Offentlig teknologiledelse Refleksjoner og noen utvalgte temaer Innspill fra KS og involverte kommuner - utdrag Forslag til program Detaljert temainnhold Struktur og layout for aksjonsbasert læring
STUDIET I OFFENTLIG TEKNOLOGILEDELSE - FOR DEG SOM VIL UTVIKLE SAMFUNNET A B C FAGBREV TEKNISKE FAG FAGBREV TEKNISKE FAG FAGBREV TEKNISKE FAG TEKNISK FAGSKOLE STUDIE- KOMPETANSE BACH./MASTER INGENIØRFAG ADMINISTR.FAG ARBEIDSPRAKSIS ARBEIDSPRAKSIS ARBEIDS- PRAKSIS OFFENTLIG TEKNOLOGILEDELSE
MARKEDSAKTØRER Studenter Staten Fylkeskommuner Bransjeorganisasjoner Faggrupper / spesialistgrupper Primærkommuner Leverandører Ansatte STUDIET I OFFENTLIG TEKONOLOGILEDELSE PROGRAMMET FOR OFFENTLIG LOGISTIKK
STUDIET I OFFENTLIG TEKNOLOGILEDELSE - FOR DEG SOM VIL UTVIKLE SAMFUNNET FAGBREV TEKNISKE FAG BYGGFAG ANLEGGSFAG HÅNDVERKSFAG STUDIE- KOMPETANSE NATURFAG REALFAG MATTE KJEMI FYSIKK BIOLOGI BACH./MASTER INGENIØRFAG ADMINISTR.FAG INGENIØRFAG BYGGFAG ANLEGGSFAG DRIFTSFAG ØK.ADM.FAG ETTERSPURT TILLEGGS- KOMPETANSE KVALITETSLEDELSE HMS LEDELSE INNKJØPSLEDELSE PROSJEKTLEDELSE MYNDIGHETSUTØVELSE (DRIFTS)FUNKSJONSLEDELSE LOGISTIKKLEDELSE OFFENTLIG TEKNOLOGILEDELSE OFFENTLIG LOGISTIKK
AKTUELLE FAGGRUPPER VEG VANN OG AVLØP GRØNN IDRETT/OPPVEKST BYGGESAK SKOLE/OPPVEKST OFFENTLIGE PLANER HELSE/OMSORG STUDIET I OFFENTLIG TEKONOLOGILEDELSE PROGRAMMET FOR OFFENTLIG LOGISTIKK
Struktur: 6 samlinger Forslag til program Gjennomgående prosjektoppgave for deltakere som ønsker studiepoeng Pedagogisk profil: Aksjons- og problembasert læring Korte innledningsforelesninger Utstrakt bruk av gruppearbeid på utarbeidete problemstillinger og oppgaver Involvere nøkkelressurser fra offentlig sektor i forelesninger og læringsprosesser 6
Forslag til program Samling Samling 1 Samling 2 Samling 3 Samling 4 Samling 5 Samling 6 Tema Myndighetsutøvelse, økonomistyring og teknologiledelse Strategisk ledelse og funksjonell teknologiforvaltning i tekniske etater FDV i et ENØK og teknologiperspektiv for tekniske fag veg, bygg, VA og elektro Leverandørstyring; kontraktstyring, anskaffelser og logistikk Prosjektledelse og prosjekteringsledelse HMS ledelse og kvalitetsstyring Hver samling vil vare 3 dager, alternativt 2 dager med hjemmearbeid mellom samlingene 7
Overordnet beskrivelse for Samling 1 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål Myndighetsutøvelse, økonomistyring og teknologiledelse Visjon, mål og strategiprosesser Styringsmodeller Fra regelstyring til målstyring til balansert målstyring til helhetlig ledelse i offentlig virksomhet Økonomistyring Etikk og leverandørstyring Ledelsesinformasjonssystemer Ulike styringssystemer KOSTRA Målstyring i politisk system Denne bolken vil ivareta det overordnete helhetsperspektivet for å kunne drive effektiv etatsstyring og teknologistyring innenfor den politiske rammen til offentlig sektor 8
Årshjul for implementering og forankring av strategier 4. Handlingsplan fra alle stabsfunksjoner som skal understøtte strategiplan 5. Budsjett kommende år Januar 6. Målsettinger distribueres til ledelsen 7. Tildelingsbrev 3. Implementering av Strategiene for bransjene Oktober April 8 Definere rammer for videre Kaskade og Implementering 9. Alle medarbeidersamtaler skal være avholdt innen 01.april 2. Strategiprosessen beskrives 1. Juni Strategiprosess Juni 9
Strategi GAPet Mission Hvorfor eksisterer vi Verdier Hva er viktig for oss Visjon Hva vi ønsker å bli Strategi Vår oversikts plan Balansert Målstyring Omsette, fokusere og innrette Strategiske initiativer Hva skal prioriteres Total Kvalitets Ledelse Hva vi må forbedre Personlige mål / Ansvarlig gjøring Hva jeg trenger å gjøre Strategisk resultater Fornøyde forvaltere/ adm Tilfredse innbyggere 10 Effektive prosesser Motiverte & kompetente medarbeidere
Modell for styring mot måloppnåelse Mål Handlingsplan Budsjett Handling Måling/regnskap Kontroll 11
Lederutviklingsprogram i offentlig teknologiledelse Hva bør budsjettering og økonomistyring omfatte Økonomistyring Internregnskap Årsregnskap Regnskapsanalyse Budsjettering Investering/ finansiering Mikroøkonomi Hvilke beskrankninger gir forvaltningledelse og kontantprinsippet 12
Fra rapportering og kontroll til styring Rapportering og kontroll utføres for å Bekrefte tilstand Dokumentere oppnådde resultater Dokumentere eventuelle avvik Styring utføres og gjøres ved å: Fokusere på fremtiden Planlegge og gjennomføre i henhold til plan Ved avvik finne årsaker til avvik Ved avvik gjennomføre korrektive tiltak 13
Fra styring til målstyring Styring: Tidligligere form for styring var regelstyring, uten å fokusere på mål og resultat. Bare reglene ble fulgt for styring var det OK Styring er å fokusere fremover på hva man kan påvirke, og eventuelt korrigere Målstyring: Etablere klare mål Styre mot mål Utarbeide prognoser hvorvidt målene kan nåes Iverksette tiltak for å justere kursen mot spesifiserte mål 14
Fra målstyring til balansert målstyring Målstyring Mål har hovedsakelig vært økonomiske mål og fremdriftsmål HMS-mål er nå blitt pålagt gjennom Lov om internkontroll Balansert målstyring Et flerdimensjonalt perspektiv på en organisasjon Etablerer flere mål enn bare, økonomi, fremdrift og HMS, som kunde/marked, interne prosesser og læring og vekst. Forankres i virksomhetens overordnete mål og strategier 15
Fra balansert målstyring til helhetlig virksomhetsledelse Balansert målstyring Fokus på operasjonalisering av mål og strategier Etablering av strategikart Måling av nøkkelindikatorer (KPI er) Helhetlig virksomhetsledelse Balansert målstyring satt inn i en ramme med et helhetlig organisatorisk perspektiv EFQM excellence modellen og Balansert målstyring utfyller hverandre her 16
Overordnet beskrivelse for Samling 2 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål Strategisk ledelse og funksjonell teknologiforvaltning i tekniske etater Formål med strategiarbeid Strategiprosessene Konkurransestrategi hva er det Identifisere unikhet og gjøre kommunen attraktiv for nye aktører Teknologistrategier, pioner eller kun bruk av velkjent teknologi Dilemmaer, investering kontra drift Denne bolken driller i strategiarbeidet og skal gi ledere og senior fagpersonell kjennskap til grunnleggende elementer innen strategi samt betydning for god teknologiforvaltning 17
Kaskadering av mål Tilstandsanalyse Utviklings mål Virksom heten Utviklingss strategi Program mål Prosjektmål Program strategi Mål arbeidspakker Team mål Strategisk planlegging for prosjekter Individuelle mål 18
Strategisk porteføljestyring Produktutviklingsog innovasjonsprosjekter Strategisk fokus Vurdere nye ideer og produkter som gir bedret effekt og attraktivitet Seleksjon ut fra kriterier på effekt, kvalitet, regularitet og attraktivitet Styring av portefølje Optimal ressursbruk Risiko Stopp og kansellering av prosjekter som ikke gir nødvendig bidrag Interne utviklingsog driftsprosjekter Strategisk fokus Behovsstyrt ut fra organisasjonens mål Seleksjon ut fra kriterier på nytte mhp effektivitet, kostnytte, min. LCC Styring av portefølje Optimal ressursbruk Risiko Stopp og kansellering av prosjekter som ikke gir nødvendig bidrag 19 Leveranseprosjekter Strategisk fokus Satse på forespørsler hvor virksomheten har særskilte konkurransefortrinn, strategiske anbudsvurderinger Seleksjon utfra kriterier strategisk viktighet, lønnsomhet/dg, økt konkurransekraft Styring av portefølje Optimal ressursbruk Risiko Stopp, utsettelse og kansellering kan skje basert på vedtak politisk/adm
Ressursstyring i porteføljen Ideell tilstand # Ressurser Spesialprosjekt #1 Spesialprosjekt #3 Spesialprosjekt #4 Spesialprosjekt #2 Planlagte oppgraderinger Drifts- Organisasjon Kapasitetsgrense 0 Planlagte driftsoppgaver 1/1 31/12 20
Ressursstyring i porteføljen Virkelig tilstand # Ressurser 0 Faktisk 0-punkt Spesialprosjekt #1 Spesialprosjekt #3 Spesialprosjekt #4 Spesialprosjekt #2 Planlagte oppgraderinger 1/1 Planlagte driftsoppgaver Ad hoc ikke planlagte og ikke registrerte oppgaver 31/12 Drifts- Organisasjons Faktiske Kapasitetsgrense 21
Overordnet beskrivelse for Samling 3 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål FDV i et ENØK og teknologiperspektiv for tekniske fag veg, bygg, VA og elektro Drifts- og vedlikeholdsplanlegging Oppgraderinger av anlegg Minimum LCC livsløpskostnader, en myte eller en realitet? Energiøkonomisering og smarte bygg Passivhus, energiklasse A etc Universell utforming Styringssystemer for tekniske fag varme, VA og elektro Valg og prioritering av alternativer Denne delen er en modul som er knyttet til de daglige utfordringer ved forvaltning drift og vedlikehold. Videre er det fokus på hva forretningsbasert drift innebærer, samt hvilke virkemidler er tilgjengelig og bør brukes 22
Hva er drift? Drift bør blant annet inkludere: Utøve god økonomistyring Investering og livsløpskostnader LCC; bruk av nåverdianalyser Minimum LCC Balansert målstyring Utarbeide prognoser i forhold til fastsatte mål Styring av resultat/prognose i forhold til budsjett Ressursstyring Forsyningskjeder Leverandørstyring og kontraktstyring 23
Overordnet beskrivelse for Samling 4 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål Leverandørstyring Kontraktstyring Anskaffelser og logistikk Styring av leverandører Forskrift off. anskaffelser «Økonomisk mest fordelaktig» hva betyr det i praksis Forsyningskjeder Markedsundersøkelser Logistikk knyttet til vareleveranser og tjenester Kontraktstyring Kontrakter og risiko Bestiller/utfører rollen Styring av entreprenører og underentreprenører Deltakerne vil få en grunnleggende kjennskap til hva en rasjonell og effektiv logistikk og anskaffelsesfunksjon må dekke 24
Hva er kostnader? Hva er viktig for innkjøp? 250 200 150 100 50 Pris 0 Komponenter Montering/prod/test Adm/intern logistikk Spesielle testfasiliteter Kostn tilpasninger Påslag for usikre volum Lagerhold/avskrivninger Generell usikkerhet 25 Merkostn pga avstand Merkostn kvalifisering Stabilitet/forutsigbarhet Leveransepresisjon Kostn intern håndtering Tillegg for teknisk risiko Tillegg for generell risiko
Konsekvenser av innkjøpet Pris Synlige kostnader Utviklingskost Leveransedyktighet Produksjon Levetid Kvalitet Leveringstid Lagerhold Opplæring Vedlikehold Usynlige kostnader 26
Anskaffelsesfunksjonen Innkjøpsfunksjonen skal etter sin definisjon dekke særskilte aktiviteter for å: Utarbeide spesifikasjon for varer og tjenester Velge den best egnede leverandør Forberede og lede forhandlinger med leverandør Plassere ordre til valgt leverandør Overvåke og styre ordren Følge opp og evaluere kjøpet. 27
Overordnet beskrivelse for Samling 5 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål Prosjektledelse og prosjekteringsledelse Grunnleggende begreper Måldefinisjoner Milepælsplan Styring av kost, tid og kvalitet Endringshåndtering Avvikshåndtering Prosjektlederrollen Rolle som byggherre Eierstyring av prosjekter Prosjekteringsledelse, hva kjennetegner det Hva skiller prosjektledelse i offentlig sektor fra privat sektor Deltakerne får en grunnleggende kjennskap til hva prosjekt og prosjektledelse er. 28
Målhierarki Virksomhetsprosess -kunde Prosjektgjennomføring Resultat Mål Prosjektleveransen Virksomhetsprosess - Leverandør Effektmål Kunde Etter mottak av leveransen Resultatmål Felles Ved prosjektslutt Effektmål Effektmål Leverandør leverandør Underveis og etter levering 29
Klassisk prosjektstyringsmodell Kvalitet/ Funksjonalitet Tid/ fremdrift Budsjett/ Kost 30
Kvalitetsledelse i prosjekter = Helhetlig ledelse i prosjekter Kvalitet Produkt kvalitet/ funksjonalitet Tid Kvalitet på ledelses Prosessene i prosjekter Kost 31
Kommersiell prosjektkontroll Kvalitet/ Funksjonalitet Illustrasjon på Fokusområder for KS2 regimet til Finansdep. Tid/ fremdrift 32 Budsjett/ Kost Er dette tilstrekkelig?
Verdikjede innen bygg og anlegg Klassisk modell og rollefordeling: Prosjekterende blir skviset i tid Ide & konsept Dimensjonering & Prosjektering Fundamentering Bygging & installasjon Drift Arkitekt Prosjekterende Entreprenør Grensesnitt 1 Utfordring Tilstrekkelig beskrivelse av konsept? Tilfredsstillende hovedtegninger? Beskrivelse av materialvalg? Grensesnitt 2 Utfordring Pålitelig investeringsanslag? Fullstendig beregningsunderlag? Komplette byggetegninger ferdige i tide? 33 Grensesnitt 3 Utfordring FDV dokumentasjon Egnethetsvurderinger? LCC Roller
Prosjekteringsledelse Prosjekteringsledelse må fokusere på : Produktkvalitet Presisjonsnivå Pålitelighet Grad av standard løsning Funksjonalitet Byggevennlighet Gjennomføringsvennlighet Driftsregularitet Er dette tilstrekkelig? Tid/ fremdrift Kvalitet/ Funksjonalitet Budsjett/ Kost 34
Nyttedrevet prosjekteringsledelse Forretningsdrevet Prosjekteringsledelse må fokusere på: Effektmål/nytte/gevinst LCC Samspill og avhengighet mellom kvalitet, tid og kostnad i tillegg til de klassiske tekniske krav Produktkvalitet Presisjonsnivå Pålitelighet Funksjonalitet Grad av standard løsning Gjennomføringsvennlighet Byggevennlighet Driftsregularitet Effektmål Gevinst/nytte Kvalitet/ Funksjonalitet Tid/ 35 fremdrift Budsjett/ Kost
Overordnet beskrivelse for Samling 6 Tema Detaljert temaoversikt Læringsmål HMS ledelse og Kvalitetsstyring Verdidrevet teknologiutvikling og forvaltning Rolle som byggherre og Byggherreforskriften HMS risikoanalyse (sårbarhetsanalyser) Kvalitetsledelse Fra kvalitetskontroll Via kvalitetssikring Kvalitetsstyring Kontinuerlige forbedringer Kvalitetsledelse Verdidrevet teknologiutvikling og forvaltning Etiske dilemmaer Miljømessige dilemmaer Samfunnsøkonomiske dilemmaer Deltakerne skal få en grunnleggende kjennskap til HMS -ledelse, hvordan bruke Risiko/sårbarhetsanalyser som effektivt ledelsesbeslutningsstøtteverktøy, samt forstå hva kvalitetsledelse og helhetlig verdidrevet teknologiutvikling innebærer. 36
Lover og forskrifter HMS området er regulert av 9 hoved lover: Arbeidsmiljøloven, Forurensningsloven, Brannfarlighetsloven, Lov om eksplosive varer, Lov om brannvern, Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr, Lov om sivilforsvaret, Produktkontrolloven Genteknologiloven. Internkontrollforskriften systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Byggherreforskriften- sikkerhet, helse- og arbeidsmiljø på bygg-og arbeidsplasser 37
Offentlig kvalitetssikring KS1 Samfunnsmål Finansdepartementet/ Fylke/kommune KS2 Verifikasjon investering Kost Plan Teknisk Verifikasjon Dimensjonering Løsning Tilstrekkelig fokus? Utfordring for prosjekterende og byggherre Tid Ide & konsept Dimensjonering & Prosjektering Fundamentering Bygging & installasjon Drift 38 Arkitekt Prosjekterende Entreprenør
Lederutviklingsprogram i offentlig teknologiledelse Pedagogisk profil på programmet Aksjonsbasert læringsprofil Utstrakt bruk av Case og refleksjoner 20 % Forelesninger med introduksjon 40 % Diskusjonsseanser 40 % Casearbeid Forelesere er facilitatorer og sparringpartnere Forelesere snakker rundt bildene som vises, ikke gjennom dem Casearbeid skjer i grupper og ved bord fortrinnsvis i samme rom som forelesning Utarbeidet Case kan brukes på alle samlingene og av alle virksomhetsområdene Problemstillinger under alt casearbeid deles i to kategorier: Problemstillinger uavhengig av virksomhetsområde Virksomhetsspesifikke problemstillinger 39
BI s læringsmodell - eksemplifisert Forarbeid Lesing av programinnhold Lesing av Case Lesing av utdrag av litteratur/artikkel Trening modul1 1: Forelesninger Terminologi og begreper Case Gruppearbeid Involvering Gruppediskusjon Praktisere på hva man lærte på Plenumsdiskusjoner forrige modul Refleksjonstimer Rådgivning etter 10 % teori behov fra foreleserne 40 % forretnings Spesifikk innhold Mellom samlinger: Arbeide med gitte cases Trening modul 2: Forelesninger Terminologi og begreper Case Gruppearbeid Involvering Gruppediskusjon Plenumsdiskusjoner Refleksjonstimer Spesifikk innhold Mellom samlinger: Arbeide med gitte cases Praktisere på hva man lærte på forrige modul Rådgivning etter 10 % teori behov fra foreleserne 40 % forretnings Trening modul 3 : Forelesninger Terminologi og begreper Case Gruppearbeid Involvering Gruppediskusjoner Forbederingsforslag Eksamen 10 % teori 40 % Forretnings- Spesifikk innhold Etter læringsprogrammet : Praktisere i egen hverdag Råd fra øvrige gruppemedlemmer Tilgang til e-læring 50 % praksis 50 % praksis 50 % Praktisere Valgte deltakere Virkning på organisasjonen Organisasjonen Virkning på organisasjonen Kontinuerlig forbedring 40
Design av treningslokaler Plenumssone Forelesninger Felles diskusjoner Presentasjoner Felles refleksjoner Bord 1 Bord 2 Arbeidsgruppesone Bord 3 Bord 4 Layout for treningsprogram med 24 deltakere. Det er ett felles rom med to soner; plenumssone og arbeidsgruppesone 41
Lederutviklingsprogram i offentlig teknologiledelse Aksjonsbasert læring og krav til engasjement Erfaringsdeling og læring, lære bort og motta Forankring i metoder og beste praksis Ingen spørsmål er for dumme Treningslokalet er en risikofri sone; spørsmål og kommentarer forblir blant deltakerne Antall deltakere pr program er fortrinnsvis 24 og inndelt i 4 grupper for å ha hensiktsmessig størrelse på gruppene Utfordre hverandre Komme med ideer og forslag til læringspunkter Støtte hverandre Aktivt bringe andre i dialogen Bygg på andres erfaringer Teste forståelse Oppsummere Etablere tiltaksplaner 42