KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Sommerkvarteret og mulig sak i pressen Det har til tider vært noe turbulent rundt Sommerkvarteret, og angivelig fikk BT inn et tips om urolighetene i forrige uke. Det virket best å få en sak om det, så jeg fikk et møte med journalisten og leder av Sommerkvarteret til møte i Stjernesalen på lørsdag (07.08). Det har ikke blitt noen videre sak så langt, det stoppet med sitatsjekken, og journalisten klarte heller ikke å finne en vinkling for en sak om Kvarteret generelt. Jobber disse dagene videre med kulturredaksjonen for å overbevise om at det kan være en god sak å skrive om oss foran semesterstart. Kritiske investeringer på huset, KDR og SM/PM Det viser seg at det er flere forholdvis dirftsnødvendige investeringer som bør gjøres på huset. For det første har vi Støy, som vi har medregnet å bruke i Fadderuken, som sårt trenger et møblement. Vi har også den nye uteserveringen som kunne trenge skjerming og varme for de sene høstdager og kommende uker rundt semesterstart. Området rundt Halvtimen er også noe som bør gjøres med snarest. Dette er alle ting vi egentlig har vært klar over, men som vi uheldigvis har prokastinert. KDR er på vei med to nye kasser innen mandag 16.08, SM er på vei med snuskjøleskap til oss og PM skal komme med penner/lightere og askebegere med vår logo på (dette skulle de gjør før sommeren, men kontakten med dem har vært svært dårlig og jeg har som avtroppet skjenkeansvarlig prøvd å få tak i dem i løpet av forrige uke, påtroppet skjenkeansvarlig vil ta for seg videre kommunikasjon). Handlingsplan I forrige uke presenterte jeg en handlingsplan for Kvast basert på de målene vi valgte oss ut fra Langsiktig handlingsplan før sommeren, delmål er delegert til hvert enkelt styremedlem, innen Kvast møte 18. august skal denne planen vedtas, og hvert styremedlem har da kommet opp med sine tiltaksplaner etter de delmålene de har blitt delegert.

2 Dorgeavtale (grunnavtale) Dorgeavtalen (grunnavtale), uten vedlegg sendes til Kvast til behandling som vedtakksak onsdag 18. august. Utkastet baserer seg på den konsensusen vi fikk for avtalen 9. juni i år. Rekrutteringsplan I skrivende stund følger jeg opp rekrutteringskampanjen vår med info og pg, men venter fortsatt på et oversiktsskriv fra pg over den overordnede rekrutteringsplanen. I samtale med pg virker det derimot som planene er i boks, og at ting er i sluttinnspurten for en god kampanje i neste uke. I tillegg har vi i Kvast tatt initiativ til en stand i andre etasje lobby området for de enkelte arbeidsgruppene. 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Den siste uka har jeg jobbet mye med fadderuka og kommet noe videre med det i forhold til å tidfeste arrangementene. Det er vanskelig å få alt i boks da det ikke er jeg som har booket inn alle arrangementene og jeg mangler endel kontaktinformasjon. Jeg jobber også nå for fult for å organisere uke 36 der både Phono, Raptus og Menneskerettighetsuka ønsker lokaler. Det er vanskelig da Phono er ekstra trege på å avklare sine ønsker. Det er også gått så lang tid at det er andre som har fått rom den uka. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG 6. Foreligger ikke 7. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke

3 8. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 9. ADMINISTRASJONEN Startet jobb etter ferie denne uken. Har hatt sporadisk mailkontakt med kvast og andre aktører gjennom sommeren. Har hatt gjennomgang med administrasjonen og driften (UiB) om ting som må fikses på huset. Driften vil gjennomføre visse reparasjoner før start, men en del vil skje fortløpende fremover. Det har vært et uventet frafall av Kvarter i løpet av sommeren. Det er utlyst stillinger på nettsider, mi side (UiB) og via GLEM. Når jeg får kontakt med NHH og HiB håper jeg at også disse vil legge ut stillingsannonse på sine internsider. Vi skal klare oss gjennom fadderukene, men etter oppsigelsesperiode på 1 mnd. Vil vi ha stort behov for flere. Jeg har 2 intervjuer den neste uken og hører rykter om at i alle fall 1 søknad til bør nå meg snart. 10. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

4 INTERNNOTAT Fra Magnus Halsnes, økonomiansvarlig Til Kvast AD: Anlegg i Stjernesalen, Halvtimen og Grøndahls Det er for tida ikkje noko musikkanlegg i Halvtimen og i tillegg til dette trengs forsterkarane til anlegga i Stjernesalen og Halvtimen fiksast eller skiftast ut. Det er førebels ikkje kome inn nokon spesifikke forslag eller utkast til løysingar for nokon av romma, men det kjem nokon snart. Det er derimot kome eit førebels grovutkast til korleis ein kan løyse dette: Halvtimen: Det er i dag ikkje noko anlegg her og det må difor kjøpast inn. Det er to hovudalternativ for kva type anlegg som kan installerast her. Det første alternativet er eit meir omfattande anlegg som kan brukast til DJ-arrangement og liknande i tillegg til baren. Det andre alternativet er eit billigare bar-anlegg som i hovudsak brukast med tanke på baren og er meir likt anlegga i Grøndahls og Stjernesalen. Eit røft prisoverslag på det siste er om lag kroner og dette må difor innom SKiBAS for godkjenning sidan det blir ei investering. Det er mogleg å få dette billigare til omlag like under kroner, og det trengs difor ikkje gå gjennom SKiBAS. Dette vil sjølvsagt ikkje vere like bra som det til kr. Stjernesalen og Grøndahls: Forsterkarane til anlegga i desse to barane trengs å skiftast ut. Ein forsterkar skal koste kroner per stykk. Eit forslag her er å byte ut forsterkarane med forsterkarar frå Storelogen og heller kjøpe nye der. Forsterkarane som no er i Storelogen trengs å oppgraderast på eit tidspunkt uansett og dei som er der skal vere meir enn nok for anlegga i Stjernesalen og Grøndahls. Det som kan diskuterast her er om dette er noko å ta vidare. Eg er usikker på kor stor trong det er for å få nye forsterkarar til Stjernesalen og Grøndahls sidan det einaste eg veit er at dei trengs skiftast ut. Prisoverslaga er førebels svært grove pluss at det manglar eit par prisoverslag, men det skal kome inn eit meir spesifisert forslag frå Kraft på tysdag 10. august. Det største behovet trur eg er Halvtimen der det til no ikkje er noko form for anlegg og dersom baren skal bli betre å bruke og meir tiltrekkande for vitjarar bør det vere eit musikkanlegg der. I kor stor grad dette trengs vere eit stort omfattande anlegg eller ei reint bar-anlegg får vere opp til diskusjon i KvaSt. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

5 KVARTERSTYREMØTE REFERAT Møtenummer Dato/Tid/Sted Til stede , kl. 16:15 i Stillhet Kvarterstyret Møtt fra RS - Andre deltakere - Fraværende Ordstyrer Referent Prosjektansvarlig Lars Arnesen (leder) Martin Haram (organisasjonssekretær) 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden Ingen innsigelser mot innkalling 2. Orienteringer Her refereres tillegg til skriftlig orientering (vedlegg) Eksternansvarlig Har gjort jobben sin i sommer! 3. Innboks Kvast skal male Støy på søndag Utemøbler Kvartene blir ansvarlig for innelåsning av utemøbler, må låses hver kveld ved skjenkestopp Org.sek kjøper kjetting Visittkort til kvast Adm leder tar videre

6 Rekrutteringsoppfølging av de enkelte arbeidsgrupper Vakt og kraft har ikke svart på forespørsel. Kvast faddere må ta kontakt med sin arbeidsgruppe angående rekrutteringsplan En del diskusjon rundt den praktiske utføringen av stand s i fadderuken Evalueringsplan av Sommerkvarteret Hovedsakelig Lars og Magnus som tar seg av den endelige evalueringen Komiteen vil sende rapport til kvast innen 8.sept Revidering av prispolitikk Linn,Magnus og lars diskuterer det videre i kveld Kvarteret vil gjerne gi en gave til asf grunnet 70 års jubileet Studentradioen vil gjerne ha en kveld i uken der de står for spillelisten De vil gi oppdatert spilleliste hver uke Det vil bli et prøveprosjekt på et par uker Det ligger og forslag om de kan ha en radiocafe i stjernesalen en gang i måneden. De vil da ha sending fra kvarteret klokken Kvast er positiv til forlagene Filmkvelden ønsker å få tivoli på fredagene, der de vil gi billigere middag til seerne Kvast trenger mer info for å ta en avgjørelse BT vil ha stand på kvarteret 4. AD Formål: løsningskonsensus og fordeling av oppfølgingsansvar A2601 Plan for fastlegging av handlingsplan Til grunn: Skriv fra daglig leder Enkelte redaksjonelle endringer påpekt, dette retter leder på til neste møte. Diskusjon rundt hvilke tiltak som bør ligge bak et inkluderende internt miljø, og om det er realistisk delmål å gå etter. Enighet om at det er et krevende, men nødvendig delmål. Vi beholder delmålet slik det står i utkastet. Diskusjon rundt strategiske samarbeidspartnere, dette bytter vi ut med nettverksbygging. Anbefaling: Inkluderes i dagsorden A2602 Rekrutteringskampanje - aksjer Til grunn: Skriv fra pr-ansvarlig

7 Vi endrer ikke aksjene, men beholder rekrutteringskampanjen slik den er nå. Anbefaling: Inkluderes i dagsorden A2603 Fadderukeplan Til grunn: Skriv fra eksternansvarlig Kontakte BuddyBergen for å høre om mulighetene for arrangementer for utvekslingselever i fadderuken. Eksternansvarlig fyller inn dorgene sine arrangement i planen. Skjenke og ekstern koordinerer åpningstider i barene. Promotere lunsjtilbudet i fadderuken til alle fadderstyrene Sett inn Radiocafé i planen. Sett inn stands i lobbyområdet i 2. etg. i planen. 5. VEDTAKSAKER V2601 Endelig godkjennelse av driftsorganisasjonsavtale (grunnavtale) Til grunn: Driftsorganisasjonsavtale datert Ikke behandlet, da grunnavtalen må godkjennes seperat fra vedleggene. V2602 Godkjenning av referat Til grunn: Referat Vedtak: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat For: 4 Mot: 0 Avholdne: 0

8 INTERNNOTAT Fra Magnus Halsnes, økonomiansvarlig Til Kvast Vedtak: Prispolitikk Tidspunktet for prisendringar på vareutvalet på Kvarteret er før det opnar for haustsemesteret. Her er ein liten gjennomgang av nokre forslag til prisendringar. Tobakk Prisane på tobakk må hevast dersom Kvarteret skal tene på å selje det. I dag blir ein 20pk røyk seld for 65 kr, noko som gjev ei dekningsgrad på latterlege 2,2% (jamfør øl), noko som tilsvarar ein avanse på litt over ei krone per selde 20pk. Sidan innkjøpsprisen er på litt over 50 kr per pakke vil det seie at Kvarteret må selje 50 pk røyk for å tene inn att ein svinna pakke. For 10pk er utsalsprisen 35 kr/stk (dekningsgrad: 8,7%). Forslåtte nye prisar: 20pk: 75 kr/stk (dekningsgrad: 15%) 10pk: 45 kr/stk (dekningsgrad: 29%) Snus: 70 kr/stk (manglar reell innkjøpspris, men dekningsgrad på omlag 30-34% for porsjon) Tanken bak desse prisane er at Kvarteret ikkje treng vere billigare enn matbutikkar, men ikkje dyrt nok til at ein forlet Kvarteret for å kjøpe røyk der. 75 kr for ein 20pk er omlag same prisnivå som på matbutikk, ein god del billigare enn kioskar og svært mykje billigare enn andre utestadar. Øl Øl vil eg tilråde at blir liggande på det nivået det allereie er på fram til Støy opnar for interndrift. Eit unntak her er å heve prisen på øl for ordinære/ikkje-studentar til frå 56 til 59 kroner sidan denne kundegruppa har i stor grad betre råd enn studentar og 59 kr for 0,5l øl er ikkje ein dårleg pris. For Kvarteret vil dekningsgrada auke frå 62% til 64%. Etter internbaren er open er det vedtatt at prisane skal endrast til: 29 kr for internøl i Støy (dekningsgrad: 20%, svært lågt) 39 kr for internøl på resten av huset (dekningsgrad: 44%. Dekningsgrada for 34 kr: 34%) 49 kr for studentar (dekningsgrad: 56%) 56 (evt. 59) kr for ordinære/ikkje-studentar (dekningsgrad: 62/64%) Eit omdiskutert tema er i kor stor grad Kvarteret skal gå over til 0,4 l slik dei alle fleste utestadane i Bergen har gjort, mellom anna Hulen. Ein slik overgang er lite sannsynleg å få gjennomført før opning 16.august og hausten av forskjellige grunnar. Det kan derimot vere fordelaktig å ha ei utgreiing av konsekvensar, negative og positive, for dette. For det første er det sannsynleg at eit slikt forslag vil møte motstand internt, men mindre sannsynleg eksternt. Kvarteret er i tillegg ein av dei færre utestadane i Bergen som tilbyr 0,5l. Dersom Kvarteret går over til 0,4l er dei mest positive konsekvensane reint økonomisk større dekningsgrad, spesielt på internøl. Internøl til 29 kr er 20% for 0,5l, men heile 39% for 0,4l (høgre enn den er i dag for 34kr). 0,4l øl student til 39 kr vil ha same dekningsgrad som Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

9 0,5l har no. Sidan dei fleste utestadane no tilbyr 0,4l vil prisen sjå billigare ut. Det kan diskuterast om det er ein fordel at ein må påpeike at vi sel 0,5l. Det vil vere ein fordel å høyre med Hulen om korleis dei opplevde overgangen og kva deira erfaringar var i forhold til det først. Importøl Kvarteret har ein del importøl. Importøla varierar kraftig i pris og det er nokre typar øl Kvarteret sel som blir selde svært mykje billigare enn andre stadar i Bergen. Sidan importøl har vorte rekna saman med vanleg øl i KDR og rekneskapet til og med mai er det vanskeleg å sjå kor bra omsetninga har vore. Eg forslår difor å gå gjennom prisane på importøl og justere desse. No har prisen for øl hatt eit øvre tak på 64 kr (Sommarkvarteret heva nokre av prisane til 68kr). Sidan nokre av dei øla vi sel til 64 kr blir selde for nesten 20 kroner meir på andre utestadar. Kundegruppa som kjøper denne type øl er sannsynlegvis, til ei viss grad, meir opptatt av typen øl enn prisen på denne. Dekningsgrada for importøl varierer no mellom 41% og 78%. Det er øla som er i det høgste prissjiktet (Erdinger, Nøgne Ø, o.l.) som har den lågaste dekningsgrada og som gjerne kan aukast. Vin Prisane på vin kan stå slik dei har stått. Vin har ikkje gått spesielt bra fram til no, men det trur eg har meir med kor synleg vinen og prisane har vore og typane arrangement på huset enn sjølve prisane på vinen. Den eine endringa på prisane eg ser er prisen for eit glas vin når Støy opnar for interndrift og om desse skal jamnstillast med prisane på 0,5 l øl (29, 39, 49, 59). Anna Kaffi og te: Dette er no gratis for interne. Eit forslag her er å heve dette til 1 kr per kopp. For eksterne vil det vere ein fordel å innføre ein prispolitikk med student/ikkje-student med 10 kr for student og 15 kr for ikkje-student. Softsprit o.l: For softsprit og liknande foreslår eg å legge oss på same prisane som Sommarkvarteret har hatt for å sjå i kor stor grad dette går noko av og heller endre prisane til neste semester/budsjett. Student/ikkje-student Ein meir omfattande prispolitikk er å gå over til ein student/ikkje-student på det aller meste av varer dersom det let seg gjere på KDR-systemet. Vedtaksforslag Kvarterstyret vedtar desse prisendringane Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

10 INTERNNOTAT Fra Thomas Evensen Til Kvast/SKiBAS Vedtak: Oppdatering av stilllingsinstruks Stillingsinstruks for administrativ leder har vært relativt uendret siden stillingens oppstart, og bør oppdateres noe for å være i takt med organisasjonens utvikling. Vedlagt er forslag til oppdatert stillingsinstruks. Under går jeg gjennom de oppdaterte punktene. Punktene som er oppdatert er markert med understreking i vedlegg. 2.3 Nytt punkt som definerer administrasjonen. Dette for å inkludere også driftsledere som del av administrasjonen og dermed også under arbeidsleder- og personalansvaret til administrativ leder. Det er gunstig å innlemme også driftsledere formelt under administrativ leder og administrasjonen da dette frigjør Kvarterts internansvarlig til å kunne fokusere på de interne forholdene blant de frivillige i organisasjonen. 3.3 Endring for å gjenspeile at definisjonene av personell inkludert i administrasjonen er flyttet til Nytt punkt for å sikre hurtig kontraktssignering med ansatte driftsledere. Det har vært problemer siste semester med manglende og trege kontrakter. 3.5 Oppdeling av tidligere 3.5. Ny 3.5 er oppdatert med at administrativ leder skal assistere styret i budsjettarbeidet. Dette er gunstig da administrativ leder sitter med oppfølgingen av regnskapsfører og samtidig innehar lengre erfaring og kjennskap til budsjettmodellen Kvarteret benytter. Det kan vurderes om administrativ leder bør gis et koordineringsansvar for budsjettprosessen for å sikre at vedtatte modeller følges. 3.6 Andre del av tidligere Oppdatert med koordineringsansvar i stedet for å assistere styret. Erfaring viser at det er gunstig om det er administrativ leder som koordinerer strategiarbeidet da han/hun kan følge dette arbeidet over lengre tid enn styremedlemmer Oppdatert til å inkludere samtlige utdanningsinstitusjoner i Bergen, og ikke kun UiB. Detter gunstig i tilfelle DAK klarer å få involvert bl.a. HiB og NHH i større grad enn tidligere. VEDTAKSFORSLAG - KVAST Kvarterstyret vedtar å innstille SKiBAS å vedta oppdatert stillingsinstruks for Administrativ leder. VEDTAKSFORSLAG - SKiBAS SKiBAS vedtar oppdatert stillingsinstruks for Administrativ leder. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

11 Stillingsinstruks for Administrativ leder Studentkulturhuset i Bergen A/S (SKIBAS) 1 Stillingens Formål 1.1 Stillingen skal sikre kommunikasjon mellom Styret i Det Akademiske Kvarter og organisasjonens administrasjon. 1.2 Stillingen skal sikre organisasjonens daglige drift, og tillegges arbeidslederansvaret samt personalansvaret for administrasjonen. 1.3 Stillingen skal stabilisere og videreutvikle organisasjonen i sin helhet i samarbeid med det frivillige apparatet. 2 Stillingens organisasjonsmessige plassering 2.1 Administrativ leder (adm. leder) ansettes av Styret i Studentkulturhuset i Bergen A/S (SKIBAS). 2.2 Adm. leder inngår i Det Akademiske Kvarter (DAK) sin administrasjon. Nærmeste overordnede er daglig leder i SKIBAS. 2.3 Administrasjonen i DAK består av stillinger som ansettes av SKiBAS, samt sivilarbeidere og praktikanter. 2.4 Adm. leder fastsetter i samråd med daglig leder i SKIBAS til enhver tid fordeling av sin arbeidstid, avspasering og tidsrom for ferie. 2.5 Adm. leder er underlagt vanlige regler for taushetsplikt 2.6 Adm. leder i heltidsstilling kan ikke ta annet lønnet arbeid uten godkjennelse fra styret i SKIBAS. 3 Stillingens ansvarsområder 3.1 Adm. leder har ansvaret for å følge opp og kvalitetssikre administrasjonens arbeid. 3.2 Adm. leder skal koordinere den daglige driften av Det Akademiske Kvarter. 3.3 Adm. leder har arbeidsleder- og personalansvar for organisasjonens administrasjon, og fastsetter i samråd med de øvrige ansatte til enhver tid fordeling av deres arbeidstid, avspasering og tidspunkt for ferie. Styret i SKIBAS skal orienteres. 3.4 Adm. leder har mandat til å signere arbeidskontrakter med driftsledere etter vedtak om ansettelse i SKiBAS. 3.5 Adm. leder skal assistere styret i budsjetteringsarbeidet og har ansvar for oppfølging av vedtatt budsjett 3.6 Adm. leder skal se til at regnskap blir ført på forsvarlig måte og rapporterer jevnlig til styret i DAK og styret i SKIBAS. 3.7 Adm. leder skal følge opp DAK sine leverandøravtaler. Adm. leder skal også assistere styret i DAK ved inngåelse av nye avtaler. 3.8 Adm. leder skal koordinere strategiarbeidet ved DAK. 3.9 Adm. leder skal legge til rette for en best mulig intern kommunikasjon, samt en best mulig informasjonsflyt i organisasjonen Adm. leder har ansvaret for å følge opp HMS-arbeidet ved DAK Adm. leder skal legge til rette for utvikling og overføring av kompetanse i organisasjonen Adm. leder skal være organisasjonens bindeledd mellom administrasjonen og styret. Adm. leder skal delta på styremøter i SKIBAS Adm. leder holder jevnlig kontakt med Eiendomsavdelingen ved UiB Adm. leder skal fungere som kontaktperson for DAKs samarbeidspartnere ved utdanningsinstitusjonene i Bergen og Studentsamskipnaden i Bergen.

12 4 Øvrige oppgaver 4.1 Adm. leder kan pålegges arbeidsoppgaver av arbeidsgiver, dersom disse ikke forandrer stillingens karakter. 5 Forutsetninger for ansettelse 5.1 Adm. leder må kjenne innholdet i og til enhver tid jobbe for, og i tråd med, Det Akademiske Kvarters vedtak. 5.2 Adm. leder må være innforstått med at arbeidet preges av fornyelse og oppmerksomhet overfor de behov som DAK til enhver tid måtte ha.