KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 30-10 Orienteringer 1. LEDER Skibasmøte 7. september Jeg hadde overlappingsmøte med UiB og SiB på torsdag for å snakke om kommende periode i SKiBAS. På dette møtet diskuterte vi bl.a. strategi for å få Høyskolen og NHH mer involvert i Kvarteret. Adm. leder har forfattet et brev i den anledning som vi kommer til å behandle i neste uke. Vi ble da enig om at første Skibas møte blir neste tirsdag (07.09), innkalling sendes ut onsdag kveld (01.09). Saker på høring om Støy og Personalsaksreglement Vi har nå to saker ute på høring fra og med (31.08), om prispolitikk i Støy og om Personalsaksreglement. Den første legger vi opp til vedtak 15. september, den andre 22. september. Det ble bestemt på Kvast møte (25.08) at vi skulle sende dette ut på høring for at endringene skal bli mest mulig kjent før vi gjennomfører dem. FAST samling Kvarterstyret deltar på FAST samling i Oslo 24.-25. september. Vi er blitt bedt om å holde et innlegg om hvordan vi er bygget opp, og hvordan vårt samarbeid med Studentsamskipnaden er. Andre studentkulturhus og samskipnader kommer til å delta, og de vil være interessert i å høre hvordan organiseringen blir gjort på ulike steder rundt om i landet. Amatørkulturdag 11. sep. Bergen Kommune arrangerer Kulturnatt den 10. sep. med påfølgende Amatørkulturdag den 11. sep. Vi er blitt bedt om å holde et innlegg i Grieghallen om viktigheten av amatørkultur, som en innledning til en politisk debatt om rammevilkårene for amatørkultur. Handlinsplan for UiB 2010-13 UiB har en handlinsplan for læringsmiljø ute på høring, som bl.a. inkluderer et punkt om lokaler til studentorganisasjoner. Høringsnotatet legger opp til erstatningsareal for Nygårdsgaten 1B som øverste prioritet. Kvarteret er forøvrig ikke nevnt i notatet, og det er heller ikke stemmning for dette blant studentpolitikerne. Handlingsplanen legger også opp til en omgjøring av fadderuken som er veldig i tråd med de ønsker Kvarteret har for Fadderuken, bl.a. at det blir mer sentralstyrt, som sikrer kontinuitet og profesjonalitet fra år til år. Studenparlamentet 08/10 (27.09) vil behandle en egen sak om fadderuken der jeg vil bidra med Kvarteret sine synspunkter. Fraværsmelding Jeg befinner meg i Wroclaw fra og med 03.09 til og med 06.09 (reiser fra Flesland 07:30 fredag og kommer tilbake mandag 22:45). Jeg er tilgjengelig på mail, men kommer ikke til å bruke telefonen da det fører til unødige kostnader for Kvarteret. Jeg vil være tilgjengelig på privattelefonen 41 54 72 82. Jeg beklager kort varsel, men denne avtalen fikk jeg ikke endelig bekreftet før i går (30.08).
2. ØKONOMIANSVARLIG Garderobelappar Desse er bestilt og skal bli levert om 14 dagar. Gjerder Skal ha eit møte med Solheim Gjerdenett AS på torsdag (2.9) der vi skal sjå på nokre gjerdeløysingar og få eit prisoverslag på kor mykje det vil koste å få sett opp eit smijarnsgjerde. Dersom det blir ei tilfredsstillande løysing her vil eg tilråde å takke nei til gjerdeløysinga frå Italian House. Velferdsmodell Arbeidet med denne har gått litt treigare enn forventa. Nokre av variablane som ligg inne i modellen som til no er utvikla av KØR er ganske politiske og bør takast innom Kvarterstyret til diskusjon. Det press for å få på plass ein sosialpengemodell ganske raskt, men det kan vere at denne modellen tar lengre tid å utvikle skikkeleg og det kan vere tilrådeleg å utsetje ei implementering av den til neste år. I mellomtida kan vi gå for ein modifisert versjon av den gamle modellen dersom dette er ynskjeleg. Økonomi Omsetninga i førre veke gjekk bra, men det er tydleg at fadderveka er omme. Vi kjem derimot ikkje til å nå omsetningsmålet vi hadde sett oss for august etter opning, men vi har kome ganske nært. Når august er ferdig (om 8 timar) vil vi vite det litt betre. Tobakksalet går høveleg greitt, men vi ventar framleis på å få snusskapa operasjonelle. Kan kome med ei lita samanlikning etter at desse har vore oppe og gått ei lita stund. I KDR ligg billettar framleis inne med kostpris=utsalspris, noko som gjer til at dette blir registrert som ein avanse på -25% pga moms. Dette skal eg prøve å få ordna opp i. Kostprisen skal vere 0kr og billettar betalar ein ikkje moms på. Budsjettsprekk Har hatt ein gjennomgang av budsjettet med KØR for å finne eventuelle budsjettsprekkar. Til er det truleg at det blir ein sprekk på noko over 600 000 kroner. Vi såg òg at det er ein god del feilføringar når det kjem til kontering blant argane. Handlingsplan økonomi Eit av delmål på handlingsplanen med tanke på økonomi er opplæring av økonomiansvarlege på Kvarteret. Denne veka skal KØR halde fleire øko- kurs, for å kalle det det, med alle argeøkoar. Her kjem det til å bli gått gjennom kontering, rolla til øko, og liknande. Eit enderesultat vil vere eit godt utarbeida instruksskriv for økonomiansvarlege som alle økoar bør kunne utanatt og alle argestyrer bør ha kjennskap til. 3. EKSTERNANSVARLIG Foreligger ikke
4. INTERNANSVARLIG Har hatt møte med PG. De har ikke fått endelige tall på hvor mange som har blitt rekrutert i løpet av de siste ukene, men håper på å ha dette klart om et par uker. De kan ikke arrangere internfest på en mandag da alle er på skolen eller jobb tidlig på hverdagene. Vi må derfor finne ut en løsning på åpningen av Støy som er satt til mandag 20.september. Har sendt mail med UniformPartner om å få til en omfattende avtale om arbeidstøy. Venter på svar fra dem. Har booket idrettshallen på Studentsenteret lørdag 16. oktober for å arrangere Tullballcup. 5. PR-ANSVARLIG Har fått i gang haustens første PR-forum som skal vere kl 17 i dag, tirsdag. Eit av dei viktigaste tema me skal ta opp der er kvarteret.no, som ikkje er i særleg god forfatning for tida. På torsdag i forrige veke var det infomøte om info ("Info om Info"). Det ser ut som det kom greit med folk, mellom anna ein grafiker som skal lage helhusplakatane og ein gjeng til web. Bortsett frå det har det stort sett vore diverse småting. 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Har hatt en sykedag på fredag grunnet halsgrums. Det er blitt satt sammen oversikt over investeringsregnskapet 2010. Hittil ser det ut som at vi ligger ganske nøyaktig på budsjettert kostnad og at SKiBAS har løst ut ca. 600.000 mer enn hva som har vært nødvendig for å dekke disse kostnadene. Dette er positivt. Det jobbes med kursoversikter i forbindelse med HMS. I den sammenheng er det gunstig å inkludere alle andre kursmuligheter Kvarteret tilbyr. Vært begrenset innspill fra andre grupper. I forbindelse med ansettelse og opplæring av nye Kvarter blir det satt sammen en liten startpakke med den mest kritiske informasjonen.
Det har blitt gjennomført møte med undervisningsdirektøren ved UiB. Her ble vi enige om deadline for ferdigstilling av Tivoli som forelesningssal 15. September. UiB tar dette videre. Fra dette tidspunktet vil UiB kjøre testarrangementer og forelesninger for å teste ut lokalet. Første kjente arr. vil være et seminar. Det ble avtalt at man starter med full inkludering i forelesningssystemet fra og med vårsemesteret 2010. Da i første omgang med forelesninger 12-16. Dette er positivt for oss da vi får tid til å rigge opp samt åpne café. Grunnet overgang til ny regnskapsfører hos V&E har det tatt noe lenger tid enn vanlig å få rapport for juli. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke
AD-sak. Fra ERIK ORAMAS, AVTROPPENDE ØKO I INFO. TIL ØKONOMIANSVARLIG/ KVAST. 31.08.2010 XX-1 I INFOBUDSJETT. Jeg vil gå av som øko så snart vi får avholdt infoting og jeg ønsker derfor å bli ferdig med denne oppryddningen innen den tid. Etter å ha brukt mye tid på å rydde opp i budsjettet til info, har jeg komt over følgende problemstillinger: Vassdal & Eriksen har på (tilsynelatende) eget inisjativ godkjennt direkte e-fakturering fra Bodoni uten at regningene blir godkjennt av info før de betales. Likevell belastes alle utgifter de godkjenner info. Vassdal & Eriksen har på (tilsynelatende) eget inisjativ valgt å fjærne posten 6820 TRYKKSAKER fra regnskapet og fører allt på 7320 maf.aktiviteter i stede. Denne kontoplanen avviker fra det vedtatte budsjettet. Alle BT utgifter er registrert på andre kontoer en de Info disponerer og er registrert uten noen avdeling. (bilag 229 437 438 439 440) Bilag 591 er tilsynelatende en kreditnota av bilag 879 og 590. Dette er noe rart ettersom det i følge registreringene er kreditert før regningen er betalt. Bilag 567 og 570 ser ut til å være samme faktura som er betalt 2 ganger. Det har vært en utbredt praksis av at PR-ansvarlige og andre ansvarspersoner sender ting til trykk uten å informere øko i Info om forbruket. Dette er på tross av at vi har utviklet en enkel nettløsning for å gjøre slike registreringer. (Viser til: www.infoetaten.i2.no under siden økonomi/ "registrering av utgifter") Forslag til handling: 1. Helhus faktura (Billag 839, 840, 841, 875, 876, 877, 878, 879, 880, 197, 198) gjennomgås (f.eks. av V&E) og faktureres i forhold til hvilken dorg som har hatt hovedansvar for gjeldende datoer. (krediteres avd. 700). 2. De forskjellige Dorgene faktureres tilsvarende kostnadene våre hvor intekten krediteres konto "7320 MARKEDSAKTIVITETER" og registreres under avdeling 700. 3. Budsjettet endres til fordel for V&E nye struktur (dvs. At konto 6820 fjærnes) 4. PR-ansvarlig ber om kreditnota for dobbeltfakturering (Bilag 567 og 570) som føres på avdeling 700. 5. Det innføres en praksis med kontering før regninger godkjennes til utbetaling. Kun registrert øko i info kan kontere for budsjettet vårt. 6. I den grad Kvast overstyrer vedtatte gruppebudsjetter og bestiller inn ting utenom å gå gjennom økoene i gruppene, må dette korrigeres ved å frata gruppen penger fra budsjettet deres og føre dem over til sitt eget budsjett. Dette forutsetter at gruppens øko blir informert om forbruket. I info gjøres dette ved å registrere regningen i skjemaet som er lagt ut på internsiden vår: www.infoetaten.i2.no under siden økonomi/ registrering av utgifter. 7. Bt-pengene overføres til PR-ansvarlig i Kvast som har ansvar for å følge opp avtalen. Dette resulterer i følgende budsjett for Høsten 2010: Infobudsjett Avd. 700: PR-ansv. budsjett (BT penger) Avd. 100 Totalt 2010 397750 Totalt 2010: 300000 Brukt: -74871 Brukt: -253291 Fordringer fra Helhus: 33680 Fordringer fra Helhus: 46709 Til gode: 356559 Med vennlig hilsen Erik Oramas, (avtroppende øko i Info.)
NY VELFERDSMODELL Arbeidsprosess Gjennom intervjuer med lederne for alle arbeidsgruppene, må man skaffe til veie følgende informasjon: Antall styrevalgte Antall medlemmer Antall aktive medlemmer Arbeidsmengde Arbeidsmønster Dagens velferdsnivå (sum), og hva velferden brukes på i dag Ønsket velferdsnivå Eventuell eksternt sponset velferd Komponenter for utregning av ny velferd: Antall styrevalgte og antall aktive medlemmer som ikke er styrevalgte. Med aktive medlemmer forstås medlemmer som etter lederens skjønnsmessige vurdering bidrar aktivt til underutvalgets virksomhet. Det er opp til KØR og økonomiansvarlig i Kvast å følge opp dette i budsjettmøtene. Arbeidsmengde og arbeidsmønster. Dette kommer til uttrykk ved at underutvalgene er fordelt i fire grupper; hver gruppe med sin felles sats. Stabsfunksjon vs ikke-stabsfunksjon. Noen av argene kan defineres som å ha såkalte stabsfunksjoner. Det betyr at de plikter å utføre tjenester for andre grupper på Kvarteret, og at de i mange tilfeller ikke har mulighet til å velge arbeidsinnsatsens tidspunkt og varighet selv. Disse argene får ekstra velferdsstøtte gjennom en kompetansehevingspott. Ny velferdsmodell Sats per styrevalgt: 375? Sats per aktivt medlem: 150? Grunnen til at satsen per styrevalgt er høyere enn satsen per aktivt medlem, er at man ønsker å øke legitimiteten for at styrene kan bruke av velferdsmidlene til styresosialisering. Gruppesats o Gruppe 1, 2000?: Expo o Gruppe 2, 3000?: Personalgruppen o Gruppe 3, 5000?: Skjenke o Gruppe 4, 10000?: Kraft, Kvast Gruppesatsen er ment til fri disposisjon for argene.
Kompetansehevingspott: o 500?: Info o 1000?: Expo o 1500?: Skjenke o 2000?: KØR o 4000?: Kraft Potten fordeles ut fra en skjønnsmessig vurdering på generelt behov for intern heving og overføring av kompetanse i hver enkelt stabsfunksjon, samt antall aktive medlemmer i gruppen. Jobbmat, og behov for dette, bør vurderes som en del av velferden.
INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, leder, Kvast Til Kvarterstyret 30.08.2010 Vedtak: Regler for Stillhet Stillhet er ekskludert fra skjenkearealet Olav Kyrres gt. 49. Dette medfører følgende regler for bruk av dette rommet: 1. Det er ikke lov å bringe alkohol fra Stillhet til skjenkearealet eller fra skjenkearealet til Stillhet. 2. Alkohol som nytes i Stillhet må kjøpes utenom skjenkearealet og må ikke åpnes før det er plassert i Stillhet. 3. Alkohol må ikke tilføres lokalet etter 17:00. 4. Sprit og brennevin (alkohol gruppe 3) er normalt ikke tillatt i Stillhet, det må bes om spesiell tillatelse til dette pr. e-post til skjenke@kvarteret.no 5. Stillhet er et lukket lokalet, opphold i Stillhet skjer ved invitasjon av bandansvarlig (BA), driftsansvarlig (Kvart) eller Vakt. Bandansvarlig er ansvarlig for å sørge for at det ikke bringes alkohol fra Stillhet inn på Skjenkearealet. 6. Bandansvarlig er ansvarlig for at overstadige berusede personer ikke gis tilgang til skjenkearealet. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar notatet Regler for Stillhet som gjeldende reglement for bruk av lokalet Stillhet til godkjente lukkede arrangementer Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Gøran Thengs, leder for ASF Til Kvarterstyret 25.08.2010 AD/Vedtak: Søknad om utvidet åpningstid under ASF sin jubileumsuke Vi søker herved om at Kvarteret holdes åpent til 03.00 mandag, tirsdag og onsdag i jubileumsuka (altså likt som torsdag, fredag og lørdag), med bakgrunn i at det vil arrangeres konserter hver dag. Det vil naturligvis være rom for å stenge tidligere, skulle det være lite folk. Vi mener likevel at det er lurt å holde åpent så lenge det virker hensiktsmessig, da det kan gi større ølinntekter både til oss og Kvarteret. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar at Kvarteret kan holdes åpent til 03.00 under hele jubileumsuka til ASF: 13.-18. september. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
INTERNNOTAT Fra Eksternansvarlig Til Kvast 30.08.2010 Vedtak: Tillegg - Helhussøknad For å bedre sikre kvaliteten på Helhus ønsker jeg å tilføye følgende punkt til Kravene for Helhussøknader: Hovedarrangør skal lage en egen plakat for hvert enkelt Helhus som fremstiller de forskjellige delarrangementene som en helhet. Vedlegg: Søknadsskjema for Helhus. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å legge foreslåtte punkt til kravene for Helhusarrangører." Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Søknad om Helhus Arrangør Dato PROGRAM Tid Hva Sum Teglverket Tivoli Speilsalen Maos Storelogen Lobby, 3. etg. Annet KRAV Det skal arrangeres for minimum 40.000,-. Dette inkluderer honorar, evt. innleie & hospitality. Regnskap skal sendes til Kvarterstyret senest 2 uker etter arrangementsdato. Det skal avholdes arrangementer i minimum 4 rom Det skal være minimum 1 arrangement som ikke er konsert og 1 arrangement hvor det tilrettelegges for at gjestene kan danse fra kl. 23:00 til stenging. Stjernesalen og Pub skal ikke benyttes til arrangementer uten spesiell avtale Billettpris skal være 50,- og garderobepris skal være 30,-. Arrangør(er) beholder dette. Arrangør(er) skal stille med personell til bemanning av skjenkesteder tilknyttet rom med arrangement, samt oppfølging av artister, hovedansvarlig, brannvakter og glassvakter. Kvarteret oppfordrer til samarbeid mellom studentorganisasjoner. Ved samproduksjoner anbefales sterkt bruk av fordelingsmodell i regneark samproduksjon-fordeling.xls. Dette regnearket finnes på www.kvarteret.no/offentlig/skjemaer/samproduksjon-fordeling.xls. KONTAKTPERSON Navn Mobil Epost Tentativt budsjett og beskrivelse av Helhuskonsept skal fylles ut på side 2 Søknadsfrist er 1. april for høstsemesteret & 1. oktober for vårsemesteret. Søknad sendes ferdig utfylt til rombooking@kvarteret.no
Beskrivelse av Helhus (tema, konsept, etc) TENTATIVT BUDSJETT