Namsos kommunestyre. Orientering: KS sin rolle i kommunereformen v/einar J. Jakobsen, KS

Møteinnkalling Utvalg: Namsos kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Namsos samfunnshus Dato: 27.11.2014 Tidspunkt: 18:30 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post tine-nermark.johnsen@namsos.kommune.no eller telefon 941 74 355/74 21 71 00. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sakliste Utvalgssaksnr PS 86/14 PS 87/14 PS 88/14 Innhold Kommunereformen: Føringer for prosessen, prosessplan, sammenslåingsalternativ, kjøp av ekstern utredningskapasitet mv. Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene RS 4/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Orientering: KS sin rolle i kommunereformen v/einar J. Jakobsen, KS TEMAMØTE Revidering av utviklingsplan for Midtre Namdal v/odd Arne Flasnes, MNS Utvikling Planen er vedlagt på nettbrettene, samt forklaring på opplegg og gruppeinndeling Namsos, 19.11.14 Morten Stene/sign. ordfører Tine Nermark Johnsen/sign. møtesekretær

Sakliste Utvalgssaksnr PS 86/14 PS 87/14 PS 88/14 Innhold Kommunereformen: Føringer for prosessen, prosessplan, sammenslåingsalternativ, kjøp av ekstern utredningskapasitet mv. Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene RS 4/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Orientering: KS sin rolle i kommunereformen v/einar J. Jakobsen, KS TEMAMØTE Revidering av utviklingsplan for Midtre Namdal v/odd Arne Flasnes, MNS Utvikling Planen er vedlagt på nettbrettene, samt forklaring på opplegg og gruppeinndeling

Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2014/4350-4 Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Kommunereformen: Lokale føringer, prosessplan, sammenslåingsalternativene, fullmakt til kjøp av ekstern utredningskapasitet mv. Pr. 4. nov. 2014. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap 92/14 11.11.2014 Namsos kommunestyre 86/14 27.11.2014 Reformutvalgets anbefalinger som innstilling 1. Kommunestyret vedtar følgende føringer for Namsos kommune sine tilnærminger i kommunereformprosessen: o Namsos kommune skal være en aktiv part i kommunereformarbeidet. o Namsos kommune vil utarbeide en skisse/fremtidsbilde som skal være utgangspunktet for en dialog mellom potensielle sammenslåingskommuner; bl.a. også om ivaretakelse av lokaldemokratiske utfordringer, bruk av en bydelsutvalgstenking mv. o Namsos kommune vil i et storkommuneperspektiv legge vekt på at alle deler i nykommunen skal kunne beholde lokalt særpreg og lokale navn. o Skissere realistiske sammenslåingsalternativer. o Sikre involvering/høring av innbyggerne på en god måte i prosessen, bl.a. vurdere bruk av opinionsundersøkelse som metode i utredningsarbeidet. 2. Kommunestyret vedtar at sammenslåingsvedtak desember 2015 (løp 1) er en målsetning. Namsos kommune har i kommunereformprosessen lagt et tidsforløp og rigget prosessen etter fristene i løp 1 som krever et likelydende sammenslåingsvedtak i alle de aktuelle kommunene høsten 2015. 3. Kommunestyret vedtar prosessplan/tidsplan pr. 4. november 2014: Tids-/aktivitetsplan på lokalt, regionalt- og nasjonalt nivå. Kommunalt nivå Regionalt nivå Nasjonalt nivå 25. FMNT, FK, Eksp.utv. + div i RCN 2014 April 25. Samling i RCN for alle kommunestyrene. Mai Juni Juli August Kommunestyret oppnevner Reformutvalget 25. Helge Njåstad Frp og Helga Pedersen Ap i RCN. Statsråd Jan Tore

September Oktober November 3. Reformutvalget (RU) sitt første møte. Drøfter verdier, mål og roller. 20. Ordfører i MNS-styre. 2. HTV tas inn i RU. 13.-17. Ordfører/rådmann møter kolleger for å avklare realismen i alternativene 1-4. 21. RU: Ser på elementer i prosessplan som bestilling/kravspekk evt. til MNS eller andre. RUs rolle og deltagelse undervegs. 30. Ordfører orienterer KST om status. 11. RU: - Kjøp av utredningskompetanse. Info om metode. Hvilke tre eksterne er aktuell å forespørre? Forbehold om KST godkjenning. - Drøfte involvering. - Orientering fra samtale med FMNT. 11. og 27. FSK og KST vedtar bl.a. - Sammenslåingsalternativene - Prosessplan/tidsplan - Namsos fremtidsbilde - Bruk av ekstern utredningskompetanse - Evt. Sanner inviterer kommunene til å delta 5. FM s fellesmøte Stiklestad. Verktøykassa distr. på kommunereform.no: Ny kommune, veileder mv. Dialog med FM om verktøy Uke 46: RU-sekretar drøfter elementer i fremdriftsplan og dimensjonering av og krav til utredninger med FMNT. 8. Statsbudsjettet. Føringer? Desember 15. Konsulenten starter arbeidet. RU utarbeider plan for info/høringsplan av innbyggere 2015 Januar Prosess Februar 1. RU rapporterer på status til FMNT. Ekspertutvalgets 2. rapp.: Nye oppgaver til kommunene. Mars-Mai 10. Vedtak i KST om videre prosess. 28. Felles KST. Presentasjon av kommunenes arbeid. Prosess 15. Utredning foreligger. Juni Prosess St.meld.: Nye oppg. til kommunene. Jul-Aug Prosess September Forslag til likelydende vedtak. Innbyggerhøringer Oktober November 27. kl. 1700. KST: Likelydende vedtak om at kommunene ønsker å slå seg sammen. Kort, klart og tydelig. 27. kl. 2100. Alle KST stadfester enighet om elementene fra fellesmøte gjennom nye kommunestyrevedtak. 27. kl. 1900. Felles KST-møte. innkalt av FMNT. Minimum agenda: Navn på ny kommune. Antall medl. i nytt KST. Etablering av Fellesnemnd for å gjennomføre; kriterier for

sammensetning og funksjoner i nemnda. Valg av revisor til aktiviteten i fellesnemnda. Oppretting av andre fellesorgan for å sikre gjennomføring av sammenslåingen. Desember 2016 Januar Klargjøring for sammenslåing Klargjøring Juni Forberedelser Kongelig resolusjon om sammenslåing 2017 Jan-des. Praktisk tilrettelegging av sammenslåing Praktisk tilrettelegging av sammenslåing 2018 Januar 1. Sammenslåingen trer i kraft. 4. Kommunestyret i Namsos vedtar å utrede to sammenslåingsalternativer: Alt. 1: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid. Alt. 2: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid og IN-kommunene Namsskogan, Røyrvik, Høylandet, Lierne og Grong. I begge alternativene er Namsos kommunesenteret i nykommunen. Kommunestyret i Namsos mener at én stor Namdalskommune sammenslått av kommunene i Ytre-, Midtre- og Indre Namdal ville gi en størrelse på nykommunen med stor robusthet og gode økonomiske forutsetninger for gode tjenester til innbyggerne i nykommunen. Kommunestyret i Namsos ønsker at kommuner ut over de som er nevnt i alternativ 1 og 2 skal kunne ha muligheten til å inngå i en nykommune med Namsos som kommunesenter dersom det er hensiktsmessig ut i fra kriteriene, og de selv ønsker. Eksempel kan være Flatanger, Osen og Roan. 5. Namsos fremtidsbilde Flere kommuner i vår region slo seg sammen og dannet en ny kommune med virkning fra 1.1.2018 med Namsos som kommunesenter. I prosessen ble det etter hvert klart at løp 1 ville gi et ekstra økonomisk handlingsrom de første 15-20 årene fremfor hva som kunne oppnås i løp 2, og ingen av sammenslåingskommunene ville risikere å sette innbyggerne tjenester i spill for noe måneders utsettelse. For å ivareta lokaldemokratiet i distriktet er det etablert bydelsråd, i hovedsak med utgangspunkt i kommunesentrene i de opprinnelige kommunene. Bydelsrådene uttaler seg i alle saker av lokal betydning som skal til behandling i formannskap og kommunestyre. Et flertall av medlemmene i bydelsrådene skal ha lokal tilhørighet. Bydelsrådene skal ha et særlig ansvar for å ivareta lokalt særpreg og lokale prosesser i ny kommune. I kommuneplan for nykommunen er det vedtatt mål om sterke bygdesenter og at alle bygdesenter skal ha en kommunedelplan/tettstedsplan som skal utarbeides med stor lokal involvering og deltagelse. I bygdesentrene er det oppvekstsenter som minimum skal et pedagogisk tilbud til gruppen 0-12 år. For å bidra til å redusere avstanden til innbyggerne er det etablert desentraliserte servicetorg der innbyggerne enklere kan få dekket sitt behov for kontakt med kommunen og det offentlige.

Disse har i noen tilfeller utgangspunkt i de lokale oppvekstsentrene og har tilpasset åpningstid og innhold. Kommunereformen er også kalt en velferdsreform. Bakgrunn var målsetning om bedre velferdstjenester der folk bor, nå og i fremtiden; gode skoler, pleie og omsorg når vi blir eldre, trygge barnehager for barna våre. Videre handlet det også om de innbyggerne som trenger det mest: Barn som trenger barnevern, rusavhengige, mennesker med psykiske helseutfordringer og de som faller utenfor. For å kunne levere gode velferdstjenester må bl.a. kompetanse, rekruttering av arbeidskraft og kompetanse samt robusthet være til stede. Dette gjelder alle kommunale tjenester, men kommer kanskje størst til uttrykk i de spesialiserte tjenestene, tjenester som krever spesialkompetanse. Erfaringene vi fikk fra interkommunale samarbeid i MNR og MNS viste oss at større forvaltningsområder måtte til for å kunne etablere interessante og robuste fagmiljøer. Erfaringer viser at særlig små kommuner er sårbare og avhengig av samarbeid for å dekke etterspørselen etter flere av de kommunale tjenester. Interessante større kommunale fagmiljøer vil i fremtiden vil være en nøkkelfaktor og en forutsetning for god rekruttering, kompetanse og robusthet. Det har hele tiden vært en felles forståelse for at nykommunen må drives effektivt for å sikre at ressursene skulle resultere i best mulig tjenester til innbyggerne... 6. Kommunestyret gir rådmann, innenfor de vedtatte budsjettrammer, fullmakt til å utarbeide kravspesifikasjoner og engasjere ekstern konsulent til å utføre utredninger knyttet til kommunereformen. Reformutvalget skal involveres i arbeidet. Hjemmel for vedtaket er: Kommunestyrets vedtak av 19.6.2014. Behandling i Namsos formannskap - 11.11.2014 Ordføreren fremmet følgende endrede innstilling fra reformutvalget: 7. Kommunestyret vedtar følgende føringer for Namsos kommune sine tilnærminger i kommunereformprosessen: o Namsos kommune skal være en aktiv part i kommunereformarbeidet. o Namsos kommune vil utarbeide en skisse/fremtidsbilde som skal være utgangspunktet for en dialog mellom potensielle sammenslåingskommuner; bl.a. også om ivaretakelse av lokaldemokratiske utfordringer, bruk av en kommunedelutvalgstenkning mv. o Namsos kommune vil i et storkommuneperspektiv legge vekt på at alle deler i nykommunen skal kunne beholde lokalt særpreg og lokale navn. o Skissere realistiske sammenslåingsalternativer. o Sikre involvering/høring av innbyggerne på en god måte i prosessen, bl.a. vurdere bruk av folkemøter og opinionsundersøkelse som metode i utredningsarbeidet. 4. Alt. 1: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid. (Flatanger) Alt. 2: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid og IN-kommunene Namsskogan, Røyrvik, Høylandet, Lierne, Grong og Flatanger Kjersti Tommelstad fremmet følgende tilleggsforslag i punkt 4 på vegne av SV: Alt. 3: Namsos kommune består som egen kommune

Votering: 1. Reformutvalgets endrede innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret 2. Tommelstads tilleggsforslag enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap - 11.11.2014 Kommunestyret vedtar følgende føringer for Namsos kommune sine tilnærminger i kommunereformprosessen: o Namsos kommune skal være en aktiv part i kommunereformarbeidet. o Namsos kommune vil utarbeide en skisse/fremtidsbilde som skal være utgangspunktet for en dialog mellom potensielle sammenslåingskommuner; bl.a. også om ivaretakelse av lokaldemokratiske utfordringer, bruk av en kommunedelutvalgstenkning mv. o Namsos kommune vil i et storkommuneperspektiv legge vekt på at alle deler i nykommunen skal kunne beholde lokalt særpreg og lokale navn. o Skissere realistiske sammenslåingsalternativer. o Sikre involvering/høring av innbyggerne på en god måte i prosessen, bl.a. vurdere bruk av folkemøter og opinionsundersøkelse som metode i utredningsarbeidet. 8. Kommunestyret vedtar at sammenslåingsvedtak desember 2015 (løp 1) er en målsetning. Namsos kommune har i kommunereformprosessen lagt et tidsforløp og rigget prosessen etter fristene i løp 1 som krever et likelydende sammenslåingsvedtak i alle de aktuelle kommunene høsten 2015. 9. Kommunestyret vedtar prosessplan/tidsplan pr. 4. november 2014: Tids-/aktivitetsplan på lokalt, regionalt- og nasjonalt nivå. Kommunalt nivå Regionalt nivå Nasjonalt nivå 25. FMNT, FK, Eksp.utv. + div i RCN 2014 April 25. Samling i RCN for alle kommunestyrene. Mai Juni Juli August September Oktober Kommunestyret oppnevner Reformutvalget 3. Reformutvalget (RU) sitt første møte. Drøfter verdier, mål og roller. 20. Ordfører i MNS-styre. 2. HTV tas inn i RU. 13.-17. Ordfører/rådmann møter kolleger for å avklare realismen i alternativene 1-4. 21. RU: Ser på elementer i prosessplan som bestilling/kravspekk evt. til MNS eller andre. RUs rolle og deltagelse undervegs. 30. Ordfører orienterer KST om status. 25. Helge Njåstad Frp og Helga Pedersen Ap i RCN. Statsråd Jan Tore Sanner inviterer kommunene til å delta 5. FM s fellesmøte Stiklestad. Verktøykassa distr. på kommunereform.no: Ny kommune, veileder mv. Dialog med FM om verktøy 8. Statsbudsjettet. Føringer? November 11. RU: Uke 46: RU-sekretar drøfter elementer i fremdriftsplan og

- Kjøp av utredningskompetanse. Info om metode. Hvilke tre eksterne er aktuell å forespørre? Forbehold om KST godkjenning. - Drøfte involvering. - Orientering fra samtale med FMNT. dimensjonering av og krav til utredninger med FMNT. 11. og 27. FSK og KST vedtar bl.a. - Sammenslåingsalternativene - Prosessplan/tidsplan - Namsos fremtidsbilde - Bruk av ekstern utredningskompetanse - Evt. Desember 15. Konsulenten starter arbeidet. RU utarbeider plan for info/høringsplan av innbyggere 2015 Januar Prosess Februar 1. RU rapporterer på status til FMNT. Ekspertutvalgets 2. rapp.: Nye oppgaver til kommunene. Mars-Mai 10. Vedtak i KST om videre prosess. 28. Felles KST. Presentasjon av kommunenes arbeid. Prosess 15. Utredning foreligger. Juni Prosess St.meld.: Nye oppg. til kommunene. Jul-Aug Prosess September Forslag til likelydende vedtak. Oktober November Innbyggerhøringer 27. kl. 1700. KST: Likelydende vedtak om at kommunene ønsker å slå seg sammen. Kort, klart og tydelig. 27. kl. 2100. Alle KST stadfester enighet om elementene fra fellesmøte gjennom nye kommunestyrevedtak. 27. kl. 1900. Felles KST-møte. innkalt av FMNT. Minimum agenda: Navn på ny kommune. Antall medl. i nytt KST. Etablering av Fellesnemnd for å gjennomføre; kriterier for sammensetning og funksjoner i nemnda. Valg av revisor til aktiviteten i fellesnemnda. Oppretting av andre fellesorgan for å sikre gjennomføring av sammenslåingen. Desember 2016 Januar Klargjøring for sammenslåing Klargjøring Juni Forberedelser Kongelig resolusjon om sammenslåing 2017 Jan-des. Praktisk tilrettelegging av sammenslåing Praktisk tilrettelegging av sammenslåing 2018 Januar 1. Sammenslåingen trer i kraft. 10. Kommunestyret i Namsos vedtar å utrede to sammenslåingsalternativer: Alt. 1: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid. (Flatanger)

Alt. 2: MNS-kommunene Fosnes, Namsos, Overhalla og Namdalseid og IN-kommunene Namsskogan, Røyrvik, Høylandet, Lierne, Grong og Flatanger Alt. 3: Namsos kommune består som egen kommune I begge alternativene er Namsos kommunesenteret i nykommunen. Kommunestyret i Namsos mener at én stor Namdalskommune sammenslått av kommunene i Ytre-, Midtre- og Indre Namdal ville gi en størrelse på nykommunen med stor robusthet og gode økonomiske forutsetninger for gode tjenester til innbyggerne i nykommunen. Kommunestyret i Namsos ønsker at kommuner ut over de som er nevnt i alternativ 1 og 2 skal kunne ha muligheten til å inngå i en nykommune med Namsos som kommunesenter dersom det er hensiktsmessig ut i fra kriteriene, og de selv ønsker. Eksempel kan være Flatanger, Osen og Roan. 11. Namsos fremtidsbilde Flere kommuner i vår region slo seg sammen og dannet en ny kommune med virkning fra 1.1.2018 med Namsos som kommunesenter. I prosessen ble det etter hvert klart at løp 1 ville gi et ekstra økonomisk handlingsrom de første 15-20 årene fremfor hva som kunne oppnås i løp 2, og ingen av sammenslåingskommunene ville risikere å sette innbyggerne tjenester i spill for noe måneders utsettelse. For å ivareta lokaldemokratiet i distriktet er det etablert bydelsråd, i hovedsak med utgangspunkt i kommunesentrene i de opprinnelige kommunene. Bydelsrådene uttaler seg i alle saker av lokal betydning som skal til behandling i formannskap og kommunestyre. Et flertall av medlemmene i bydelsrådene skal ha lokal tilhørighet. Bydelsrådene skal ha et særlig ansvar for å ivareta lokalt særpreg og lokale prosesser i ny kommune. I kommuneplan for nykommunen er det vedtatt mål om sterke bygdesenter og at alle bygdesenter skal ha en kommunedelplan/tettstedsplan som skal utarbeides med stor lokal involvering og deltagelse. I bygdesentrene er det oppvekstsenter som minimum skal et pedagogisk tilbud til gruppen 0-12 år. For å bidra til å redusere avstanden til innbyggerne er det etablert desentraliserte servicetorg der innbyggerne enklere kan få dekket sitt behov for kontakt med kommunen og det offentlige. Disse har i noen tilfeller utgangspunkt i de lokale oppvekstsentrene og har tilpasset åpningstid og innhold. Kommunereformen er også kalt en velferdsreform. Bakgrunn var målsetning om bedre velferdstjenester der folk bor, nå og i fremtiden; gode skoler, pleie og omsorg når vi blir eldre, trygge barnehager for barna våre. Videre handlet det også om de innbyggerne som trenger det mest: Barn som trenger barnevern, rusavhengige, mennesker med psykiske helseutfordringer og de som faller utenfor. For å kunne levere gode velferdstjenester må bl.a. kompetanse, rekruttering av arbeidskraft og kompetanse samt robusthet være til stede. Dette gjelder alle kommunale tjenester, men kommer kanskje størst til uttrykk i de spesialiserte tjenestene, tjenester som krever spesialkompetanse. Erfaringene vi fikk fra interkommunale samarbeid i MNR og MNS viste oss at større forvaltningsområder måtte til for å kunne etablere interessante og robuste fagmiljøer. Erfaringer viser at særlig små kommuner er sårbare og avhengig av samarbeid for å dekke etterspørselen etter flere av de kommunale tjenester.

Interessante større kommunale fagmiljøer vil i fremtiden vil være en nøkkelfaktor og en forutsetning for god rekruttering, kompetanse og robusthet. Det har hele tiden vært en felles forståelse for at nykommunen må drives effektivt for å sikre at ressursene skulle resultere i best mulig tjenester til innbyggerne... 12. Kommunestyret gir rådmann, innenfor de vedtatte budsjettrammer, fullmakt til å utarbeide kravspesifikasjoner og engasjere ekstern konsulent til å utføre utredninger knyttet til kommunereformen. Reformutvalget skal involveres i arbeidet. Hjemmel for vedtaket er: Kommunestyrets vedtak av 19.6.2014.

Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 02.06.2014 Kommunereformen - Namsos kommunes veivalg U 24.06.2014 Melding om vedtak - Valgte representanter Kommunereformen - Namsos kommunes veivalg X 24.06.2014 Særutskrift - Kommunereformen - Namsos kommunes veivalg S 04.11.2014 Kommunereformen: Føringer for prosessen, prosessplan, sammenslåingsalternativ, kjøp av ekstern utredningskapasitet mv. Saksopplysninger Kommunestyret i Namsos vedtok 19.6.2014: 1. Namsos kommune vedtar å nedsette ett utvalg for å vurdere Namsos kommunes videre arbeid i forhold til kommunereformen. Utvalget består av følgende medlemmer: Ordføreren Tove Nyborg, AP Kjersti Tommelstad, SV Randi Dille, SP Tom C. Prytz, H Lill S. Solvi, V Stein Tore Wolff, FrP Åste Marie Lande Lindau, KrF Sekretær Ketil Sørvig Hvert parti velger selv hvem som skal møte som vara i utvalget. 2. Utvalget skal holde seg oppdatert på føringer og annen kunnskap i prosessen og etablere tett dialog med egne innbyggere, andre kommuner, samkommune og fylkesmann, for best mulig kunne tegne ett bilde av ulike muligheter og strategier for Namsos kommune i forhold til kommunereformen. 3. Utvalget får i oppgave å melde tilbake til kommunestyret når ordfører og/eller utvalget mener dette er påkrevd. Første tilbakemelding bør skje i løpet av høsten 2014. Reformutvalget har pr. 4. nov 2014 hatt fire møter. Utvalget har hatt en vid inngang til reformprosessen og bl.a. i starten drøftet hva som skal være Namsos lokale føringer/verdier ved inngangen til reformprosessen, prosessplan/tidsplan, sammenslåingsalternativer, starten på et mulig fremtidsbilde og evt. bruk av ekstern utredningskompetanse og gjennomføring av opinionsundersøkelse som del av utredningsprosessen. Selv om mange elementer i kommunereformprosessen for en stor del vil være sentralstyrt gjennom sentrale målsetninger og kriterier, skriftlige veiledere og prosessplaner, skal det allikevel undervegs i prosessen gjøres mange viktige lokale veivalg. Ikke alle sentrale elementer har heller ikke fått sin avklaring, slik at noe av veien naturlig nok må bli litt til mens vi går. Det betyr at utvalgets fremlegg av elementene i denne saken må fremmes på nytt i revidert utgave dersom det kommer vesentlige endringer i forutsetningene.

Ordfører gav en kort orientering i kommunestyret 30.oktober. Første utgaven av prosessplan til behandling representerer status i reformutvalgets arbeid pr. 4. nov. 2014. Kommunestyret skal holdes løpende orientert gjennom prosessen, muntlig, eller ved at det fremmes sak til behandling i kommunestyret når vesentlige spørsmål skal besluttes. Vurderinger Reformutvalget har lagt vekt på at Namsos skal flagge sine føringer og verdier som skal legges til grunn i reformprosessen og i nykommunen, og derigjennom fremstå som en redelig aktør som ønsker å spille med alle kort åpne. Løp 1 med sammenslåingsvedtak høsten 2015 er en viktig målsetning for Namsos kommune. Bakgrunn for Namsos kommunes valg av løp1 er ønsket om å sikre et best mulig økonomisk utgangspunkt for gode tjenester til innbyggerne i nykommunen enn hva som er beskrevet i løp 2. Regjeringen har beskrevet løp 1 som det økonomisk mest gunstige løpet for nykommunen i de første 15-20 årene der dagens inndelingstilskudd beholdes uendret i 15 år selv om det er signalisert et nytt og strammere inntektssystem for kommunene fra 2016. Namsos kommune forstår dilemmaet og ønsket i de mindre kommunene om å velge løp2. Namsos kommune ønsker ikke å sette usikkerhetene om varslede endringene i inntektssystemet i spill for noen få måneder lenger reformprosess. Til det er innsatsen for stor og sikkerheten for liten og konsekvensene for store over for lang tid. Noen av våre ansatte vil kunne oppfatte at kommunereformen betyr en usikkerhet rundt egen arbeidssituasjon i en periode. Vi som er mindre kommuner kan i det perspektivet risikere å oppleve en kompetanseflukt og en forsterking av dagens utfordringer med å beholde og rekruttere kompetent personell dersom reformperioden blir lang. Dette vil kunne gå ut over kvaliteten på tjenestene til innbyggerne. Namsos kommune mener derfor at en slik periode bør gjøres så kort som mulig. Dersom kommuner som er aktuelle i en sammenslåing med Namsos ikke skulle velge løp1, og Namsos kommune blir stående som den eneste med løp1, antas at Namsos kommune vil falle ned på løp 2 sammen med aktuelle sammenslåingskommuner, og derigjennom oppnå et økonomisk dårligere utgangspunkt for tjenester til innbyggerne i nykommunen de første 15-20 år. Prosessplan/tidsplan Prosessplan/tidsplan er koordinert med hendinger av betydning for kommunereformen, på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå. Ikke alle forutsetninger er pr. i dag kjent. Ved vesentlige endringer i forutsetningene for tidsplan vil en revidert plan bli lagt frem for kommunestyret. Sammenslåingsalternativene Reformutvalget har etter en prosess, der også andre regioners ønsker og uttalelser frem til i dag er lagt til grunn, konkludert med å anbefale å utrede to sammenslåingsalternativer; 1. Midtre Namdal kommunene, og 2. Midtre Namdal kommunene + Indre Namdalskommunene. Reformutvalget mener at en optimal nykommune med robusthet og økonomisk bæreevne og utviklingspotensialer kunne være en sammenslåing av kommunene i Indre-, Midtre- og Ytre Namdal regioner. Utvalget vært opptatt av at det skal åpnes for Flatanger kommune dersom de selv ønsker det, og det er hensiktsmessig.

Utvalget har videre ønsket at også kommunene Osen og Roan skal ha en mulighet til å gå inn i en nykommune med Namsos som nykommunesenter. I veiledere er det beskrevet at nykommuner over fylkesgrenser vil falle inn i løp 2. Det er derfor viktig at samlede konsekvenser utredes før det tas konkrete beslutninger. Involvering og informasjon Flere kommuner har i tidlig prosess snakket om gjennomføring av en rådgivende folkeavstemming Telemarksforskning beskriver i rapport nr. 224/2005 evalueringen av forsøk på kommunesammenslåing i Valdres 2004, bl.a. om bruk av forskjellige metoder for involvering i kommunesammenslåing. Rapporten konkluderer med at Opinionsundersøkelser vil således høyst sannsynlig gi vel så representative data som folkeavstemminger. Samtidig gir opinionsundersøkelser muligheter for å fange opp mer nyanserte synspunkter blant innbyggerne, f.eks. hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å endre standpunkt o.l. Dette øker politikernes handlingsrom i forhold til å fatte egne beslutninger ). Med det som utgangspunkt anbefaler reformutvalget bruk av opinionsundersøkelser i utredningsfasen. Reformutvalget vil før jul 2014 utarbeide en egen informasjon-/involveringsplan som innarbeides i tidsplan for reformprosessen. Kjøp av ekstern kompetanse til utredninger Reformutvalget er opptatt av at de utredninger som gjøres for de alternativer hvor Namsos inngår, blir utarbeidet på en faglig best mulig måte som grunnlag for stor troverdighet i omgivelsene. Reformutvalget anbefaler derfor at utredningskompetanse kjøpes eksternt. Anskaffelsen vil skje innenfor rammen av lov om offentlige anskaffelser. Kjøp av utredningskompetanse kan finansieres ved: - Tilskudd til utredning fra departementet, kr. 200 000/kommune. (FMNT). - Tidligere tildelte skjønnsmidler til å utrede en utvidelse av MNS. Godkjent av FMNT til bruk i kommunereformutredninger. Status i nabokommunene pr. 4. nov. 2014. Indre Namdal regionråd Indre Namdal regionråd behandlet 22.08.14 forslag til Prosessplan for arbeidet med kommunereformen i Indre Namdal. Reformutvalget i INR var enstemmig i sin tilrådning til kommunene om valg av Løp 1 med avgjørelse i kommunene høsten 2015, bl.a. for da å kunne være ny kommune fra 1.01.2018. Utvalget anbefalte kommunene å utrede to alternativer for sammenslåing; a) Indre og Midtre Namdal og b) Indre Namdal og Overhalla. Et flertall i regionrådet gikk for å forskyve tidsplanen for kommunale vedtak til våren 2016, dvs. til Løp 2 og ny kommune fra 1.1.2020, samt å utrede et tredje alternativ for utredning av sammenslåing som var «Indre Namdal», uten å definere om dette gjelder 4,5 eller 6 kommuner. Fristen for behandling av prosessplanen i kommunestyrene er 1. november 2014. Lierne kommune Lierne kommunestyre behandlet den 29.10.2014 reformutvalget i INR sin anbefaling med et tillegg om å utrede om Lierne kan bestå som egen kommune, og med endring til Løp 1 med kommunestyrevedtak desember 2015. Liernes alternativ er: Indre og Midtre Namdal. Indre Namdal og Overhalla kommune. Lierne som egen kommune Lierne kommunestyre ønsker Løp 1 med vedtak innen desember 2015.

Snåsa Snåsa kommune orienterer seg sørover (Stene pers. medd). Flatanger Kommunestyret i Flatanger oppnevnte 19.6.2014 et utvalg til å se på framtidig kommunestruktur for Flatanger. Ordfører velges som leder for utvalget. I første omgang er utvalgets mandat å holde seg orientert og oppdatert på føringer og kunnskap i prosessen og trekke opp ulike muligheter og strategier. Utvalget skal i løpet av 2014 melde tilbake til kommunestyret. Kommunestyret i Flatanger behandlet 30.10.2014 prosessplan med sammenslåingvedtak våren 2016. Dvs. Løp 2. Namdalseid Kommunestyret i Namdalseid opprettet 11.9.2014 et utvalg bl.a. til å avklare innretning for et mulig samarbeid og aktuelle kommuner, ta initiativ til og gjennomføre drøftinger med aktuelle kommuner. Videre planlegge involvering av innbyggerne, og evt. avklare hvilket Namdalseid for egen del vil gå inn for. Rådmann er sekretær. Overhalla Overhalla oppnevnte 15.9.2014 et utvalg til å utarbeide forslag til målsettinger, omfang, avgrensninger, prosessplan og mandat for kommunens utredningsarbeid i tråd med tidsplanen for kommunereformen. Involvering av innbyggerne og øvrige berørte vil være en del av det styringsgruppen skal avklare. Fosnes Kommunestyret i Fosnes opprettet 25.9.14 et utvalg bl.a. til å avklare behovet for utredninger som grunnlag for en beslutning, herunder hva Fosnes må utrede selv, og hva som kan utredes i samarbeide med nabokommunene. Utvalget i Fosnes har foreslått at det utredes tre alternativer: Alt. a: Opprettholde egen kommune. Alt. b: Sammenslåing av de fire kommunene i MNS; Overhalla, Namsos, Fosnes og Namdalseid. Alt. c: Sammenslåing av de fire kommunene i MNS og de seks kommunene i Indre Namdal; Overhalla, Namsos, Fosnes, Namdalseid, Høylandet, Grong, Flatanger, Lierne, Røyrvik og Namsskogan. Utvalget ønsker at alternativene b og c utredes i fellesskap innenfor Midtre Namdal samkommune. I Fosnes vedtak er det ikke sagt noe om valg av Løp 1 eller Løp 2. Økonomiske virkemidler i kommunereformen Kopi fra Kommunal og moderniseringsdepartementets nettside kommunereformen.no De økonomiske virkemidlene til nykommunen; engangskostnader og reformstøtte, beregnes etter folketallet i nykommunen og antall kommuner som er sammenslått. Se alternativer i de to tabellene under. Inndelingstilskuddet beregnes i løp 1, som summen av inndelingstilskuddene dagens kommuner har før sammenslåingen. Folketallsoversikt i omkringliggende kommuner K-nr: 1703 Namsos 13 083 1748 Fosnes 642 13 725 1744 Overhalla 3 732 17 457 1725 Namdalseid 1 676 19 133 1749 Flatanger 1 120 20 253 1743 Høyl andet 1 257 21 510 1742 Grong 2 449 23 959 1740 Namsskogan 922 24 881 1738 Li erne 1 385 26 266 1739 Røyrvi k 498 26 764 26 764

Dekning av engangskostnader: Departementet vil gjøre dekningen av engangskostnader ved en sammenslåing mer forutsigbar for kommunene, og unngå mange og tidkrevende søknadsprosesser. Departementet legger opp til at alle kommuner som slår seg sammen i reformperioden får dekket engangskostnader ved sammenslåingen etter en standardisert modell. Eksempel: En nykommune med MNS-kommunene. Fire kommuner og 19 133 innbyggere i nykommunen gir 40 mill. kroner i engangsstøtte til nykommunen. Reformstøtte: Kommuner som fatter nasjonale vedtak om sammenslåing i reformperioden vil kunne få reformstøtte fra staten. Utbetalingen blir gitt uten ytterligere søknad fra kommunene, og utbetales på tidspunktet for sammenslåingen. Reformstøtten vil bli tildelt etter en standardisert modell. Regjeringen vil i statsbudsjettet for 2015 følge opp Stortingets merknad om utformingen av reformstøtten. Etter framleggelsen av statsbudsjettet 8.oktober oppdateres nettløsningen i tråd med dette. Eksempel: MNS sammenslått ville gi 20 mill. kroner i engangs reformstøtte. Inndelingstilskudd: Inndelingstilskuddet i inntektssystemet kompenserer sammenslåtte kommuner for en reduksjon i rammetilskuddet som følge av sammenslåingen. Kommunene gis full kompensasjon for tap av basistilskuddet, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i samlede regionalpolitiske tilskudd. Kommuner som får høyere arbeidsgiveravgift som følge av sammenslåing kan i tillegg få kompensasjon for dette. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskudd i 15 år, før tilskuddet deretter trappes ned over fem år. Tilskuddet finansieres innenfor kommunerammen, og følger lønns- og prisjusteringen. Eksempel: Med MNS-kommunene sammenslått. Inndelingstilskuddet (i kommunaldepartementets regnemodell på nett) beregnes til 78,2 mill. kroner, og kompenserer for: Tap av basistilskudd - 36,992 mill. kroner Tap av småkommunetilskudd - 10,632 mill. kroner Tap av Nord-Norges/Namdalstilskudd - 30,555 mill. kroner

Reformutvalgets konklusjon Som innstillingen. Miljømessig vurdering Ingen relevante miljøaspekter.

Namsos kommune Personalavdelingen Namsos Saksmappe: 2014/5661-3 Saksbehandler: Egill Vatne Saksframlegg Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos administrasjonsutvalg 2/14 04.11.2014 Namsos formannskap 89/14 04.11.2014 Namsos kommunestyre 87/14 27.11.2014 Rådmannens innstilling Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 1. Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 2. Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver:

Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 3. Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig.

4. Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer. Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så fleksibelt utformet at den ikke innskrenker mer enn man ønsker. Saksbehandler ved personalavdelingen vil bidra i utformingen av utlysningsteksten. Intern utlysning av faste stillinger benyttes når det finnes kvalifiserte deltidsansatte i kommunen, som gjennom ledig stilling kan få øket sin stillingsandel, jfr. hovedtariffavtalen 2.3 og arbeidsmiljøloven 14.3. 5. Særskilt om midlertidige stillinger Ansvarlig leder har ansvaret for å tilsette i midlertidige stillinger med mindre enn 6 måneders varighet. Normalt vil slike stillinger ikke bli kunngjort ledig. Ansvarlig leder har ved disse tilsettingene ansvar for ivaretagelse av prosess, all dokumentasjon og lovlighetskrav. Hvis det etter hvert viser seg at behovet for midlertidig tilsetting overstiger 6 måneder, skal stillingen meldes til personalsjefen for vurdering av videre oppfølging; forlengelse, omplassering eller utlysning. 6. Ivaretakelse av personer som har særskilte utfordringer på arbeidsmarkedet Namsos kommune har gjennom samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv forpliktet seg til å åpne virksomheten for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Oppfølgingen av denne forpliktelsen skal skje i nært samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Hvis det er søker(e) med innvandrerbakgrunn til en stilling, som oppfyller de formelle kvalifikasjonene som er etterspurt, skal alltid minst 1 av dem tas inn til intervju. 7. Tillitsvalgtes medvirkning De tillitsvalgtes rettigheter ved tilsettinger er hjemlet i Hovedavtalen del B, 3-1 d og e, samt 3-2 g. Namsos kommune skal gjennomføre tilsettingsprosessene slik at disse rettighetene blir ivaretatt. Faste rutiner ved alle tilsettinger er: Det gjennomføres drøfting med tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger, også i forhold til utlysningsteksten hvis det konkluderes med at stillingen skal lyses ledig. Tillitsvalgte skal delta som observatør på alle jobbintervjuer og ved drøftinger/oppsummeringer som gjennomføres etter at intervjuene er ferdige. Arbeidsgiversiden trekker endelig konklusjon om innstilling etter å ha mottatt tillitsvalgtes vurderinger

Innstillingen skal være påført underskrift og eventuell merknad fra tillitsvalgte. Det bør fra partene etterstrebes konsensus i tilsettingssaker. 8. Annet Personalsjefen har ansvar for å utarbeide og oppdatere skjema og saksbehandlingsmanualer knyttet til tilsettingsrutinene. Behandling i Namsos administrasjonsutvalg - 04.11.2014 Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av administrasjonsutvalget som innstilling til formannskapet Innstilling i Namsos administrasjonsutvalg - 04.11.2014 Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 9. Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 10.Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver: Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer

kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 11.Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig. 12.Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer.

Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så fleksibelt utformet at den ikke innskrenker mer enn man ønsker. Saksbehandler ved personalavdelingen vil bidra i utformingen av utlysningsteksten. Intern utlysning av faste stillinger benyttes når det finnes kvalifiserte deltidsansatte i kommunen, som gjennom ledig stilling kan få øket sin stillingsandel, jfr. hovedtariffavtalen 2.3 og arbeidsmiljøloven 14.3. 13.Særskilt om midlertidige stillinger Ansvarlig leder har ansvaret for å tilsette i midlertidige stillinger med mindre enn 6 måneders varighet. Normalt vil slike stillinger ikke bli kunngjort ledig. Ansvarlig leder har ved disse tilsettingene ansvar for ivaretagelse av prosess, all dokumentasjon og lovlighetskrav. Hvis det etter hvert viser seg at behovet for midlertidig tilsetting overstiger 6 måneder, skal stillingen meldes til personalsjefen for vurdering av videre oppfølging; forlengelse, omplassering eller utlysning. 14.Ivaretakelse av personer som har særskilte utfordringer på arbeidsmarkedet Namsos kommune har gjennom samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv forpliktet seg til å åpne virksomheten for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Oppfølgingen av denne forpliktelsen skal skje i nært samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Hvis det er søker(e) med innvandrerbakgrunn til en stilling, som oppfyller de formelle kvalifikasjonene som er etterspurt, skal alltid minst 1 av dem tas inn til intervju. 15.Tillitsvalgtes medvirkning De tillitsvalgtes rettigheter ved tilsettinger er hjemlet i Hovedavtalen del B, 3-1 d og e, samt 3-2 g. Namsos kommune skal gjennomføre tilsettingsprosessene slik at disse rettighetene blir ivaretatt. Faste rutiner ved alle tilsettinger er: Det gjennomføres drøfting med tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger, også i forhold til utlysningsteksten hvis det konkluderes med at stillingen skal lyses ledig. Tillitsvalgte skal delta som observatør på alle jobbintervjuer og ved drøftinger/oppsummeringer som gjennomføres etter at intervjuene er ferdige. Arbeidsgiversiden trekker endelig konklusjon om innstilling etter å ha mottatt tillitsvalgtes vurderinger Innstillingen skal være påført underskrift og eventuell merknad fra tillitsvalgte. Det bør fra partene etterstrebes konsensus i tilsettingssaker.

16.Annet Personalsjefen har ansvar for å utarbeide og oppdatere skjema og saksbehandlingsmanualer knyttet til tilsettingsrutinene. Behandling i Namsos formannskap - 04.11.2014 Administrasjonsutvalgets innstilling enstemmig vedtatt av formannskapet som innstilling til kommunestyret Innstilling i Namsos formannskap - 04.11.2014 Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 17.Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 18.Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver: Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes

ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 19.Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig. 20.Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer. Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så