KOMMUNEREFORMPROSESS HJELMELAND, FORSAND, STRAND. DRØFTINGSNOTAT. Dato, 3. oktober 2014 1. Innledning Kommunestyrene i kommunene Hjelmeland, Forsand og Strand har i september sluttet seg til felles innstilling fra rådmennene om å iverksette en prosess for å avklare grunnlaget for en eventuell kommunesammenslåing i samsvar med regjeringens opplegg for en kommunereform. Vedtakene innebærer en forutsetning om at saken skal avgjøres av de tre kommunestyrene i løpet av høsten 2015 slik at en eventuell ny kommune kan etableres fra 01.01.2018. Kommunestyrene har oppnevnt hver sine representanter til drøftingene og første drøftingsmøte holdes 20.10.2014. Dette notatet vil adressere noen av de spørsmål som må avklares i prosessen som grunnlag for drøftingene i første drøftingsmøte. Forutsetningen om endelig behandling i kommunestyrene høsten 2015 er en krevende ambisjon. Den gir oss kun vel ett år til å utrede og drøfte de sentrale spørsmål for beslutningen om kommunesammenslåing. Det er da særlig viktig at utredningsarbeidet avgrenses til de forhold som kan være avgjørende for beslutningen og at drøftingene målrettes mot disse. Ambisjonen blir ikke mindre krevende av at stortingsmeldingen om ny oppgavefordeling mellom forvaltningsnivåene ikke legges frem før våren 2015. Det betyr at utredningen frem til da vil inneholde ulike ukjente faktorer. Når alle forutsetningene er presentert vil det derfor bare være et halvt år før endelig behandling i kommunestyrene. Sentrale spørsmål om kommunestrukturen i Ryfylke ble utredet av Telemarksforskning i 2011 på oppdrag fra Ryfylke IKS. Flere av de forhold som er klarlagt i den utredningen kan fortsatt være gjeldende og må i så fall benyttes som en del av grunnlaget for den prosessen som starter nå. 2. Robuste kommuner Formålet med en kommunereform er blant annet å danne robuste kommuner som har størrelse og kraft til å løse hoveddelen av sine oppgaver selv. Ekspertutvalget for kommunereformen har vurdert kriterier for kommunestørrelse og tilrådd at en kommune, ut fra dagen oppgaver og plikter, bør ha 15 000 20 000 innbyggere for å være en robust kommune. Regjeringens ambisjon er videre å legge flere oppgaver til kommunene noe som kan stille enda større krav til kommunenes robusthet. Med robust kommune må vi blant annet forstå at kommunen har: Tilstrekkelig evne til å rekruttere høyt kompetente medarbeidere, også i et arbeidsmarked med sterk konkurranse om «de gode hodene». Tilstrekkelig bredde i administrasjonen til å ha spesialiserte medarbeidere og ledere Tilstrekkelig store fagmiljøer til å ha attraktive jobber og for å sikre faglig utvikling, kollegaveiledning og opplæring av nye medarbeidere Tilstrekkelig store fagmiljøer til å håndtere sykefravær, permisjoner og skifte i stillinger uten at tjenesteproduksjonen rammes. Tilstrekkelig utviklingskraft til å sikre innovasjon, kvalitetsutvikling, forbedring og effektivisering Side 1 av 6
3. Mål og visjoner I fellesinnstillinga som de tre kommunestyrene sluttet seg til heter det: «Det overordna målet i arbeidet med kommunestrukturen må vere å sikre gode tenester på alle kommunens tenesteområde til alle som bur i kommunen i samsvar med regjeringa sine intensjonar med kommunereforma. Kommunen er ikkje eit mål i seg sjølve, men eit verkemiddel til å etablere, formidle og utvikle gode tenester. Oppgåvene i kommunen er kompetansekrevjande og krava til kvalitet er aukande. Kommunen får utvida oppgåver og ansvar på mange felt og nye oppgåver blir overførde frå statlege og regionale organ til kommunane. Dette stiller store krav til kompetanse, robuste fagmiljø og stor utviklingskraft i kommuneorganisasjonen. Skal kommunen levere gode tenester no og i framtida må ressursane nyttast så effektivt som råd og det stiller store krav til kompetent leiing og god organisering.» Kommunenes rolle er todelt: 1. produksjon og distribusjon av velferdstjenester 2. samfunnsutvikling og myndighetsutøvelse i tråd med lover og forskrifter Det fellesskapet kommunen er dannes av innbyggerne og det finansieres i stor grad av innbetalinger fra innbyggerne (direkte eller indirekte). Innbyggernes valgte representanter danner besluttende organer som treffer avgjørelse om disponering av fellesskapets ressurser og om utvikling av lokalsamfunnet. En kan selvsagt diskutere om dette lokaldemokratiet kun er et virkemiddel til å forvalte fellesskapet interesser eller om det er et mål i seg selv. Uansett må det være et mål i kommunereformen at vi skal kunne ta vare på og videreutvikle et levende lokaldemokrati. De overordnede mål for dannelsen av en ny kommune kan etter dette se omtrent slik ut: 1. Gode tjenester til alle innbyggere 2. Trygg og rettferdig utøvelse av offentlig myndighet 3. Framtidsrettet og bærekraftig utvikling av gode lokalsamfunn 4. Levende lokaldemokrati 4. Økonomi Det økonomiske grunnlaget for en ny kommune er, sammen med de ansattes kompetanse, den viktigste premissen for kommunens utvikling av gode tjenester og trygg og rettferdig myndighetsutøvelse. En utredning av de økonomiske premissene er derfor en sentral del av det utredningsmaterialet som skal danne grunnlaget for beslutningen om kommunesammenslåing. Utredningen må bygge på de tre kommunenes premisser vedrørende skatteinngang og rammetilskudd og videre drøfte ulikheter i kommunenes opplegg for brukerbetalinger, gebyrer, eiendomsskatt osv. Spørsmålet om harmonisering må drøftes og belyses. Utvikling i inntekter fra kraftproduksjonen i kommunene og særlig konsesjonskraften må klarlegges. I tillegg må nåsituasjonen i de tre kommunene kartlegges. Gjeldsgrad, pensjonsforpliktelser og investeringsplaner for kommende økonomiplanperiode er eksempler på elementer som bør presenteres og som er sentrale for å få på plass det felles økonomiske grunnlaget i en fremtidig kommune. Side 2 av 6
5. Geografi Ett av de spørsmålene som må avklares er hvilket geografisk område som omfattes. Nærliggende spørsmål er Hjelmelands del av Ombo og de områdene av Hjelmeland som ligger på nordsiden av Jøsenfjorden. Tilsvarende bør det på strategisk nivå vurderes hvilke samferdselstiltak det bør satses på. 6. Organisasjon I fellesinnstillinga som de tre kommunestyrene sluttet seg til heter det: «Innbyggaren må stå i sentrum. Kommunen er ikkje til for dei tilsette eller for medlemene i dei politiske organa. Kommunen er til for å gi gode tenester til innbyggarane. Det er brukaren sine behov og kommunen si evne til å løyse oppgåver for innbyggarane, no og i framtida, som må vere det sentrale perspektivet i prosessen. Krava til kommunen er i stadig utvikling, og innovasjon og utviklingskraft vil vere kritiske faktorar for evna til å løyse oppgåvene framover.» En kommunesammenslåing innebærer at tre kommuneorganisasjoner skal bli til en. For de fleste ansatte blir det liten endring. Skolen, barnehagen, sykehjemmet og hjemmesykepleien skal drives videre slik de er drevet i de nåværende kommunene. For noen deler av organisasjonene blir det større endringer, både når det gjelder funksjon, arbeidsoppgaver og arbeidssted. Det vil være en viktig og krevende oppgave for rådmennene, som kommunenes øverste administrative ledere, å igangsette gode prosesser for å sy de tre kommuneorganisasjonene sammen til en. Hvorvidt det er behov for eller ønskelig å legge noen politiske føringer for dette arbeidet, for eksempel omkring et eventuelt tidsbegrenset vern mot oppsigelse, må drøftes i prosessen. Det er samtidig viktig å minne om at innbyggerperspektivet må stå i sentrum for drøftingene. Det er innbyggernes behov for tjenester og kommunens evne til å utvikle og levere disse tjenestene som må være styrende for hvordan en ny kommuneorganisasjon blir bygget opp. Samtidig er det en helt sentral utfordring å sikre at den kompetansen som finnes i de tre kommunene i dag tas med inn i den nye kommunen for å sikre best mulig tjenesteproduksjon til innbyggerne. 7. Lokalisering av tjenester For innbyggerne i de tre kommunene vil spørsmålet om lokalisering av tjenester være sentralt. Allerede nå viser diskusjoner på sosiale medier og erfaringer fra tilsvarende prosesser at avstand til for eksempel legekontor, fysioterapeut, NAV, etc. er noe av det som engasjerer befolkningen. Som ledd i en åpen, faktabasert prosess vil det være naturlig at det tidlig utarbeides en skisse for lokalisering av tjenestene. Side 3 av 6
8. Lokaldemokrati og politisk styring Ett av målene for kommunereformen er å styrke lokaldemokratiet. Det er ikke lett å slå fast at det er en direkte sammenheng mellom styrken i lokaldemokratiet og kommunestørrelse. Har en kommune med 18 000 innbyggere, slik som Klepp og Time, et sterkere eller et svakere lokaldemokrati enn Strand, Forsand eller Hjelmeland? Noen ganger blir lokaldemokratiet så lokalt at det oppstår «nærhetsproblemer». Det er så stor nærhet mellom innbyggere eller grupper av innbyggere og deres representanter at enkelte grupper får uforholdsmessig stor innflytelse. Slike forhold kan bidra til forskjellsbehandling og svekke tilliten til lokaldemokratiet. De store kommunene har lokalpolitikere som bruker mer av sin tid i politikken. Slik kommer flere folkevalgte tettere på de politiske prosessene og kan delta mer aktivt i politisk arbeid og det offentlige ordskiftet. Mange vil mene at dette er en styrke for lokaldemokratiet. Styrken i lokaldemokratiet dreier seg kanskje ikke først og fremst om kommunestørrelse, men mer om hvordan kommunen og de politiske partiene evner å engasjere og skape deltakelse og medvirkning. I denne prosessen må vi uansett drøfte hvordan vi i en kommunesammenslåing kan arbeide for å styrke innbyggernes engasjement i og tillit til de politiske prosessene. 9. Implementering Dersom kommunene i slutten av 2015 vedtar at det skal etableres en ny kommune fra 01.01.2018 går vi inn i en interims- og implementeringsfase. Det må utredes hvordan de tre kommunene skal styres og drives i denne fasen for å sikre at kommunene utvikler seg på en måte som er tjenlig for etableringen av en felles kommune. En må også ta stilling til hvordan nye politiske organer skal etableres og hvordan det skal etableres en felles administrativ ledelse. 10. Andre utredningstemaer Prosessen må også identifisere andre tema som må utredes som grunnlag for en beslutning om sammenslåing. Dersom kommunene vedtar sammenslåing vil det være en rekke forhold som må utredes og avklares i interims- og implementeringsfasen årene 2016 og 2017. De spørsmål som ikke er nødvendige å avklare som grunnlag for vedtak neste høst bør overlates til den neste fasen i prosessen. 11. Innbyggermedvirkning Prosessen om endring av kommunestrukturen bør være åpen og transparent, slik at innbyggerne gis anledning til å medvirke og gjøre seg gjeldende i debatten. Det bør utvikles en kommunikasjonsstrategi for prosessen som sikrer god informasjon til innbyggerne og arenaer for åpen debatt. I første omgang må det gjennomføres egne kommunikasjonsstrategier i hver av kommunene, men gradvis vil det være naturlig å samkjøre kommunikasjonsstrategiene til en felles strategi. Derfor kan det være aktuelt å etablere en arbeidsgruppe som fra dag 1 kan sikre en felles plattform for kommunenes kommunikasjonsstrategier. Side 4 av 6
Spørsmålet om kommunesammenslåing av disse tre kommunene vil kunne bli et viktig spørsmål foran kommunevalget 2015 og innbyggerne får da anledning til å sette sammen kommunestyrer som treffer avgjørelser i tråd med innbyggernes vurderinger. 12. Framdrift Ett år er kort tid for å få fram et tilfredsstillende grunnlag for en beslutning i denne saken. Det er derfor viktig at vi raskt identifiserer de tema som skal være gjenstand for utredninger og setter utredningsarbeidet i gang. Det må påregnes å være behov for å engasjere ekstern utredningskapasitet dersom drøftingsgruppen ser for seg omfattende og dyptgående utredninger. Drøftingsgruppen bør avholde månedlige møter for å sikre framdrift og fortløpende avklaringer. I forhold til møter i 2014 foreslås følgende innhold, framdrift og metodikk: Møte 20. oktober: Gjennomgang av nærværende drøftingsnotat. Er notatet fyllestgjørende? Få inn eventuelle nye elementer. Kartlegge behovet for avklaringer og utredninger før samlingen i november i hver av kommunene. Kartlegge behovet for felles avklaringer og utredninger før samlingen i november kommunene imellom. Bli enige om felles budskap til omverdenen etter møtet. Samling november: Arbeidsmøte (heldagsmøte) Status etter oktobermøte hvilke avklaringer og utredninger har kommet på plass. Diskusjoner, gjerne i grupper. Presentasjoner og videre diskusjoner i plenum. Konklusjoner. Kartlegge behovet for avklaringer og utredninger før samlingen i desember i hver av kommunene. Kartlegge behovet for felles avklaringer og utredninger før samlingen i desember kommunene imellom. Bli enige om felles budskap til omverdenen etter møtet. Samling desember: Arbeidsmøte (heldagsmøte) Status etter novembermøte hvilke avklaringer og utredninger har kommet på plass. Diskusjoner, gjerne i grupper. Presentasjoner og videre diskusjoner i plenum. Konklusjoner. Kartlegge behovet for avklaringer og utredninger før samlingen i januar i hver av kommunene. Side 5 av 6
Kartlegge behovet for felles avklaringer og utredninger før samlingen i januar kommunene imellom. Bestemme videre fremdrift for 2015. Bli enige om felles budskap til omverdenen etter møtet. Arbeidet i drøftingsgruppen blir svært krevende. For å få til en best mulig og mest effektiv prosess bør det inngås en avtale om at ingen av kommunene bruker mediene til å lufte uenigheter i forhold til drøftingsgruppens pågående arbeid. Møtene i drøftingsgruppen blir svært lite konstruktive hvis mediene mellom møtene blir brukt av drøftingsgruppens medlemmer i forsøket på å styrke egen posisjon. 13. Første møte i drøftingsgruppen Første møte i drøftingsgruppen bør sette fokus på hvilke tema som må utredes, ressursmessige rammer for utredningene og framdrifts- og møteplan for arbeidet: 1. Utredningstema a. Økonomi b. Geografi c. Organisasjon d. Lokalisering av tjenester e. Lokaldemokrati og politisk styring f. Implementering g. Andre utredningstemaer i. Nytt kommunenavn ii. Målform i ny kommune iii. Nytt kommunevåpen 2. Ressurser til utredningsarbeid, interne og eksterne 3. Innbyggermedvirkning/kommunikasjon 4. Framdrift og møteplan Dag Flacké Rådmann Jon Ola Syrstad Rådmann Søren Jensen Rådmann Side 6 av 6