter da. Det pushet på at vi måtte ta raske avgjørelser. Når vi ikke hadde fått noen andre til å se på budsjettet, måtte vi begynne. ØA: Jeg synes de har gjort en god jobb og hørt på hva vi har sagt, har kuttet. Men som Leder sier, budsjetterte vi med underskudd i fjor, mens i år går det i 0. Viktig at fadderbarna får et godt førsteinntrykk. Leder: Konkluderer diskusjonen med at vi gjerne skulle hatt lavere billettpriser, og neste år kommer vi til å legge et tak. Kommer mest sannsynlig til å legge inn et tak på billettpriser. Kan ikke øke billettpriser med 10 % i året. Når det gjelder at man har begynt å jobbe før budsjettet er satt; burde legge budsjettet før man booker artister, det skulle kommet tidligere
fra oss og fra fadderstyret. Vi sitter som øverste ansvarlige. Godt utarbeidet budsjett. Veldig fornøyd med reduserte kostnader. Må heller se på hva vi kan gjøre neste år. Forslag til vedtak: Styret godkjenner budsjett som fremlagt for Fadderuka 2016 Aktiv votering, enstemmig vedtatt Sak 79 16 Behandlingssak: Lager på skolen Bakgrunn: Fortsettelse fra styremøtet 19.04, hvor det ble uttrykt ønske om informasjon angående lageret vi har per dags dato før en avstemning. Forslagsstiller: UA Forslag til vedtak: Styret vedtar kontraktinngåelse på lager til kr 2 500 i måneden. Aktiv votering, 5 for, 2 mot. UA: Vi mister ikke lageret vi har i dag, men kan ikke love noe. Lager på Lade? Vi får vel ikke det nå? NA: De bodene det er snakk om på Lade er eid av NTNUI, de har førsterett. Hvis vil skal leie, må vi leie direkte fra Lacrosse eller Rugby gruppene til NTNUI hvis de ikke skal bruke de. Må også betale baneleie der. Vet ikke om de får bruke lageret på Lade. Finnes andre aktører som tilbyr lager. Det største jeg har funnet er 14 kvm, 1790 kr i måneden. FA: Admin dekker halvparten, men ikke mer enn 2500kr. UA: Kanskje vi skal stemme over lager på skolen, hvis det blir stemt ned kan vi ta saken angående lager på Lade ØA: Lager på skolen, er det inkludert moms i de 5000kr? UA: Ja. Leder: Vi stemmer over lager på skolen. Får to lagre. Et BIS ledelses lager (administrativt) og et utstyrslager. IK: Synes vi burde ha lager på skolen, mer tilgjengelig. Tungvindt å ha på Lade. Påtroppende UA: Lageret her, viss usikkerhet rundt det. Upraktisk å ha lager på Lade
Påtroppende Leder: enig med UA. Hvis vi mister lageret her er det tungvindt om vi står igjen med kun et lager på lade og ingen lager her. MANA: Grunnen til at vi skulle ha på Lade, var at da fikk vi ha lageret her i tillegg. Hvis det ikke blir noe tilleggslager her, er det bedre å bare ha på skolen enn på Lade. Påtroppende Leder: Hvis det koster penger for oss å leie på Lade, er det ikke veldig mye mer å betale her. NA: Cleavers ønsker å bruke boder på Lade, veldig usikkert. De kommer til å ville få til det uansett om vi får til større lager her. Praktisk å ha lager på Lade for dem. Kan leie hos private aktører på Lade, bod eller container. Leder: Husk at det er et alternativ å ikke ha nytt lager, bare ha det lageret vi har nå. Det kan forsvinne, hvis BI sponser oss med et annet lager. Det lageret her forsvinner utelukkende om de blir med å sponser et annet sted. UA: Vil bare påpeke hvor kaos det blir på skolen når idrettene skal begynne å legge tingene sine her. Vi ønsker å samle utstyret, ha opptelling, så man slipper å kjøpe inn nytt utstyr hvert år. Vi må ha et større lager nå, ikke vente til etter sommeren. IK: Ingen av idrettene har utstyret sitt på lageret nå, og det er fult nå. På ØA: Finnes det andre muligheter enn å ha det på lager? UA: Sånn lageret ser ut nå, sånn er det året rundt. Kan ikke kreve at idrettsleder har utstyret hos seg. Har gått fint i år, man er ikke garantert at det fortsetter slik. På ØA: De har ikke utstyret hjemme nå av praktiske grunner? UA: For én er dette grunnen, men for de andre er ikke dette grunnen. De har ikke hatt et annet alternativ. ØA: Er for lager. Fått en veldig fin pris. Fordelaktig å ha det her, slik at ikke bare Cleavers får utbytte av det. Kan starte en positiv trend med å ha utstyrskontroll. UA: Utstyrskontroll er en av grunnene til at jeg satte et idrettsstyre. NLD: Veldig for lager på skolen med tanke på den gode prisen Leder: Spørsmål til påtroppende. Det vil bli 35 000 i året, det er litt penger, så hvis dere bruker 35 000 i året, må dere kunne forsvare det og bruke det på riktig måte. Er det nyttig uten skillevegger, trengs de skillevegger, hvem setter opp skilleveggene? Dere og vi må sette opp en plan senest mellom juni og juli. Blir like lite oversiktlig hvis alle begynner å slenge inn ting der nå. Dette lageret blir stemt inn for å sikre bedre utstyrskontroll, hvem tar ansvar for dette? Hvordan få idrettsledere og undergruppeledere til å telle én gang i semesteret. Dere
MÅ gjøre det hvis dere bruker 35 000 kr i året på det. Dere må ha en plan på hvordan dere skal bruke pengene og hvordan det skal organiseres. IK: Jeg kan ta det ansvaret hvis vi får lager UA: Idrettsnsvarlig sitt ansvar. Påtroppende Leder: Med lager på skolen, er det verdt å bruke 35 000 kr. Enkelt å forsvare når det blir så mye lettere for idrettene. PK: Spare kostnader på drakter og annet utstyr. UA: Kan ta 35 000 å dele på antall medlemmer i idrettene, er ikke så mye det er snakk om ØA: 750 kr per utvalg per semester. Tror de vil ofre det for å få lager. Påtroppende Leder: Synes det blir feil å tenke at det blir ekstra jobb for oss. Vi jobber for studentene. Enig at vi må ha plan over hvem som skal ha ansvaret for hva. Leder: Alle argumenter er på bordet. Forstår det slik at påtroppende ledelse tar på seg ansvaret når det gjelder organisering på disk og inne på lageret, med hjelp fra oss. Høres ut som de fleste vil ha lager, så vi kan gå til votering. Forslag til vedtak: Styret vedtar kontraktinngåelse på lager til kr 2 500 i måneden. Aktiv votering, 5 for, 2 mot. Sak 80 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt KA Styrebilde: Foreslår felles styrebilde for hele avtroppende neste styremøte. Leder: Tenker at vi ikke har flere styremøter med mindre det er behov for det. Hvis jeg ser behov eller noen andre ser behov, melder jeg opp styremøte eller eventuelt workshop. Tenker å kjøre et styremøte til, men vet ikke når det eventuelt blir. Leder: Vi får til et bilde. Leder: Om noen har saker de vil ta opp er det bare å melde de inn. Leder: Vi skal være med i 17. mai tog. I fjor var det veldig få avtroppende som var med, men i år skal det ikke være sånn, vi skal være med i år både påtroppende og avtroppende. FA: Hvis jeg får starttidspunkt så kan jeg poste det på klassesidene. Sak 81 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker
Bull Invest skal ha ferdig erfaringsrapport fra foredraget til 12.05.16 Alle attester skal være inne 01.07.16 Sak 82 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet