Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 22.02.07 Saksnummer: Saksbehandler: Mette Fjulsrud 2006/381 Journalnummer: ØKONOMIRAPPORT FOR 3. TERTIAL 2006 Saken i korte trekk Foreløpig regnskap for 2006 viser et forventet mindreforbruk samlet for høgskolen på kr 39 430 000. Til sammenlikning kan nevnes at faktisk mindreforbruk for 2005 ble på kr 42 098 000. Ubundet mindreforbruk, dvs der det ikke foreligger inngåtte avtaler med parter innenfor/utenfor staten, er forventet å bli kr 15 191 000. Mindreforbruket vil bli behandlet i forbindelse med sak om revidert budsjett for 2007 i styremøtet i mars. Høgskolen i Telemark har god økonomi, men økonomistyringen må likevel bli bedre. går tilbake både i omfang og resultat. Dette virksomhetsområdet bør gjøres til gjenstand for nærmere analyse. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: Bakgrunn Styret tar økonomirapporten for 3. tertial 2006 til etterretning. Innledningsvis vil jeg gi en kort forklaring av resultatbegrepene for høgskolen. Høgskolen har to typer av inntekter. Fra Kunnskapsdepartementet (KD) med tilhørende virksomheter, får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten for gjennomføring av statsoppdraget innen, forskning og formidling. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse. Dette mindreforbruket har fått betegnelsen Avsatt andel midler bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital til høgskolen. I tillegg har høgskolen inntekter fra eksternt finansiert virksomhet, organisert i regnskapet som prosjekter. Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Høgskolen i Telemark (HiT) følger et modifisert regnskapsprinsipp i sin regnskapsføring. Dette innebærer at høgskolens internregnskap også vil være høgskolens offisielle regnskap. Investeringer utgiftsføres i sin helhet i anskaffelsesåret. Det er med andre ord ikke tillatt å periodisere kapitalvarer/investeringer over økonomisk levetid (avskrivninger).
2 Nedenfor følger rammer for driftsenhetene og særskilte tiltak m.v. pr. 30.12.06 (1000 kr): Driftsenheter Ramme 2006 Avdeling for allmennvitenskapelige fag (AF) 82 726 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærer (EFL) 94 424 Avdeling for helse- og sosialfag (HS) 45 226 Avdeling for teknologiske fag (TF) 47 025 Biblioteket (BiB) 11 799 Driftstjenesten (DR) 113 749 Fellesadministrasjonen (FA) 16 732 IT-tjenesten (IT) 17 586 Fellestiltak, strategiske satsingstiltak og øremerkede midler 26 616 Ikke fordelte midler * 985 SUM (inkl overførte midler fra 2005) 456 868 * De ikke fordelte midlene på kr 985 000 består av reserveposten. Økonomisk status pr. 31.12.06 Tabellen under viser budsjett og regnskap for perioden fordelt på de ulike driftsenhetene i høgskolen. Driftsenhetenes vurderinger følger deretter. Alle tall er oppgitt i hele 1 000 kr. 31.12.2006 Bundet Ubundet Budsjettansvar Regnskap Budsjett Avvik mindreforbruk mindreforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag 70 237 82 726 12 489 4 892 7 597 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærer 89 296 94 424 5 128 5 128 0 Avdeling for helse- og sosialfag 41 177 45 226 4 049 3 292 757 Avdeling for teknologiske fag 42 661 47 025 4 364 4 024 340 Sum avdelinger 243 371 269 401 26 030 17 336 8 694 Fellestjenester, tiltak: Biblioteket 11 723 11 799 76 20 56 Driftstjenesten 111 769 113 749 1 980 0 1 980 IT-tjenesten 17 164 17 586 422 0 422 Fellesadministrasjonen 15 523 16 732 1 209 0 1 209 Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler 17 888 26 616 8 728 6 430 2 298 Sum fellestjenester 174 067 186 482 12 415 6 450 5 965 Reservepost 0 985 985 453 532 Sum Høgskolen i Telemark 417 438 456 868 39 430 24 239 15 191 Foreløpig regnskap for 2006 viser et forventet mindreforbruk samlet for høgskolen på 39,4 mill. kroner. Av dette er om lag 24 mill. kroner bundet opp i avtaler. Mindreforbruket er litt lavere enn årsregnskapet for 2005 (42,1 mill. kroner). Prognosen på mindreforbruk i 2006 ved rapporteringen for 2. tertial var beregnet til 31 mill. kroner. Det er viktig å merke seg at vurderingen av hva som defineres som bundet/ubundet mindreforbruk av driftsenhetene og hva som rapporteres til departementet i forbindelse med regnskapsavslutningen (jf. note 15) avviker noe. Dette skyldes at det i departmentets mal legges til grunn at bundet mindreforbruk består av ressurser som er bundet opp i inngåtte avtaler med parter innenfor/utenfor staten. I den interne vurderingen i høgskolen legges i
3 tillegg planlagte tiltak til grunn for denne vurderingen. Det vises til S-sak 06/07 for note 15. Vurdering Avdeling for allmennvitenskapelige fag Oppdragsinntektene se pkt under Investeringer og vedlikehold Netto kostnader for arbeidskraft Merknader Av midlene fra styret til større utstyrskjøp og vedlikehold (formål 34) er det et mindreforbruk på kr 519 348. Det aller meste av dette er til den planlagte Golfutbygginga som ikke har kommet i gang i 2006, men vil bli gjennomført i 2007. (EFV) finansiert av NFR Kategori 5: Oppdragsundervisning Eventuelt overskudd på de to sistnevnte kategorier vil gå inn i høgskolens virksomhetskapital. Avdelingen har et mindreforbruk på 12,5 mill. kroner. Mindreforbruket er ca 2,7 mill. kroner større enn prognosen var etter 2. tertial. Om lag 4,9 mill. kroner er bundet opp i inngåtte avtaler. I tillegg vurderer avdelingen ytterligere 5 mill. kroner som disponert i planlagte tiltak. Det er en økning på ca. 2 mill. kroner i forhold til 2. tertial. Omlag 1 mill. kroner av økningen skyldes at avdelingen har fått ekstra tildelinger på slutten av året som er bundet i nye tiltak. Resterende økning på omlag 1 mill. kroner skyldes mindreforbruk på flere av de etablerte tiltakene enn tidligere rapportert. Avdelingens definerte disponible mindreforbruk har økt med 0,7 mill. kroner i forhold til 2. tertial og er nå på 2,6 mill. kroner. Økningen skyldes mindre forbruk på slutten av året enn tidligere antatt. Det disponible mindreforbruket er bundet til forsking og undervisning i avdelingens budsjett for 2007. Disse midlene er helt avgjørende for at avdelingsbudsjettet i 2007 skal gå i balanse. I sum har avdelingen 7,6 mill kroner som ikke er bundet opp i inngåtte avtaler.
4 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærer Merknader Samlede inntekter viser at inntekten er høyere enn budsjettert. Den vesentlige årsaken til dette er at det er avsatt midler på konto 3587 i budsjettet, til sammen kr 2 009 428. Dette er midler som er avsatt til forventede utgifter på ulike tiltak som fortsetter i 2007. Dette gjelder bl.a. tiltak Veiledning av nyutdanna, Videre for pedagoger samt Pedagogisk utviklingsarbeid i barnehagen. Avvik i regnskapet pr. 31.12: kr 2 256 404. Avdelingen har fått tildelt midler fra departementet i slutten av året til bl.a tiltak Veiledning av nyutdanna og Nettverk veiledning av nyutdanna med til sammen kr 1 510 000 som ikke er budsjettert. Oppdragsinntektene se pkt under Investeringer og vedlikehold Avvik i regnskapet pr. 31.12: Mindreforbruk kr 236 660. Dette er midler til større utstyr og vedlikehold som vil bli overført til 2007. Netto kostnader for arbeidskraft Avvik i regnskapet pr. 31.12: Merforbruk kr 1 618 814. Merforbruket i 2006 skyldes i hovedsak større utbetalinger til vikarer og timeøvingslærere enn budsjettert. Avvik i regnskapet pr. 31.12: Mindreforbruk kr 1 705 105. Dette skyldes i hovedsak mindreforbruk på refusjon øvingsundervisning, trykningsutgifter og reiseutgifter. (EFV) 1 prosjekt. Kategoti 6: Deltakerfinansiert 14 prosjekter Kategoti 8: Bidragsforskning 7 prosjekter Kategori 5: Oppdragsundervisning Har ingen prosjekter i kategori 5 Kategoti 9: Oppdragsforskning Har ingen prosjekter i kategori 9 Kort vudering av den økonomiske situasjonen ved driftsenheten: Rapporten viser det fordelte budsjett for 2006, som netto er på kr 94 423 700. Avdelingens mindreforbruk på kr 5 127 864 er bundet opp i ulike øremerkede midler/stipendiater. Redusert mindreforbruk i forhold til 2005, sammen med nedskjæringer i budsjett 2007, gjør at avdelingen har klart mindre økonomisk handlefrihet nå enn på tilsvarende tidspunkt i fjor.
5 Avdeling for helse- og sosialfag Oppdragsinntektene - se pkt under Investeringer og vedlikehold Netto kostnader for arbeidskraft Merknader: Differansen skyldes at avdelingen mot slutten av 2006 har fått flere nye prosjekter enn budsjettert. Avvik mellom budsjett og regnskap skyldes forsinkelser mht planlagte investeringer i 2006 noen av disse innkjøpene vil først finne sted i 2007. Det er satt av penger til avdelingens administrative KOstilling, dvs avsetninger fra tidligere års prosjektoverskudd som skal reinvesteres i avdelingens framtidige oppdragsvirksomhet (avsetning: kr 1 575 335). Det er høsten 2006 satt av kr 638 246 i forbindelse med etablering av mastergrad i avdelingen fra høsten 2007. Avdelingen har hatt flere stillinger delvis vakante i 2006 som følge av lange tilsettingsprosesser. Dette tilsvarer om lag kr 590 000 i innsparte lønnsmidler. Beløpet omdisponeres ihht. avdelingens behov for ressurser i 2007. Avvik i regnskapet pr 31.12.06: kr 306 617,-. Dette skyldes i hovedsak at avdelingens reisevirksomhet har vært lavere enn antatt i 2006, i tillegg til noen andre mindre poster. Beløpet omdisponeres ihht avdelingens behov for ressurser i 2007. (EFV): Kategori 5: Oppdragsundersvisning 0 1 Diverse mindre bidragsprosjekter, flere av disse vil påføre avdelingen et regnskapsmessig tap. Det er satt i gang flere kurs mot slutten av 2006 som forventes å gi økonomisk overskudd. Avdelingen har et nytt prosjekt i denne kategorien som forventes å gi økonomisk overskudd. Avdelingen har det siste året hatt økt oppmerksomhet rundt lønnsomheten i den eksternt finansierte virksomheten, slik at det i større grad vurderes lønnsomhet i det enkelte prosjekt før igangsetting. Regnskapet ved HS pr. 3. tertial viser et mindreforbruk på 4 mill. kroner. Dette skal, i tillegg til de avsetninger som er nevnt over, finansiere redusert tildeling i 2007, merkostnader i forbindelse med oppretting av mastergradsstudium ved avdelingen samt ny videre i aldring og eldreomsorg fra høsten 21007. Avdelingen er helt avhengig av mindreforbruket for å kunne gjennomføre planlagt studieprogram i 2007. Avdelingen må i tillegg fortsette arbeidet for å øke omfanget av kurs- og oppdragsvirksomheten, slik at denne kan gi økt tilskudd til avdelingens drift framover.
6 Avdeling for teknologiske fag Oppdragsinntektene - se pkt under Investeringer og vedlikehold Netto kostnader for arbeidskraft Merknader Kr 336 000 av mindreforbruket gjelder periodiseringer av kostnader knyttet til tildelinger til stort utstyr, som på avdelingen tildeles for 2 år av gangen. (EFV): Kategori 5: Oppdragsundersvisning Eventuelt overskudd på de to sistnevnte kategorier vil gå inn i høgskolens virksomhetskapital. Avdelingens rammebudsjett var i 2006 kr 47 025 000. Regnskapet viser et mindreforbruk på 4,4 mill. kroner. Av dette gjelder 4 mill. kroner periodiseringer av øremerkede midler fra rekrutteringsstipendprogrammet og 0,4 mill kr forskjøvet innkjøp av stort utstyr. 14 prosjekter ved avdelingen videreføres fra 2006 til 2007. Det er god økonomistyring på disse prosjektene. Biblioteket Merknader: Samlede driftsinntekter for 2006 var stipulert til kr 101 000 mot et resultat på kr 180 741. Hovedårsaken til dette er ikkeforutsette ekstra inntekter ved frikjøp. Oppdragsinntektene - se pkt under Investeringer og vedlikehold Netto kostnader for arbeidskraft Det ble avsatt midler til innkjøp av ny ergonomisk skranke Notodden med heve- og senkemuligheter som benyttes jevnlig og har stor betydning for å unngå rygg-relaterte problemer. Netto kostnader for arbeidskraft var for 2006 stipulert til
7 kr 7 474 000 mot et resultat på kr 7 226 018 som gir et mindreforbruk på kr 247 981. Det har i biblioteket vært en rekke permisjoner og vikariater av varierende lengde i 2006. var for 2006 stipulert til kr 4 074 500 mot et resultat kr 4 365 092. Dette gir et merforbruk på kr 290 592. (EFV): Kategori 5: Oppdragsundersvisning Eventuelt overskudd på de to sistnevnte kategorier vil gå inn i høgskolens virksomhetskapital. Årsprognoser levert for 1. og 2. tertial 2006 har vist en drift i balanse og dette har også blitt resultatet. Samlet resultat for 2006 viser et mindreforbruk på kr 76.021(0,6 % mindreforbruk). Driftstjenesten Oppdragsinntektene - se pkt under Merknader: Inntektsavviket skyldes først og fremst ikke budsjettert inntekt fra utleie av pulverhall til Tel-Tek på kr 432 000. Videre har studentene betalt inn netto kr 91 000 for tilgang til trimrom. Disse midlene er lovet brukt til innkjøp av utstyr. Inntektene til kopisentrene er til sammen kr 281 000 under budsjett. Investeringer og vedlikehold Investeringer viser et mindreforbruk på kr 896 000. Dette skyldes at en del prosjekter ikke er realisert i 2006: Ombygging av studentkantina i Bø, gjenstår kr 485 000. Universell utforming, gjenstår kr 95 000 Video-overvåking Porsgrunn, kr 125 000 Ombygging av fyrrom for bioenergi Bø, kr 66 000 Ombygging kontorer Porsgrunn, kr 125 000. Netto kostnader for arbeidskraft Kostnadene til arbeidskraft er omtrent som budsjettert.
8 Avvikene skyldes hovedsaklig periodisering og en tilsynelatende overbudsjettering av arbeidsgiveravgift og innskudd til statens pensjonskasse. Husleie er kr 352 000 under budsjett. Største årsak er at brukeravhengige driftskostnader i Porsgrunn for 2005 som faller til betaling i 2006 ble kr 215 000 lavere enn budsjettert. Energi er kr 126 000 under budsjett. Hovedårsak er tilbakebetaling av for mye betalt strøm i 2005 med kr 387 000. De største avvikene forøvrig er: Renholdsbyrå som er kr 346 000 over budsjett med en motpost på reduserte lønnskostnader. Portokostnadene er kr 233 000 over budsjett. (EFV): Kategori 5: Oppdragsundersvisning Eventuelt overskudd på de to sistnevnte kategorier vil gå inn i høgskolens virksomhetskapital. Driftstjenestens økonomiske situasjon har vært god i 2006. Det har blitt gjennomført en rekke investerings- / utviklingstiltak. Driftstjensten har over flere år hatt et relativt stort mindreforbruk, som for en stor del har kommet fellesskapet til gode, se tabellen under: 2003 2 004 2 005 2 006 Netto driftsresultat 3 475 000 4 170 000 2 499 000 1 980 000 Disponering Til utbyggingsfond 1 000 000 1 000 000 1 000 000 1 000 000 Videreføring av investeringer 1 468 000 1 850 000 983 000 896 000 Øvrig videref. i driftstjenesten 1 007 000 220 000 84 000 Tilbake til fellesskapet 1 100 000 516 000 Mindreforbruket har kommet som et resultat av kostnadsstyring, men også som et resultat av lavere innkjøpskostnader. Mulighetene for ytterligere reduksjoner i innkjøpskostnadene ansees for å være små. I 2007 vil driftstjenestens mulighet for investering/utvikling ut over de store, planlagte prosjektene være mindre enn tidligere år.
9 Fellesadministrasjonen Oppdragsinntektene Merknader Inntektene består hovedsakelig av refusjon for lønn fra NHO for tilsatt som har permisjon fra jobben i høgskolen. Høgskolen utbetaler lønn og får denne refundert fra NHO. Investeringer og vedlikehold Netto kostnader for arbeidskraft Totalt sett er det et merforbruk på lønn på kr 140 000. Kr 530 er merforbruk på vikar, ekstrahjelp og engasjert personale, kr 300 000 er mindreforbruk på fastlønn og kr 90 000 er merinntekter knyttet til refusjon sykepenger og fødselspermisjon. Dette må imidlertid sees i sammenheng med refusjon lønnskostnader internt. Ser man disse i sammenheng er det et mindreforbruk på lønn på om lag 1 mill. kroner. Mindreforbruk på andre driftskostnader er på kr 540 000 i forhold til budsjett. Av dette skyldes kr 370 000 mindreforbruk på kjøp av konsulenttjenester og kr 390 000 mindreforbruk på reiser. Det største merforbruket er knyttet til innføring av elektronisk fakturabehandling med kr 72 000 og kr 48 000 til kjøp av visittkort. (EFV) Kategori 5: Oppdragsundervisning Kategoti 9: Oppdragsforskning Det største prosjektet innen eksternt finansiert virksomhet i FA er Næringsrettet høgskolesatsing med en kostnadsramme på kr 3 800 000 i 2006. Prosjektene er finansiert av Norges forskningsråd. Fellesadministrasjonen har tre bidragsprosjekter finansiert av andre enn NFR. Dette gjelder midler fra Senter for internasjonalisering av høyere (SiU), og består i hovedsak av utvekslingsstipend for lærere og elever ved høgskolen. Ingen av prosjektene i FA kan gi egenkapital ved avslutning. Prosjektene blir løpende avregnet mot beholdningskonti, og har ikke innvirkning på mer- /mindreforbruk i året. Regnskapet for 3. tertial viser et mindreforbruk på 1,2 mill. kroner for 2006 for FA. Årsaken er i hovedsak mindre bruk av ekstra personale ved innføring av nytt arkiv- og saksbehandlingssystem og personal- og lønnssystem. Øremerkede tiltak, utviklingstiltak og fellesdrift:
10 Regnskapet for 3. tertial 2006 for tiltakene viser totalt et forventet mindreforbruk på kr 8 728 000. Av dette gjelder kr 5 990 000 midler til utbyggingsfond, kr 440 000 er knyttet til nytt lønns- og personalsystem, kr 386 000 gjelder midler til kompetanseutviklingsplanen og kr 697 000 gjelder tiltaket internasjonalisering. IT-tjenesten Oppdragsinntektene - se pkt under Merknader: Regnskapet viser merinntekter på kr 71 000. Dette skyldes noe økte inntekter fra utleie av kommunikasjonslinjer. Nettoresultat for interne transaksjoner er pluss kr 83 000 i.f.t. budsjett. Summen skyldes overføring av overheadmidler fra eksternt finansierte prosjekter og periodiseringer. Investeringer og vedlikehold Regnskapsmessig mindreforbruk er på 393 000. Mindreforbruket skyldes at tiltak er blitt utsatt på grunn av at investeringstiltak er blitt utsatt p.g.a. prioritering av andre nødvendige arbeidsoppgaver. Dette gjelder bl.a. ny kommunikasjonslinje til Rauland (kr 90 000), Datainfrastruktur nybygg Drammen (kr 205 000), Spredenett maskinrom Bø/Porsgrunn (kr 120 000 delvis gjennomført). Netto kostnader for arbeidskraft Lønn viser et mindreforbruk på kr 84 000. Regnskapsmessig merforbruk er kr 210 000 på grunn av nedbetaling av innskuddet til Gigabit-kommunikasjonslinjene Porsgrunn-Bø-Notodden. (EFV): Kategori 5: Oppdragsundersvisning Eventuelt overskudd på de to sistnevnte kategorier vil gå inn i høgskolens virksomhetskapital. Regnskapet for 2006 viser et mindreforbruk på 422 000 kroner, mot 2 230 millioner kroner for 2005. Reduksjonen i mindreforbruket skyldes at budsjettet for 2006 ble betydelig redusert i forhold til budsjettet for 2005, og fordi IT-tjenesten har klart å komme bedre à jour med planlagte tiltak som krevde investeringer. Mindreforbruket er i sin helhet bundet opp til tiltak som det var avsatt investeringsmidler til.
11 Oppsummering Mindreforbruket for 2006 er litt lavere enn årsregnskapet for 2005 (henholdsvis 39,4 mill. kroner og 42,1 mill. kroner), men fortsatt for høyt, jf. KDs signaler om behovet for redusert likviditet i UH-sektoren. Prognoser beregnet tidligere viste at det lå an til en reduksjon i bevilgningen i 2007 som følge av redusert studiepoengproduksjon. Ved fremlegg av Regjeringens budsjettforslag for 2007 ble det i tillegg klart at høgskolen ville få rammekutt i 2007. Behovet for stram økonomistyring ble dermed tydeligere, og kan være noe av årsaken til at mindreforbruket har blitt høyere enn ved rapporteringen etter 2. tertial. Det er likevel grunn til å understreke at økonomistyringen i høgskolen bør bli bedre. Jeg vil vektlegge dette i den interne kommunikasjonen i høgskolen fremover. Disponering av mindreforbruket vil bli behandlet i sak om revidert budsjett for 2007 i mars. Omfang og resultat av den eksternt finansierte virksomheten er redusert fra 2005 til 2006. Omfanget, målt i avregnede inntekter, var i 2006 13,7 mill. kroner mot 18,4 mill. kroner i 2005. Resultatet for 2006 er på 149 000 kroner mot kr 559 000 i 2005. Dette er en lite tilfredsstillende utvikling som vil bli gjort til gjenstand for nærmere analyse. For mer informasjon om høgskolens regnskap vises til S-sak 06/07 om foreløpig årsregnskap for 2006. Av denne fremgår det at høgskolen hadde en virksomhetskapital pr. 01.01.06 på kr 2 559 000. I S-sak 55/06 ble det vedtatt å bruke kr 50 000 av virksomhetskapitalen til høgskolens deltakelse i prosjektet "Midt-Telemark 2015: Et internasjonalt senter for forskning og kompetanse". I S-sak 152/06 ble det i tillegg vedtatt å bruke tilsvarende beløp til kjøp av aksjer i Vitenl@ben. Virksomhetskapitalen vil etter dette være på kr 2 359 000. Av denne er kr 50 000 bundet. Nils Røttingen høgskoledirektør