INTRODUKSJON Bakgrunn og formål De fleste skoler med en høy andel minoritetsspråklige elever opplever utfordringer i kommunikasjonen mellom skolen og elevenes foresatte. Utfordringene resulterer ofte i misforståelser og til dels varierende engasjement fra de foresatte noe som igjen påvirker elevenes mulighet til en optimal læringssituasjon. Mortensrud skole har per november 2012 360 elever, hvorav 97 % har minoritetsspråklig bakgrunn. Design Pilot-prosjektet skal gi oss bedre innsikt og forståelse for hvordan vi kan bedre kommunikasjonen mellom skolen og elevenes foresatte, samt utvikle og teste konkrete tiltak/metoder. Ambisjonen for prosjektet er å bidra til et sterkere engasjement blant elevenes foresatte, og på sikt også en bedring av skolens omdømme.
INTRODUKSJON Aktører i prosjektet Å aktivt involvere alle aktører i prosjektet var en viktig del av prosessen og gjorde at alle aktører fik eierskap til prosjektet. Prosjektgruppen bestod av utvalgte lærere fra 5. og 7. klasse, rektor og to tjenestedesignere. Denne gruppen tok alle viktige beslutninger sammen og inolverte de øvrige aktører når det trengtes. De øvrige aktører var lærergruppen, en gruppe elever, utvalgte foreldre og FAU. Alle hadde ulike vinkler på problemstillingen og mange gode forslag til løsninger.
DEFINERE FOKUS Definere fokus sammen For å sikre oss at prosjektet hele tiden gikk i riktig retning, tok vi alle viktige beslutninger sammen i prosjektgruppen. Vi startet hele prosjektet ved å definere fokus i en workshop. Vi startet prosjektet med en oppstartsworkshop der alle prosjektdeltakerne deltok, og der vi sammen tydeliggjorde prosjektets ambisjoner og fokus. Gjennom konkrete øvelser i workshopen konkretiserte vi problemstillingen, og detaljplanlagde resten av prosjektet. Hensikten med fasen var å sikre at prosjektgruppen hadde en felles forståelse for prosjektets utgangspunkt, fokus, ambisjoner og plan samt at gruppen ble bedre kjent med hverandre og designmetodikken som ble benyttet i prosjektet.
DEFINERE FOKUS Kommunisering av prosjekt på skolen Å gjøre prosessen åpen og tilgjengelig for alle var en av våre suksesskriterier for prosjektet. I workshops og etter feltarbeide visualiserte vi de viktigste innsikter og hang de opp på lærerværelset. På denne måten involverte vi alle i prosessen og gjorde den lett tilnærmelig. Vi opfordret også alle lærere og foreldre til å kontakte prosjektgruppen med innspill eller spørsmål.
STUDERE BRUKERNE Brukerstudier med lærere Målet med denne fasen var å få økt innsikt i både erkjente og ikke-erkjente brukerbehov hos viktige brukergrupper. Vi startede fasen med å definere et antall prioriterte brukergrupper (lead users), både interne (lærere) og hjemme (foreldre og elever). For de interne brukergruppene (på skolen) startet vi med spørreskjema og deretter både intervjuer og observasjon, samt arbeidsmøter der vi samlet flere brukere. For de eksterne brukergruppene brukte vi intervjuer, observasjon og deltakelse i sosiale arrangementer. Billederne er fra workshops med lærere og FAU. Målet var at bli bedre kjent og idégenerere til mulige løsninger. En av oppgavene til lærergruppen var å forestille seg at et annet selskap skulle drifte Mortensrud Skole hva ville de gjøre annerledes?
STUDERE BRUKERNE Brukerstudier med foresatte Å involvere skolens foresatte var helt avgjørende for å utvikle de riktige kommunikasjonsverktøy. De foresatte gav oss innsikt i deres hverdag og kartlagde deres behov for bedre kommunikasjon med skolen. Viktige områder vi kartlagde var hvordan hele brukerreisen (alle kontaktpunktene skolen og hjemmet har før skolestart og i løpet av året) og hvert enkelt kontaktpunkt (for eksempel foreldremøter, ranselpost etc) opplevdes av ulike brukere. Utover dette undersøkte vi også mer komplekse områder som hvilke kulturforskjeller og følelser i denne forbindelse som hadde innflytelse på foreldrenes rolle.
STUDERE BRUKERNE Brukerstudier med elever Det var ikke bare foresatte og lærere som ble involvert i prosessen. Vi ville snakke med elevene på skolen for å undersøke hvilken rolle de har i skole/hjem-samarbeidet og hvordan de kunne være positive ambassadører for prosjektet. For å bli bedre kjent med barna på skolen, inviterte vi en gruppe elever fra hver av de to pilotklassene til å delta i en morsom og hyggelig workshop. Målet var å bli bedre kjent med de og deres forhold til skolen, og samtidig fortelle om prosjektet fra en barnevennlig vinkel. Vi fortalte at vi ville at alle på skolen skulle stå sammen om å fortelle de gode historiene fra Mortensrud Skole og at det er viktig å se alle på skolen som sterke resursser akkurat som superhelter. Elevene fikk i oppgave å tegne både deres foreldre, lærere og seg selv som superhelter. Dette skapte fokus på hvilke talenter og ressurser som allerede finnes på skolen og i hjemmene, og gav elevene en postiv opplevelse av at vi setter pris på dem og deres rolle som elever. Denne historien kunne de da fortelle videre i hjemmene og vise at de også er engasjerte i at skolen skal være et godt sted å være og muligens dermed også gjøre foreldrene mer engasjerte.
STUDERE BRUKERNE Cultural probes til foreldre Vi jobbet med mange ulike metoder for å samle så fasetterte innsikter om våre brukere som mulig. I tillegg til samtaler og observasjon delte vi ut cultural probes til foreldrene for å få innsikt i deres hverdag og hvordan de opplevede deres egen skolegang da de var barn. Brugeropgaver til foresatte. Cultural probes tilsendt involverede foresatte. Opgaver inkluderte: evaluering av kvalitet og kvantitet på information fra skolen, beskriv ditt eget beste skoleminne, kartlegging av relasjon til andre voksne i skolenettverket, engangskamera til å fotografere hva de foresatte prioriterer høyest i deres hverdag. Nytteverdien av brukerundersøkelsene dannet hele grunnlaget for at dette prosjektet ville bli en suksess, da utfordringene rundt kommunikasjonen mellom skole og hjem nettopp bunnet i manglende forståelse mellem de to partene. Derfor er brukerstudierne også direkte årsak til den retningen prosjektets resultat fikk til slutt.
INNSIKT Ekspempel på innsikt Etter en analyse av brukerstudier, kokte vi alle innsikter ned til 11 nøkkelinnsikter som ble grunnlaget for utvikling av tiltak og konsepter. Ovenstående innsikt ble veldig tydelig i samtale med foreldre på skolen. Alle foreldre vi snakket med var i høy grad fornøyde med skolen og dens lærere. Mange var også fornøyde med kommunikasjonen men var ikke klar over i hvilken grad skolen forventer deres engasjement. Det ble veldig tydelig, at skolens dårlige omdømme ikke var avspejlet i hverken elevenes eller foreldrenes forhold til skolen. Dette var en viktig innsikt å jobbe videre med, da det tydeliggjorde viktigheten i å kommunisere de gode historiene fra Mortensrud Skole,
FOLKUSOMRÅDER OG TILTAK De fire fokusområder Ut i fra brukerstudier og nøkkelinnsikter, definerte vi noen fokussområder. Fokusområdene tydeliggjør potensiale for forbedringer, og gjorde oss i stand til å skissere noen første tiltak og konsepter som vi testet på brukerne. Utfordringer: Mange foreldre kommer fra kulturer der det ikke er tradisjon for engasjement i barnas skolegang. Når foreldre starter midt i et skoleforløp kan det være forvirrende å gjøre seg kjent med hva skolen forventer. Der er generelt mange misforståelser mellom lærere og foreldre, og svært forskjellige forventninger til hvem som har ansvar for hva. Det kan være frustrerende når foreldrene ikke mestrer det vi anser for de mest banale ting. Vi tar det for gitt at de forstår hva som forventes av dem som foreldre til barn på en norsk barneskole. - Ansatt på Mortensrud Skole
SORTERE OG VERIFISERE De fire fokusområder Effektivisering av skolens kommunikasjon Utfordringer: Lærerne bruker mange ulike kanaler for kommunikasjon med foreldre, og flere fungerer ikke optimalt. Bruken av Fronter er ikke kommunisert tydelig og mange forstår ikke hvordan de bruker det. Ukebrevet er teksttungt og vanskelig å forstå - hva er til eleven, hva er til foreldrene, hva må signeres osv? Ukebrevet er 98% lik informasjon hver uke, så man ser ikke hvis det er kommet viktige endringer. - Forelder
FOLKUSOMRÅDER OG TILTAK De fire fokusområder Utfordringer: Foreldrene er sjelden på skolen og møter derfor nesten aldri de andre foreldrene. Det er sjelden arrangementer for hver klasse - bare for hele trinnet. Det er stor forskjell på hvilke ressurser foreldrene har. Noen foreldre vet ikke hvordan man kan lære sine barn om norsk kultur - det hadde vært bra om de kunne bli inspirert av andre foreldre - Forelder
FOLKUSOMRÅDER OG TILTAK De fire fokusområder Utfordringer: Skolen har et dårlig rykte, som utelukkende går på at det er 97% minoritetsspråklige barn. Termen minoritetsspråklig er uansett misvisende, siden mange av disse barna er født og oppvokst i Norge og snakker norsk bedre enn noe annet språk. Foreldre ved skolen er veldig fornøyd med skolen, og stiller seg uforstående til det dårlige ryktet. Vi er kjempe fornøyde med skolen, men de som ikke er kjennt med skolen har mange fordommer. - Forelder
KONSEPTER Eksempel på konsept 'Foreldrelaget' Med utgangspunkt i prioriterte fokussområder utarbeidet vi en rekke tiltak og lagde prototyper. Disse testede vi på utvalgte brukergrupper, som også deltog i videreutviklingen. Vi observerte hvordan tiltakene og konseptene ble mottat og brukt, samt intervjuet brukere i brukskonteksten. Tiltakene og konseptene videreutvikledes deretter i tråd med vår nye innsikt. Idéfasen endte helt konkret i disse leveransene: Visuell og brukervennlig rapport med dokumentasjon av hele prosessen samt gjennomgang av de 11 nøkkelinnsiktene, fire fokusområder, 15 tiltak og en anbefalt plan for implementering av tiltakene (se rapport for detaljer). Alle medlemmer i skolens prosjektgruppe har fått utlevert en rapport. Tre maler til redesignede infoskriv til forbedret kommunikasjon mellom skole og hjem. Hefte med guide til alle 15 tiltak utlevert til alle ansatte på skolen. Blogg om prosjektet med dokumentasjon av utvalgte elementer i prosessen. Økt oppmerksomhet hos Utdanningsetaten om problemstillingen angående skole-hjem samarbeidet og mulighetene for å benytte designmetodikk i denne sammenheng lokalt og nasjonalt.
Konklusjon og veien videre Denne erfaringen med designdrevet innovasjon har vært til stor faglig inspirasjon og styrket engasjement blant skolens ansatte. Skolen har hatt mange utfordringer angående skole-hjem samarbeidet og har gjennom mange år forsøkt å forbedre samarbeidet. Det er vår erfaring at vi ikke er alene om denne problematikken, og vi er derfor stolte over å kunne være forgjenger for denne form av samarbeid, som belyser problematikken fra nye vinkler og tilfører nye konkrete verktøy. Vi håber å kunne realisere de tiltak som er kommet ut av prosjektet, så vi kan implementere helt nye systemer og idéer til å forbedre samarbeidet med skolens foresatte. Se prosjektets blogg her.