Sykefraværsutvikling i Vestre Viken HF.

Vedlegg 3 til virksomhetsrapportering mars 2013 Sykefraværsutvikling i Vestre Viken HF. Redegjørelse for sykefraværsarbeidet samt statistikk Innledning I januar 2011 vedtok styret for Vestre Viken overordnede IA mål og forslag til prosjekter med bakgrunn i foretakets forpliktende avtale om Inkluderende arbeidsliv for perioden 2010-13. Den foretaksovergripende IA handlingsplanen for 2012 hviler på styrevedtaket fra jan-11 og ble drøftet med tillitsvalgte og vedtatt i HAMU 20. mars 2012. IA handlingsplanen for 2012 videreføres og er under oppdatering for 2013. Den foretaksovergripende IA handlingsplanen er forankret i IA avtalens 3 nasjonale mål og inngår i VVHF s overordnede HMS plan for perioden 2010-13. De foretaksovergripende IA mål i VVHF er: 1) VVHF skal fremme nærvær, herunder redusere sykefravær med 1 %. 2) VVHF skal aktivt fortsette å arbeide for å beholde ansatte som har/ får redusert funksjonsevne, samt inkludere arbeidstakere som står utenfor arbeidslivet. 3) VVHF skal arbeide for å øke gjennomsnittlig pensjoneringsalder med 6 måneder innen utgangen av 2013. Den foretaksovergripende handlingsplan for Inkluderende Arbeidsliv gir klare føringer for hvordan vi skal nå mål om reduksjon i sykefravær og for hvordan et inkluderende arbeidsliv utvikles og drives i foretaket, i klinikkene og ned i de enkelte seksjoner. Det fokuseres i denne saken på målet om reduksjon av sykefravær. Tiltak for å redusere sykefravær i VVHF ligger innenfor tre fokusområder; reparerende, forebyggende og helsefremmende, og virker på foretaksnivå, klinikk/avdelingsnivå og individnivå. Gode resultater krever sterkt fokus og ledelsesengasjement, systematisk HMS arbeid og samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste. Nærvær/ redusere sykefravær Vestre Viken hadde mål om et gjennomsnittlig sykefravær i 2012 på 7 %. Til tross for høyt fokus og et målrettet og systematisk arbeid ble resultatet for 2012 et gjennomsnittlig sykefravær på 7,8 %. Felles retningslinjer for sykefraværsoppfølging varsel om sanksjon - sanksjon VVHF har etablert nye felles rutiner for oppfølging av sykefravær. Nye nasjonale regler fra 01.07.11 innebærer blant annet en rapporteringsplikt for arbeidsgiver til NAV på sykefraværsoppfølgingen. 1

Dersom rapporteringsplikten ikke overhodes utløses et varsel om sanksjon. I hele 2012 har foretaket mottatt til sammen 322 varsler som er videresendt til lederne. Samtlige av de berørte ledere er fulgt tett opp av HR- avdelingen slik at rapportering er ettersendt. Det er mottatt 17 vedtak om sanksjon. Sanksjonsvedtakene er også fulgt tett opp. Det er viktig å understreke at varsel om sanksjon utløses i hovedsak fordi rapporteringsplikten til NAV ikke er i h.h.t. regelverket, dvs saksbehandlingsfeil fra leder. Det betyr ikke at den sykemeldte arbeidstakeren ikke er fulgt opp ihht. rutinene. Klinikkdirektørene er anbefalt at det settes fokus på dette temaet i de respektive ledermøte på alle nivå. Rapporteringen oppleves som omstendelig og lite hensiktmessig av lederne. HR - avdelingen har med bakgrunn i dette gjennomført følgende tiltak: Gitt informasjon og tilbud om opplæring til ledere gjennom 2011 og 2012 som fortsetter i 2013. Følger opp det enkelte varselet ved å sende veiledningsmail til ledere som har mottatt varsel om sanksjon HR- avdelingen vil fortsatt ha sykefraværsoppfølging, herunder rapporteringsplikten som en del av porteføljen i sin lederopplæring. Det er på trappene en forenklet rapporteringsløsning som kan gå via personalportalen, det er noe usikkert når denne vil være på plass. HR- avdelingen følger dette tett opp med Sykehuspartner. Lederopplæring: HR -avdelingen har gjennomført systematisk opplæring i oppfølging av sykefravær siden oktober -11 og fortsetter i 2013. Tillitsvalgte og verneombud har også fått tilbud om opplæring. Behovet vurderes som stort og kontinuerlig. Utvikling av IA kurspakke i samarbeid med NAV og BHT knyttet til gravide arbeidstakere er utarbeidet og gjennomført i 2012. I 2013 er det planlagt gjennomført generell sykefraværsoppfølging inkludert gravide arbeidstakere, og lettere psykiske lidelser for ledere, VO og tillitsvalgte ved hvert av sykehusene vår og høst. I tillegg planlegges det kortere temakurs høsten 2013, og en temamåned knyttet til IA høsten 2013. I tillegg gis det kontinuerlig råd og veiledning til lederne. Virksomhetsteam: HR- avdelingen startet høsten 2010 et samarbeid med NAV trygd Drammen og NAV -arbeidslivsenter mht gjennomføring av dialogmøte 2. Dette samarbeidet resulterte i en markant reduksjon i sykefravær ved Drammen sykehus. Samarbeidet er forsterket og ytterligere satt i system, i form av virksomhetsteam. Virksomhetsteam er nå etablert ved Kongsberg sykehus, IA-gruppe er etablert ved Ringerike sykehus og planlegges ved Bærum sykehus. Samarbeidet er ment å være levende og dynamisk; tiltak og prosesser styres og igangsettes der behov observeres mht høyt sykefravær og/eller arbeidsmiljøutfordringer. Samarbeidet innebærer også at hver klinikk har tilknyttet dedikerte IA rådgivere fra NAV arbeidslivssenter og lederne kan få bistand i sitt nærværsarbeid. 2

IA handlingsplan i klinikkene: Den foretaksovergripende IA handlingsplanen innbærer at det skal utarbeides lokale handlingsplaner i den enkelte enhet. Planene skal ha tiltak for alle tre IA mål, for å redusere sykefravær og fremme jobbnærvær. Det er et mål å få til et forsterket fokus på status av IA arbeidet i HAMU, AMU i dialogmøtene mellom tillitsvalgte, verneombud og ledelse. Ansvarliggjøring og veiledning av ansatte: Det søkes nye metoder innen sykefraværsoppfølging og det øvrige IA arbeidet. Prosjekter som er kjørt i andre helseforetak har vist gode resultater mht å fremme nærvær/ redusere fravær gjennom en veiledningsmetodikk - VIP-24 - som ansvarliggjør den ansatte mer. Nye tiltak på handlingsplanen i 2013 for å fremme nærvær og redusere sykefravær er tilbud om kartlegging/veiledning for sykemeldte medarbeidere etter VIP-24 metoden. Kartlegging og veiledning gjennomføres av 4 rådgivere i HR-avd. som er sertifisert i metodikken. Minimum 40 medarbeidere vil få tilbudet i første omgang. I tillegg er Vestre Viken HF med i et prosjekt sammen med A- hus og Sykehuspartner i et Helse Sør- Øst initiert prosjekt Livsstyrketrening som gjennomføres av veiledere fra Rehabiliteringssenteret AIR i Rauland. Vestre Viken deltar med 12 medarbeidere våren 2013 ( langtidssykemeldte eller med hyppig kortidsfravær ) Økt fokus på gravide: VVHF skal ha økt fokus på gravide: Svangerskapsrelatert fravær har vært noe høyt over tid og utgjorde 4. kvartal 2011 7,7% av totalt fravær i VVHF. I 4. kvartal 2012 var det 8,4%. Ny forskning viser at yngre gravide lettere sykmelder seg. Det er kjent at sykefravær kan forebygges ved å være i forkant med trekant-samtaler mellom leder, ansatt og jordmor og avklare muligheter for tilrettelegging og arbeid så tidlig som mulig. Trekantsamtaler, prosedyre og opplæring ble etablert og gjennomført senhøsten 2012 i samarbeid med BHT, og følges opp i 2013. Sykefraværsarbeid i klinikkene Som det fremgår av foretaksovergripende IA handlingsplan er et av tiltakene at alle klinikker med avdelinger skal utarbeide lokale handlingsplaner og tiltak knyttet opp til VVHF s overordnede ia mål. Under vises et enkelt kart for å illustrere hjelpen ledere i klinikkene i VVHF har rundt seg i arbeidet med sykefraværsoppfølging og inkluderende arbeidsliv: Støttespiller/ rådgivere for ledere Spesialrådgiver HR IA systemansvarlig HR IA -rådgivere fra NAVarbeidslivssenter BHT Ledere i klinikken Støtteverktøy for ledere Personalportalen HMS håndbok Personalhåndbok www.nav.no www.idebanken.org Lederopplæring 3

Oversikt over utvikling av totalt sykefravær i klinikkene for perioden jan. 2012 til jan. 2013 4

Under følger kort rapport og vurdering fra hver klinikk på sykefraværsarbeidet; utviklingen og hvordan det arbeides med sykefravær i dag samt eventuelle utfordringer klinikken står overfor. Adm. direktørs staber ( Medisin og helsefag og Administrasjon og ledelse ): Administrasjonen har, sett i relasjon til Vestre Viken som helhet, et lavt sykefravær. Det er en klar trend at fraværet i all hovedsak er legemeldt langtidsfravær. De sykemeldte følges opp av sine respektive ledere. Det er noe høyere fravær i stabene under Administrasjon og ledelse enn i medisin og helsefag. Drammen sykehus: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 6,8 %. Resultat 2012: 8,1 % Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 7,0 % I Klinikk Drammen sykehus ligger sykefraværet noe over plan for 2012. Det er ingen entydig trend, utviklingen har gått litt opp og ned gjennom hele 2012. Årsakene til sykefraværet er sammensatte og ikke åpenbare, men klinikken går gjennom omfattende omstillinger som kan ha betydning for de ansattes helse og nærvær. Lederne i klinikken jobber kontinuerlig med tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte. Det brukes mye tid og ressurser på samtaler, dokumentasjon og rapportering til NAV. De seksjonene som har hatt størst utfordringer, har fått bistand fra HR-avdelingen, NAV Arbeidslivssenteret og bedriftshelsetjenesten. Det er flere utfordringer fremover. Det er krevende å dekke opp korttidsfravær, og det gir ekstra belastning på ledere og kollegaer. Vi ser potensialet i å jobbe mer målrettet med forebyggende arbeid. Det vil derfor være et kontinuerlig arbeid med fokus på nærvær og helsefremmende arbeidsplasser. Det jobbes mye med oppfølging av sykmeldte, men vi forsøker nå aktivt å vri innsatsen mer mot nærvær. NAV Arbeidslivssenter bistår med ulike opplegg i flere enheter. Dessuten er det flere enkeltansatte som skal delta på Livsstyrketreningen. Bærum sykehus: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 5,7 %. Resultat 2012: 6,8 % Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 6,5 % AIO har jevnt over høyt sykefravær i seksjonene. Det jobbes på flere hold for å redusere sykefraværet. En arbeidsgruppe, bestående av representanter for de ansatte og tillitsvalgte, har sett på tiltak i forhold til arbeidsmiljøet på Operasjon renhold. Avdelingen har et stort fokus på nærvær og jobber med å redusere sykefraværet, blant annet gjennom etablering av arbeidsgruppe (4 anestesisykepleiere og 4 operasjonssykepleiere) med bistand fra BHT som ser på teamarbeid og arbeidsmiljø. Avdeling for gynekologi og fødselshjelp har igjen et høyt sykefravær på legesiden, etter en periode på 3 måneder med et sykefravær på 1-2 %. Det er kjente grunner til sykefraværet. 5

Det jobbes aktivt og med stort engasjement med sykefraværsoppfølging ved klinikk Bærum og klinikken var den første til å fullføre IA handlingsplan på klinikk- og avdelingsnivå. Avdelingene/seksjonene har alle IA-handlingsplaner. Det knyttes forventninger til at arbeidet og IA handlingsplanene skal gi en positiv utvikling på nærværsarbeidet i klinikken. I årets første 7 måneder hadde Bærum sykehus lavest sykefravær av de somatiske klinikkene. Klinikk Bærum har økonomiske utfordringer og har i den sammenheng nettopp fullført flere store omstillinger. Klinikken er og har vært oppmerksom på mulige konsekvenser ved omstilling og har tatt høyde for det i IA-handlingsplanen. Det har vært et godt samarbeid med NAV, tillitsvalgte og VO for å se på forebyggende tiltak og tiltak underveis i omstillingsprosessene. Øvrige utfordringer innen sykefravær i klinikken er knyttet til muskel/skjelettsykdommer, psykiske lidelser og gravide (jmf oversikt fra NAV). I IA-handlingsplanen 2012 har klinikken satt opp tiltak rettet mot disse utfordringene. Ringerike sykehus: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 6,5 % Resultat 2012: 7,6 % Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 6,5 % Sykefraværet i 2012 har hatt en liten positiv utvikling i forhold til 2011. Klinikken nådde målet om 2 % kort tidsfravær, men fikk 5,6 % i langtidsfravær. Målet var 5 %. Det positive er at det lengste langtidsfraværet (over 4 mnd) reduseres. Resultatet for sykefraværet i januar 2013 er en reduksjon fra desember 12 og ikke minst en bedring fra 8.8 % i januar i 2012 mot 7,9 % i januar 2013. Den kirurgiske delen av klinikken har redusert fra 8,4 % i januar 2012 til 6,8 % i januar 2013. For den medisinske delen av klinikken er reduksjonen fra 9,4 % til 9,2% HR avdelingen har et aktivt fokus og bistår om ønskelig med sykefraværsoppfølgingen i alle avdelinger. Klinikken jobbet med IA handlingsplan i sommer og er i gang med flere av tiltakene i planen. Et av tiltakene i planen er å opprette en lokal IA gruppe som skal gi støtte til klinikkdirektør og øvrige ledere i IA arbeidet. Gruppa som består av verneombud, tillitsvalgte, ledere, repr. fra HRavdelingen, NAV og BHT skal ha sitt andre møte i disse dager. Et konkret tiltak gruppa arbeider med, er en presentasjon av hva en IA - bedrift er, som lederne skal bruke ut på sine personalmøter. Kongsberg sykehus: Avtalt driftsmål 2012: 6,1 % Resultat 2012: 7,2 % Avtalt driftsmål 2013: 6,7 % Ved Klinikk Kongsberg er det stor variasjon i sykefravær fra avdeling til avdeling, men det jobbes generelt godt med oppfølging. Følgende tiltak er iverksatt: Lederne følger opp sine medarbeidere i tråd med retningslinjen for oppfølging av sykemeldte. KVAM- grupper (kvalitet og arbeidsmiljø) er i virksomhet ved alle avdelinger, og rapporterer til klinikkdirektør og til AMU. 6

Det er etablert et velfungerende og dynamisk virksomhetsteam som består av IA rådgiver fra Arbeidslivssentret, NAV lokalt og HR-avd. Aktuelle ledere møter ved behov. Forbedringsarbeid med bl.a. hjelp fra Arbeidslivssenteret er iverksatt i enheter med stort fravær/arbeidsmiljøproblematikk, eksempelvis operasjonsavdeling som har tiltak der de ansatte følges opp om medarbeiderskap. BHT tiltrer i enkeltsaker med særskilte behov. Klinikkdirektør har høyt fokus på nærvær og nærværsarbeid, og har etablert en arbeidsgruppe/prosjekt Nærvær som består av ledere, tillitsvalgte, vernetjeneste, arbeidslivsenter, BHT og HR. Gruppa har utarbeidet en handlingsplan med konkrete tiltak og rapporterer til AMU. Klinikk for Intern Service: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 9,3 % Resultat 2012: 10,4 % Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 9,4 % Klinikk intern service hadde nedgang i sykefraværet i 2011, nedgangen fortsatte frem til høsten 2012, men ved slutten av året økte sykefraværet igjen. Lederne analyserer fraværet løpende og har fokus på om det dreier seg om kortids- eller langtidssfravær og hva årsakene til økningen skyldes. Sykefravær og nærvær er tema i samarbeidsmøter med tillitsvalgte og vernetjenesten samt i hvert AMU møte. Avdeling Renhold og tekstil har høyt sykefravær og har i 2012 arbeidet med et nærværprosjekt ved seksjon Renhold og tekstil KS. Dette er et arbeid som hele avdelingen ønsker å få læringseffekt fra. Avdeling Matforsyning har et høyt sykefravær som mest skyldes at flere ansatte har langtidsfravær, disse blir fulgt opp av leder i samarbeid med NAV og BHT. Klinikk for Psykisk Helse og Rus: Avtalt driftsmål 2012: 7,9 % Resultat for 2012: 8,0 % Avtalt driftsmål 2013: 6,5 % Sykefraværsprosenten 2011 var på 8,5 %. I løpet av første halvår 2012 sank sykefraværsprosenten men steg igjen på høsten. Klinikken var nær ved å nå sitt mål på 7,9 % for 2012 men endte på 8,0 % hvilket innebar en reduksjon fra 2011 Klinikken fortsetter å fokusere på sykefraværsoppfølging på alle nivå i klinikken. Den enkelte sykemeldte blir tett fulgt opp av leder i h.h.t. nye sykefraværsrutiner. Sykefravær har fokus i klinikkledelsen hver måned, og er fast post i AMUmøtene. I tillegg er sykefraværsoppfølging på agendaen i dialogmøtene med tillitsvalgte. Klinikken har i 2012 utarbeidet HMS-handlingsplan og påbegynte arbeidet om en IA-handlingsplan i samarbeid med NAV arbeidslivssenter. Medarbeiderundersøkelsen gjennomføres 1 gang hvert år. Utfordring: En stor del av sykefraværet er ikke direkte arbeidsrelatert. Mange ansatte i klinikken er kvinner i fertil alder, graviditet i klinikken gir økt sykefravær, dette gjelder særlig ved de store døgnenhetene. 7

Klinikk for Prehospitale Tjenester: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 7,6 % Resultat for 2012: 7,0 Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 7,0 % Klinikken har så langt i 2013 en oppgang når det gjelder sykefravær på opp mot 1%, - det er særlig korttidsfraværet som har økt. Det høye fokuset på sykefraværsarbeidet og forebygging er videreføres i 2013. I tillegg er klinikken i oppstartfasen på å kartlegge restarbeidsevne særlig knyttet opp mot ambulanseavdelingen. I denne avdelingen er det nå mange med lang fartstid, og her ser vi en del slitasjeskader. Klinikken har i 2013 videreført målet for sykefravær fra 2012 7%. Begrunnelsen for å ikke redusere fraværet ytterligere er at dette ansees som urealistisk i kombinasjon med økende aktivitet og den fysiske belastningen som ligger i store deler av avdelingens drift. Klinikk for Medisinsk Diagnostikk: Avtalt driftsmål 2012 sykefravær: 6,0 % Resultat 2012: 7.0% Avtalt driftsmål 2013 sykefravær: 6,0 % I KMD redegjøres det for sykefravær i AMU med fokus på utviklingstrender. Utvikling i sykefravær er et fast punkt i klinikkens ledermøter i forbindelse med resultatrapporteringen hver måned. Videre har klinikkdirektør månedlige oppfølgingsmøter med sine avdelingssjefer om driftsavtalen hvor dette også er tema. Nærvær og sykefravær er også fast punkt på samarbeidsmøte med tillitsvalgte. Klinikken har en offensiv holdning til sykefraværsarbeidet og har igangsatt rapportering fra BHT på oppfølgingssaker vedr sykefravær hvor BHT er inne. Det gis ekstra oppfølgingsstøtte fra HR og BHT i enheter som over tid har hatt høyt sykefravær. Det er i handlingsplanen til KMD identifisert flere forbedringspunkter vedrørende det fysiske arbeidsmiljø som nå følges opp. 8

Annen relevant statistikk knyttet til Sykefraværsutviklingen i Vestre Viken Sykefraværsutvikling, kort- og langtid Fra januar 2012 januar 2013 Diagram 1 presenterer sykefraværet for foretaket totalt, mens de påfølgende 9 diagrammene presenterer sykefraværet per klinikk og staber. Alle inneholder tall fra perioden januar 2012 til januar2013. Det er en tydelig felles trend for de 7 klinikkene gjennom året med en noe lavere sykefraværsprosent i månedene april/mai og august/september. Drammen sykehus, Bærum sykehus og Ringerike sykehus ligger på samme nivå, mens Kongsberg viser en klar positiv utvikling utover i 2012. Klinikk for medisinsk diagnostikk har også noe lavere sykefravær i siste halvdel av 2012. Det er vanskeligere å se noe ensartet trend mellom Medisin/helsefag og Administrasjon /ledelse (diagram 9 og 10). Begge har imidlertid markant lavere sykefravær enn klinikkene, og spesielt ligger Medisin/helsefag lavt, men unntak av januar 2013. Tallene inneholder ikke fravær grunnet barns sykdom, men de inkluderer sykefravær som følge av graviditet. Diagram 1) 9

Diagram 2) Diagram 3) Diagram 4) 10

Diagram 5) Diagram 6) Diagram 7) 11

Diagram 8) Diagram 9) Diagram 10) 12

Sykefraværsutvikling per yrkesgruppe Fra januar 2012 til januar 2013 Diagrammene under presentere sykefraværsutviklingen i de ulike yrkesgruppene. Diagram 11 inneholder ansatte i pasientbehandling, mens diagram 12 inneholder yrkesgrupper med større grad av støtte og administrativt arbeid. Ledere og leger er de yrkesgruppene med lavest sykefravær, mens sykepleiepersonell (bl.a. sykepleier/hjelpepleier), adm/kontor (bl.a. sekretær, konsulenter, rådgivere) og teknisk/forsyningspersonell (renhold, assistenter, fagarbeidere) har et gjennomgående høyere sykefravær. Diagram 11) Diagram 12 13

Sykefraværsutvikling per fast og midlertidig ansatt Fra januar 2012 til januar 2013 Ansatte med fast ansettelse ligger markant høyere i sykefravær enn midlertidig ansatte. Merk imidlertid at midlertidig ansatte også inkluderer timelønnede, og prosenten blir av den grunn noe lavere. Fraværet i denne gruppen er lavere grunnet kortere planlegging av vakter. Diagram 13) Sykefraværsutvikling - stillingsstørrelse Fra januar 2012 til januar 2013 Ansatte med høyere stillingsstørrelse har et høyere sykefravær enn ansatte i lavere stilling. Høyest ligger gruppen med stillingsstørrelse mellom 50 % og 99%. Diagram 14) 14

Sykefraværsutvikling fordelt på alder Fra januar 2012 til januar 2013 Diagram15) Diagram 16) Markant større variasjon i sykefraværet blant ansatte under 40 år, og ikke den samme tydelige trenden som fremkommer i oversikten for ansatte fra 40 år og mer. 15

16

Legemeldt sykefravær i Vestre Viken, fordelt på diagnose Tabellen viser utviklingen i ulike diagnoser fra 4 kvartal 2011 til 3 kvartal 2012. Det er diagnoser innenfor muskel/skjellet-lidelser samt psykiske lidelser som er den mest vanlige årsaken til legemeldt sykefravær. 3 kvartal 2012 representerte de ca 55% av alle legemeldte sykefraværsårsaker. Diagram 17) 17