Forfall: Navn Funksjon Representerer Terje Tranaas MEDL NAAP Kåre Aalberg MEDL NASV Amund Lein MEDL NAH Stein Tore Wolff MEDL NAFRP Knut Erik Heia

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Namsos administrasjonsutvalg Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: Fra 10:00 til 11:40 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Stene Leder NAAP Kjersti Tommelstad Nestleder NASV Marit E. Haukø Medlem NAAP Tove Nyborg Medlem NAAP Randi Dille Medlem NASP Tom Collett Prytz Medlem NAH Lill Th. Sandvik Solvi Medlem NAV Torunn Pedersen Medlem Karin Sinnes Medlem Lill Iren Kristiansen Medlem Forfall: Navn Funksjon Representerer Terje Tranaas MEDL NAAP Kåre Aalberg MEDL NASV Amund Lein MEDL NAH Stein Tore Wolff MEDL NAFRP Knut Erik Heia MEDL Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for Representerer Hilmar Klingen Terje Tranaas NAAP Tor Jørgen Olsen Kåre Aalberg NASV Ingen møtte Amund Lein NAH Ingen møtte Stein Tore Wolff NAFRP Leif Olav Skillingstad Knut Erik Heia Etter dette var det 13 representanter til stede Fra administrasjonen møtte: Navn Gunnar Lien Tine Nermark Johnsen Stilling rådmann møtesekretær

2 Merknader Ingen merknader til innkalling og sakliste Underskrift: Vi bekrefter med våre underskrifter at møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Stene/sign. Tor Jørgen Olsen/sign. Lill Iren Kristiansen/sign. Kjersti Tommelstad/sign. Randi Dille/sign. Torunn Pedersen/sign. Marit Haukø/sign. Tom Prytz/sign. Karin E. Sinnes/sign. Hilmar Klingen/sign. Lill S. Solvi/sign. Tove Nyborg/sign. Leif Olav Skillingstad/sign.

3 Sakliste Utvalgssaksnr PS 2/14 PS 3/14 Innhold Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene PS 2/14 Rutine og ansvarsfordeling i tilsettingssaker Rådmannens innstilling Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 1. Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 2. Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver: Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes

4 ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 3. Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig.

5 4. Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer. Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så fleksibelt utformet at den ikke innskrenker mer enn man ønsker. Saksbehandler ved personalavdelingen vil bidra i utformingen av utlysningsteksten. Intern utlysning av faste stillinger benyttes når det finnes kvalifiserte deltidsansatte i kommunen, som gjennom ledig stilling kan få øket sin stillingsandel, jfr. hovedtariffavtalen 2.3 og arbeidsmiljøloven Særskilt om midlertidige stillinger Ansvarlig leder har ansvaret for å tilsette i midlertidige stillinger med mindre enn 6 måneders varighet. Normalt vil slike stillinger ikke bli kunngjort ledig. Ansvarlig leder har ved disse tilsettingene ansvar for ivaretagelse av prosess, all dokumentasjon og lovlighetskrav. Hvis det etter hvert viser seg at behovet for midlertidig tilsetting overstiger 6 måneder, skal stillingen meldes til personalsjefen for vurdering av videre oppfølging; forlengelse, omplassering eller utlysning. 6. Ivaretakelse av personer som har særskilte utfordringer på arbeidsmarkedet Namsos kommune har gjennom samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv forpliktet seg til å åpne virksomheten for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Oppfølgingen av denne forpliktelsen skal skje i nært samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Hvis det er søker(e) med innvandrerbakgrunn til en stilling, som oppfyller de formelle kvalifikasjonene som er etterspurt, skal alltid minst 1 av dem tas inn til intervju. 7. Tillitsvalgtes medvirkning De tillitsvalgtes rettigheter ved tilsettinger er hjemlet i Hovedavtalen del B, 3-1 d og e, samt 3-2 g. Namsos kommune skal gjennomføre tilsettingsprosessene slik at disse rettighetene blir ivaretatt. Faste rutiner ved alle tilsettinger er: Det gjennomføres drøfting med tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger, også i forhold til utlysningsteksten hvis det konkluderes med at stillingen skal lyses ledig. Tillitsvalgte skal delta som observatør på alle jobbintervjuer og ved drøftinger/oppsummeringer som gjennomføres etter at intervjuene er ferdige. Arbeidsgiversiden trekker endelig konklusjon om innstilling etter å ha mottatt tillitsvalgtes vurderinger

6 Innstillingen skal være påført underskrift og eventuell merknad fra tillitsvalgte. Det bør fra partene etterstrebes konsensus i tilsettingssaker. 8. Annet Personalsjefen har ansvar for å utarbeide og oppdatere skjema og saksbehandlingsmanualer knyttet til tilsettingsrutinene. Behandling i Namsos administrasjonsutvalg Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av administrasjonsutvalget som innstilling til formannskapet Innstilling i Namsos administrasjonsutvalg Rutiner og ansvarsfordeling i tilsettingssaker I tilsettingsrutinene brukes betegnelsen Ansvarlige ledere om ledere som er tildelt personalansvar for ansatte i kommunen 1. Formålet med tilsettingsrutinene Tilsettingsrutinene skal ivareta behovet for: Å ha en overordnet tilsettingspolitikk som gjelder for hele kommunen Å få tilsatt best mulig kvalifiserte medarbeidere Å gi ansvarlige ledere nærhet til beslutning om tilsettinger innenfor eget ansvarsområde Å ha rutiner som følger opp gjeldende bestemmelser i lov- og avtaleverk på tilsettingsområdet Å håndtere behovet for interne omplasseringer Å yte god service overfor søkere til ledige stillinger i Namsos kommune Å gi Namsos kommune godt omdømme i tilsettingssaker 2. Ansvars- og oppgavefordeling Ved tilsettinger i Namsos kommune gjelder følgende fordeling av ansvar og oppgaver: Personalsjefen har ansvar for dokumentasjon, prosesstyring og lovlighetsvurdering. Det skal alltid brukes intervju ved tilsetting i kunngjorte stillinger, såfremt dette åpenbart ikke er nødvendig. Den som innkaller til intervju må kreve at kandidatene medbringer

7 kopi av attester og vitnemål. Det skal være særskilt oppmerksomhet rundt autorisasjoner og arbeidstillatelser når det er aktuelt. Personalsjefen har ansvar for at det alltid sjekkes ved søk i SAK-basen at påkrevde autorisasjoner innenfor helse/omsorgs-området ikke er inndratt. Ansvarlig leder avgjør, etter drøftinger med tillitsvalgte og innenfor rammen av gjeldende lovlighetskriterier, hvem som skal tilsettes. Innstillingen fra ansvarlig leder skal inneholde skriftlig begrunnelse relatert til utlysningsteksten, både i forhold til valg av kandidater og i forhold til søkere som ikke nådde fram. Formelt vedtak om tilsetting fattes av personalsjefen. Normalt vil vedtaket være det samme som innstillingen fra ansvarlig leder. Mellom innstilling og vedtak blir det gjennomført en lovlighetsvurdering. Hvis tilsettingen finnes å være i strid med lov/avtaleverk, eller kommunens overordnede tilsettingspolitikk, sendes saken tilbake til ansvarlig leder med henstilling om å vurdere tilsettingen på ny. Lovlighetskravet ved tilsettinger er absolutt. Tilsetting av resultatenhetsledere gjennomføres av et utvalg bestående av aktuell leder, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Utvalgets konklusjon forelegges for rådmannen før tilsetting skjer. Tilsetting av fagsjef gjennomføres av et utvalg bestående av rådmannen, personalsjefen og aktuell hovedtillitsvalgt. Kommunestyret tilsetter rådmann. Saken forberedes av et utvalg valgt av kommunestyret. Kommunestyret kan vedta at det leies inn ekstern tjeneste som ivaretar prosesstyring, dokumentasjon og lovlighetsvurdering. 3. Vurderinger før en stilling meldes ledig/kunngjøres Før en stilling meldes ledig til personalsjefen, skal den vurderes i forhold til å trekkes inn eller holdes vakant. I stillinger som man beslutter å holde vakant skal det ikke innleies midlertidig ansatte. Ansvarlig leder skal drøfte med fagsjef behovet for inndragning eller vakanse. Beslutning om inndragning eller vakanse meldes til personalsjefen på særskilt skjema. Hvis konklusjonen er at stillingen ikke skal trekkes inn eller holdes vakant, skal den vurderes i forhold til interne omplasseringsbehov før den meldes ledig. Ansvarlig leder har ansvaret for å ta spørsmålet om intern omplassering opp til drøfting på ledernivå innenfor aktuelt fagområde. Det ligger i sakens natur at mye av det interne omplasseringsbehovet normalt vil måtte håndteres innenfor det aktuelle fagområdet. Når en stilling er meldt ledig til personalsjefen, har personalsjefen ansvaret for å vurdere stillingen i forhold til intern omplassering, også på tvers av fagområdene, før den kunngjøres ledig. 4. Kunngjøring av ledige stillinger Som hovedregel kunngjøres ledige stillinger ved ekstern utlysning. Dette gjelder faste stillinger og midlertidige stillinger med varighet 6 måneder eller mer.

8 Kunngjøringsteksten er det juridiske grunnlaget som utvelgelsen bygger på. Det er derfor viktig at utlysningsteksten er uttømmende i forhold til kravspesifikasjoner til stillingen, og samtidig så fleksibelt utformet at den ikke innskrenker mer enn man ønsker. Saksbehandler ved personalavdelingen vil bidra i utformingen av utlysningsteksten. Intern utlysning av faste stillinger benyttes når det finnes kvalifiserte deltidsansatte i kommunen, som gjennom ledig stilling kan få øket sin stillingsandel, jfr. hovedtariffavtalen 2.3 og arbeidsmiljøloven Særskilt om midlertidige stillinger Ansvarlig leder har ansvaret for å tilsette i midlertidige stillinger med mindre enn 6 måneders varighet. Normalt vil slike stillinger ikke bli kunngjort ledig. Ansvarlig leder har ved disse tilsettingene ansvar for ivaretagelse av prosess, all dokumentasjon og lovlighetskrav. Hvis det etter hvert viser seg at behovet for midlertidig tilsetting overstiger 6 måneder, skal stillingen meldes til personalsjefen for vurdering av videre oppfølging; forlengelse, omplassering eller utlysning. 6. Ivaretakelse av personer som har særskilte utfordringer på arbeidsmarkedet Namsos kommune har gjennom samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv forpliktet seg til å åpne virksomheten for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Oppfølgingen av denne forpliktelsen skal skje i nært samarbeid med Arbeids- og velferdsetaten. Hvis det er søker(e) med innvandrerbakgrunn til en stilling, som oppfyller de formelle kvalifikasjonene som er etterspurt, skal alltid minst 1 av dem tas inn til intervju. 7. Tillitsvalgtes medvirkning De tillitsvalgtes rettigheter ved tilsettinger er hjemlet i Hovedavtalen del B, 3-1 d og e, samt 3-2 g. Namsos kommune skal gjennomføre tilsettingsprosessene slik at disse rettighetene blir ivaretatt. Faste rutiner ved alle tilsettinger er: Det gjennomføres drøfting med tillitsvalgte om ledige og nyopprettede stillinger, også i forhold til utlysningsteksten hvis det konkluderes med at stillingen skal lyses ledig. Tillitsvalgte skal delta som observatør på alle jobbintervjuer og ved drøftinger/oppsummeringer som gjennomføres etter at intervjuene er ferdige. Arbeidsgiversiden trekker endelig konklusjon om innstilling etter å ha mottatt tillitsvalgtes vurderinger Innstillingen skal være påført underskrift og eventuell merknad fra tillitsvalgte. Det bør fra partene etterstrebes konsensus i tilsettingssaker.

9 8. Annet Personalsjefen har ansvar for å utarbeide og oppdatere skjema og saksbehandlingsmanualer knyttet til tilsettingsrutinene. PS 3/14 Seniorpolitikk i Namsos kommune - vurdering av tiltakene Rådmannens innstilling Rådmannen foreslår følgende reduksjoner i seniortiltakene: 1. Innslagspunktet for å få fri med lønn økes fra 60 år til 62 år 2. Fra og med avsluttes ordningen med kr i økt lønn ved fylte 62 år Tiltak 2 gis ikke tilbakevirkende kraft for ansatte som allerede har fått lønnsøkningen. De 2 tiltakene vil medføre følgende kostnadsreduksjoner i økonomiplanperioden: Tiltak SUM Behandling i Namsos administrasjonsutvalg Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt av administrasjonsutvalget som innstilling til formannskapet Innstilling i Namsos administrasjonsutvalg Rådmannen foreslår følgende reduksjoner i seniortiltakene: 1. Innslagspunktet for å få fri med lønn økes fra 60 år til 62 år 2. Fra og med avsluttes ordningen med kr i økt lønn ved fylte 62 år Tiltak 2 gis ikke tilbakevirkende kraft for ansatte som allerede har fått lønnsøkningen. De 2 tiltakene vil medføre følgende kostnadsreduksjoner i økonomiplanperioden: Tiltak SUM