Nye Sandefjord Hva er status og hvilke utfordringer arbeider de tre kommunene med nå? Råd og innspill ordfører Bjarne Sommerstad og rådmann/prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker 20.11.2015
Nye Sandefjord En unik mulighet å gjøre en forskjell med nye Sandefjord Politisk vilje, klare mål og store ambisjoner
Kjennetegn ved samarbeidet så langt Sammenslåingen er båret frem av de folkevalgtes vilje, ikke ved hjelp av utredninger Vi er praktiske og pragmatiske, og vi har respekt for hverandre som likestilte partnere Ser muligheter, nå og underveis Vi gjør jobben
Nye Sandefjord Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn Sandefjord. En ny, effektiv kommune med et sterkt kompetansemiljø.
Fremdrifts-/ prosjektplan Følgende aktiviteter er vedtatt og fastsatt fremover: 19. oktober 2015: Prosjektleder tiltrer stillingen. November 2015: Arbeidet med å nedsette prosjektorganisasjon igangsettes. November 2015: Arbeidet med å etablere administrativ ledergruppa igangsettes. Desember 2015: Omstillingsplan utarbeides 8. desember 2015:Sak om skyggebudsjett for 2016 legges frem Våren 2016: Reglement mm for folkevalgte ferdig Juni 2016: Nærdemokratimodellen avklares 19. oktober 2016: Konstituerende kommunestyremøte Oktober 2016: Arbeidsavtaler for alle ansatte i ny kommune på plass November 2016: Beredskapsplan for ny kommune Desember 2016: Budsjett for ny kommune vedtas Desember 2016: Kommunevåpen klar til profilering
Kartlegge, prioritere Vedtak, folkevalgt behandling Prosjektarbeid Samarbeid fylke, stat
Prosessen Temakomiteer Kartleggingsgrupper Lederprofil/ kompetansekriterier Ansettelser Overordnet prosjektplan
Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet Yte fremtidens velferdsoppgaver på en god måte Gjøre hverdagen enklere for innbyggerne Effektive, trygge og publikumsrettete tjenester lokalt Legge til rette for samfunnsutvikling og næringsutvikling
Informasjon Organisasjon Folkevalgte Folkevalgte Ansatte Innbyggere Medarbeider/ personal Tjenester Saksfremlegg «konsekvenser for Nye Sandefjord»
Hovedprosjektområder 1. IKT Hovedprosjektområder 2. HR/ arbeidsgiverstrategi/ personalpolitikk 3. Økonomi 4. Helhetlig styring (dokumentasjon, styring, internkontroll, reglement) 5. Sak/ arkiv / matrikkel 6. Bygge felles kultur 7. Ledergruppe 8. Beredskap 9. Eierskap
Prosjekter Økonomi Ikke nødvendigvis mange prinsipielle avklaringer/beslutninger, men veldig mye arbeid og virksomhetskritisk! Eks: Kontoplan, budsjetteringsnivå, fullmaktsstruktur Utarbeidelse av skyggebudsjett/ KOSTRA-analyse Sak/ arkiv Mest kritisk Anskaffe sak/arkiv-system Avklare fjernarkiv-løsning Kultur og praksis nedslagsfelt, implementering
Prosjektområde helhetlig styring Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser felles verktøy Innbyggerundersøkelser Risikovurderinger på overordnet nivå og på tjenestenivå Ikke tidskritiske
Prosjektområde helhetlig styring Analyse av ressursbruk og tjenesteproduksjon Viktig som grunnlag for forståelse av likhet og ulikhet mellom kommunene Illustrerer ulikheter i behov for tjenester, f.eks andel barn eller andel eldre Illustrerer ulikheter i prioritering Illustrerer ulikhet i standard, f.eks tildelingspraksis Profil på tjenester eks andel barn som får spesialundervisning, prioritering av hjemme- eller institusjonstjenester innenfor omsorg Hensikt: Skape forståelse, grunnlag for veivalg, utgangspunkt for videreutvikling og effektivisering, grunnlag for politiske beslutninger
Adm organisering etter 01.01.17 Det bør være samsvar mellom overordnet politisk og administrativ organisering. Endelig avklaring av den administrative organiseringen gjøres etter at prosjektleder/fremtidig rådmann i ny kommune er ansatt. Den administrative omorganiseringen skal gjennomføres ved en god prosess i nært samarbeid med de tillitsvalgte og medarbeidere.
Adm organisering etter 01.01.17
«Kart» ledergruppe og stabsfunksjoner Samtaler, Kompetansekriterier Ansettelsesutvalg 24.11 og 30.11 Intern rekr. foretatt nivå 1 Ekstern rekr. nivå 1 (Intern) rekr. nivå 2 November 2015 Desember 2015 1 halvår 2016
Bygge felles kultur Ansatte; på virksomheter og tjenestesteder Felles kultur bygges gjennom oppmerksomhet på oppgaver Litt mindre «hvordan har vi gjort det», Litt mer «hvordan vil vi gjøre det» Møte og bli kjent. Ny ledelse Felles arenaer Felles aktiviteter Innbyggere Identitet, noen markeringer og aktiviteter, også gjennom tjenestene Folkevalgte Viktige ambassadører i synliggjøring og gjennomføring Felles folkevalgtprogram
Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens Målsettinger, prosesser, konsekvenser og resultater Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet på tvers av kommunegrensene
Virkemidler Nettsider Felles portal Sosiale medier Utsendelser Nyhetsbrev Pressemeldinger Ny brosjyre til alle husstander Betalt markedsføring Arrangementer/samlinger Tydelig budskap
Å gjøre en forskjell - med «nye Sandefjord» Noen utfordringer; Demografisk utvikling og behovet for kompetanse Utenforskapet Flyktninger Samfunnsoppdraget
Innbyggerne, tjenester og samfunnsutvikling Tjenestene og de brukerrettede aktivitetene skal ha høy prioritet Servicetorg NAV Organisering av tjenester til flyktninger/ bosetting og inkludering Sentralbord/telefoni Selvbetjening, nettportal, skjemaløsninger Innsyn, dokumentbestillinger Digitalisering
Fremdrift oppfølging av vedtak Vedtatt fremdriftsplan «det haster» Legitimitet Oppslutning Resultat Involvering, medvirkning, prosesser
Ansvar, tillit og legitimitet Tydelige roller og ansvar Hvordan få legitimitet og tillit? Utvikle felles kultur
Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Det beste fra de tre Krav om effektiviseringsgevinst
Råd? Dilemma Sette en prosjektorganisasjon. Når? Størrelse? Hvordan? Vakuum, perioden fra vedtak til oppstart Gass og brems. God prosess. Passe involvering Aksept for at ting blir til mens vi går/ løper Prioriteringsdilemma; daglig drift, utvikling ny kommune
Ledelse Relasjoner Kultur Helhetlig styring/ internkontroll
Å gjøre en forskjell - med «nye Sandefjord» Vi går foran Nyskapende Vi skaper resultater
Nye Sandefjord etter 01.01.17 Konstituerende kommunestyre 19.10.16. Tar beslutninger på den nye kommunens vegne før 01.01.17, f.eks budsjett og reglementer Nytt kommunestyre settes sammen av 57 kommunestyrerepresentanter fra kommunene: Andebu 7, Stokke 11, Sandefjord 39 Ordinært kommunevalg 09.09.19 45 kommunestyrerepresentanter i neste valgperiode