Møteinnkalling. Regionrådet Værnesregionen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Regionrådet Værnesregionen Granby Gård, Selbu Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på kommunens hjemmeside; PROGRAM Kl Godkjenning av innkalling, saksliste og møtereferat i RR 10.april. Orienteringssaker. Kl Utvikling i politietaten v/lensmenn i VR orientering i møtet Kl Lunsj Kl Utvandrersenteret på Granby Gård, v/prosjektl. Arnt Frøseth orientering i møtet Kl Presentasjon av Utviklingsprosjekt Sylan v/prosjektl. Mattias Jansson orientering i møtet Kl Eventuelle saker - Utfordringer med ressurser i barnevernstjenesten, og drøfting av mulig opplegg for internt oppfølging og mot sentrale myndigheter Stjørdal, Frode Revhaug/sign. leder Hanne Elin Ovesen sekretær Side1

2 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte PS 11/13 PS 12/13 Innhold Godkjenning av innkalling, saksliste og møtereferat i RR Orienteringssaker U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 13/13 1. tertialrapport Fellestjenester i Værnesregionen 2013/3292 PS 14/13 PS 15/13 PS 16/13 Forprosjektplan "'Felles kompetansemiljø innen planlegging, plan- og byggesaksbehandling, tilsyn, delingoppmåling, plan- og geodataforvaltning, landbruk, miljøvern" Eventuelt Godkjenning av møteprotokoll 2013/236 Side2

3 PS11/13Godkjenningavinnkalling,sakslisteogmøtereferatiRR Side3

4 PS12/13Orienteringssaker Side4

5 Arkiv: 212 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Asbjørn Brenne Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Arbeidsutvalget Værnesregionen 19/ Regionrådet Værnesregionen 13/ tertialrapport Fellestjenester i Værnesregionen Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen tertialrapport 2013 justeres ut i fra drøftinger i møtet 2. Justerte rapporter sendes RR og kommunene til orientering, og evt. behandling. Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen Tjenestelederne presenterte 1. tertialrapport 2013 i møtet. Rådmannens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Vedlegg: 1.tertialrapport fellestjenester i VR Saksopplysninger Saken legges fram til behandling i Arbeidsutvalget i Værnesregionen. Viser til vedlegg. Side5

6 1 TERTIALRAPPORT 2013 FELLESTJENESTER I VÆRNESREGIONEN (VR) VR Skatteoppkreverkontor VR IT (VARIT) VR Lønn/Regnskap VR Legevakt VR Barneverntjeneste VR Innkjøp VR DMS Personvernombud Forvaltningskontor Sekretariatet Side6

7 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Tertialrapporten gir en kortfattet oversikt over driften ved Værnes-regionen skatteoppkreverkontor for perioden januar-april Hertil gis informasjon om virksomhetens økonomiske status. 1. Overordnede aktiviteter - Organisering vurderes fortløpende. Fokus på og få maks ut av ressursene vi råder over og at faglige mål nås. - Faglig fokus på lønnsinnberetning fra arbeidsgiverne i perioden. Samarbeid og møte med bostyrere og regnskapsførere for og høyne kvaliteten og være i forkant. Fokus på Alt-Inn. - Deltatt på kurs hos Skatt-Midt om internkontroll. - Vært på hjemmebesøk hos skyldnere med problemer for og forsøke og hjelpe til med situasjonen. 2. Personal Vi har holdt en HMS samling med sosial aktivitet i perioden. Det er gjennomført medarbeidersamtaler og de forhold som der er tatt opp behandles. En har i perioden fortsatt med en del intern opplæring, og det er videre fokus på dette. Det utarbeides jevnlig rutinebeskrivelser. Vi har mottatt en oppsigelse som trer i kraft fra 5 august i år. Vi har behandlet saken internt og bestemt at vi vil forsøke og holde stillingen vakant til medio neste år og se hvordan det går. Vi har funnet intern avlastning som gjør at vi fortsatt har en robust tjeneste. Det vil da vise seg om dette vil bli for arbeidsbelastende eller ikke. Fraværet utgjør 9,3 % (0,8 årsv.) i 1 tertial og er legemeldt og ikke arbeidsrelatert. 3. Økonomi Fakturert beløp er i henhold til budsjett med fordeling og vil bli avregnet på 3 tertial. Regnskapet er likt periodisert budsjett Side7

8 Gebyrinntekter beregnes og fordeles manuelt i etterkant til den enkelte kommune ut ifra aktivitet. Disse fremgår ikke av regnskapet og er heller ikke medtatt i budsjettet til skatteoppkreveren. 1 tertial 2013 (jan-apr) Regnskap Per.b(end) Regnskap Buds(end) LØNN OG SOSIALE UTGIFTER KJØP AV VARER OG TJENESTER OVERFØRINGER Sum utgifter Resultatvurdering (brukernivå) Vi er godt i rute i forhold til de krav og mål som er satt opp. Nytt måletidspunkt er nå satt til og gir oss lengre periode for og nå målene i denne perioden. Avdeling betaling og regnskap er à jour og i rute med avstemming av lønnsinnberetning fra arbeidsgiverne og kommende skatteoppgjør. 14 mai 2013 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Side8

9 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen IT - VARIT 1. Generell informasjon: Driftsmiljøet har vært stabilt i perioden, og enheten har fokus på å yte god og riktig service til alle kommunene. Aktiviteter som har fått mest oppmerksomhet denne perioden er løsninger innen helse- og omsorg, som mobil omsorg bruk av nettbrett, elektronisk meldingsutveksling og velferdsteknologi. I tillegg har enheten brukt mye ressurser på ny Citrix-terminalserverløsning. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 825 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid administrativ vertskommune( 28b). Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Side9

10 Investering Investering IT IT Investering ( ) (fordeling : 60% etter innbygger, 40% flatt) Regnskap tertial Regnskap tertial Budsjett 2013 Totalt *Oversikt som viser forbruk pr. kommune og totalt ligger vedlagt. 3. Forklaring på avvik Driftsregnskapet viser et positivt avvik, og underforbruket skyldes tilskudd fra Norsk Helsenett og skjønnsmidler fra FMNT og FMST. Investering: Budsjettet viser et positivt avvik, og det forventes å gå i balanse ved årets slutt. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig. 5. Årsprognose. Årsprognosen ser bra ut, og det forventes ikke avvik fra oppsatt budsjett. 6. Sykefravær Sykefravær i perioden ligger på 4,7 %. Side10

11 Side11

12 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen lønn/ regnskap 1. Generell informasjon: Vi er nå inne i vårt 5 driftsår. Situasjonen er stabil og den daglige drift er under god kontroll. På Stjørdal planlegges nå flytting til nye lokaler i Kjøpmannsgata 13. VR lønn/regnskap skal der samlokaliseres med VR Innkjøp. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 830 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøp av tjenester Overføringer Finansutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Statstilskudd Finansinntekter Sum inntekter Netto Side12

13 3. Forklaring på avvik Regnskap for 1.tertial 2013 ser greit ut. Det er noe bekymring i forhold til lønnskostnader da budsjettert lønnsøkning på 4 % av lønn pr ikke vil være tilstrekkelig for reelt lønnsnivå i For øvrig er det noe vanskelig å gi ytterligere kommentarer om kostnader/ inntekter da vi er tidlig i året, og en del utgifter og inntekter først kommer ved årets slutt. Men ut fra det som er kjent, er regnskapstallene som forventet. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig 5. Årspronose Vi bør klare å unngå overforbruk. 6. Sykefravær 5,0 % etter 1.tertial Side13

14 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen legevakt 1. Generell informasjon: Den største utfordringen 1. tertial 2013 har vært flere lengre sykmeldinger blant sykepleiere. Dette har ført til stort press på de faste ansatte når det gjelder å dekke opp vakter. Dette har igjen ført til høyt økonomisk forbruk av sykevikarer og overtid. Fagkoordinator er brukt mye til å dekke opp vakanser i turnusen. Fortsatt utfordringer med elektronisk samhandling. Mye tid går med til å passe på at legene i alle kommuner til enhver tid har riktige tilganger og sertifikater som er nødvendig for å kunne samhandle elektronisk. Legevakta er aktiv på kveld/natt/helg og høytider da vi ikke har tilgang på tjenester fra IT. Videre har vi nå tatt ut statistikk som sier noe om antall pasienter som henvender seg til legevakta og hvilken kommune de kommer fra. Vi har tatt ut tall for 1. tertial i 2011,2012 og Sykepleiernotat forteller oss hvor mange som henvender seg på legevakta. Konsultasjoner sier hvor mange av disse som var inne til lege el fikk sykebesøk. Tallene viser at ca. 40 % av alle henvendelser blir avsluttet ved sykepleier. Statistikken viser også at antall henvendelser fra hver kommune har vært stabil over disse 3 årene. Side14

15 2. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Side15

16 Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO FORDELINGSNØKKEL FOR NETTOUTGIFTENE I KOMMUNENE: Fastdel som fordeles likt 20 % Variabeldel etter innbyggertall % FORDELING NETTOUTGIFT 2013 Kommune 1. tertial 2.tertial 3.tertial TOTAL 2013 Tydal Selbu Meråker Stjørdal Sum Forklaring på avvik: Det er et positivt avvik pr. 1kvartal 2013 på kr Dette forventes å jevne seg ut i 2. kvartal, da periodiseringen ikke alltid er riktig. 4. Tiltak for å eliminere avvik: Ingen tiltak 5. Årsprognose: Ut i fra dagens prognoser vil vi gå i balanse. Usikkerhetsmomentet er hvor tidlig på høsten utbygging av nytt nødnett starter og om det vil påløpe kostnader inneværende år. Det meste av dette vil komme i 2014/ Sykfravær: Korttidsfravær: 0,9 %, langtidsfravær :18% Høyt langtidsfravær gjelder 3 ansatte som har hatt lengre sykmeldinger, ingen av disse er jobbrelatert. Side16

17 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen barneverntjeneste (Tjenesteleder har ikke levert forslag til sekretariatet pr ) Side17

18 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen innkjøp 1. Generell informasjon: Innkjøp i VR driver fortløpende konkurranseutsetting av de største produktgruppene for kommunene i Værnesregionen. Videre driver innkjøp med rådgivning og bistand hos kommunene i forbindelse med utarbeidelse av konkurransedokumenter. KS sertifiseringskurs for offentlige anskaffelser gjennomføres 1. halvår Deltar i ressursgruppen for prosjekt innovativ handling herunder å lage forslag på anskaffelsespolitikk, anskaffelsesstrategi og innkjøpshåndbok til Værnesregionen. Konkurransegjennomføring, kontraktsledelse og oppfølging er de aktivitetene som preger hverdagen. Tilsetting av innkjøpsrådgiver er i prosess. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 835 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). 1. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Andre refusjoner Overføringer Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Side18

19 Forklaring på avvik Lønn(art.: 1010,1092 og 1099); budsjettert med 2 stillinger, men rådgiver er ikke tilsatt Opplæring(art.: 1150); faktura KS sertifiseringskurs er ikke mottatt før mai, og det har ikke blitt benyttet konsulenttjenester (art.: 1270) Salgsinntekter (art.: 1690); andel Stjørdal kommune med à konto beløp Andre refusjoner (art.: 1750); andel nettoutgifter for kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta er utgiftsført med à konto beløp sluttoppgjør ved årets slutt.. 3. Tiltak for å eliminere avvik Tilsetting av innkjøpsrådgiver i Værnesregionen. 4. Årsprognose Samlet sett er det lite avvik mellom budsjett og regnskap, En ser ikke behovet for budsjettjusteringer. Fordeling av nettoutgifter for 1. tertial med á konto beløp 1/3 av budsjetterte kostnader. Endelig fordeling settes opp ved årets slutt. 5. Sykefravær Sykefraværet ligger på et minimum. Innkjøp i VR, Kjetil Nyborg Innkjøpskoordinator Side19

20 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen DMS 1. Generell informasjon: - Pr.tiden har vi vakanse på 1,5 årsverk. Dette skyldes alvorlig sykdom og permisjon uten lønn. Enheten ser frem til å få mindre vakanse, men finner det hensiktsmessig å ha en liten prosent vakant for å kunne innfri IA-arbeid best mulig. - Vi har investert i nytt medisinsk teknisk utstyr, og supplert IT-utstyr. Vi må ytterligere supplere pasient/personaltøy, da en her har hatt et svinn. - Øyeblikkelighjelp-sengene er holdt utenfor, da de er totalt finansiert av HOD. 2. Økonomi: Avregning VR DMS/FLS Helse Nord-Trøndelag / Helse Midt-Norge / St Olav sin andel Budsjett 2013 Regnskap 1.tert Budsjett 1.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Spesial pol.kl. og dialyse inkl husleie Sum HNT/HMN/StO andel Stjørdal kommunes andel Budsjett 2013 Regnskap Budsjett 1.tert Avvik 1.tert 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Sengepost 4 senger - kom. ekskl husleie Husleie, 4 kommunale senger Frisklivsentralen Sum Stjørdals andel Meråker kommunes andel Budsjett 2013 Regnskap Budsjett 1.tert Avvik 1.tert 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Side20

21 Frisklivsentralen Sum Meråkers andel Selbu kommunes andel Budsjett 2013 Regnskap Budsjett 1.tert Avvik 1.tert 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Frisklivsentralen Sum Selbus andel Tydal kommunes andel Budsjett 2013 Regnskap Budsjett 1.tert Avvik 1.tert 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Frisklivsentralen Sum Tydals andel Sum Værnesregion DMS Budsjett 2013 Regnskap Budsjett 1.tert Avvik 1.tert 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Sengepost 4 senger - kom. ekskl husleie Husleie, 4 kommunale senger Spesial pol.kl. og dialyse inkl husleie Frisklivsentralen Sum Værnes DMS FORDELING NETTOUTGIFT 2013 Kommune 1. tertial 2.tertial 3.tertial TOTAL 2013 HNT Tydal Selbu Meråker Stjørdal Sum Forklaring på avvik: - Enheten har flere tilfeller med alvorlig sykdom, akutte skader og svangerskap, samt at enhetene ble berørt av noroviruset som herjet i kommunen, og det medførte ekstra innleie og overtid. Side21

22 - Det er ikke lagt inn husleie på lokaler til VR FLS DMS og VR Ø DMS på 1.tertial, da dette ikke har vært behandlet. En korrigering vil skje innen året med tilbakevirkende kraft. - Det er korrigert i forhold til fysio og ergo, da de kun gjelder for 12 spleisesenger, og dette er kommentert i økonomirapporten. - For øvrig så er regnskapet 1.tertial greie for sengepost, og enheten klarer til tross for vakanse og stort sykefravær å få til positive regnskapstall for 1.tertial Men en får et litt negativt regnskapstall på frisklivssentral 1.tertial Tiltak for å eliminere avvik: - Det er innvilget perm. uten lønn for ernæringsfysiolog i 4 måneder (ferieavvikling og lavere aktivitet), og tilpasset aktivitet med innleie så en vil kunne ta inn noe her. - En håper å kunne få avklart arbeidsevne % etter langtidsfravær, og få mindre vakanse. Samt at det blir søkt om refusjon, og korrigert for alle svangerskapspermisjoner. 5. Årsprognose: - Vi bør klare å unngå overforbruk, og håper å kunne levere et resultat med mindreforbruk. 6. Sykefravær: - 1,9 % kortidsfravær og 10 % langtidsfravær etter 1.tertial 2013 Side22

23 1 tertialrapport 2013 Værnesregionen personvernombud 1. Generell informasjon: Det er gjennomført kommunekontaktmøter, og vertskommunemøter etter oppsatt plan. Har fått på plass det meste av meldinger om behandling av personopplysninger. Jobbet med å få på plass rutiner på behandling av personopplysninger, som er/blir lagt inn på Kvalitetsida. Egen side på hjemmesiden til Værnesregionen under fellestjenester, der det bl.a. skal legges ut en offentlig betegnelse på hvilke meldinger om behandlinger om personopplysninger kommunene har, samt annen informasjon. Kurs og fagdag hos Datatilsynet, med mye fokus på personvern, sosiale medier, Big Data og innebygd personvern. Tok over som prosjektleder for Kvalitetsida I 2013 så har vi fått midler til videreutvikling av Kvalitetsida. Etter at den har vært i bruk en tid, så ser vi forbedringer som må gjøres for å få den mere brukervennlig. Vi har jobbet med dette, og håper på å få det på plass i første halvår Økonomi Regnskap er ført under og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). 1. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Overføringer SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd SUM INNTEKTER NETTO Side23

24 3. Forklaring på avvik Regnskap for 1.tertial 2013 viser noe overforbruk når det gjelder lønnsutgifter. Regnskapsførte inntekter er lavere enn budsjettert fordi utgifter for 1.tertial ikke er fakturert. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig 5. Årsprognose Det kan bli et lite overforbruk på reiseutgifter, da det kun er budsjettert reiseutgifter for personvernombud. Prosjektleder for Kvalitetssiden er ikke tatt med. 6. Sykefravær 0 % sykefravær Side24

25 1 tertialrapport 2013 VR Forvaltningskontor 1. Generell informasjon: Fra mars har vi hatt en vakanse i 0,25 årsverk i forbindelse med oppsigelse av stilling. En 100 % stilling i Selbu lyses ut i juni. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 827 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). 1. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Overføringer Finansutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter Sum inntekter Netto FORDELING NETTOUTGIFT 2013 Kommune 1. tertial 2.tertial 3.tertial TOTAL 2013 Tydal Selbu Meråker Stjørdal Sum Forklaring på avvik Vi har et avvik på lønn på grunn av sentrale og lokale lønnsforhandlinger i I tillegg mangler vi sykepengerefusjoner for to ansatte for april. I tillegg vil det overføres prosjektmidler på 59 i Side25

26 ovennevnte periode, dette er det tatt høyde for i utfaktureringen til kommunene. Utfakturering til kommunene skjer tertialvis. Første faktura for de første fire månedene ble sendt kommunene mai Budsjettert fordeling på kommunene per 1.tertial 2013 var ,-. Det vil si et mindre forbruk i forhold til budsjettet på kr ,-. Regnskap for 1.tertial 2013 vil komme i balanse når vi får inn utestående refusjoner. Imidlertid vil vi i løpet av året få et overforbruk på telefonutgifter, kontorrekvisita (konvolutter) og kopimaskin utgifter. 3. Tiltak for å eliminere avvik Vi har ingen mulighet til å endre på disse utgiftene da det vil få konsekvenser for vår tilgjengelighet til brukerne. I forbindelse med at vi bruker videokonferanse utstyret i større grad enn vi tenkte samt ved samkjøring når vi møtes, vil vi få et mindre forbruk på reiseutgiftene i løpet av året. 4. Årspronose Målet er å unngå et overforbruk på årsregnskapet. 5. Sykefravær 1-8 dager: 1,3 % 1-16 dager: 3,4 % Langtidsfravær: 9,2 % Totalt sykefravær i perioden: 13,9 % Vi har i perioden etter jul hatt et forholdsvis stort korttidsfravær og langtidsfravær, men dette skyldes ikke arbeidsrelatert fravær. Per i har vi kun en ansatt som er langtidssykemeldt og ingen egenmeldinger/sykmeldinger på korttidsfravær. Side26

27 1 tertialrapport 2013 Sekretariatet i Værnesregionen (VR) 1. Generell informasjon: Sekretariatet har i perioden forberedt møter og fulgt opp vedtak i AU og RR. Oppfølging av igangsatte utviklingsprosjekter har vært prioritert, og noe informasjonsarbeid er gjennomført. Samhandling med næringsalliansen om tiltak i strategisk næringsplan i VR er gjennomført. Det holdes fortløpende dialog med regionalt nivå og andre regioner om arbeidet med interkommunalt samarbeid. Sekretariatet har vært bemannet med 1 person i perioden, men prosess med ansettelse av rådgiver er gjennomført i perioden. Rådgiver tiltrådte 1.mai. 2. Økonomi 1. Økonomi Regnskap Periodisert budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Refusjoner Sykepengerefusjon Svangerskapsrefusjon Overføringer Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Side27

28 Forklaring på avvik Lønn; budsjettert med 2 stillinger, men rådgiver er ikke erstattet Salgsinntekter; andel Stjørdal kommune med á konto beløp Refusjoner; andel nettoutgifter for kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta er utgiftsført med á konto beløp sluttoppgjør ved årets slutt Overføringer; Prosjektskjønnsmidler er ikke utbetalt til VR 3. Tiltak for å eliminere avvik Prosjektskjønnsmidler føres/fordeles på prosjekter så snart en har mottatt overføringer fra fylkesmenn og evt. andre. 4. Årsprognose Samlet sett er det lite avvik mellom budsjett og regnskap. En ser ikke behovet for budsjettjusteringer. Fordeling av nettoutgifter på kommunene for 1. tertial med á konto beløp - 1/3 av budsjetterte kostnader. Endelig fordeling settes opp ved årets slutt. Det er lagt opp til videre oppfølging av utviklingsprosjekter samt oppfølging av prioriterte tiltak i strategisk næringsplan og arbeidet med regional utvikling. 5. Sykefravær Det har ikke vært sykefravær i perioden. Sekretariatet, 23.mai 2013 AB Side28

29 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2013/236-4 Saksbehandler: Asbjørn Brenne Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 14/ Forprosjektplan "'Felles kompetansemiljø innen planlegging, planog byggesaksbehandling, tilsyn, deling-oppmåling, plan- og geodataforvaltning, landbruk, miljøvern" AU s forslag til vedtak: 1. Forprosjektplan datert 5.juni 2013, godkjennes. 2. Planen legges til grunn for søknad om eksterne midler til gjennomføring av utredningsarbeidet. 3. Utredningsarbeidet starter så snart det foreligger tilsagn om finansiering. Vedlegg: Forprosjektplan datert 5.juni Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Forstudisrapport datert 15.august 2010 som viser behov for kapasitet for tjenester innen kommuneplanlegging, byggesak, kart og oppmåling i VR. Orienteringssak i Regionrådet i Værnesregionen (RR) 23.mars 2011 om status og nytt mandat i utredningsarbeidet med «Arealplanlegging, byggesak og deling/oppmåling». Utkast til forprosjektplan datert 7.juli 2011 «Arealplanlegging, byggesak, tilsyn, deling/oppmåling, plan- og geodatabehandling». Vedtak i RR 5.desember 2012 om deltakelse i pilotprosjektet «Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging». NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. NIVI-rapport Samarbeidstrender og utfordringsbilde i ST. Side29

30 Sammendrag: Behovet for å bygge opp sterke fagmiljøer innen flere områder i kommuner i VR er godt dokumentert gjennom flere rapporter. Deltakelse i en fylkespilot med gjennomføring av et forprosjekt, slik som skissert i prosjektplanen, vil avklare framtidig rolledeling, administrativ og politisk organisering. Oppstart og gjennomføring av pilotprosjektet, og eventuelt hovedprosjektet (implementering av ny organisering), er betinget av tilsagn om ekstern finansiering. Saksopplysninger VR har over 2-3 år utredet behov for sterkere fagmiljø innen arealplanlegging, byggesak, tilsyn, deling/oppmåling, plan- og geodataforvaltning. Fagmiljøet har vært sterkt involvert i arbeidet gjennom deltakelse i arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har, i samråd med Arbeidsutvalget i VR (AU), lagt fram utkast til forprosjektplan datert 7.juli 2011 med forslag om etablering av felles tjenestesenter for å bygge opp et robust fagmiljø, og for å avklare oppgavefordelingen. Sluttbehandling av forprosjektplanen ble stilt i bero etter at VR ble invitert til å delta i fylkespilot innen plan, miljø og landbruk av blant annet Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. RR fattet i møte 5.desember 2012 flg. vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Det er valgt å legge fram en forprosjektplan som favner om både tidligere utredninger i VR og fylkespiloten innen plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Det er tett samarbeid med en regional fylkesgruppe (fylkesmann, fylkeskommunen, KS) i Sør- Trøndelag (ST) om prosjektet. Videre deltar flere regioner i Trøndelag/Hedemark med piloter, men ikke i samme omfang som i VR. Hovedmålsetting med prosjektet er: Bedre beslutningsgrunnlag for kommunestyrene Nye interessante roller for politikerne Oppbygging av attraktive og robuste fagmiljøer med fellestjenester for flere kommuner Helhetlig og sektorovergripende samfunnsplanleggingsperspektiv Moderne landbruks- og miljøforvaltning Økt rettssikkerhet for innbyggerne Billigere og mer effektiv forvaltning Aktiv deltakelse og påvirkning fra kommunene i regionale planprosesser Bygge opp forpliktende regional opptreden med tanke på desentralisering og økt lokalpolitisk ansvar Vurdering Fagmiljøet i de enkelte kommuner i VR er relativt lite, og de samme personer ivaretar ofte flere roller. Samtidig griper flere oppgaver inn i hverandre. Det synes mest hensiktsmessig at en ser på mulighetene for å samle flere fagområder for både å unngå å dele opp fagmiljøet, og for å ivareta den helhetlige samfunnsplanleggingen. Side30

31 AU anbefaler at en utreder en samarbeidsløsningen med tanke på vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd med hjemmel i KL s 28 c. Begrunnelsen for dette er blant annet å sikre en helhetlig løsning, og god administrativ og politisk styring, jfr for øvrig hovedmålsettingen med prosjektet. Modellen forutsetter delegering av myndighet på flere områder uten at det skal rokkere ved eksempelvis kommunestyrenes ansvar for planlegging etter plan- og bygningsloven. Deltagerkommunene vil, med en vertskommuneløsning, kunne ivareta demokratiske og rettsikkerhetsmessige hensyn, og delta i politikkutforming samt ivareta egne interesser på en god måte. Gjennom utredningsarbeidet må det avklares hvilke oppgaver og beslutningsmyndighet som skal ivaretas av deltagerkommunen, og hva som skal legges til felles tjenestesenter og politisk nemnd. Det er klare føringer på at fagpersonell skal jobbe desentralisert for å ivareta service og bistand til brukerne av fellestjenestene. Utredningsarbeidet vil gi svar på om det er hensiktsmessig å opprette en administrativ ledelse for hele området eller om dette bør deles opp i flere enheter. Side31

32 Forprosjektplan FELLES KOMPETANSEMILJØ INNEN PLANLEGGING, PLAN- /BYGGESAKSBEHANDLING, TILSYN, DELING/OPPMÅLING, PLAN- OG GEODTAFORVALTNING, LANDBRUK, MILJØVERN FORPROSJEKTPLAN 1. MÅL OG RAMMER 1.1.Bakgrunn Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK), Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (FMST) og KS Sør- Trøndelag (KSST) arbeider med sammen om et fylkesdekkende pilotforsøk, med sikte på styrke plan-, landbruks- og miljøkompetansen i kommunene. Kartlegging av kompetanse og kapasitet i kommunene er gjennomført, jfr. NIVI-rapport Fylkespilot for å styrke plan-, miljøvern- og landbrukskompetansen i kommunene i Sør-Trøndelag. Rapporten har flg. to hovedkonklusjoner: Kommunenes kapasitet i form av faste stillingsressurser for å løse kommunale kjerneoppgaver framstår som minimalistisk med stor sårbarhet og sterk avhengighet til enkeltpersoner På et flertall av de aktuelle fagområdene gir dagens stillingskapasitet ikke grunnlag for oppgaveløsning med forankring i et fagmiljø Rapporten ble presentert for Miljøverndepartementet, Kommunal- og regionaldepartementet og Landbruksdepartementet i møte NIVI-rapport Samarbeidstrender og utfordringsbilde i ST underbygger utfordringsbildet i kommunene. Regionrådet i Værnesregionen (VR) ved kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta og fylkesmannen i Sør-Trøndelag drøftet i møte holdninger til en utviklingsstrategi for fagområdene. Regionrådet i VR fattet i dette møtet slikt vedtak: VR ønsker å delta i pilotprosjektet Plan, miljø, landbruk helhetlig samfunnsplanlegging. Rådmenn i kommunene informerer berørte fagmiljø og politiske miljø om invitasjonen til å delta i pilotprosjektet. AU bidrar med å legge fram forprosjektplan for prosjektet. Planen må også avklare økonomiske forhold med gjennomføring av prosjektet. Rådmannen i Malvik kommune har senere varslet at de ikke deltar i prosjektet. I møte mellom den regionale arbeidsgruppa (FMST, STFK, KSST) og flere regioner som samarbeider om interkommunale tjenester, ble det avklart at hver enkelt region/kommune fremmer forprosjektplan for sitt delprosjekt. VR har allerede jobbet med utfordringer med kompetanse og kapasitet både innen landbruk og miljø, samt sett på mulige løsninger for samarbeid. Forsøk med kjøp/salg av tjenester har ikke vist seg å få et lite omfang. Side32