MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 25. januar 2013 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 12:00 15:20 Møteleder: Rune Engehult referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Sakliste Sak 001/13: Referatsaker...3 Sak 002/13: Valg av leder...3 Sak 003/13: E134 Saggrenda Gvammen....3 Sak 004/13: Representasjon i adm aktivitet Osloregionen...5 Sak 005/13: Orientering implementeringsprosjekt kvalitetssystem...6 Sak 006/13: Status - Informasjonssikkerhet...7 Sak 007/13: Innkjøpssamarbeidet...9 Sak 008/13: Prosjektmandater for aktiviter ihht ehandlingsplan 2013...11 Sak 009/13: Videre IKT driftsamarbeid - Utredning og anbefaling vedr modell...12 Sak 010/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering...15 Sak 011/13: Eventuelt...16 Felles bord!...16 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Prosjektmandat forstudie regionalt sak/arkivsamarbeid til sak 008/13 2. Vedl 2 Prosjektmandat omsorgsteknologi til sak 008/13 3. Vedl 3 Prosjektmandat Kompetanseheving IKT til sak 008/13 4. Vedl 4 Rapport videre IKTdriftsamarbeid utredningsfase 2 til sak 009/13 5. Vedl 5 IKTdrift vedl 1 struktur for tjenestekatalog til sak 009/13 6. Vedl 6 IKTdrift vedl 2 Vedtektsforslag til sak 009/13 7. Vedl 7 IKTdrift vedl 3 Samarbeidsavtale til sak 009/13 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Astrid Sommerstad / Kongsberg Frank Pedersen / Nore og Uvdal Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg Rune Lødøen / Tinn I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under sak 008 og 009/13 Halvor Rostad / Kongsbergregionen under sak 009/13 2
Sak 001/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 30.11.12 Saksbehandler Jan Erik Innvær Referat fra rådmannsutvalgets møte den 30.11.12 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 001/13: Referatsaken tas til orientering Sak 002/13: Valg av leder Gjeldende vedtekter Saksbehandler Jan Erik Innvær Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget velger selv sin leder med en virketid på 1 år. Utvalget har tidligere lagt til grunn en praksis der leder velges i første møte i kalenderåret og nåværende leder Rune Engehult ble valgt i møte den 27.01.12 Rådmannsutvalget velger ny leder Saken ble drøftet. Rune Engehult fremmet forslag om rådmannen i Rollag - Hans Henrik Thune som ny leder Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 002/13: Rådmannen i Rollag, Hans Henrik Thune, velges til leder for Rådmannsutvalget for en periode på 1 år Sak 003/13: E134 Saggrenda Gvammen. Flere tidligere saker og vedtak mht E134 Regionrådets vedtak 038/09 med krav om KVU KVU Saksbehandler Jan Erik Innvær 3
Kongsbergregionens uttalelse høring KVU Sluttrapport KS1 Regjeringens trasevalg pressemelding Kongsbergregionens uttalelse til NTP Det var i juni 2009 at Kongsbergregionen ba om at det ble iverksatt KVU for den aktuelle strekningen. Dette ble etterkommet og KVU etterhvert gjennomført. Denne ble presentert og lagt ut til høring høsten 2011. Deretter er det iverksatt kvalitetssikringsarbeid Den eksterne kvalitetssikringen av KVU for strekningen Saggrenda Gvammen er nå gjennomført og regjeringen har i november 2012 trukket konklusjoner i samsvar med faglige tilrådinger. Pressemelding fra regjeringen16. november 2012 sier følgende: Videre planlegging for utbygging av E134 Kongsberg Gvammen skal ta utgangspunkt i ny veg fra Kongsberg til Ørvella, med ny trase nord for Notodden. Dette gir bedre framkommelighet, kortere reisetid og mer forutsigbar vintertrafikk. Dette sier samferdselsminister Marit Arnstad i forbindelse med at Samferdselsdepartementet, på bakgrunn av behandling i regjeringen, nå har fastlagt hovedløsning konsept - for videre planlegging og utbygging av E134 på den om lag 60 kilometer lange strekningen Kongsberg - Gvammen. Det valgte alternativet omfatter ny veg fra Kongsberg til Elgsjø, stort sett i dagens trase. Videre ny trase nord for Notodden, åsen nord for Heddal og utbedring av eksisterende veg fra Ørvella til Gvammen. Det er mulighet for at utbyggingen kan inndeles i faser, med Kongsberg til Elgsjø og opprusting av vegen fra Ørvella til Gvammen i første fase, og Elgsjø-Ørvella i neste fase. De samlede kostnadene for det valgte alternativet er anslått til om lag 6,6 milliard 2011-kroner. Det valgte alternativet er i tråd med anbefalingen i Statens vegvesens konseptvalgutredning, KVU og anbefalingen fra den eksterne kvalitetssikreren, konsulentsammenslutningen Dovre Group og Transportøkonomisk institutt. Konseptvalgutredningen har tidligere vært på lokal høring, og samtlige høringsuttalelser støtter det alternativet som nå er valgt. Neste planfase: Den direkte henvisningen til videre planlegging bør være en god oppfordring til å starte neste planfase så snart som mulig, med sikte på å få fram planer som kan danne grunnlag for finansiering og bygging. Det vil være naturlig å holde seg til den faseinndelingen som er beskrevet i bakgrunnsdokumentene (KVU og KS1-rapporten). Første fase i denne sammenheng inneholder 2 strekninger: Saggrenda Elgsjø Ørvella Gvammen Det anbefalte, sammensatte, konseptet er en blanding av oppgradering og ny veg. Konseptet innebærer at for strekningen Ørvella - Gvammen blir Hjartdal kommunes tidligere innvendinger mot å legge vegen lenger nord imøtekommet. Sannsynligvis vil det være ulike plangrep og ulik framdrift av planarbeidet for de 2 4
strekningene. For strekningen Ørvella - Gvammen bør det være mulig å gå rett på en reguleringsplan. For strekningen Saggrenda Elgsjø er det viktig å sikre at aktuelle alternativ blir vurdert og at muligheter og forventninger blir avstemt så tidlig som mulig i prosessen. Saksbehandler mener at Rådet for Kongsbergregionen også i forhold til neste planfase bør eie pådriverrolle. En aktuell aktivitet kunne være å invitere til et forberedende møte (oppstartmøte) mellom Statens Vegvesen og de tre involverte kommunene for å drøfte og forberede arbeidet med denne neste planfase. Statens Vegvesen må uansett oppfordres til at de tar et snarlig initiativ til å starte planarbeidet. Kommunene er klare til å bidra til gode prosesser. Kongsbergregionen viser til pressemelding fra regjeringen datert 16 november 2012. Der det fremkommer at arbeidet med oppfølging av KVU og KS1, for E134 Ørvella Gvammen skal videre planlegges. Kongsbergregionen ber om at Statens Vegvesen starter arbeidet med ny planfase for strekningen så raskt som mulig. Vi ber i den sammenheng om at vegvesenet tar snarlig initiativ til et forberedende møte (oppstartmøte). For å drøfte og forberede arbeidet med neste planfase med de 3 involverte kommuner og Kongsbergregionen. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 003/13 innstilling til Regionråd: Kongsbergregionen viser til pressemelding fra regjeringen datert 16 november 2012. Der det fremkommer at arbeidet med oppfølging av KVU og KS1, for E134 Ørvella Gvammen skal videre planlegges. Kongsbergregionen ber om at Statens Vegvesen starter arbeidet med ny planfase for strekningen så raskt som mulig. Vi ber i den sammenheng om at vegvesenet tar snarlig initiativ til et forberedende møte (oppstartmøte). For å drøfte og forberede arbeidet med neste planfase med de 3 involverte kommuner og Kongsbergregionen. Sak 004/13: Representasjon i adm aktivitet Osloregionen Ingen Saksbehandler Jan Erik Innvær I forbindelse med at flere kommuner i regionen nå fra 1 januar er tatt opp som medlemmer i samarbeidsalliansen Osloregionen, vil det måtte avsettes ressurser til ulik representasjon/deltagelse i aktiviteter. Rådet har valgt ordfører Sven Tore Løkslid som regionens styrerepresentant, med ordfører Vidar Lande som vara. Regional koordinator skal representere regionen i administrativ koordineringsgruppe. To aktuelle pågående aktiviteter: Faggruppe ATP: Regional koordinator har forespurt Kongsberg kommune delta i gruppen med repr på regionens vegne. Dette er et viktig arbeid som har stor relevans for vår region. Kongsberg deltar ellers i bla Buskerudbysamarbeidet som vil kunne være aktuell kunnskap i dette arbeidet i tillegg til regionens forutsetninger ellers. Spørsmålet er foreløpig uavklart, men Kongsberg kommune har formidlet positive signal. 5
Profileringsprosjekt: Handler om internasjonal profilering av Osloregionen. Her bør Kongsbergregionen delta for å hente nytte av samarbeidet. Regional koordinator har utfordret Kongsberg kommune med spørsmål om næringssjefen kan være aktuell representant. Dette har Kongsberg kommune gitt positiv tilbakemelding på. Og næringsjefen i Kongsberg, Ingar Vaskinn, representerer regionen i prosjektgruppen. Det bør drøftes nærmere hvordan regionen velger sin representasjon i slike grupper/slikt arbeid i fortsettelsen. Og regional koordinator inviterer utvalget til samtale om tema. Representasjonen må komme fra de kommuner som faktisk er medlem i samarbeidsalliansen. Regional koordinator foreslår at spm om administrativ representasjon fortsettelsen behandles som sak i rådmannsutvalget Saken legges fram uten forslag til konklusjon Koordinator gjorde rede for saken som ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 004/13: Rådmannsutvalget behandler denne type henvendelser i fortsettelsen. Inntil videre ble det gjort avtaler om konkret avklaring i tråd med drøftinger i møter. Saken avklares endelig i dialog med kommunene i etterkant av møtet. Sak 005/13: Orientering implementeringsprosjekt kvalitetssystem Tidligere saker Epost fra regional koordinator datert 21.12.12 Epost fra prosjektleder datert 17.01.13 med vedlegg Saksbehandler Jan Erik Innvær Saken er kjent gjennom prosessen i 2012 som førte fram til kontrakt med Kvalitetslosen som leverandør av nytt kvalitetssystem til kommunene. Og også gjennom prosess for å sette prosjektteam. I sin mail 21.12.12 orienterer regional koordinator om oppstart og varsler videre arbeid. Prosjektet er nå i gang ifht å nærme seg implementering gjennom 2013. I den anledning sendte prosjektledelsen 17.01.13 ut nærmere informasjon til kommunene v/rådmann. Av særlig viktighet er at kommunene definerer roller i egen organisasjon, og bla utpeker systemansvarlig/eier. Som skal meldes prosjektledelsen. Videre er det planlagt å fremme prosjektplan til behandling i møte den 22. februar 2013, og samme dato gjennomføre felles lederseminar. Dernest vil det legges opp til lokale seminar som kommunene har fått aktuelle datoer for. Saken legges fram for rådmannsutvalget i denne omgang som en orienteringssak og det vises til epost av 17.01.13 (fra prosjektleder) som den enkelte kommune følger opp gjennom tilbakemeldinger til prosjektledelsen og påmeldinger på kursportalen. 6
Saken tas til orientering Det ble vist til tidligere utsendte informasjon. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 005/13: Saken tas til orientering Sak 006/13: Status - Informasjonssikkerhet Saksbehandler Odd Resser Tidligere behandlinger Rådmannsutvalget 28.10.11 sak 099/11 - Informasjonssikkerhet Rådmannsutvalget 27.01.12 sak 022/12 Personvern og sikkerhetsansvarlig i kommunene Rådmannsutvalget 25.05.12 sak 072/12 Staus - Informasjonssikkerhet Videreføring av prosjektet - status Oversikt over normens krav og regionens status ift disse er etablert. Det pågår en ukomplisert dialog med prosjekt Meldingsløftet om arbeidsfordelingen mellom prosjektene. Prosjektet bidrar også med IS-struktur og -dokumentasjon i midlertidig driftssamarbeid på IT. KompIS med filmer og presentasjoner er godt i gang. Rettigheter foreligger for primærhelsetjenesten. Rammer for utvidelse til de øvrige delene av kommunene er klarlagt. Vi har konkrete kostnader for regionen. Samtidig er KS på banen for å utvide Norsk Helsenetts avtaler til å gjelde kommunene som helhet. Status i kommunene Hjartdal Informasjonsmøte og arbeidsmøte for enhetene i helse og omsorg er gjennomført. Musemattene er utdelt Prosedyrene er godkjent og finnes i Kvalitetslosen. Notodden Informasjonsmøte gjennomført Arbeidsmøter med virksomhetsledere Lokal gruppe etablert Musematter delt ut Prosedyrene tilgjengelige på fellesområdet 7
Arbeidet med lokal tilpasning og vedtak pågår Forbereder KompIS med filmer og lysbilder - planlagt februar/mars Forbereder igangsetting av Junglemap - planlagt februar/mars Kongsberg IS-prosedyrer: Godkjent av rådmannen 09.07.12. Distribuert i Kapittel B6.5 va: Informasjonssikkerhet Innhold n og oversikt Rettigheter til KompIS for kommunen ut over primærhelsetjenesten er avklart. Må finansieres. HO godt i gang med implementering, kjører KompIS-program med filmer. Store deler av kommunen forøvrig er klar til implementering. Enkeltseksjoner gjenstår. Oppstart Junglemap i februar. Avventer utdeling av musematter til det koordineres med informasjon på arbeidssteder og oppstart Junglemap. Kommunen avklarer krav til informasjonssikkerhet gitt i annet lovverk (sikkerhetslovgivningen mm), og innarbeider dette i IS-systemet (Koordineres med regionen) Visma profil: Så langt ser vi ikke hvordan vi skal få til å kontrollere hendelseslogg på en praktisk og god nok måte. Gjennomføres ut fra dagens muligheter. Flesberg Informasjonsmøte og første arbeidsmøte for virksomhetene gjennomført. Oppdrag om dokumentasjonsarbeid gitt til etatene. Skolene i Numedal har meldt ferdig, venter på tiltaksliste mm. HO-samling for hele Numedal, jobbet med dokumentasjon pr virksomhet. Implementering og KompIS ikke iverksatt Rollag Informasjonsmøte og arbeidsmøter for virksomhetene gjennomført. Rådmannen har gått gjennom og godkjent alle prosedyrene Har laget matriseoversikt over IT-sikkerhetsorganisasjon og -roller. (Distribuert til de øvrige kommunene) Alle etater nærmer seg avslutningen på risikoanalysene. Implementering og KompIS iverksatt i HO, ikke i resten av kommunen, har sendt inn mailadresser til Odd for lenge siden men venter fortsatt på tilbakemelding for igangsetting av E-læring Venter også på kvalitetssystemet for å få tilrettelagt rutinene rundt avviksrapportering. Nore og Uvdal Informasjonsmøte og første arbeidsmøte for virksomhetene gjennomført. Rådmannen har godkjent prosedyrene. Musematter er delt ut. 8
Skolene i Numedal har meldt ferdig, venter på tiltaksliste mm. HO-samling for hele Numedal, jobbet med dokumentasjon pr virksomhet. Tinn Informasjonsmøte gjenomført i januar Lokal gruppe etablert og i arbeid Saken tas til orientering Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 006/13: Saken tas til orientering Sak 007/13: Innkjøpssamarbeidet Rådmannsutvalget 30.11.12 sak 124/12 Saksbehandler Jan Erik Innvær Innkjøpssamarbeidet i Kongsbergregionen omfatter idag, gjennom samarbeidsavtale, seks av de syv samarbeidende kommunene i Kongsbergregionen. Saksbehandler har utfordret Hjartdal kommune på å gjøre en egen vurdering om evt tiltredelse i samarbeidsavtalen vil være aktuelt. Denne saken har utgangspunkt i problematikk som ble presentert rådmannsutvalget i 2012 for drøfting og orientering. Sist i møtet den 30.11.12. Da og nå konkret knyttet til samarbeidsavtalen/innkjøpssamarbeid. Saken handler om mva knyttet til samarbeid mellom kommuner. Hva som er samarbeid «i fellesskap» og hva som anses være salg av tjenester mellom kommuner. Og derav aktuelt mva regime med tilhørende konsekvens. Det vises også til arbeid med å søke avklare nærmere aktuelle regimer og tolkninger/konsekvenser bla gjennom uttalelser fra BKR og kontakt med KS. Sakens relevans og konsekvens for innkjøpssamarbeidet var oppe på møte i november med bakgrunn i bestemmelse i Kongsberg kommune omkring mva. På refusjon for ansatte i kommunene som utfører arbeidsoppgaver for regionsamarbeidet. Refusjoner for regional innkjøper har tidligere blitt sendt fra Kongsberg kommune til deltakerkommunene uten mva. Dette er endret fra 2012. Det ble da i november konkludert med at sekretariatet skulle komme tilbake med en sak til drøfting i januar 2013. Følgende alternative modeller ble sett på som aktuelle: 1. Kongsberg kommune fakturerer regionsamarbeidet for hele samarbeidets kostnad - inkl Kongsbergs andel. Faktura vil vær mva pliktig - men regionsamarbeidet vil få full mva kompensasjon for denne mva. Sekretariatet kan så fakturere de seks samarbeidende kommuner for netto kostnad - dvs uten mva 9
2. Den 70% stillingen + adm kostn overføres til kostnadssted 10400 i Kongsberg kommune - altså regionsamarbeidet Kongsbergregionen. Da vil ikke mva være aktuelt på noen steder - og sekretariatet kan fakturere refusjon da selvsagt også netto - uten mva. For 2012 ble modell 1 valgt. Den praktiske betydningen modell 1 får er en ny administrativ rutine i sekretariatet. Og sekretariatets samlede regnskap øker i «omsetning». Nettoutgifter til stillingen vil bli det samme. Modell 2 har et par mer prinsipielle elementer. Den utfordrer den uttalte vilje som ble lagt til grunn i gjeldende samarbeidsavtale om at arbeidsgiveransvaret for regional innkjøper skulle ligge hos Kongsberg kommune, samt at Kongsberg kommune skulle ta utgifter i forbindelse med faglig oppdatering og kontor/data/telefonutgifter for innkjøper. Dette er utgifter som til nå ikke har blitt lagt inn i refusjonen fra Kongsberg. Dersom 70% av stillingen overføres til regionens sekretariat vil dette være et forhold som må drøftes i forbindelse med endring av samarbeidsavtalen. Saken har i utgangspunktet ingen praktisk betydning for stillingen og arbeidsoppgavene som utføres. For regional innkjøper vil modell 2 føre til en oppsplitting av hvem som har personalansvaret. Pr. I dag ligger dette hos rådmannen i Kongsberg som har delegert det til økonomisjefen i Kongsberg. Ved at 70% av stillingen overføres til Kongsbergregionen vil dette medføre at regional koordinator får personalansvar i 70% stilling for innkjøper og økonomisjef i Kongsberg 30%. Den ansatte uttaler at dette vil være en overkommelig utfordring, og ha liten praktisk betydning. Saken legges fram for drøfting og avklaring uten forslag til konklusjon. Basert på den evt avklaring som finner sted i møtet, vil det kunne være aktuelt å komme tilbake til forslag om endringer i samarbeidsavtalen. Saken legges fram for drøfting og avklaring uten forslag til konklusjon Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 007/137: Modell 2 velges: Den 70% stillingen + adm kostn overføres til kostnadssted 10400 i Kongsberg kommune - altså regionsamarbeidet Kongsbergregionen. Den regionale innkjøpsfunksjonen bes i samarbeid med sekretariatet fremme en sak til senere behandling mht ny avtale / fornyet mandat der valgt modell inngår som forutsetning. Og der Hjartdal kommune også er mulig deltager. 10
Sak 008/13: Prosjektmandater for aktiviter ihht ehandlingsplan 2013 Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget 28.09.12 sak 101/12 Budsjett/Økonomiinnspill 2013 Rådmannsutvalget 30.11.12 sak 116/12 Handlingsplan 2013 Prosjektmandat forstudie regionalt sak/arkivsamarbeid (Vedlegg 1) Prosjektmandat omsorgsteknologi utrulling av pilotløsninger (Vedlegg 2) Prosjektmandat Kompetanseheving IKT (Vedlegg 3) For å iverksette konkrete aktiviteter beskrevet i ehandlingsplanen 2013 utarbeidet av SuksIt og vedtatt av rådmannsutvalget, er det nå utarbeidet mandat for 3 nye prosjekter. Disse legges med dette fram for rådmannsutvalget for godkjenning. Alle prosjektene skal gjennomføres i 2013 og er i tråd med tidligere behandlinger/vedtak i rådmannsutvalget herunder at prosjektene søkes finansiert via skjønnsmidler i 2013.. Prosjektene vil ikke bli iverksatt før søknad om skjønnsmidler er avklart. Prosjektmandatene er vurdert/behandlet av SuksIT og gjelder følgende prosjekter: 1. Forstudie regionalt sak/arkivsamarbeid 2. Forprosjekt omsorgsteknologi utrulling av pilotløsninger 3. Hovedprosjekt Kompetanseheving IKT Når det gjelder mandat nr. 1 Forstudie regionalt sak/arkivsamarbeid gjøres det oppmerksom på at dette prosjektet har erstattet opprinnelig planlagt forstudie om hvordan øke antall digitale tjenester. Dette fordi rådmannsutvalget har uttrykt et ønske om å utrede muligheter og eventuelt behov for etablering av felles sak/arkivløsning. Man kan anta at mange av de samme målsetningene kan oppnås i en forstudie som omhandler regionalt sak/arkivsamarbeid da sak-arkivløsningene vil være sentrale ved flere typer digitale tjenester. SuksIT har derfor valgt å la forstudie om økning av digitale tjenester utgå til fordel for forstudie regionalt sak/arkivsamarbeid. Mandatet er utarbeidet av det regionale arkivnettverket på bestilling fra SuksIT. SuksIT har deretter fått mandatet til vurdering og eventuelle innspill har deretter blitt innarbeidet i vedlagte utgave. Når det gjelder mandat nr 2 Omsorgsteknologi utrulling av pilotløsninger - har prosjektleder for pågående forstudie Omsorgsteknologi har vært involvert i utarbeidelsen av mandatet. Resten av prosjektgruppen vil behandle mandatet i sitt neste møte 21.01.13. Mandatet er også oversendt det regionale helse- og omsorgsnettverket for vurdering. Eventuelle innspill fra nevnte arenaer vil bli innarbeidet i revidert utkast og oversendt rådmannsutvalget i forkant av møtet 25.01.13. Når det gjelder mandat nr 3 Hovedprosjekt Kompetanseheving IKT, er det i SuksIT enighet om at dette prosjektet bør sees i sammenheng med pågående arbeid vedrørende organisering av permanent samarbeid om IKT-drift. Målene for dette hovedprosjektet bør derfor være å bygge ønsket kompetanse hos regionens IKT-ansatte og IKT-bestillere, slik at man tidligst mulig kan realisere gevinster knyttet til kommunenes samarbeid om IKT-løsninger og IKT-tjenester. Rådmannsutvalget vedtar oppstart av ovennevnte 3 prosjekter forutsatt at man mottar finansiering av nevnte prosjekter via skjønnsmidler for 2013. Prosjektleder rekrutteres/engasjeres i henhold til tidligere praksis ved tilsvarende prosjekter i Kongsbergregionen. 11
Koordinator SuksIT orienterte. Saken ble drøftet Det ble særlig stilt spørsmål knyttet til om man bør vedta forprosjekt Omsorgsteknologi før sluttrapport fra forstudie er sluttbehandlet. Denne er foreslått fremlagt for utvalget i februar. Videre at spørsmålet om IKT kompetanse bør kunne avvente beslutning/videre plan mht IKT samarbeid. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 008/13: Rådmannsutvalget vedtar oppstart av prosjekt sak/arkiv forutsatt at man mottar finansiering av prosjektet via skjønnsmidler for 2013. Evt vedtak om oppstart av prosjekt omsorgsteknologi utsettes til februar, og behandles i sammenheng med behandling av sluttrapport fra forstudiet. Evt vedtak om oppstart av IKT Kompetanse prosjektet utsettes til behandling i utvalgets februarmøte Prosjektleder rekrutteres/engasjeres i henhold til tidligere praksis ved tilsvarende prosjekter i Kongsbergregionen. Sak 009/13: Videre IKT driftsamarbeid - Utredning og anbefaling vedr modell Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget 29.10.10 sak 090/10 Rådmannsutvalget 20.05.11 sak 054/11 Rådmannsutvalget 26.08.11 sak 069/11 Rådmannsutvalget 30.09.11 sak 082/11 Rådmannsutvalget 25.11.11 sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift Rådmannsutvalget 27.01.12 sak 006/12 Notat fra sekretariatet til kommunene 01.02.12 Rådmannsutvalget 24.02.12 sak 028/12 Rådmannsutvalget 30.03.12 sak 041/12 Rådmannsutvalget 27.04.12 sak 054/12 Rådmannsutvalget 25.05.12 sak 073/12 Rådmannsutvalget 18.06.12 avklaring pr mail Rådmannsutvalget 28.09.12 sak 093/12 Rådmannsutvalget 30.11.12 sak 119/12 Rapport videre IKTdriftssamarbeid utredningsfase 2 (Vedlegg 4) IKTdrift vedl 1 - struktur for tjenestekatalog (Vedlegg 5) Saksbehandler Halvor Rostad/Jan Erik Innvær 12
IKTdrift vedl 2 Vedtektsforslag (Vedlegg 6) IKTdrift vedl 3 Samarbeidsavtale (Vedlegg 7) Kort om prosessen: Rapport fra første utredningsfase vedr. videre organisering av IKT driftssamarbeidet i Kongsbergregionen, ble avgitt til Rådmannsutvalget i møtet 27.1.2012. I den påfølgende prosessen ble det klarlagt et behov for en ny fase utredninger. Prosjektmandatet for utredningsfase 2 ble godkjent i Rådmannsutvalget 27.4.2012 med seinere endring 18.6.2012. Oppstartsmøte ble gjennomført 21.8.2012. Prosjektgruppa har bestått av 4 representanter for kommunenes IKT-ansatte, 2 tillitsvalgte samt en personalfaglig ressurs, og har hatt 7 møter. Utredningene har vært koordinert av prosjektleder Halvor Rostad. Det er hentet inn erfaringer fra 4 andre regionale IKT-samarbeid. Det har vært gjennomført en arbeidssamling med representasjon fra Rådmannsutvalget og SuksIT med tema styring og ledelse, samt en samling for alle IKT-ansatte i regionen. Prosjektrapporten med tre vedlegg legges nå fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging. Rapporten forutsettes å kunne være underlag for en administrativ høring og forberedelse av en sak til beslutning i kommunestyrene. Når kommunestyrene har fattet beslutning om videre samarbeidsmodell, bør det planlegges og gjennomføres en etablering av det nye samarbeidsopplegget. Deretter går en over i en ordinær driftsfase. Mål og måloppnåelse: Målene for det videre driftssamarbeidet ble utarbeidet i utredningsfase 1 og er ikke endret i denne fasen. Det er lagt til et avsnitt som omtaler målene slik de i første rekke framstår hos kommunenes IKT-brukere i «hverdagen». Målformuleringene er gjengitt i kap. 2.1 i prosjektrapporten. Resultatmål og måloppnåelse for utredningsfase 2 er oppsummert i rapportens kap. 2.2. Det anses å være en høy grad av måloppnåelse. Modeller for utredning: Organisasjonsmodellene for utredning i fase 2 ble avgrenset til «0-alternativet», interkommunalt styre iht. Kommuneloven 27 samt vertskommunemodellen iht. Kommuneloven 28. En generell, innledende beskrivelse av modellene foreligger i rapportens kap. 3. 27-modellen er beskrevet i tre varianter, avhengig av arbeidsgiverrollens plassering (lokalt i hver kommune, i en hovedkontorkommune eller i driftsenheten som eget rettssubjekt). Temaer for utredning: Prosjektmandatet angir en rekke temaer for utredning. Det har vært lagt opp til å vurdere hva som ønsker å oppnå innenfor de ulike områdene og hvordan modellenes egenskaper passer inn i forhold til dette. Temaene og oppsummeringen av prosjektgruppas vurderinger rundt disse finnes i rapportens kap. 4. I dette ligger det også resultater fra gjennomførte kartleggingsaktiviteter, herunder en ansattkartlegging samt kartlegging av lokale reglementer og retningslinjer på personalsiden. 13
Vurdering og anbefaling: Prosjektgruppa mener at en fortsatt bør legge til grunn den faglige styringsmodellen som er anbefalt av KS, som i økt omfang tas i bruk i regionale IKT-samarbeid og som i praksis har vært malen for struktureringen her hos oss i en lengre tidsperiode. Se figur i kap. 5.1. Ut fra våre forutsetninger anses det som hensiktsmessig at kommunestyrene innehar premissgiverrollen, rådmennene i fellesskap styringsrollen, SuksIT og fagenhetene bestillerrollen mens driftsenheten er i en leverandørrolle. Tabellen i kap. 5.2 oppsummerer de viktigste vurderingene som foretatt og ender opp med å gi de ulike modellene terningkast etter graden av måloppnåelse. Disse vurderingene fører i neste omgang fram til flertallet i prosjektgruppa sine anbefalinger når det gjelder valg av organisasjonsmodell, jfr. kap. 5.3. Flertallet i prosjektgruppa anbefaler at det opprettes et interkommunalt styre iht. kommuneloven 27. Dette for å oppnå nødvendig formalisering og tilstrekkelige forpliktelser i driftssamarbeidet, samtidig som eierkommunene sikres gode styringsmuligheter og blir likeverdige partnere i samarbeidet. For å oppnå en helhetlig ledelsesfunksjon, som inkluderer fag, økonomi og personal, bør arbeidsgiverrollen overføres til en nærmere bestemt hovedkontorkommune. Dette mener en skaper muligheter for den beste ressursutnyttelsen og leveranseevnen og dermed den høyeste graden av måloppnåelse og gevinstrealisering. Som nest beste alternativ rangeres et 27-samarbeid med en distribuert arbeidsgiverrolle. Her ventes det lavere grad av måloppnåelse, men denne modellen oppfattes som mer spiselig for flere av de IKTansatte. Som et bidrag for å gjøre modellen med hovedkontorkommune mer trygg og forutsigbar, anbefales det å etablere en retrettmulighet for de ansatte av minimum tre års varighet. Det kan dokumenteres gode erfaringer fra andre regionale driftssamarbeid når det gjelder anbefalt modell. Mindretallet, som utgjøres av Fagforbundets representant i prosjektgruppa, mener det ikke er nødvendig for å oppnå tilfredsstillende måloppnåelse å etablere et 27- samarbeid. I stedet anbefales det en videreutvikling av «0-alternativet» gjennom en overordnet og mer forpliktende samarbeidsavtale, eventuelt med underliggende delavtaler, og en mulig arbeidsdeling kommunene i mellom. Modellen benevnes som «Samarbeidsavtale». Det hevdes at denne modellen gir eierkommunene bedre kontrollog styringsmuligheter enn i 27-modellen. Det foreslås å etablere en styringsgruppe og å engasjere en faglig koordinator. For Fagforbundet er det et viktig prinsipp at de IKTansatte opprettholder sitt ansettelsesforhold i den enkelte kommune. Dette skal gi trygghet for de ansatte og sikre lokale arbeidsplasser. Omleggingsfasen: I rapportens kap. 5.4 omtales det utfordringer og mulige oppfølgingstiltak i omleggingsfasen. Det foreslås en trinnvis fasedelt omlegging for å sikre god kontroll på prosessen. Det bør vurderes å etablere en tre-årig prøveperiode med en påfølgende evaluering og eventuell reorganisering. Vedlegg: Vedleggene til prosjektrapporten omfatter struktur for tjenestekatalog med tillegg, foreløpig forslag til vedtekter og forslag til innhold i samarbeidsavtalen. Prosjektleder for IKT driftprosjektet, herunder også utredningsfase 2, deltar i møtet. 14
Innspill mottatt fra tillitsvalgte er i tråd med deres forventning er fra PA oversendt rådmannsutvalgets medlemmer (jfr epost 18.01.13) slik at disse er kjent/foreliggende ved utvalgets behandling av rapporten. Rapporten tas i denne omgang til orientering Rapporten sendes ut på administrativ høring i kommunen. Høringsfristen settes til 13. februar 2013 Saken fremmes på nytt til behandling i rådmannsutvalget 22. februar 2013 Prosjektleder og regional koordinator redegjorde. Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 009/13: Rapporten tas i denne omgang til orientering Rapporten sendes ut på administrativ høring i kommunen. Høringsfristen settes til 13. februar 2013 Saken fremmes på nytt til behandling i rådmannsutvalget 22. februar 2013 Sak 010/13: Forprosjekt felles avfallshåndtering Prosjektspesifikasjon og plan for gjennomføring Tidligere behandlinger i rådmannsutvalget, herunder de siste: Rådmannsutvalget 30.03.12 sak 045/12 Rådmannsutvalget 30.11.12 sak 124/12 Saksbehandler Jan Erik Innvær Det er avtalt gjennomført presentasjon i forbindelse med prosjektavslutning i forbindelse med møtet den 25.01.12, der Rambøll deltar. Sluttrapport er på det nærmeste klar. Men det finnes forhold som Rambøll ønsker drøfte i nevnte møte før endelig avslutning/sluttrapport. En foreløpig rapport vil imidlertid distribueres deltagerne i møtet så snart som mulig og da danne grunnlag for avklaring/diskusjon i/etter møtet. For på den måten søke sikre best mulig sluttrapport. Det antas at denne sluttrapporten vil være vesentlig del av evt videre beslutningsgrunnlag. Denne saken settes på agendaen i rådmannsutvalget for drøfting. Både av presentert status, evt innspill/avklaring på bakgrunn av presentasjon og foreløpig rapport. Og evt også drøfting av plan for videre oppfølging av saken. Rådmannsutvalget drøfter saken og tar foreløpig rapport til orientering Saken fremmes på nytt til behandling når endelig sluttrapport er ferdigstilt Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon 25.01.13 sak 010/13: Rådmannsutvalget drøfter saken og tar foreløpig rapport til orientering Saken fremmes på nytt til behandling når endelig sluttrapport er ferdigstilt 15
Sak 011/13: Eventuelt Saksbehandler Jan Erik Innvær Regional koordinator - Lyntogforum Regional koordinator orienterte kort om arbeidet med oppfølging av Rådets vedtak om å delta i / bidra til et Lyntogforum for Vestlandsbanen over Haukeli. Det planlegges konferanse på Kongsberg 11 mars og i Haugesund 12 mars Det er utarbeidet forslag til «handlingsplan» - og forslag til budsjett. Regional koordinator redegjorde kort for dette og ba om tilbakemelding/drøfting mht realisme i nevnte plan/budsjett og hvordan sekretariatet skal forventes prioritere innsats i fht oppfølging av dette. Konklusjon: Utvalget drøftet saken og gav tilbakemelding til sekretariatsleder - - - - - - - - - - - - - - - - - Regional koordinator 110 sentral Telemark Kommunene i Telemark utfordres til uttalelse. Grenlandsrådet har tatt initiativ ovenfor de andre regionen i Telemark til mulig samling rundt felles uttalelse. Sekretariatet omdelte dokumentasjon i saken. Rådmannsutvalget bør drøfte om saken skal løftes inn for Regionråd i første møte. Frist for innspill er medio februar. Konklusjon: Utvalget drøftet saken og gav tilbakemelding til sekretariatsleder Saken fremmes til drøfting/behandling i rådet - - - - - - - - - - - - - - - - - Regional koordinator - Sykehus i Buskerud Aktuell sak ble drøftet kort Konklusjon: Saken tas til orientering - - - - - - - - - - - - - - - - - Regional koordinator - Søknad om Næringsfondsmidler Det ble vist til pågående korrespondanse mellom aktuelle kommuner vedr en aktuell søknad. I utvalgets drøfting ble det klarlagt at saken kan evt behandles direkte i rådsmøte med regional koordinators innstilling. Når saken er klargjort til behandling. Konklusjon: Saken tas til orientering Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det ble avsatt tid til slikt felles bord i møtet. 16