STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 08.09.11 Tid: 16:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, Økonomiansvarlig, Sosialt ansvarlig, Markedsansvarlig, KVK, VK1, VK2, VK3, Kommunikasjonsansvarlig, Næringslivsansvarlig SAK x184-11 Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Foreslår leder som ordstyrer og KA som referent Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x185-11 Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Foreslår at innkalling og referat blir godkjent. Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x186-11 Oppføring av saker til Eventuelt Leder: 1 ØK: 2 NU: 1 SAK x187-11 Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: Hvert i møte med Trondheim kommune. De er interessent i å få oss mer med i studentsamfunnet i Trondheim. De er imponert over det som har blitt gjort hittil og det vi har planlagt fremover. En representant kommer til å delta på et styremøte om 2 uker og presentere muligheten for at BIS kan delta i en styringsgruppe med representanter fra andre høgskoler i Trondheim. Ser på et ønsket samarbeid mellom BI, BIS og kommunen. En sjanse for at vi kan komme bedre inn i bybildet. Mye kontakt med de andre LK, SL setter retningslinjer for årets lokalavdeling i helgen. Har satt en del retningslinjer i møte med andre ved BIS Trondheim.
Rekrutteringsrunden har gått bra, vi har lyktes bedre enn i fjor. Førsteklassingen opplever oss som mer jordnær enn fjorårets styre. MA: er det noe spesielt kommunene vil tilby oss? L: Det er ikke et samarbeid vi kommer til å tjene økonomisk på. Det er mer en vei inn og vi får være med på å bestemme det som skjer i byen. Kommunikasjon: Jobbet med å sette de ledige vervene. Hadde hjelp fra Haakon Roe og GA på stand. Akkurat blitt ferdig med intervjurundene til kommunikasjonsutvalget. Gått veldig bra og har mange gode kandidater. Mangler fortsatt Studentansvarlig og IT-ansvarlig. Gleder meg masse til NSF og litt grundigere opplæring i bruk av nettsiden. Økonomi: Avrundet en bra faderuke, ikke helt ferdig med regnskapet enda, men det ser ut til at vi kommer på noen 1000 på plussiden. Rettet opp feilføringer fra regnskapet fra nyttår, inntekter var ført feil. Lagt til noen flere kontoer for et mest mulig oversiktlig regnskap. Betalt noen fakturaer fra fadderuka og avstemninger for juli. Veldig fornyd med at summen på billettprisene til Rosenborgkamp i fadderuka endte på 8000 i år, i forhold til 29 000 i fjor. Telefonen, her har vi fått månedlig regninger. BIS kontoret har valgt å fjerner sin telefon. De visste seg at to andre linjer var knyttet til BIS telefonen, disse er nå også sagt opp. Marked: Jobbet mye med fadderuka, men fått inn noen store avtaler. Academic Work. Avtalen med Crash har blitt signert. Jobber for å signere nye avtaler med nye aktører. Det lover godt med inntekter fra samarbeidspartnere frem til jul. Fag: Siden sist har jeg som alle andre stått på stand, en heller slunken interesse for klassekontaktvervet. Fikk inn 6 søknader fra personer som jeg sammen med Lars skal møte førstkommende mandag. Mangler flest klassekontakter fra 2 og 3 klasse. Ellers har jeg fått inn henvendelse på at et sosiale medier tilbyr et 7,5 poengs-fag til bedrifter på en uke, mens studenter som har samme faget har arbeidskrav og har det over et semester. Skal ta dette med Steinar for å undersøke om dette stemmer. Sosialt: Siden sist har jeg jobbet med Fadderuka, og vi fikk til slutt en fin gjennomføring. Vi fikk også gode tilbakemeldinger fra studenter og fra Sentralstyret. Det er jeg., og hele Fadderstyret meget glade for.
Fra styret sin side gikk det knirkefritt til 90%. Vi møtte noen få utfordringer underveis, som man nok må regne med uansett, men de utfordringene løste vi umiddelbart. Det grunnet stor innsats fra samtlige i styret, og meget godt samarbeid oss imellom. Av andre ting har jeg startet med intervjuer til Sosialutvalget. Vi hadde gruppeintervjuer hvor jeg hadde med meg Silje og Agnete som referenter. Det var en artig og spennende erfaring. Intervjuer til Revy og Idrett blir tatt neste uke. Totalt har jeg fått inn 32 søknader til de ledige vervene. Jeg har i tillegg kontaktet Crash, og vi skal holde Back To School Party der den 15. September. Av mer grundig info om priser der, får jeg det på mandag. KVK: VK: Søknadsrunder. Fått inn ca 130 søknader. Stor variasjon i kvaliteten på søknadene, og mange har søkt på flere ledige verv samtidig. Vært med på en del intervju denne uka og det blir flere i uka som kommer. NLD: - Sittet med intervjuer HELE uka. Veldig fornøyd med antall søkere :) Siste intervju vil være på lørdag, så vi er i gang med arbeidet f.o.m mandag. - Bestilt/betalt bli-kjent-turen til Åre. Dette vil være helgen 16-18 sept. - Hatt møte med hver enkelt i styret, samt hatt to styremøter. Her har vi bl.a. gått gjennom årsplanen - Satt opp budsjett sammen med Håkon, Stig Ove og Linda Trones Grafisk: Så, siden forrige gang så er det ikke så mye som har skjedd. Det har vært en rolig periode nå etter fadderuka. Har laget noen plakater til BIS-rekrutteringsdag og skal lage noen plakater til Back-to-school party som skal være klare til mandag. NU: Snakket med de som var i NU i fjor, skrevet attester og ordenet med mailene. Avtale med Alander 30 000 kr. Har hatt alle intervjuer for NU-utvalget, ringer rundt i morgen. Redaktør: Ikke tilstede Bull Invest: Ikke tilstede
SAK x188-11 Behandlingssak/ Sletting av søknader etter endt prosess/vk Bakgrunn: nå i perioden hvor vi har en prosess rundt underverv har hver enkelt ansvarlig motatt søknader på sine respektive underverv. Disse ønsker VK at skal slettes av hver enkelt ansvarlig når deres underverv er satt med hensyn til personvern. Forslag til vedtak: styret vedtar at alle søknader skal slettes etter endt valgprosess. VK: Med hensyn til personvervet så kan folk som tar over mailen senere se søknadene og sensetiv informasjon. Derfor skal alle slette søknadene. L: Dette kunne bli sendt som en orienteringssak. KVK: Frist? VK: Når undergruppene er satt. SAK x189-11 Eventuelt 190-11 NU: Det har vært litt tull med stand og bedriftspresentasjoner. Alt skal gjennom meg og jeg må derfor få beskjed. Det skal ikke plutselig dukke opp en bedrift i kantina som ingen vet noe om. MA: jeg kommer til å ordne en form for kalender for når bedrifter skal stå på stand osv. Ø: Det skal være relevant for studentene når de kommer. Skjermene på skolen. NU: Kalenderfunksjon inne på nettsiden. 191-11 ØK: Føringer for penger du vil ha tilbake. 1. Bokføringsbilag for reiseutlegg 2. Bokføringsbilag for kontantutlegg Arkene finnes dere i hyller på kontoret. Er det to ark så stifter dere de sammen. 192-11 L: SL har nå begynt å sende inn redegjørelser til styremøtene på forhånd uansett om man møter opp på styremøtene. Mer effektivt. Den leses gjennom og folk kan komme
med spørsmål. M: Når? L: Redegjørelsen må vøre på plass når sakene sendes inn. NU: Positivt å høre folk fortelle hva de har gjort også. SA: Kort på papir og mer når man snakker? L: Redegjørelse med punkter, også forklarer man mer rundt det muntlig. KVK: Det skaper mer effektivitet, men i tillegg ønsker vi tilbakemelding fra andre. MA: Uansett nødt til å gå gjennom redegjørelsen og man kan ikke unngå diskusjoner. KVK: Mange kommer ikke på hva de har gjort og det drar ut tiden. Må man skrive det ned på forhånd forbereder seg man bedre. L: Kort redegjørelse sendes til KA, så tar vi en muntlig gjennomgang på møtene. 193-11 ØK: Skap. Vi tar ingen penger for skap lengre, det finnes ikke noe forsvarlig grunnlag for å ta betaling. Mangler oversikt over hvem som har hvilke skap. KA: Kan pengen gå til nye skap? MA: Studentene ser ikke alt rundt av det vi tilbyr dem, blant annet skap. Betalinga gir et system. Vi skal få prøve å ordne en avtale med en leverandør for nye skap. NU: Uansett ha et system ØK: Nå har vi ikke oversikt, men hvis vi informere om at alle skap blir tømt på våren vil det gi et system. VK: Hva har pengene blir brukt til tidligere? ØK: De har ligget i safen. SA: Skappengene kan gå til studentaksjonen? ØK: Det er mulig, men det er ikke bakgrunnen til studentaksjonen. Vi vil ikke ta pengene til studentene. L: Vi tar en befaring, og undersøker mulighet for nye skap. Mulig å få noe litt billigere? Har vi nye skap er det enklere å få til et system med klipping av skap hver vår.