Møteinnkalling. Arbeidsutvalget Værnesregionen. Møterom Halsen (4. etg), Stjørdal Rådhus

Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 11.06.2014 Tidspunkt: 09:00 15:00 Arbeidsutvalget Værnesregionen Møterom Halsen (4. etg), Stjørdal Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til marthe.strommen@varnesregionen.no Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes einnsyn; http://einnsyn.stjordal.kommune.no/einnsyn/utvalg/utvalgmoetedetail?umoeteid=1130 Orienteringer: - Fylkespiloten plan, miljø, landbruk v/prosjektleder - Felles innkjøpsstrategi, tilgjengelighet til avtaler, status for anbud m.m. v/innkjøpskoordinator - Samhandlingsleder orienterer Stjørdal, 05.06.2014 Henrik Vinje leder Marthe Abelsen Strømmen sekretær Side1

Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte 11.06.2014 Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 41/14 Referatsaker PS 42/14 Forstudie felles flyktningtjeneste - prosjektplan og mandat 2014/2350 PS 43/14 VR IT (VARIT) - 1. tertialrapport 2014 2014/4634 PS 44/14 VR IT (VARIT) - Budsjettforslag 2015 2014/4634 PS 45/14 VR Skatteoppkreverkontor - 1. tertialrapport 2014 2014/4635 PS 46/14 VR Skatteoppkreverkontor - Budsjettforslag 2015 2014/4635 PS 47/14 VR Lønn/Regnskap- 1. Tertialrapport 2014 2014/4636 PS 48/14 VR Lønn/Regnskap - Budsjettforslag 2015 2014/4636 PS 49/14 VR Personvernombud- 1. Tertialrapport 2014 2014/4637 PS 50/14 VR Personvernombud - Budsjettforslag 2015 2014/4637 PS 51/14 VR Innkjøp 1. tertialrapport 2014 2014/4638 PS 52/14 VR Innkjøp - Budsjettforslag 2015 2014/4638 PS 53/14 VR Sekretariatet - 1. tertialrapport 2014 2014/4639 PS 54/14 VR Sekretariatet - Budsjettforslag 2015 2014/4639 PS 55/14 PS 56/14 VR Distriktsmedisinsk Senter (DMS) - 1. Tertialrapport 2014 VR Distriktsmedisinsk Senter (DMS) - Budsjettforslag 2015 2014/4641 2014/4641 PS 57/14 VR Forvaltningskontor - 1. tertialrapport 2014 2014/4642 PS 58/14 VR Forvaltningskontor - Budsjettforslag 2015 2014/4642 PS 59/14 VR Legevakt - 1. tertialrapport 2014 2014/4643 PS 60/14 VR Legevakt - Budsjettforslag 2015 2014/4643 PS 61/14 VR PPT - 1. tertialrapport 2014 2014/4644 PS 62/14 VR PPT - Budsjettforslag 2015 2014/4644 PS 63/14 VR Barneverntjeneste - 1. tertialrapport 2014 2014/4645 PS 64/14 VR Barneverntjeneste - Budsjettforslag 2015 2014/4645 PS 65/14 Orienteringer - Samhandlingsleder orienterer - Fylkespiloten plan, miljø, landbruk v/prosjektleder - Felles innkjøpsstrategi, tilgjengelighet til avtaler, status for anbud m.m. v/innkjøpskoordinator PS 66/14 Felles NAV-kontor i Værnesregionen - fremdrift 2014/4697 PS 67/14 Eventuelt - Ta stilling til møte om barnevern, høsten 2014 Side2

PS 68/14 Godkjenning av møteprotokoll Side3

PS41/14Referatsaker Side4

Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2014/2350-2 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 42/14 11.06.2014 Forstudie - prosjektplan Forslag til vedtak: Prosjektplanen godkjennes. Vedlegg: Prosjektplan - Forstudie for interkommunalt samarbeid for flyktningtjenesten i VR Saksopplysninger: I mars 2014 ble det tatt initiativ til å opprette en nettverksgruppe for flyktningtjenestene i Værnesregionen. AU vedtok 18.03.14 at sekretariatet skulle forberede en forstudie for et mulig interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten i Værnesregionen. Det er siden mars gjennomført tre møter i nettverksgruppa og et fjerde er planlagt nå i juni. Alle kommunene i Værnesregionen utenom Malvik har vært representert i møtene. Møtene har hatt som formål å dele kunnskapen og erfaringene kommunene har med dette arbeidet. De har også vært med på å legge føringer for forstudien. Sekretariatet har deltatt i møtene og parallelt jobbet med prosjektplanen for forstudien. Deltakerne i nettverksgruppa vil kunne fungere som en ressurs-/arbeidsgruppe sammen med sekretariatet i arbeidet med forstudien. Side5

SAMORDNING AV FLYKTNINGTJENESTEN I VÆRNESREGIONEN PROSJEKTPLAN FORSTUDIE 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Værnesregionen er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. I og med at alle kommunene i Værnesregionen skal bosette flyktninger fra 2014 så ble det aktuelt å se på mulighetene for en felles flyktningtjeneste i regionen. Alle kommunene utenom Tydal har bosatt flyktninger tidligere, men kommunene sitter med veldig ulike erfaringer på området. Følgende vedtak ble gjort i AU 17.03.2014: a) Det utarbeides mandat og beskrivelse av en forstudie for interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten i VR. b) Alle kommuner i VR inviteres til å delta i forstudien slik at kommunene kan opparbeide kunnskap om eget og andres tjenestetilbud. c) Sekretariatet utarbeider forslag til mandat og prosjektplan for forstudien og legger frem dette for behandling i AU 11.06.14 1.2 Mål Formålet med forstudien er å: a) Kartlegge nå-situasjonen mht. oppgaver og evt. eksisterende samarbeid for flyktningtjenesten i kommunene i Værnesregionen b) Utrede mulighetene for et interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen for flyktningetjenesten i VR. Et evt. fremtidig for- og hovedprosjekt har som mål å forberede og gjennomføre en innføring av en fellestjeneste som skal: a) Gi en mer effektiv bruk av ressursene b) Skape robuste fagmiljø som gir økt kvalitet i tjenesteproduksjonen c) Skape attraktive fagmiljø som er fremtidsrettede d) Utnytte den lange erfaringen som flere av kommunene sitter med på dette feltet e) Koble det økonomiske virkemiddelapparatet tydeligere til en interkommunal forvaltning Side6

1.3 Rammer a) Forstudie avsluttet og klar for politisk behandling i RR innen 22. oktober 2014 b) Interne ressurser i Sekretariatet for Værnesregionen og kommunene brukes i forstudien. 2. OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Omfang a) Forankre prosjektplan hos prosjekteier. b) Danne arbeidsgruppe sammen med kommunene. c) Kartlegge og analysere av dagens situasjon. d) Skissere forventninger og behov i arbeidet med flyktninger og innvandrere i fremtiden. e) Gjennomgang av de begrensninger og muligheter dagens lovverk gir. f) Gi en vurdering og anbefaling for veien videre. 2.1. Avgrensing Forstudien blir avsluttet når aktiviteter som skissert i prosjektplanen er gjennomført. AU og RR må avgjøre eventuell videreføring av prosjektet i for- og hovedprosjekt. 3. ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse a) Prosjektansvar ligger hos sekretariatet i VR. b) Sekretariatet vil ivareta ledelsen av forstudien 3.2 Øvrige roller a) Regionrådet i VR er prosjekteier. b) Styringsgruppen er Arbeidsutvalget i Værnesregionen. c) Arbeidsgruppa for forstudien etableres med representasjon fra alle kommunene. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter a) Vedta endelig prosjektplan. b) Fremlegge rapport fra forstudie evt. med forslag til prosjektplan for forprosjekt. 4.2 Oppfølging a) Etablere arbeidsgruppe sammen med kommunene. b) Gjennomføre utredning. c) Gjøre en vurdering og lage anbefaling for veien videre. 2 Side7

5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer - Frigjøre tid til å arbeide med forstudien. - Å oppnå en felles forståelse av formålet med forstudien. 5.2 Kvalitetssikring Sekretariatet må til enhver tid følge opp fremdriften i arbeides som gjøres i kommunene, og planlegge møter i god tid slik at deltakerne har anledning til å delta. I tillegg til beslutningspunkter og plan for oppfølging fordres en regelmessig elektronisk orientering fra sekretariatet til Prosjektansvarlig om fremdrift og resultater. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter og tidsplan a) Juni 2014: Godkjenne prosjektplan. b) Juni-juli 2014: Samle inn informasjon. c) August 2014: Gjennomføre fellesmøte med GAP-analyse d) August-september 2014: Vurdering av potensiale og nytteverdi for en evt. fellestjeneste. e) Oktober 2014: tilbakemelding til AU og RR. Evt. fremlegg av skisse til prosjektplan for et forprosjekt. 7. ØKONOMI Kun bruk av interne ressurser i forstudien. 8. KONTRAKTER, AVTALER OG INNKJØPSPROSEDYRER. Ikke aktuelt. 3 Side8

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4634-1 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 43/14 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR IT (VARIT) - 1. tertialrapport 2014 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: 1. tertialrapport 2014 Saksopplysninger Viser til vedlegg. Side9

Tertialrapport 1. tertial 2014 VARIT Tertialrapport 2014 1.tertial Værnesregionen IT - VARIT Side10

Tertialrapport 1. tertial 2014- Værnesregionen IT - VARIT www.varnesregionen.no 1. Generell informasjon: VARIT har et høyt aktivitetsnivå med store og omfattende prosjekter. Foruten daglig drift har følgende arbeidsoppgaver fått mest oppmerksomhet i perioden: Elektronisk meldingsutveksling pleie- og omsorgsmeldinger mellom sykehus og kommune. Velferdsteknologi «Bo lenger hjemme» Bistand til Stjørdal kulturhus Prosjektering og anbudsrunde til nytt nettverksutstyr på datarom Installasjon av ny og forbedret lagring- og backup-løsning Foretatt en kvalitet- og økonomianalyse (Bencmark) for sammenligning mot flere andre kommuner/kommunesamarbeid Driftsmiljøet har vært stabilt i perioden. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 825 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid administrativ vertskommune( 28b). Drift Regnskap Budsjett Avvik enhet VARIT og felles IT-kostnader 31.04.14 31.04.14 000-099 Lønn 3 920 3 968 50 100-299 Kjøp av tjenester (I) drift 4 638 4 263-383 300-399 Kjøp av tjenester (E) 0 0 0 400-499 Overføringer mva 1 147 833-313 500-599 Finansutgifter avs fond 1 0-1 SUM UTGIFTER 9 706 9 064-647 600-699 Salgsinntekter stj andel + salg - 4 232-3 668 564 700-799 Statstilskudd vr andre + ref -5 474-4 775 699 andre + 800-899 Overføring fra (tilsk) 0 0 0 900-999 Finansinntekter 0 0 0 SUM INNTEKTER 9706 8443 1263 NETTO 0 621 616 Side11

Tertialrapport 1. tertial 2014- Værnesregionen IT - VARIT www.varnesregionen.no Drift fordelt pr. kommune etter nøkkel 60% etter innbygger, 40 % flatt. SUM Stjørdal Selbu Meråker Frosta Tydal 8 407 4 170 1 266 1 083 1 078 809 Investering Investering IT IT Investering (825900 825920) Regnskap 2013 Regnskap 2014 Budsjett 2014 1. tertial 1. tertial Totalt 1 051 2 238 5 000 Investering fordelt pr. kommune etter nøkkel 60% etter innbygger, 40 % flatt. SUM Stjørdal Malvik Selbu Meråker Frosta Tydal 2 238 1 076 57 335 277 281 210 *Oversikt som viser forbruk pr. kommune og totalt ligger vedlagt. 3. Forklaring på avvik Driftsregnskapet viser et merforbruk i forhold til budsjett. Dette skyldes nye kjøpte moduler og økte lisenser. I tillegg har vi hatt økte kostnader som følge av varmgang på serverrom. I midlertid har vi tilskudd på flere prosjekter, og regnskapet forventes å gå i balanse ved årets slutt. Investering: Det er gjort store investeringer første tertial. Blant annet bytte av kritiske komponenter etter varmgang på serverrom. Krav er oversendt forsikringsselskapet. I tillegg har det tilkommet nye moduler i Ephorte (SvarUT) og ehandel. Regnskapet forventes å gå i balanse ved årets slutt. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig. 5. Årsprognose. Årsprognosen ser bra ut, og det forventes ikke avvik fra oppsatt budsjett. 6. Sykefravær Sykefraværet ligger på 4,8% grunnet langtidsfravær. Side12

Tertialrapport 1. tertial 2014- Værnesregionen IT - VARIT www.varnesregionen.no Side13

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4634-2 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 44/14 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR IT (VARIT) - Budsjettforslag 2015 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: Budsjettforslag og økonomiplan 2015-2018 Saksopplysninger Saken legges fram til behandling i Arbeidsutvalget i Værnesregionen. Viser til vedlegg. Side14

Værnesregi onenit budjett/økonomiplan2015 Budsjett / økonomiplan 2015 VærnesregionenIT Side15

Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2015 Værnesregionen IT VARIT I. STATUS Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår i dag som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor for å imøtekomme innbyggernes og næringslivets behov. Nasjonalt er det stort politisk engasjement for digitalisering av sektoren, og det vil komme krav om å ta i bruk nasjonale komponenter for å løse dette. Værnesregionen har kommet langt når det gjelder å utvikle IT til å være nyttige verktøy og hjelpemidler i tjenesteproduksjonen. Dette er med på å gi kommunene et godt omdømme og konkurransefortrinn i mange sammenhenger. Enheten er fokusert på å yte god og riktig service til alle kommunene. Driftsmiljøet er stabilt, og kompetansen og samholdet i enheten er meget god. II. MÅL Generelle mål 2015-2018 Værnesregionen IT skal bidra til at kommunene får økt kompetanse og redusert sårbarhet. Enheten skal legge til rette for at kommunene utnytter eksisterende og nye digitale verktøy. Dette for å oppnå effektiviseringsgevinster og bedre ressursutnyttelse. Enheten skal være pådriver for samhandling og standardisering i Værnesregionen i tråd med nasjonale føringer. Enheten skal levere stabil og sikker drift. Sørge for at sikkerheten tilenhver tid er ivaretatt. Enheten har som mål å framstå som dyktig, pålitelig og serviceinnstilt. Konkrete mål for 2015 og senere i perioden Benytte den nasjonale ID-porten til all innbygger-pålogging. Ta i bruk «SvarUT», en nasjonal komponent for digital forsendelse av post til innbyggere/næringsliv. Innføre løsning for elektronisk dokumentutveksling (EDU) mellom offentlige instanser, for oppdatering direkte i arkivsystemet / NOARK-standard. Utrede behov for beredskapsvakt-ordning utover ordinær arbeidstid. Fortsatt jobbe for felles innkjøpsavtaler på IT-utstyr, print/kopi og telefoni i VR. Videreutvikle IT-Hjelpa for bedre service til brukerne. Få på plass styringssystem for mobile enheter / nettbrett. Videreutvikle mobilitet i hjemmetjenesten med bruk av nettbrett, samt til rapportering i institusjoner. Videreutvikle og utnytte bruk av velferdsteknologi. Etablere kontaktsentral for overvåking av meldinger og alarmer i helsesektoren. Etablere felles nett og plattform for bruk av nettbrett i skole og barnehage. Side16

Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2015 III ENDRINGER I VEDTATTE ØKONOMIPLANPERIODE Totale budsjettramme - utgifter. Ansv. Tekst Oppr. 2014 2015 2016 2017 2018 Mer kn. 825050 VARIT enhet 11 988 400 400 400 400 1 825000 IT-felleskostnader 10 625 1000 1100 1200 1300 2 Sum 825000 825xxx 22 613 1400 1500 1600 1700 1 825050 Administrasjon enhet VARIT Innenfor området for tjenestesenteret for Værnesregionen IT er det stipulert lønnsøkning på 3,3% for 2015. 2 825000 8250xx Driftsutgifter felleskostnader samtlige etater Driftsbudsjett for felles IT-systemer ble i 2014 redusert med kr. 500. Reforhandling av avtaler samt økte inntekter ga grunnlag for innsparingen. I 2015 og årene fremover får Værnesregionen en kostnadsøkning på lisenser fra Microsoft. For å være korrekt og lovlig lisensiert må kommunene gå over fra å lisensiere antall pc-er til antall brukere. Da det er betydelig flere ansatte i Værnesregionen enn antall pc-er fører dette til en økning i budsjettet 2015 på kr.1000. I tillegg bortfaller inntektene på kr. 120 pr. år fra Fossen Rusbehandling, da de har lagt ned sin virksomhet. Aktivitetsnivået i Værnesregionen er høyt og kommunene tar stadig i bruk nye digitale verktøy og integrasjonsløsninger for å oppnå gevinster internt. Dette fører til økte vedlikeholdsutgifter i form av lisenser og programvare. Forventet kostnadsøkning vil også komme som følge av statlige krav til ny teknologi, særlig innen helse- og omsorgstjenesten og sikkerhetsløsninger. Det forventes også i årene fremover at enheten får økte inntekter i form av prosjekttilskudd ol. Gevinster som kvalitet, effektivisering og bedre ressursutnyttelse som oppnås ved digitalisering hentes ikke ut på IT-budsjettet, men ute i hver enkelt kommune og enhet. Side17

Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2015 Regnskap Budsjett Budsjett 2015 2013 2014 000-099 Lønn 10 759 10 927 12388 100-299 Kjøp av tjenester (I) 11 323 11 265 11625 300-399 Kjøp av tjenester (E) 125 400-499 Overføringer 2 272 670 2500 500-599 Finansutgifter 2 145 SUM UTGIFTER 26 625 22 862 26513 600-699 Salgsinntekter -495 462-290 700-799 Statstilskudd -5 131 670 0 1750 Ref. fra kommunene -18 475 21 730-23723 800-899 Overføring fra -2 525 0-2500 900-999 Finansinntekter 0 0 0 SUM INNTEKTER 26 625 22 862-26513 NETTO 0 0 0 Økning i lønnskostnader skyldes overflytting 50 % stilling fra Stjørdal oppvekst. Det er også foretatt rekruttering i ledig stillingshjemme og tatt høyde for lønnsoppgjør. Kjøp av tjenester (I) dekker felles driftskosntnader som lisenser og årlig vedlikehold for alle fagsystemen som benyttes i Værnesregionen. Dette er vedlikehold for omsorgssystem, skolesystem, turnussystem, økonomi/lønn etc. Noen av disse kostnadene skal igjen viderefordeles ut på de enkelte sektorene i hver kommune. Eks. bør kostnadene vedr. omsorgssytem belastes helse- og omsorg eller benytte riktig funksjon. Tilsvarende gjelder skolesystem osv. Ut fra oversikten som sendes ut i forbindelse med tertialrapportering blir det da opp til hver kommune å viderefordele disse utgiftene til riktig enhet/etat i egen kommune. Når det gjelder salgsinntekter er det her kun budsjettert med kjente inntekter. Av erfaring blir det tilført ytterligere salgsinntekter i form av tilskudd og skjønnsmiddler på diverse prosjekter. Driftskostnader fordelt pr. kommune etter fordelingsnøkkel (40% flatt, 60% innbygger) SUM Stjørdal Selbu Meråker Frosta Tydal 23 723 11 746 3 648 3 006 3 050 2 273 Side18

Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2015 FELLES INVESTERINGSTILTAK I VÆRNESREGIONEN IT ANSVARSOMRÅDE 825900 investering IT Ansv. Tekst Oppr. 2014 2015 2016 2017 2018 Merkn. 825900 Sum investering 5 000 100 100 100 100 1 1. Det antas at framtidig investeringsbehov vil ligge på omtrent samme nivå i årene framover. Her er det tatt høyde for nye teknologiske løsninger innenfor sikkerhet, integrasjoner, ny programvare og maskinvare. Investeringsbudsjett fordelt pr. kommune i økonomiplanperioden. (Fordelingsnøkkel: 40% flatt, 60% innbygger) SUM Stjørdal Selbu Meråker Frosta Tydal 5 100 2 504 801 650 653 492 Side19

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4635-1 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 45/14 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR Skatteoppkreverkontor - 1. tertialrapport 2014 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: 1.tertialrapport 2014 Saksopplysninger Viser til vedlegg. Side20

Værnesregionen skatteoppkreverkontor 1 tertial - 2014 Tertialrapporten gir en kortfattet oversikt over driften ved Værnesregionen skatteoppkreverkontor for perioden januar-april 2014. Hertil gis informasjon om virksomhetens økonomiske status. 1. Overordnede aktiviteter - Organisering vurderes fortløpende. Fokus på og få maks ut av ressursene vi råder over og at faglige mål nås. Utfordringer med sykefravær gjør at vi må omdisponere internt og vurdere situasjonen fortløpende med tanke på vikar/rekruttering. - Nye mål satt for inneværende år sammen med Skatt Midt-Norge (styringsdialog) - Faglig fokus på lønnsinnberetning fra arbeidsgiverne i perioden. - Deltatt på kurs 2. Personal Vi har holdt en HMS samling med sosial aktivitet i perioden. Det er gjennomført medarbeidersamtaler og de forhold som der er tatt opp behandles. Fraværet er stort med 1 årsverk helt ut og et annet usikkert. Det er legemeldt og ikke arbeidsrelatert. Vi vil vurdere total situasjonen i løpet av neste tertial. 3. Økonomi Fakturert beløp er i henhold til budsjett med fordeling og vil bli avregnet på 3 tertial. Regnskapet er kr. 88 under budsjett som da er det justerte budsjettet med innsparinger vedtatt i Regionrådet. Gebyrinntekter beregnes og fordeles manuelt i etterkant til den enkelte kommune ut ifra aktivitet. Disse fremgår ikke av regnskapet og er heller ikke medtatt i budsjettet til skatteoppkreveren. Side21

1 tertial 2014 (jan-apr) Regnskap Per.b(end) Regnskap Buds(end) 2014 2014 2013 2013 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER 1 499 1.554 1.782 4.797 11 KJØP AV VARER OG TJENESTER 246 261 244 903 14 OVERFØRINGER 26 44 35 149 Sum utgifter 1.771 1.859 2.061 5.849 4. Resultatvurdering (brukernivå) Vi er i noenlunde rute i forhold til de krav og mål som er satt opp. Fravær gjør at vi ligger noe etter, men det anses og skulle gå greit frem til 31.12 der vi blir målt. Avdeling betaling og regnskap er à jour og i rute med avstemming av lønnsinnberetning fra arbeidsgiverne og kommende skatteoppgjør. 22 mai 2014 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Side22

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4635-2 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR Skatteoppkreverkontor - Budsjettforslag 2015 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: Budsjettforslag og økonomiplan 2015-2018 Saksopplysninger Viser til vedlegg. Side23

ANSVARSOMRÅDE 166 - Værnes regionen skatteoppkreverkontor I. Status (hva er oppnådd og hvilke utfordringer står vi overfor) Kontoret er godt etablert og fungerer og leverer gode resultater. Vi dekker 5 kommuner. Kontoret disponerer 8 årsverk (7,5 i bruk) og er inndelt i to grupper. En for betaling og regnskap og en for innkreving. I tillegg har skatteoppkreveren det faglige ansvaret for arbeidsgiverkontrollen som er en egen enhet med flere kommuner. Dette ivaretas gjennom en styringsgruppe der alle skatteoppkreverne deltar. Arbeidsmiljøet er godt og det er etablert egen HMS gruppe. Vi er en IA-bedrift. Vi ser en stadig utvikling i datasystemet, og at prosesser blir enklere i så måte. Siden høsten 2013 er en hel stilling holdt vakant men halve stillingen er beholdt i budsjettet for 2014. En ny vurdering om vi skal beholde denne tas medio 2014. Usikkerhet grunnet annet stort sykefravær og mulig aldersmessig avgang gjør at vi allerede nå vil innstille på og beholde denne halvstillingen også i 2015. Så får vi finne en intern løsning på dette og vurdere utlysing fast/midlertidig. Det kommer flere nyheter til neste år som kan få effekt for oss, og det innebærer en ny vurdering på et senere tidspunkt. Spesielt gjelder dette A-ordningen som er en ny innberetnings- ordning for arbeidsgivere. Det kan medføre et mindre ressursbehov for oss lokalt, men det er for tidlig og si. Erfaringsmessig tar det lang tid før en ny ordning setter seg og vi kan få mer og gjøre før det starter og fungere etter hensikten. II. Mål Generelle mål 2015-2018: 1. Kontoret som helhet: Inngår i en verdibasert kultur og vi har definert hvordan vi ønsker at det skal være internt hos oss på kontoret. Dette følges opp. Det er bred ekstern kontakt og det er viktig og være bevisst på den rollen vi har og hvordan vi fremstår utad. Det settes kontinuerlig fokus på kompetanse og hensiktsmessig organisering. 2. Avdeling betaling og regnskap: Det overordnete mål for avdelingen er og holde skatteregnskapet og reskontro så korrekt og à jour som mulig til enhver tid. Herunder inn og utbetalinger, registrering av krav, avregning og skatteoppgjør. I tillegg har avdelingen all kontormessig kontroll med innberetning av lønn og arbeidsgiveravgift ifra arbeidsgivere. Kontrollen skal bidra til at arbeidsgiverne etterlever reglene og sikre riktig beskatning. Side24

3. Avdeling innkreving: Det overordnete mål for avdelingen er at innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen. Gjennom styringsdialog med staten skal vi sette mål for hver periode. Måletidspunktet er 31.12 året etter inntektsåret. Dette følges opp kontinuerlig gjennom året. Konkrete mål (for 2015 og senere i perioden): Det settes konkrete årlige mål som i styringsdialog med Skatt Midt-Norge som faglig overordnet og reviderende kontrollenhet. Det er definert følgende delmål ut ifra de generelle mål: (detaljer ikke tatt med) 1. Kontoret som helhet: - Vurdere og følge opp organisering og ressurssituasjonen nøye. - Ta i bruk mulige kompetansetiltak - Fortsatt tiltak for et godt arbeidsmiljø 2. Avdeling betaling og regnskap: - Være à jour til enhver tid - Internkontroll skal være en naturlig del av den daglige driften - Bidra til og øke rettidig og riktige innlevering av oppgaver fra arbeidsgivere - Holde god kontakt med lokale regnskapsførere - Øke kompetansen på avdelingen og sikre overlapping på alle oppgaver - Bidra til utplukk av kontrollobjekter 3. Avdeling innkreving: - Måloppnåelse på de krav til innkrevingsresultat som er satt i styringsdialog - Ta i bruk sanksjonsmuligheter og anmeldelse mv. - Ha interne møter for og sikre fremdrift og fokus III Endringer i økonomiplanperiode Det er lagt inn en forventet lønnsøkning på 3,3 % fra 2014 til 2015, og ingen lønnsøkning senere i økonomiplanperioden. Ikke lagt inn prognoserte endringer i befolkningsvekst og vekst i antall arbeidsgivere. Ansv. Tekst Oppr. 2014 2015 2016 2017 2018 Merkn. 166 Værnes regionen skatt 5 569 5 728 5 728 5 728 5 728 Endringer fra år til år 0 0 Endringer med utg.pkt. i 2014 +159 0 0 0 Side25

166 Værnes regionen skatteoppkreverkontor Det er justert for lønnsøkning på 3,3 % fra 2014 til 2015. Det er lagt inn en økning i sats for pensjonspremie KLP (14,8 %) En halv stilling i vakanse p.t. beholdes. Det understrekes at dette kun er budsjett tall. IV Budsjettforslag 2014: 1. Økonomi Regnskap 31.12.13 Budsjett 2014 Budsjett 2015 000-099 Lønn 4 626 4 662 4 875 100-299 Kjøp av varer tjenester (I) 711 907 853 SUM UTGIFTER 5 337 5 569 5 728 700-799 Refusjoner -5 337-5 569-5 728 NETTO 0 0 0 Fordeling av netto kostnader (minus refusjoner) til kommunene i økonomiplanperioden: Budsjett 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Stjørdal 2 458 2 458 2 458 2 458 2 458 Malvik 1 539 1 539 1 539 1 539 1 539 Selbu 644 644 644 644 644 Tydal 331 331 331 331 331 Frosta 505 505 505 505 505 TOTALT 5 483 5 483 5 483 5 483 5 483 (Kommunenes kostander er beregnet etter vedtatt fordelingsnøkkel: Kostnader ved skatteoppkreverkontoret fordeles etter følgende nøkkel: 22,5 % fast og 77,5 % etter innbyggertall. Side26

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4636-1 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 47/14 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR Lønn/Regnskap - 1. Tertialrapport Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: 1. tertialrapport 2014. Saksopplysninger Viser til vedlegg. Side27

Tertialrapport 1. tertial Værnesregionen lønn/regnskap Tertialrapport 2014 1.tertial Værnesregionen lønn/ regnskap Side28

Tertialrapport 1. tertial 2014- Værnesregionen lønn/regnskap www.varnesregionen.no 1. Generell informasjon: Vi er nå inne i vårt 6 driftsår. Situasjonen er stabil og den daglige drift er under god kontroll. Vi har kommet godt i gang med elektronisk faktura både på inngående og utgående faktura i første kvartal 2014. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 830 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Økonomi Regnskap 30.04.14 Budsjett 30.04.14 Avvik 000-099 Lønn 4466 4478-13 100-299 Kjøp av varer og tjenester 1051 890 161 300-399 Kjøp av tjenester 0 100-100 400-499 Overføringer 75 73 2 500-599 Finansutgifter 0 0 0 Sum utgifter 5592 5541 50 600-699 Salgsinntekter -2529-2355 -173 700-799 Statstilskudd -2688-2747 59 800-899 Finansinntekter -44-10 -34 Sum inntekter -5261-5112 148 Netto 331 429-98 3. Forklaring på avvik Regnskap for 1.tertial 2014 ser greit ut. Utgifter på 100-299 ligger noe over budsjett. Dette skyldes økte innfordringskostnader, men dette må sees i sammenheng med at inntektene med innfordring også har økt. Inntektene har økt mer enn kostnadene, noe som gjør at den økonomiske status for enheten er under kontroll. Side29

Tertialrapport 1. tertial 2014- Værnesregionen lønn/regnskap www.varnesregionen.no For øvrig er det noe vanskelig å gi ytterligere kommentarer om kostnader/ inntekter da vi er tidlig i året, og en del utgifter og inntekter først kommer ved årets slutt. Men ut fra det som er kjent, er regnskapstallene som forventet. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig 5. Årspronose Vi bør klare å levere et resultat med mindreforbruk for kommunene. Størrelsen på mindre forbruket er det vanskelig å spesifisere da en del utgifter kommer først på slutten av året. 6. Sykefravær 3,6 % etter 1.tertial 2014. Side30

Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2014/4636-2 Saksbehandler: Marthe Abelsen Strømmen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 48/14 11.06.2014 Regionrådet Værnesregionen 25.06.2014 VR Lønn/Regnskap - Budsjettforslag 2015 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: Budsjettforslag og økonomiplan 2015-2018 Saksopplysninger Viser til vedlegg. Side31

ANSVARSOMRÅDE 830000-830000. Værnesregionen lønn/regnskap I. Status (hva er oppnådd og utfordringer vi står overfor) Forholdet mellom tilgjengelige resurser og omfang av arbeidsoppgaver har de siste år vist en større grad av harmonisering. Dette skyldes at tjenesten er godt inne i driftsfasen, og det er gjort en god jobb med å utvikle gode rutiner i det daglige arbeid. Dette er kontinuerlig arbeid som vi fremdeles ser utviklingsmuligheter i. Arbeidet må skje i samarbeid med våre 4 kommuner og 12 andre selskaper. Vi har utarbeidet en egen handlingsplan for tjenesten. Denne bygges rundt de mål som er satt for samarbeidet. Dette gjelder blant annet redusert sårbarhet og økt kompetanse (se nedenfor). Vårt fokus i tiden framover vil være i tråd med de overordnete mål for samarbeidet. Vi skal ha fokus på redusere sårbarheten, få økt kompetansen og forbedre effektiviteten. Dog er det slik at vår effektivitet er avhengig av et tett samarbeid med de kommuner og selskaper vi skal levere tjenester til. Dette framgår også av vår målstruktur. II. Mål Generelle mål (2014-2017): I handlingsplanen som er utarbeidet har vi følgende generelle arbeidsmål, der det er tatt utgangspunkt i grunnlaget for tjenestesamarbeidet: 1) Vi skal levere kostnadseffektive tjenester 2) Vi skal yte god service 3) Vi skal levere korrekte tjenester til rett tid 4) Vi skal redusere sårbarheten i tjenesteproduksjonen 5) Vi skal ha et godt arbeidsmiljø Konkrete mål (for 2015 og senere i perioden): (ses i forhold til ovennevnte punkter på generelle mål) 1) Ta i bruk IT- verktøy (travel expence, e-handel). Utarbeidelse av felles rutiner for alle kommuner. Kontinuerlig kompetanseheving 2) Vi arbeider for å være mest mulig tilgjengelig for interne / eksterne brukere (kontinuerlig). Ha medarbeidere med høy faglig kompetanse Være tydelig i våre krav ut til interne /eksterne brukere Levere korrekte tjenester til rett tid (kontinuerlig) Bidra med opplæring i kommuner og selskaper (kontinuerlig) 3) Vi skal ha et høyt kompetansenivå (kontinuerlig) Etterlevelse av respekt for frister Høy grad av informasjonsutveksling (intern /eksternt) (kontinuerlig) Et stabilt og godt IT-verktøy Side32