Møteinnkalling. Arbeidsutvalget Værnesregionen. Formannskapssalen, Stjørdal Rådhus

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 12: Arbeidsutvalget Værnesregionen Formannskapssalen, Stjørdal Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes hjemmeside; Stjørdal, 11. november 2016 Tore Rømo leder Rune Hegge sekretær -1-

2 Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 104/16 Orienteringer: - Status og videre fremdrift i forhandlinger med HNT om ny avtale med VR DMS o Runar Asp - Orientering om forholdet driftsavtale/vertskommuneavtale for NAV Værnesregionen o Runar Asp - Orientering om prosjekt Helsehus Stjørdal o Hans Fredrik Selvaag - Digitalisering i Værnesregionen o Stig Roald Amundsen - Orientering om ny web-løsning for VR o Elin Wikmark Darell PS 105/16 VR Sekretariatet - Budsjett /1396 PS 106/16 VR Skatteoppkrever - Budsjett /1389 PS 107/16 VR Varit - Budsjett /1388 PS 108/16 VR NAV - Budsjett /7035 PS 109/16 VR Innkjøp - Budsjett /1395 PS 110/16 VR lønn/regnskap- Budsjett /1390 PS 111/16 Eventuelt PS 112/16 Godkjenning av møteprotokoll -2-

3 PS104/16Orienteringer -3-

4 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 105/ Regionrådet Værnesregionen VR Sekretariatet - Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Budsjett 2017 godkjennes Vedlegg: Vedlegg: VR Sekretariatet - Budsjett

5 BUDSJETTFORSLAG 2017 VÆRNESREGIONEN SEKRETARIATET -5-

6 1) Status Det er fortløpende fokus på saker som behandles i AU og RR. Betydelige ressurser brukes til koordinering av saker som skal opp til behandling samt oppfølging etter møter samt utvikling av nye tjenesteområder. Arbeidet med informasjon og kommunikasjon, samt regional utvikling og interessepolitikk, er forutsatt økt når bemanningen i sekretariatet er på 2 personer igjen. Andre regioner som jobber med interkommunalt samarbeid søker jevnlig informasjon hos VR og det har vært brukt, og må påregnes, bruk av ressurser til informasjon og representasjon. 2) Mål Generelle mål: I tråd med vedtektene for regionsamarbeidet i VR, bidra til å: 1. Ivareta deltagernes og regionens interesser for å bedre tjenestetilbudet til innbyggerne, styrke og ivareta eksisterende arbeidsplasser og initierer nye prosjekter som kan gi et bredere og mer variert sysselsettingstilbud i regionen 2. Bidra til at de kvalitative sider ved å bo i samarbeidsregionen styrkes 3. Utvikle en tjenesteregion hvor oppgavene også løses på tvers av kommunegrensene 4. Styrke og videreutvikle regionen gjennom konkrete samarbeidsprosjekter 5. Være et talerør overfor de regionale og sentrale myndigheter i saker av felles interesse Konkrete mål (for 2017 og senere i perioden): Noen mål for sekretariatet: 1. Delta aktivt i utviklingsprosjekter både på tjenesteutvikling og regional utvikling. 2. Følge opp arbeidet med regional utvikling i tråd med SNP. 3. Sikre god koordinering av fellesaktiviteter i VR. 4. Fremme samarbeidsavtaler både på nye og eksisterende fellestjenester. 5. Bistå i arbeidet informasjon og kommunikasjon både internt og eksternt. -6-

7 3) Budsjettforslag 2017 BUDSJETT SEKRETARIAT, KORRIGERT Regnskap Budsjett Budsjett LØNN OG SOS.UTGIFTER KJØP AV VARER OG TJENESTER KJØP TJENESTER SOM ERSTATTER KOMM. EGEN OVERFØRINGER FINANSUTGIFTER A Sum utgifter SALGSINNTEKTER (minus art 1690) REFUSJONER (minus art 1750) OVERFØRINGER FINANSINNTEKTER -193 B Sum inntekter C = A-B. Til fordeling på kommunene STJØRDALS ANDEL (art 1690) MALVIKS ANDEL (art 1750) SELBUS ANDEL (art 1750) MERÅKERS ANDEL (art 1750) FROSTAS ANDEL (art 1750) TYDALS ANDEL (art 1750) D Sum utfakturert kommunene E T O T A L T Fordelingsnøkkel VR Sekretariatet: 40 % fast og 60 % etter innbyggertall Utover lønnsøkning så er det ikke lagt opp til økte utgifter i budsjettet. Alle reduksjoner fra fjorårets budsjett videreføres også for 2017 da det det ikke forventes betydelig økt aktivitet i sekretariatet i Utover dette er det kun snakk om mindre justeringer og omposteringer. Det foreligger ikke formelle tilsagn på eksterne midler for 2017 og senere, men det er likevel lagt inn samme nivå som i budsjett Budsjettet for 2017 er redusert med 1 % ut over opprinnelig forslag til budsjett for enheten. I tillegg har ikke sekretariatet justert kostnader for kjøp av varer og tjenester tilsvarende lønns og prisvekst for årene 2015, 2016 og 2017, og har dermed også innsparinger på utgiftssiden relatert til dette. -7-

8 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 106/ Regionrådet Værnesregionen VR Skatteoppkrever - Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Budsjett 2017 godkjennes Vedlegg: Vedlegg: VR Skatteoppkrever - Budsjett

9 BUDSJETTFORSLAG 2017 VR SKATTEOPPKREVERKONTOR -9-

10 Værnesregionen skatteoppkreverkontor - budsjettforslag Status Skatteoppkreverkontoret har vært igjennom en rekrutteringsprosess da vi hadde en naturlig avgang og vi erstattet vakanse i Vi er nå allikevel 1 årsverk mindre enn da vi startet samarbeidet i 2008 og vi anser dette nivået og være riktig pr. i dag. Vi stiller nå med nye tanker og ideer rundt arbeidet og innkrevingen og det er spennende og se hvordan det vil slå ut resultatmessig og ellers. Vi er også i gang med en ny gjennomgang av de interne rutinene. Vi ser allerede at vi er i ferd med og komme etter og nå resultatkravene for Mål Generelle mål: 1. Kontoret som helhet: Vår verdibase er definert i en verdibasert kultur, og vi har definert hvordan vi ønsker at det skal være internt hos oss på kontoret. Dette følges opp. Det er bred ekstern kontakt og det er viktig og være bevisst på den rollen vi har og hvordan vi fremstår utad. Det settes kontinuerlig fokus på kompetanse og hensiktsmessig organisering. 2. Avdeling betaling og regnskap: Det overordnete mål for avdelingen er og holde skatteregnskapet og reskontro så korrekt og à jour som mulig til enhver tid. Herunder inn og utbetalinger, registrering av krav, avregning og skatteoppgjør. Følge opp mangler i A-melding. Ansvarlig fagleder regnskap. 3. Avdeling innkreving: Det overordnete mål for avdelingen er at innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen. Jfr. skatteoppkreverinstruks. Gjennom styringsdialog med staten skal vi sette mål for hver periode. Måletidspunktet er året etter inntektsåret. Dette følges opp kontinuerlig gjennom året av fagleder innkreving. Konkrete mål: Det settes konkrete årlige mål som i styringsdialog med Skatt Midt-Norge som faglig overordnet og reviderende kontrollenhet. Det er definert følgende delmål ut ifra de generelle mål: (detaljer/tall ikke tatt med) -10-

11 1. Kontoret som helhet: - Vurdere og følge opp organisering og ressurssituasjonen nøye. - Ta i bruk mulige kompetansetiltak - Tiltak for et godt arbeidsmiljø 2. Avdeling betaling og regnskap: - Være à jour til enhver tid - Internkontroll skal være en naturlig del av den daglige driften - Bidra til riktig innlevering av oppgaver fra arbeidsgivere i A-melding - Holde god kontakt med lokale regnskapsførere - Holde på kompetansen på avdelingen og sikre overlapping på alle oppgaver 3. Avdeling innkreving: - Måloppnåelse på de krav til innkrevingsresultat som er satt i styringsdialog. Ta ut og bruke restanselister aktivt - Ta i bruk hele verktøykista med sanksjonsmuligheter og anmeldelse mv. - Ha interne møter for og sikre fremdrift og fokus 3. Endringer i økonomiplanperiode Tekst Oppr Merkn. Værnesreg. skatt Budsjettforslag 2017 Gebyrinntekter kommer i tillegg og er holdt utenom budsjettet da det gjøres opp direkte med den enkelte kommune. Det er lagt inn lønnstillegg med virkning fra mai som alle -11-

12 enhetene i VR har blitt enige om. Det ble ikke budsjettert slik året før. Det er kommet krav om innsparing fra AU og det er lagt inn. Det berører driftsbudsjettet, men anses ikke og skulle ha direkte virkning på tjenestetilbudet. Regnskap Budsjett Budsjettforslag LØNN OG SOS.UTGIFTER KJØP AV VARER OG TJENESTER A Sum utgifter SALGSINNTEKTER (minus art 1690) REFUSJON SYKEPENGER B Sum egne inntekter C = A-B. Til fordeling på kommunene MALVIKS ANDEL (art 1690) STJØRDALS ANDEL (art 1750) TYDALS ANDEL (art 1750) SELBUS ANDEL (art 1750) FROSTAS ANDEL (art 1750) D Sum E T O T A L T

13 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Elin W. Darell Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 107/ Regionrådet Værnesregionen VR Varit - Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Budsjett 2017 for VR VARIT vedtas. Vedlegg: VR Varit - Budsjett 2017 Saksopplysninger Se vedlegg! -13-

14 Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2017 Budsjett / økonomiplan 2017 Værnesregionen IT -14-

15 Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2017 Værnesregionen IT VARIT I. STATUS Informasjons- og kommunikasjonsteknologien framstår i dag som et av de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Nasjonalt er det stort politisk engasjement for digitalisering av sektoren, og det vil komme krav om å ta i bruk nasjonale komponenter for å løse dette. Værnesregionen har kommet langt når det gjelder å utnytte teknologi i sin tjenesteproduksjonen. Dette er med på å gi kommunene et godt omdømme og konkurransefortrinn i mange sammenhenger. Enheten er fokusert på å yte god og riktig service til alle kommunene. Driftsmiljøet er stabilt, og kompetansen og samholdet i enheten er meget god. II. MÅL Generelle mål Bidra til at kommunene får økt kompetanse og redusert sårbarhet. Legge til rette for at kommunene utnytter eksisterende og nye digitale verktøy. Dette for å oppnå effektiviseringsgevinster og bedre ressursutnyttelse. Være pådriver for samhandling og standardisering i Værnesregionen i tråd med nasjonale føringer. Levere stabil og sikker drift. Sørge for at sikkerheten tilenhver tid er ivaretatt. Etablere responssenter for velferdsteknologi som kan ta driftsansvar for flere kommuner. Konkrete mål for 2017 og senere i perioden Benytte den nasjonale ID-porten til all innbygger-pålogging. Få på plass en strategi for hvilke løsninger som skal etableres i skyen. Nye portaler, intranett mm. og hjemmesider. Ny telefoniløsning utfasing av eksisterende sentraler.. Videreutvikle IT-Hjelpa for bedre service til brukerne. Videreutvikle mobile løsninger for bedre nytteverdi og økt fleksibilitet. Etablere felles responssenter. -15-

16 Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2017 III ENDRINGER I VEDTATTE ØKONOMIPLANPERIODE Totale budsjettramme - utgifter. Ansv Tekst Oppr Mer kn. IT-felleskostnader Enring i perioden Innenfor området for tjenestesenteret for Værnesregionen IT er det stipulert lønnsøkning på 2,2% for kap 4 og 2,4% i kap 5 og 3 for Økning utover dette skyldes: I 2016 ble det etablert driftssenter for overvåking av elektroniske meldinger. Oppstartsår ble finansiert via skjønnsmiddler. I 2017 er det tatt høyde for lønn og vaktordning for driftssenteret. Nye moduler på flere fagsystemer samt økning i lisenser medfører kostnadsøkning, eks. system ehandel, økonomi/lønn, Microsoft mm. Aktivitetsnivået i Værnesregionen er høyt og kommunene tar stadig i bruk nye digitale verktøy og integrasjonsløsninger for å oppnå gevinster internt. Dette fører til økte utgifter i form av lisenser og programvare. Dette er vedlikehold for omsorgssystem, skolesystem, turnussystem, økonomi/lønn etc. Noen av disse kostnadene skal igjen viderefordeles ut på de enkelte sektorene i hver kommune. Eks. bør kostnadene vedr. omsorgssytem belastes helse- og omsorg eller benytte riktig funksjon. Tilsvarende gjelder skolesystem osv. Ut fra oversikten som sendes ut i forbindelse med tertialrapportering blir det da opp til hver kommune å viderefordele disse utgiftene til riktig enhet/etat i egen kommune. Når det gjelder inntekter er det her kun budsjettert med kjente inntekter. Av erfaring kan det bli tilført ytterligere inntekter i form av tilskudd og skjønnsmiddler på diverse prosjekter. Gevinster som kvalitet, effektivisering og bedre ressursutnyttelse som oppnås ved økt digitalisering hentes ikke ut på IT-budsjettet, men ute i hver enkelt kommune og enhet. -16-

17 Værnesregionen IT budjett/økonomiplan 2017 ANSVARSOMRÅDE investering IT Ansv. Tekst Oppr Merkn Sum investering Endring i perioden Økning skyldes behov for fornying av infrastruktur som lagringssystem mm. I tillegg er det tatt høyde for nasjonale krav og nye teknologiske løsninger innenfor sikkerhet, integrasjoner, ny programvare og maskinvare. Investeringsbudsjett fordelt pr. kommune i økonomiplanperioden. (Fordelingsnøkkel: 40% flatt, 60% innbygger) SUM Stjørdal Selbu Meråker Frosta Tydal

18 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 108/ Regionrådet Værnesregionen VR NAV - Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: Budsjett 2017 for VR NAV vedtas Vedlegg: Vedlegg: VR NAV - Budsjett

19 BUDSJETTFORSLAG 2017 NAV VÆRNESREGIONEN -19-

20 1. Status NAV Værnes har det siste året omorganisert oss til å bli ett kontor for 5 kommuner. Vi har spesialisert mer og vi har organisert oss med egne team som jobber kun med blant annet flyktninger og ungdom. Dette gjør vi for å bli bedre på å avdekke årsak til den situasjonen man er i og veilede bedre mot å bli selvhjulpen. Det å budsjettere økonomisk sosialhjelp er krevende, ettersom innbyggerne som sokner til NAV Værnes (Tydal, Selbu, Stjørdal, Frosta og Meråker kommune) har juridisk krav på penger til bolig og livsopphold, dersom man ikke er selvhjulpen med arbeidsinntekt eller andre trygdeytelser. Det er flere faktorer som styrer forbruk av økonomisk sosialhjelp og de største faktorene er utviklinger i arbeidsmarkedet, boligpriser og økt innvandring. Statistisk sentralbyrå (SSB) har beregnet forbruk av økonomisk i alle kommuner i mange år. Tabell 2 viser tallene fra de kommunene vi kan sammenligne oss med henhold til geografi og innbyggertall. Vi ser av tabellen at det er kun Levanger som har lavere forbruk av økonomisk sosialhjelp enn Stjørdal i Vi har ikke tall for 2016 pt, men trenden er at forbruket av økonomisk sosialhjelp øker i hele Norge. Tabell 2: Forbruk økonomisk sosialhjelp 2015 i kommuner med relativ lik størrelse: Kommune Innbyggere Forbruk øk sos hjelp 2015 Snittkost pr innbygger Trondheim Verdal Steinkjer Malvik Stjørdal Levanger Kilde: SSB tabell og tabell Tabell 3 viser forbruk økonomisk sosialhjelp de fem kommunene i NAV Værnes. Til informasjon har Frosta, Meråker, Selbu og Tydal budsjettert ift kostratall 2016 og alle disse kommunene ligger på eller under budsjett 1 halvår Tabell 3: Forbruk økonomisk sosialhjelp 2015 i kommunene som tilhører NAV Værnes: Kommune Innbyggere Forbruk øk sos hjelp 2015 Snittkost pr innbygger Tydal Meråker Frosta Stjørdal Selbu Kilde: SSB tabell og tabell

21 2. Mål NAV Værnes har som mål å bremse utviklingen i bruken av økonomisk sosialhjelp. Dette for å bedre kommuneøkonomien og ikke minst for å bedre livssituasjonen til de innbyggerne som mottar økonomisk sosialhjelp siden dette ikke er en god langsiktig løsning for noen. NAV Værnes jobber for å få bedre tjenester til våre brukere ved at flere blir økonomisk selvhjulpen. Vi ønsker å bremse utviklingen i forbruket av økonomisk sosialhjelp og gjør følgende grep: 1) Tettere oppfølging av de som mottar økonomisk sosialhjelp. Vi ser behov for å være mye tettere på ungdommer og flyktningene for at disse ikke skal bli langtidsmottakere for økonomisk sosialhjelp og vi derfor økt bemanningen for disse to gruppene på bekostning av ressursene som jobber med eldre som mottar økonomisk sosialhjelp. Med NAV Værnes har vi blitt et større fagmiljø og mer robust enn tidligere. 2) Det er nødvendig å få flere av de som mottar økonomisk sosialhjelp over i aktivitet. Vi har pt 15 kommunale lavterskel tiltaksplasser og med over 100 personer som mottar økonomisk sosialhjelp er det opplagt for lavt antall plasser. Vi får flere av disse i statlige tiltak, men også her er det mangel på plasser slik at vi estimerer at ca 40 personer som mottar økonomisk sosialhjelp er frisk nok til å være i tiltak, som vi ikke har plasser til. 3) Prosjekt for lavinntektsfamilier. Arbeids og sosialdirektoratet har utviklet et prosjekt i samarbeid med høgskolen i Akershus med mål om å redusere utviklingen i antall lavinntektsfamilier og barnefattigdom. NAV Værnes er ett av 30 kontor i Norge, som er valgt ut til å delta i prosjektet og mottar midler som dekker 1,5 av de 2 stillingene som kreves for å være med. 4) Fokus på langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp. Vi antar at med bedre kartlegging av helse til flere av de som er langtidsmottakere av økonomisk sosialhjelp, vil vi avdekke rettigheter til Arbeidsavklaringspenger eller Uføretrygd. 5) Kvalitetssikre alle vedtak. Alle vedtak på økonomisk sosialhjelp kvalitetssikres gjennom at det er dedikerte personer som godkjenner alle vedtak. Dette sikrer at vi har god kontroll på alle utbetalinger og at det ikke godkjennes mer enn det som man juridisk har krav på. -21-

22 3. Budsjettforslag 2017 Fordelingen mellom stat og kommune er avtalt, men hvor mye hver enkelt kommune skal betale dvs fordelingsnøkkel ble endelig bestemt i driftsavtale etter vi la inn første budsjettforslag. Fordelingsnøkkelen er justert marginalt, eksempelvis så hadde Stjørdal i første oppsett 65% av utgiftene mens det nå er 66,2%. VR NAV har ikke et vedtatt budsjett for 2016 inkl. sosialhjelp. Det er derfor uhensiktsmessig å sammenstille budsjettforslag 2017 mot tidligere år. Et par momenter bør likevel nevnes: Lønnsposter er justert med 2,2 % i henhold til antatt resultat av lønnsoppgjør 2017 (med virkning fra 01.mai 2017) -22-

23 Vårt første budsjettforslag på økonomisk sosialhjelp er basert på kommunenes utbetaling 1.halvår For Stjørdal spesielt medførte det en betydelig økning, men en delforklaring til økningen er at saldering i forhold til økt integreringstilskudd ikke er gjennomført. På oppfordring har vi i dette budsjettforslaget redusert budsjett for Stjørdal slik at dette stemmer med Stjørdals budsjett i Arena. Ettersom fordelingsnøkkelen er justert etter vi la inn første budsjettforslag har vi kuttet med kroner, for å komme ned på kroner i totalbudsjett for Stjørdals andel. NAV Værnes viser for øvrig til forklaringer som er gitt i budsjettforslaget og står fortsatt fast på at riktig budsjettering for Stjørdal er kroner (også økt etter ny nøkkel). Her følger en oversikt som viser hvordan budsjettsummen per kommune er fordelt ned på økonomisk sosialhjelp, lønn og drift og kvalifiseringsstønad. -23-

24 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Kjetil Nyborg Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 109/ Regionrådet Værnesregionen VR Innkjøp - Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Budsjett 2017 for VR Innkjøp vedtas. Vedlegg: Vedlegg: VR Innkjøp - Budsjett

25 BUDSJETTFORSLAG 2017 VÆRNESREGIONEN INNKJØP -25-

26 1. Status Innkjøp i VR driver fortløpende konkurranseutsetting av de største produktgruppene for kommunene i Værnesregionen. Videre driver innkjøp med rådgivning og bistand hos kommunene i forbindelse med utarbeidelse av konkurransedokumenter. Konkurransegjennomføring, kontraktsledelse og oppfølging er de aktivitetene som preger hverdagen. Rådgivning er en økende aktivitet for innkjøp, i tillegg til komplekse anskaffelsesprosesser. Værnesregionen Innkjøp har en økt arbeidsmengde grunnet strategi og økt fokus hos deltagerkommunene. Det er tilsatt 2 nye innkjøpsrådgivere, og dette har gitt oss mulighet til å gjøre et mer omfattende innkjøpsfaglig arbeid. Strategisk innkjøp innenfor gjeldende lovverk om offentlige anskaffelser Implementere felles anskaffelsespolitikk/strategi og etisk reglement Utvikle og drifte faglig nettverk i kommunene (fagråd anskaffelser) Prosjekt ehandel i Værnesregionen Drive leverandørutvikling Samarbeid med STFK, NTFK, Innherred samkommune og Inn Trøndelag 2. Mål Generelle mål I tråd med samarbeidsavtale, forprosjekt og hovedprosjekt for innkjøp i VR skal det: Etableres en profesjonell innkjøpsorganisasjon med vekt på etiske normer, miljø og riktige anskaffelser av produkter til rett kvalitet og rett pris. Stimulere leverandører i regionen til å styrke sin konkurranseevne i markedet. Fokus på produktområder med stor omsetning Opptre som en part ved eventuelt samarbeid med andre offentlige innkjøpere Oppnå forhandlingsmakt som grunnlag for å oppnå stordriftsfordeler Benytte effektive hjelpemidler for planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser Gjennom en åpen og konstruktiv dialog med leverandører søke og bruke nyttig informasjon, og innspill til å bedre kvaliteten på anskaffelsene Implementere felles anskaffelsespolitikk/strategi og etisk reglement Konkrete mål Strategiske innkjøp innenfor gjeldende lovverk om offentlige anskaffelser. Implementere felles anskaffelsespolitikk/strategi herunder styring og gjennomføring av tilhørende handlingsplan og etisk reglement. Utvikle og drifte faglige nettverk i kommunene fagråd anskaffelser. Drive leverandørutvikling. Bistå i arbeidet med lov om offentlige anskaffelser, både internt og eksternt. Videreutvikle fagmiljøet, sikre gode rammebetingelsene, sikre at medarbeiderne har best mulig kompetanse og at det er tilstrekkelig kapasitet til enhver tid. Implementering og gevinstrealisering av ehandelsprosjektet. Kompetanseheve deltagende kommuner vedrørende offentlige anskaffelser (politisk og administrativt). Være en støttespiller for at budsjetteier skal «handle smart» og bruke tildelte budsjettmidler best mulig. -26-

27 3. Endringer i økonomiplanperiode Tekst Oppr Merkn VR Innkjøp Endringer med utgangspunkt i Endringer i økonomiplanperioden skyldes: - Budsjettert med svangerskapsrefusjon i 3 måneder - Økte lisenskostnader ifbm Visma ehandel, mobil godkjenning, GLN integrasjon og konkurransegjennomføringsverktøy. - Endret fordeling av kostnader mellom de samarbeidende kommunene siden Malvik kommune har sagt opp samarbeidsavtalen fra Budsjettforslag 2017 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Budsjettforslag 2017 Lønn og sosiale utgifter Kjøp varer og tjenester Kjøp tjenester som erstatter komm.egen Overføringer Finansutgifter A Sum utgifter Salgsinntekter (minus art 1690) Refusjoner (minus art 1750) B Sum inntekter C = A-B. Til fordeling på kommunene Stjørdals andel(art 1690) Malviks andel (art 1750) Selbus andel (art 1750) Tydals andel (art 1750) Meråkers andel (art 1750) Frostas andel (art 1750) D Sum utfakturert kommunene E Totalt Budsjettet for 2017 er redusert med 1 % ut over opprinnelig forslag til budsjett for enheten som da var redusert med ,-. Totalt er budsjettet for 2017 nå redusert med ,

28 Værnesregionen Innkjøp har i tillegg ikke justert kostnader for kjøp av varer og tjenester tilsvarende lønns og prisvekst, og har dermed også innsparinger på utgiftssiden relatert til dette. Værnesregionen Innkjøp ønsker å innføre aktivitetsbasert finansiering for å dekke interne kostnader ved forvaltning av de samarbeidende kommunenes avtaler. Som følge av dette skal avtaleleverandørene innbetale f.eks 2,0 % av nettoomsetningen på avtalen(e) inngått av Værnesregionen Innkjøp. Leverandør skal utbetale beløpet halvårig til Værnesregionen Innkjøp. Omsetning på pr år, gir en potensiell inntektskilde på ,- pr år ved 2 %. Hovedgrunnen for å innføre en slik aktivitetsbasert finansiering, er for å få betalt fra eksterne aktører som deltar på våre anbudskonkurranser. -28-

29 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Ketil Aas Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen Arbeidsutvalget Værnesregionen 110/ VR lønn/regnskap- Budsjett 2017 Rådmannens forslag til vedtak: Budsjett 2017 for VR lønn/regnskap vedtas Vedlegg: VR lønn/regnskap- Budsjett

30 ANSVARSOMRÅDE Værnesregionen lønn/regnskap I. Status (hva er oppnådd og utfordringer vi står overfor) Forholdet mellom tilgjengelige resurser og omfang av arbeidsoppgaver har de siste år vist en større grad av harmonisering. Dette skyldes at tjenesten er godt inne i driftsfasen, og det er gjort en god jobb med å utvikle gode rutiner i det daglige arbeid. Dette er kontinuerlig arbeid som vi fremdeles ser utviklingsmuligheter i. Arbeidet må skje i samarbeid med våre 4 kommuner og 12 andre selskaper. Vi ser at vi får en mer og mer sentral rolle i forhold til alle de elektroniske verktøy som er tatt i brus, tas i bruk eller vil bli tatt i bruk på et senere tidspunkt. Mye arbeid med grunndata og brukerstyring. Vi har utarbeidet en egen handlingsplan for tjenesten. Denne bygges rundt de mål som er satt for samarbeidet. Dette gjelder blant annet redusert sårbarhet og økt kompetanse (se nedenfor). Vårt fokus i tiden framover vil være i tråd med de overordnete mål for samarbeidet. Vi skal ha fokus på redusere sårbarheten, få økt kompetansen og forbedre effektiviteten. Dog er det slik at vår effektivitet er avhengig av et tett samarbeid med de kommuner og selskaper vi skal levere tjenester til. Dette framgår også av vår målstruktur. II. Mål Generelle mål ( ): I handlingsplanen som er utarbeidet har vi følgende generelle arbeidsmål, der det er tatt utgangspunkt i grunnlaget for tjenestesamarbeidet: 1) Vi skal levere kostnadseffektive tjenester 2) Vi skal yte god service 3) Vi skal levere korrekte tjenester til rett tid 4) Vi skal redusere sårbarheten i tjenesteproduksjonen 5) Vi skal ha et godt arbeidsmiljø Konkrete mål (for 2017 og senere i perioden): (ses i forhold til ovennevnte punkter på generelle mål) 1) Ta i bruk IT- verktøy. Utarbeidelse av felles rutiner for alle kommuner. Kontinuerlig kompetanseheving 2) Vi arbeider for å være mest mulig tilgjengelig for interne / eksterne brukere (kontinuerlig). Ha medarbeidere med høy faglig kompetanse Være tydelig i våre krav ut til interne /eksterne brukere Levere korrekte tjenester til rett tid (kontinuerlig) Bidra med opplæring i kommuner og selskaper (kontinuerlig) 3) Vi skal ha et høyt kompetansenivå (kontinuerlig) Etterlevelse av respekt for frister Høy grad av informasjonsutveksling (intern /eksternt) (kontinuerlig) -30-

31 Et stabilt og godt IT-verktøy 4) Alle oppgaver må kunne utføres av flere Vi må formidle eksisterende og ny faglig kompetanse til flere (kontinuerlig). 5) Trivsel på arbeidsplassen Et arbeidsmiljø preget av åpenhet, lojalitet og respekt III Endringer i økonomiplanperiode Det er lagt inn en forventet lønnsøkning på 2,2 % med virkning fra , og ingen lønnsøkning senere i økonomiplanperioden. Det er ikke lagt inn prognoserte endringer i antall lønns- og trekkoppgaver eller antall fakturaer (jfr fordeling av kostnader mellom kommunene). Ansv. Tekst Oppri Merkn. 830 Værnesregionen Endringer fra år til år -514 Endringer med utgpkt i , Værnesregionen lønn/regnskap. Ved 1 gangs framlegging av budsjett for AU ble det lagt fra et budsjett med en reduksjon i lønnskostnader på 0,4 årsverk i 8 måneder vil være et prøveår på om dette kan være en permanent reduksjon. Denne reduksjonen samt noen øvrige kostnadsreduksjoner ga en reduksjon til 1 gangs behandling av budsjett på kr for kommunene i forhold til budsjett for Etter behandling i AU er budsjettet ytterligere redusert med kr i kommunene sin andel. Dette utgjør noe over 1 % ytterligere reduksjon. Total reduksjon er da kr i forhold til budsjett for Økning i kostnader på kjøp av tjenester, skyldes økte kostnader vedrørende innfordring av kommunale krav som igjen viser seg i økte inntekter på innfordring av kommunale krav salgsinntekter. VR lønn/regnskap har flere år gjennomført grep for å redusere kostnadsnivået og dermed Stjørdal, Tydal, Selbu og Malvik kommune sine kostnader ved drift av VR lønn/regnskap. Værnesregionen lønn/regnskap har i budsjett 2017 heller ikke justert kostnader for kjøp av varer og tjenester tilsvarende lønns og prisvekst, og har dermed også innsparinger på utgiftssiden relatert til dette. Budsjett for 2017 er på samme nivå som budsjett for

32 IV) Budsjettforslag: 1. Økonomi Regnskap Budsjett Budsjett Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Fordeling av kostnader til kommunene i økonomiplanperioden: Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Stjørdal Malvik Selbu Tydal TOTALT (Kommunens kostander er beregnet etter vedtatt fordelingsnøkkel: Kostnader fordeles etter utgifter påløpt lønnsenheten, og utgifter påløpt fakturamottak, fakturering/innfordring og regnskap tilsammen. Kostnader ved lønnsenheten fordeles etter følgende nøkkel: 22,5 % fast og 77,5 % etter antall LToppgaver. Kostnader ved øvrige enheter fordeles etter følgende nøkkel: 32,5 % fast og 67,5 % etter antall inngående og utgående faktura.) -32-

33 PS111/16Eventuelt PS112/16Godkjenningavmøteprotokoll -33-