Notodden kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Notodden kommune - kontrollutvalget Møtedato: 04.12.2012 Møtested: Møteleder: Formannskapssalen Kommunehuset Bjarne Bakken Til stede: Leder Bjarne Bakken Nestleder Anne Haugen Wagn Medlem Gunnar Landvik Medlem Kåre Tjønnheim Medlem Gunvor Strand Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Ottar Kleppe Rådmann Magnus Mathisen Sak:32/12-34/12 Personalrådgiver Anne Helle Skåre Sak: 32/12 Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Møteprotokollen fra møte 30.10.2012. Sakene ble behandlet slik: 30-32-34-33-34/12 Leder Bjarne Bakken Sekretær Marianne Lundeberg
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 30/12 12/589 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 30.10.2012 31/12 12/182 VANNFRONTEN EIENDOM AS - SELSKAPSKONTROLL Utsatt! 32/12 11/165 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ I NOTODDEN KOMMUNE 33/12 12/591 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2013 NOTODDEN KOMMUNE 34/12 12/590 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.12.2012
Sak nr. 30/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 30.10.2012 Møteprotokollen frå 30.10.2012 godkjennes. Enstemmig vedtatt. Møteprotokollen frå 30.10.2012 ble godkjent i møtet. Møteprotokollen frå 30.10.2012 godkjennes. Sak nr. 31/12 VANNFRONTEN EIENDOM AS - SELSKAPSKONTROLL Framlegging av rapport utsettes. Presiseringer til rapporten følger: Rapporten unntas offentligheten til den er levert kontrollutvalget Innholdet i opsjonsavtaler med utbyggere på jernverkstomta som involverer vannfronten og eventuelle endringer i opsjonstida. Mangel på avtaler med tomta til bok og blueshuset mellom kommunen og bok og blueshuset. Enstemmig vedtatt! Revisors forslag til hvordan problemstillingene formuleres i rapporten: - Hvilke opsjonsavtaler har Vannfronten Eiendom AS inngått i perioden 1.1.2008 frem til i dag med utbyggere på jernverkstomta, hva er innholdet i opsjonsavtalene, og eventuelt hvilke endringer er foretatt i perioden? Hvilken avtale foreligger mellom Notodden kommune og Vannfronten Eiendom AS om tomta til bok og blueshuset? Rapporten var ikkje ferdig til møte og sekretariatet trakk behandlingen av saken. Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget ga utvidet kommentarer til innholdet i rapporten. Sekretariatet leverer dette til TKR IKS. Rapportene er alltid unntatt offentlighet fra revisor side helt til rapportene er oversendt kontrollutvalget, så det behøver nødvendigvis ikke å stå i vedtaket. Kommunestyret kan behandle den i lukket møte. Forslaget er derfor at problemstillingene besvares som del to i rapporten, del to kan eventuelt tas ut av en offentlig rapport.
Innstilling til kommunestyret: Styret og eier bør avklare selskapets vanskelige likviditetssituasjon og vurdere om forutsetningene for fortsatt drift er til stede Eier må sørge for at kravet til kjønnsbalanse i styret oppfylles Eier må sørge for at fristen for innkalling til generalforsamling i vedtektene, styreinstruksen og eiermeldingen samordnes og blir like. Kommunens kontrollutvalg og revisor må varsles om generalforsamlinger Kontrollutvalget får en orientering fra eier representant i løpet av 2013 om vedtaket er innfridd. Sak nr. 32/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT - SYKEFRAVÆR OG ARBEIDSMILJØ I NOTODDEN KOMMUNE Administrasjonens orientering tas til etterretning. Enstemmig vedtatt! Rådmann Magnus Mathisen og Personalrådgiver Anne Helle Skåre redgjorde for anbefalingene i rapporten i møtet. Notodden kommune ved administrasjonen bør: Utarbeide en årlig overordnet HMS-handlingsplan og følge egne rutinebeskrivelser i det arbeidet. Svar: 25.april 2012 ble HMS plan 2012 delt ut til formannskapet, plan for 2012. Innarbeide mål og tiltak innen forebyggende sykefravær i HMS-handlingsplan Svar: Mål langtidsfrisk og IA- avtalen (inkluderende arbeidsliv) halvårsevaluering. Avvik er lukket. Medarbeidersamtale gjennomføres. 74% gjennomført siste 12 mnd. Gjennomført alle punkter fra rapporten. Sikre at alle nyansatte teamledere får forsvarlig opplæring innen oppfølging av sykemeldte ansatte. Svar: Rutiner for samarbeid med Nav og bedriftshelsetjenesten Sikre at alle avdelinger faktisk følger kommunens egne HMS-rutiner. Svar: Årshjul for utføring av oppgaver. Elektronisk oppfølgingsverktøy implementeres i 2013. Notodden omsorgssenter bør: Utarbeide handlingsplan med mål og tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø ved alle avdelinger. Svar: Det er laget en HMS for 2012. Punktene i rapporten er fulgt og følges opp. Det ble gitt utfyllende muntlig redgjørelser i møtet.
Rådmannens orientering tas til etterretning. Sak nr. 33/12 MØTE OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2013 NOTODDEN KOMMUNE 1. Møte og arbeidsplan for kontrollutvalget 2013 godkjennes med endring av første møtedato til 29.01.2013 og utsettelse av endelig dato for april møtet. 2.. Planen og datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilke som helst saker og avholde de møter de ønsker. Enstemmig vedtatt. Behandlinga i Notodden kommune kontrollutvalget Utvalget kommer tilbake til April møtet, p.g.a planlegging av regnskap. Notodden kontrollutvalg, møte-/arbeidsplan for 2013 Tirsdag 29 februar 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll KU sin årsrapport til kommunestyret Orientering ved Nav leder Orientering fra revisor Referat- og drøftingssaker Tirsdag?. April 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll Kommuneregnskapet Melding om andre reviderte regnskap Revisjonen sin årsrapport Referat- og drøftingssaker Tirsdag 04 Juni 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll KU sitt eget budsjett rapportering Orientering fra revisor Referat og drøftingssaker Tirsdag 03. september 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll Budsjett for kontroll og tilsyn Orientering fra revisor Økonomirapport
Referat- og drøftingssaker Tirsdag 28. Oktober 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll Orientering fra etatsjef Orientering fra revisor Referat- og drøftingssaker Tirsdag 03 Desember 2013, kl 0930 1300 Godkjenning av møteprotokoll Orientering fra økonomisjef/rådmann, budsjett Orientering fra revisor Møte og arbeidsplan 2014. Referat- og drøftingssaker Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. 1.Møte og arbeidsplan for kontrollutvalget 2013 godkjennes. 2.Planen og datoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilke som helst saker og avholde de møter de ønsker. Sak nr. 34/12 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 04.12.2012 Sakene tas til orientering. Enstemmig vedtatt. Referat fra Temarks Høstkonferanse Påmelding til kontrollutvalgskonferansen. Rådmanns «hverdag» informasjon om hovedoppgavene i disse dager. Nav leder inviteres i neste møte for generell orientering om Nav og kommunen. Brev til abonnenter av septik ordningen, legges fram i neste møte. Kort orientering fra revisor Eventuelt Sakene tas til orientering.