VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 28.10.2011 2011/9925 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Solveig Juløy Johansen tlf 469 33 259 Lillehammer kommune v/ rådmann Serviceboks 2626 LILLEHAMMER TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I LILLEHAMMER KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til: Oppstartsmøte Lillehammer kommune den 20.09.2011 Tilsyn Hammartun skole den 27.09.2011 Tilsyn Buvollen skole den 29.09.2011 Oppsummeringsmøte Lillehammer kommune den 18.09.2011 Følgende personer deltok fra virksomheten på et eller flere av de overnevnte tilsynene/møtene: Terje Ness (skolesjef), Arne Olstad (rådgiver og rådmannens representant) Arne Christian (personal rådgiver, fagenhet personal), Svein Hole (eiendomssjef), Marianne Kval (kvalitetsrådgiver, strategi/utvikler), Gry Bente Opseth Bakke (hovedverneombud), Monica Engen (hovedtillitsvalgt Utdanning forbundet) og Gudbrand Skinnerlien (helsevern rådgiver, miljøretta helsevern) Eiendomsavdelingen: Stein Ågnes (byggforvalter), Oddvar Almås (byggforvalter) og Leif Inge Galåen (byggforvalter) Byggservice: Rune Moen (områdeleder), Tor Åge Elvestrand (vaktmester), Kjetil Holmbakken (vaktmester) Buvollen skole: Rektor Anne-Line Nordberg-Brun og verneombud Siv Skansen Lien Hammartun skole: Mads Furu (rektor) og Per Engen (verneombud) Unni Berg (hms rådgiver, HMS-innlandet), Håkon Hilde (rådgiver, NAV arbeidslivssenter) og Hjørdis Sletten (Praksisstudent fra HIL) Fra Arbeidstilsynet: Jan V. Bakke (overlege), Ivar Fagernes (reg. koordinator) og Solveig J. Johansen (overingeniør) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771659 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. For nærmere beskrivelse av hvilke tema om ble berørt ved tilsynene vises det til varsel om tilsyn. Fakta med kommentarer: Sentrale positive funn: - Lillehammer har rehabilitert kommunens 3 ungdomsskoler. - Avtale med BHT Innlandet er på plass. Samarbeidet er kommet godt i gang. - Lillehammer kommune har flere systemer (Standaren, Plania, Normatic, Energinet, FEF kvalitetsplan, Renplan, M_SOLUTION) som benyttes for å ha kontroll over faktorer som virker inn på INNEKLIMA. - Det finnes rutiner for vedlikehold og filterskift. - Det finnes rutiner for behovsretta rengjøring og periodisk renhold. Både Hammartun- og Buvollen skole er fornøyd med renholdet. Positive funn Hammartun skole: - Det er gjort store investeringer ved Hammartun skole. Lokalene er nybygd eller renoverte. - Ventilasjonssystemene er oppgradert og det finnes solavskjerming der det er behov. - Vernetjenesten fungerer og det meldes avvik i standaren - Rektor Mads Furu har gjennomgått opplæring i HMS og Verneombud Per Engen har tidligere undervist i kurs for verneombud. Positive funn Buvollen skole: - Brukerundersøkelsen viser at lærerne trives. - Solavskjerming er på plass. - Det finnes vedlikeholdsplan for Buvollen skole (om enn noe tynn ). - Rektor har tidligere vært verneombud og har gjennomført 40 timers kurs for verneombud.
VÅR REFERANSE 3 Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima - Lillehammer kommune har prosedyre for kartlegging av inneklima. I følge prosedyren skal Virksomheten kartlegge inneklima i sine bygg ved hjelp av vernerunder og det finnes skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering i Standarden - fra 2011. - Det er gjennomført tilstandskontroller både ved Buvollen skole i 2011 og Hammartun i 2008. Roller og ansvar Roller og ansvar for vedlikehold/sikring av tilfredsstillende inneklima er tydelig avklart mellom den enkelte skole, Byggservice og Eiendomsavdelingen. Kommunens vedlikeholdsstrategi Arbeidstilsynet fikk opplyst om at det ikke skulle gjøres noen endringer i skolestrukturen og at alle skoler i Lillehammer kommune skal vedlikeholdes og/eller oppgraderes slik at de har en tilfredsstillende standard. Plan for mer omfattende rehabiliteringer Lillehammer kommune har plan for mer omfattende rehabiliteringer og det planlegges utbedringer på flere skoler (Vingar skole, Vingrom skole og Kringsjå skole). Det er ikke planlagt omfattende utbedringer ved Buvollen skole. Hammartun skole er nylig rehabilitert og utbygd. Konkret plan for ordinært forebyggende vedlikehold på den enkelte skole Slik Arbeidstilsynet forstår det finnes det ikke en plan for hver enkelt skole for ordinært forebyggende vedlikehold med kostnadsanslag eller budsjett. Bedriftshelsetjeneste Bruk av BHT- innlandet er kommet i gang på sentralt nivå i Lillehammer kommune. Avtalen mellom BHT-Innlandet er relativ ny, og samarbeidet er ikke 100% ferdig. Lillehammer kommune har en overordnet plan for bruk av bedriftshelsetjenesten. Det er ikke laget en plan for bedriftshelsetjenestens arbeid ved skolene i Lillehammer kommune.
VÅR REFERANSE 4 Hammartun skole Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Det gjennomføres årlige verneunder, det er målt radon og CO2. Funn fra omvisningen ved Hammartun - Kontorarbeidsplasser er noe mindre enn anbefalt. Forbedringspunkt: For å bedre forholdene anbefales det at lærerne skaffes mer lagerplass og at ledninger festes under bordene. - Kontor for sosiallærer Vinduene kan ikke åpnes og det blir fort tett luft. Ventilasjon er ikke dimensjonert etter rommets bruk. - Skolen er bygd med store klasserom for flere klasser. Disse klasserommene er permanent delt opp med skillevegger og benyttes som flere små klasserom av pedagogiske årsaker. Undervisningsarealene har en annen bruk enn planlagt. Åpent landskap er permanent delt med skillevegger. Resultatet er små klasserom i forhold til behovet og et stort ubrukt areal. - SFO / 1.klasserom Klager på tett luft i klasserommet og CO 2 - nivå er målt til over normen i elevenes pustesone. - Brannsikkerhet Det kom fram at det er problematisk for brannbil å kommet til alle bygningene ved en brannsituasjon. Det er også usikkerhet om det er tilstrekkelig med rømningsveier. Forbedringspunkt Arbeidstilsynet anbefaler at det gjøres en kartlegging og risikovurdering av adkomst for brannbil og rømningsveier ved Hammartun skole med bistand fra brann- og feiervesen. Buvollen skole Siv Skansen Lien er nyvalgt verneombud og har ikke gjennomført opplæring for verneombud. Kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima Buvollen skole har på årsplan for HMS-arbeide at det skulle gjennomføres vernerunder i mars 2011 hvor det bla skal se på forhold ved inneklima (temperatur, ventilasjon, trekk, støv, damp, renhold, vedlikehold og støy). Vernerunden ved Buvollen skole er ikke gjennomført som planlagt i mars 2011, og det er ikke meldt avvik fra skolen. På tilsynet ble det dokumentert at det hadde vært gjennomført vernerunder både i 2009 og 2010. De feil og mangler som hadde blitt påpekt hadde blitt kvittert som gjennomført.
VÅR REFERANSE 5 Kommunikasjon Det avholdes personalmøter jevnlig. Assistenter og de som er ansatte i Byggservice (renholdere og vaktmestere) er ikke med på personalmøtene. Det er også en utfordring å få frikjøpt tid for verneombudet til deltagelse på bla. vernerunde. Forbedringspunkter: - Det bør lages et system som sikrer at alle ansatte får nødvendig informasjon. - Det må sørges for at verneombudet får tilstrekkelig tid til å utføre arbeidet som verneombud. Funn fra omvisningen Buvollen skole Arbeidsplasser for lærerne ved Buvollen skole: - Rom for spesialundervisning: Det er tatt i bruk et lagerrom uten ventilasjon til undervisning. Rommet er omtrent 12 m 3 og hadde et lite vindu. Vanlig personbelastning på rommet var 2 elever og 1 lærer i 1-2 timer. - Data rom: Ett tidligere gruppe rom er tatt i bruk som data rom. Ventilasjon er ikke justert som følge av bruksendringen. - Klasserom i gammel del: Problem med dårlig luft. Det er gjort tiltak med at ventilasjonssystemet slås på 2 timer før skolens start. På tross av dette må det luftes før første time. Ved befaringen var det en underlig kjemisk lukt i klasserommet. Gulvbelegget nevnt som en mulig lukt kilde. Det er gjennomført målinger som viste at det var noe høyt CO2- nivå i rommet. Målingene ble gjennomført med 15 elever til stede, normal elevbelastning er maks 10. - Klasserom 1. klasse: Meget høyt under taket (ca 7-8 meter), og oppleves som kaldt og rått i vinterhalvåret. Det er montert opp 2 radiatorer. - Skolekjøkken: Har ventilatorer som er i ustand og bråker slik at de vanskelig kan benyttes i en undervisningssituasjon. Skolekjøkkenet har et generelt behov for oppgradering. - Kontorarbeidsplasser for lærere: To av kontorene manglet ventilasjon. Det ene av kontorene uten ventilasjon har i tillegg støy fra ventilasjonsanlegget. - Sløydsal: Punktavsug er montert og brukes for å fjerne støv ved kilden. Avsug oppe på repoet er tildekket av stabel av plank. Ventilene er nedstøvet av trestøv. Annet: Vern på slipemaskin er defekt.
VÅR REFERANSE 6 Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Overordnet vedlikeholdsstrategien for kommunens skolebygg Lillehammer kommune har i dag ikke en overordnet skriftlig og kommunisert vedlikeholdsstrategi for sine skolebygg. En langsiktig vedlikeholdsstrategi er utgangspunktet for hvilke vedlikeholdstiltak som blir utført ved de forskjellige skolebyggene. Mangel på en skriftlig og kommunisert vedlikeholdsstrategi kan være en av årsakene til manglefull avviksrapportering av feil og mangler ved skolene. 2. Plan for ordinært vedlikehold Det finnes avtale som sier hva Byggservice skal generelt skal gjøre på hver enkelt skole (Viser til avtale mellom Eiendom og Byggservice om Drift- og vedlikeholdstjenester). Det finnes også periodiske rutiner for vaktmester for hver enkelt skole (viser til periodiske rutiner for vaktmester). Denne rutinen er en form for sjekk liste som bla sjekkliste for kontroll av ventilasjonsanlegg. Arbeidstilsynet har ikke fått fremlagt noen konkret tiltaksplan for ordinært vedlikehold med noe angivelse av kostnadsanslag eller budsjett. En konkret plan for ordinært vedlikehold på hver skole vil sørge for at brukerne av skolene ser hva slags vedlikehold som er planlagt og når. En slik plan vil være med på å sikre medvirkning. 3. Plan for bruk av bedriftshelsetjenesten Lillehammer kommune har ikke en konkret plan på hva de skal benytte bedriftshelsetjenesten til i skolene. Det var ikke avklart i hvilken grad en enkelte skole kunne bruke bedriftshelsetjeneste. Til info: Ansatte som kommer under næringskode 84 undervisning skal i skal godkjent bedriftshelsetjeneste. Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5. Planer, årsrapporter og meldinger Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide følgende dokumentasjon som skal inngå i virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid a) planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand i virksomheten b) periodevise meldinger og resultater av kartlegginger, risikovurderinger, målinger o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold, forslag til forebyggende tiltak og resultater c)rutiner for utarbeidelse av oppfølgingsplaner og tilretteleggingstiltak
VÅR REFERANSE 7 Hammartun skole: 4. Ventilasjon SFO/1.klasserom er det tett luft og CO 2 - nivå er målt til over normen i elevenes pustesone. Kontor for sosiallærer helsesøster og rådgiver ved Hammartun skole har vinduer som ikke kan åpnes og det blir fort tett luft. Ventilasjon er ikke dimensjonert etter kontorenes bruk. 5. Elev kapasitet på avdelte stor klasserom Skolen har blant annet klasserom for flere klasser. Disse klasserommene er permanent delt med skillevegger og benyttes som flere små klasserom. Undervisningsarealene har en annen bruk enn planlagt. I skoleåret 2011er antall elever i disse klassene redusert pga elever med hørselshemming. Arealet i klasserommet var ved tilsynet godt utnyttet og med liten plass til flere elever (se vedlegg nr. 1 bilde nr. 1). Økning av antall elever til normal klasse størrelse vil kunne medføre uheldige arbeidsbelastninger for lærerne og dårlig inneklima. Buvollen skole: 6. Verneombudsopplæring Nyvalgt verneombud Siv Skansen Lien har ikke gjennomført opplæring. Arbeidsmiljølovens 6-5 fastsetter at arbeidsgiver skal sørge for at verneombud får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre vervet på forsvarlig måte. 7. Dårlig inneklima: - I førsteklasserommet er det 7-8 meter høyt under taket og det oppleves som kaldt og rått i vinterhalvåret. I vinterhalvåret kler de som bruker dette rommet ekstra på seg. - I klasserom i gammel del er det problemer med dårlig luft. Det er gjort tiltak med at ventilasjonssystemet slås på 2 timer før skolens start. På tross av dette må det luftes før første time. Ved befaringen var det en kjemisk lukt i klasserommet. - Ventilatorene på skolekjøkkenet er i ustand og bråker slik at de vanskelig kan benyttes i en undervisningssituasjon. 8. Utilfredsstillende arbeidslokaler - Undervisningsrom brukt i en til to undervisning er et lagerrom på omtrent 12 m 3 som mangler ventilasjon (se vedlegg nr. 2, bilde nr. 4). - Ett tidligere gruppe rom er tatt i bruk som data rom. Ventilasjon er ikke justert som følge av bruksendringen (se vedlegg nr. 2, bilde nr. 3). - To av kontorene manglet ventilasjon. Det ene av kontorene uten ventilasjon hadde i tillegg støy fra ventilasjonsanlegget (se vedlegg nr. 2, bilde nr.1)
VÅR REFERANSE 8 9. Ventilasjon - sløydsal Avsug oppe på repoet på sløydsalen er tildekket av stabel av plank. Ventilene er nedstøvet av trestøv (se vedlegg nr. 2, bilde nr. 2). 10. Kartlegging av inneklima og faktorer som virker inn på inneklima ved Buvollen skole Ved tilsynet ble det avdekket en rekke feil og mangler ved faktorer som virker inn på inneklima ved Buvollen skole (se punktene 7, 8 og 9). På grunnlag av dette mener vi at det må gjøres en kartlegging av inneklima og faktorer som virker inn på inneklima ved Buvollen skole. 11. Vern på slipemaskin Arbeidstilsynet velger å påpekte at vern på slipemaskinen var ødelagt selv om maskinsikkerhet ikke var tema ved tilsynet. Defekt vern på slipemaskiner kan bla. føre til øyeskader. Det er krav til vern på maskiner som kan medføre utslynging av biter med mer (Se vedlegg nr. 2 bilde 5). Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Lillehammer kommune som skoleeier må skriftliggjøre den overordnede vedlikeholdsstrategien for kommunens skolebygg. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av langsiktig vedlikeholdsstrategi for kommunens skolebygg. Forslag til frist 15.12.2011 2. Lillehammer kommune ved Rådmannen må sørge for at det blir laget en plan for ordinært forebyggende vedlikehold ved den enkelte skole. Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: kopi av plan for ordinært forebyggende vedlikehold for Hammartun og Buvollen skole for 2012 Forslag til frist 15.12.2011
VÅR REFERANSE 9 3. Det må lages en plan for bedriftshelsetjenetesten sitt arbeid ved skolene i Lillehammer kommune. Hjemmel: Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelstejeneste (best.nr. 600) 5 Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av plan for bedriftshelsetjenesten sitt arbeid ved skolene i Lillehammer kommune. Forslag til frist: 15.12.2011 Hammartun skole 4. Det må sørges for tilfredsstillende ventilasjonen i SFO/1.klasserom og på kontorer for sosiallærer, helsesøster og rådgiver ved Hammartun skole. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler. 8. Lys, klima, ventilasjon, støy m.v. Vilkår: Beskrivelse av utførte tiltak for å bedre lufta i SFO/1.klasserom og på kontorene Forslag til frist: 15.12.2011 5. Det må gjøres en kartlegging og risikovurdering av hvor store klasser som det er forsvarlig å ha i de avdelte klasserommene ved Hammartun skole. Hjemmel:Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av kartlegging og risikovurdering av elevkapasiteten på de avdelte klasserommene ved Hammartun skole. Forslag til frist: 1.06.2012 Buvollen skole 6. Verneombud ved Buvollen skole Siv Skansen Lien må gjennomføre kurs for verneombud. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 6-5(1) og Verneombud og arbeidsmiljøutvalg (Best nr. 321 ) 12 Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av kursbevis Forslag til frist: 01.02.2012
VÅR REFERANSE 10 7. Det må gjennomføres nødvendig tiltak som sikrer at inneklima er tilfredsstillende i følgende rom ved Buvollen skole: - 1.klasserommet - klasserom i gammel del med kjemisk lukt - Datarommet - skolekjøkkenet Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (Best. nr 529) 8 Vilkår for å lukke pålegget: Beskrivelse av gjennomførte tiltak Forslag til frist: 15.12.2011 8. Lillehammer kommune må lage en tidsfestet plan som sikrer at lærerne ved Buvollen skole har tilfredsstillende lokaler til bruk ved: - en til to undervisning. - undervisning på datarommet - kontorarbeid Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (Best. Nr. 529) 7 og 8 Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av tidfestet plan som skal - sikre at lærerne har gode nok undervisningsrom med nok plass og ventilasjon ved en til to undervisning - sikre at det er tilstrekkelig ventilasjonen i på datarommet - kontorarbeidsplasser med god nok plass og ventilasjon Forslag til frist 15.12.2011 9. Det må sørges for at avsug på sløydsalen ikke er tildekket og at de forurensede kanalene blir rengjort. Hjemmel: Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (Best. Nr. 529) 7 og 8 Vilkår for å lukke pålegget: Bekreftelse på at avsug i sløydsalen fungerer etter hensikten og at kanalene er rengjort. Forslag til frist 15.12.2011 10. Lillehammer kommune ved Rådmannen må sørge for at det gjennomføres kartlegging av inneklima og faktorer som virker inn på inneklima ved Buvollen skole. På grunnlag av denne kartleggingen skal det lages tidsfestet plan for utberinger. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Vilkår for å lukke pålegget: Kopi av kartlegging, og tidfestet plan for utbedringer. Forslag til frist 1.06.2012
VÅR REFERANSE 11 11. Det må sørges for at defekt vern på slipemaskin på Buvollen skole blir utbedret. Hjemmel: Forskrift om bruk av arbeidsutstyr (Best. Nr. 555) 20 og 23 Vilkår for å lukke pålegget: Bekreftelse på at defekt vern på slipemaskinen er utbedret. Forslag til frist 15.12.2011 Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 01.12.2011 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2011/9925 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Svein Myklebust tilsynsleder (sign.) Solveig Juløy Johansen overingeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Buvollen skole v/ rektor Buvollvegen 56 2625 FÅBERG Buvollen skole v/ verneombud Buvollvegen 56 2625 FÅBERG Fylkesmannen i Oppland v/ Fylkeslegen Postboks 987 2626 LILLEHAMMER Fylkesmannen i Oppland v/ Utdanningsdirektøren Postboks 987 2626 LILLEHAMMER Hammartun skole v/ rektor Skolegata 32-37 2609 LILLEHAMMER Hammartun skole v/ verneombud Skolegata 32-37 2609 LILLEHAMMER Lillehammer kommune v/ hovedtillitsvalgte Serviceboks 2626 LILLEHAMMER Lillehammer kommune v/ hovedveneombudet Serviceboks 2626 LILLEHAMMER Lillehammer kommune v/ kommuneleg Serviceboks 2626 LILLEHAMMER 1/miljørettet helsevern Lillehammer kommune v/ ordføreren Serviceboks 2626 LILLEHAMMER Lillehammer kommune v/ teknisk personell med Serviceboks 2626 LILLEHAMMER hovedansvar for skoleeiers drift- og vedlikehold av skolebygninger NAV Arbeidslivssenter Oppland Postboks 143 2601 LILLEHAMMER Vedlegg: 1. Bilder fra Hammartun skole 2. Bilder fra Buvollen skole
VÅR REFERANSE 12