Prosjektdirektiv for Prosjektnavn Nye NAV Sandefjord Planlagt startdato 23.11.15 Planlagt sluttdato 31.12.16 Oppdragsgiver Prosjekteier Fellesnemnda SAS og Fylkesdirektør NAV Vestfold Hanne Knudsen Sedberg Prosjektleder SAS Gudrun Haabeth Grindaker og Fylkesdirektør NAV Vestfold Hanne Knudsen Sedberg Utfylt av Jessica Sørensen Dato 01.05.16 A. Organisering Prosjektgruppe Tittel Navn Antall dagsverk Prosjektleder Nav leder Stokke Jessica Sørensen? Prosjektdeltakere Nav leder Sandefjord Hanne Krogh Lyng Sundbø Observatør Observatør Helse og sosialsjef Nav leder Andebu Statlig representant Tillitsvalgt kommune Tillitsvalgt Stat Fylkestillitsvalgt Stat Verneombud Kommunereformprosjektet KS Lise Tanum Aulie Svein Greger Toril Aas Valborg Smaavik Ann Kristin Drevland, NTL Ragnhild Negård Tuyet Thi Anh Vo Espen A. Gulbrandsen Tone Marie Nybø Solheim NAV Sandefjord Henning Fjell Johansen Inntil ny Nav leder er ansatt Skal prosjekt ha styringsgruppe? Ja X Nei Styringsgruppe Tittel Navn Virksomhet Leder Avklares av styringsgruppen Sekretær Prosjektleder* Jessica Sørensen Stokke kommune Deltakere Prosjektleder SAS Gudrun Haabeth Grindaker SAS Fylkesdirektør Nav Vestfold Hanne Knudsen Sedberg Nav Vestfold Observatør Kommunereformprosjektet Anders Kise Arbeids- og Velferdsdirektoratet Observatør KS Tone Marie Nybø Solheim Kommunen Lise Tanum Aulie Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 1
Inntil ny Nav leder er ansatt Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 2
Referanse personer/-gruppe Tittel Navn Virksomhet Brukerreferanser Lokale Brukerråd Brukerråd Sandefjord, Stokke og Andebu Arbeidsgivere Markedsforum SAS B. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn for prosjektet - Problembeskrivelse Prosjekt nye NAV Sandefjord etableres for å gjennomføre prosessen med etablere et enhetlig nytt NAV Sandefjord fra 1. januar 2017. I forbindelse med en kommunesammenslåingsprosess skal de tre NAV kontorene Stokke, Andebu og Sandefjord bli en organisasjon. Prosjekt nye NAV Sandefjord opprettes for å sikre gjennomføringen av nødvendige prosesser og aktiviteter for å etablere nye NAV Sandefjord, og gjennom dette legge grunnlaget for å oppnå de målsettinger og forventede effekter som er lagt til grunn for denne utviklingsprosessen. Prosjektet skal planlegge og gjennomføre etablerings- og utviklingsarbeidet i nært samarbeid med linjeorganisasjonene, dvs NAV Stokke, NAV Andebu og NAV Sandefjord. Prosjektet skal omfatte alle deler av etableringen av nye NAV Sandefjord, som utforming av lokaler, kommunikasjonsplan internt og eksternt, involvering av berørte medarbeidere, etablering av felles arbeidsmetodikk o.l. Se prosjektskisse fra prosjektmøte 23.11.15. Prosjekt nye NAV Sandefjord har ansvaret for å: - Utarbeide en helhetlig plan for hva som må gjennomføres i prosjekt og linjeorganisasjoner for å realisere målene - Gjennomføre nødvendige aktiviteter i nye NAV Sandefjord rettet mot samarbeidspartnere i regionen for å realisere målene. - Dokumentering og rapportering av framdrift, prosess og oppnådde effekter av utviklingsarbeidet. Prosjektleder kan benytte ressurser etter behov i NAV Sandefjord, NAV Stokke og NAV Andebu. Behov for ressurser utover dette fra kommunen avklares med Kommunalsjef Lise Tanum Aulie. Behov for ressurser utover NAV kontorene på statlig side avklares med Fungerende Fylkesdirektør Hanne K. Sedberg. Prosjektet ble igangsatt 23. november 2015. Nye NAV Sandefjord skal være etablert innen 01.01.17. Perioden fram mot formell etablering av enheten er kort. For å realisere målene samt dokumentere erfaringer og effekter av disse på en god måte, må en jobbe målrettet og systematisk. Det er etablert et samarbeid mellom Prosjekt nye NAV Sandefjord og Kommunereformprosjektet i Arbeids- og velferdsdirektoratet. Sammenslåingen av de tre NAVkontorene Andebu, Sandefjord og Stokke er den første sammenslåingen av NAV kontor i forbindelse med kommunesammenslåing. De overordnete målsettinger for etableringen av nye NAV Sandefjord er: Riktige og enhetlige tjenester til innbyggerne i nye Sandefjord Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 3
Det er en forutsetning for etableringen at eksisterende NAV-enheter i Stokke og Andebu avvikles, men det skal ytes kommunale NAV-tjenester i de tidligere kommunesentra ihht vedtak i Fellesnemda. Det er videre en forutsetning at medarbeiderne fra de tre kontorene blir samlokalisert. Det overordnete ansvaret for rammer og gjennomføring av Prosjekt nye NAV Sandefjord er delt mellom NAV Vestfold, ved fylkesdirektøren og nye Sandefjord kommune ved rådmann/prosjektleder. Dette ansvaret innebærer blant annet å sikre økonomiske og personalmessige rammer til prosjektgjennomføringen, at prosjektet har et tydelig mandat samt overordnet oppfølging av framdrift og forankring i egne linjeorganisasjoner. Prosjektleder skal lede prosjektgruppen og rapportere til styringsgruppen som består av Gudrun Grindaker, Prosjektleder og rådmann Nye Sandefjord kommune og Hanne Knudsen Sedberg, Fungerende Fylkesdirektør NAV Vestfold. Målgrupper og effektmål Effektmål Innbyggere, som innbygger i nye Sandefjord opplever jeg: Riktig kvalitet på / stadig bedre tjenester Like tjenester Like god tilgjengelighet med hensyn til reisevei og offentlig kommunikasjon Tett på og har god kjennskap til sine brukere. At jeg er velkommen i kontoret. De ansatte og lokalene innbyr til trygghet. Større bredde i tiltaksapparatet Raske beslutningslinjer Arbeidsgivere, som arbeidsgiver i nye Sandefjord opplever jeg: Bedre og mer enhetlige tjenester Tilgjengelighet Kompetanse til å levere kvalitet Proaktiv og god samarbeidspartner At Nav er en prioritert samarbeidspartner Resultatmål Sikre utbetalinger fra dag 1 Flere i jobb Redusere antall mottakere av sosialhjelp og AAP Redusere gjennomsnittlig mottakstid av sosialhjelp og AAP Bedre resultat på Brukerundersøkelser Økt integrering av de som står lengst fra arbeidsmarkedet Økning i antall formidlinger Flere positive enkelthistorier i media Bedre resultat på tilvisninger Flere direktemeldte stillinger Mer samhandling med arbeidsgivere Ansatt, som ansatt i nye NAV Sandefjord opplever jeg: Et stort og robust fagmiljø Muligheter for hver enkelt faglige utfordringer og medvirkning i prosessen At jeg bidrar til å få folk i arbeid Godt arbeidsmiljø Felles kultur Gode og tydelige ledere Mestring og handlingsrom Tydelige forventninger Gode fysiske arbeidsforhold Sikre lokaler Helhetlig og like arbeidsmetoder Velfungerende medbestemmelse og vernetjeneste Bedre HKI resultater Lavere sykefravær Færre trussel- og voldssituasjoner Lokaler som er tilpasset ny organisering Innplassering av alle medarbeidere og ledere er gjennomført i henhold til Hovedog omstillingsavtale Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 4
Tidstyver er identifisert og fjernet Andre samarbeidspartnere Et enhetlig NAV kontor Lik praksis Andre kommuner som vurderer eller jobber med sammenslåing av NAV-kontor Bidra til læring av nye NAV Sandefjord sitt arbeid. Informasjonen er åpen, oversiktlig og ærlig. Positiv omtale i media Positiv tilbakemelding fra brukerråd Andre kommuner benytter vår erfaring Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 5
Startdato Sluttdato C. Milepæler Milepæltekst 02.12.15 31.12.16 Lokaler for nye NAV Sandefjord 14.01.16 Arbeidsgruppe levert notat Bygg 21.01.16 Prosjektgruppemøte 21.02.16 Beslutningsnotat sendes prosjektgruppe 01.03.16 Prosjektgruppe behandlet beslutningsnotat og ba om utfyllende punkter 17.03.16 Arbeidsgruppen ferdigstiller notat med utfyllende punkter 17.03.16 Prosjektgruppen behandler notat og oversender styringsgruppen 29.03.16 Styringsgruppen beslutter videre fremdrift Arkiv 01.03.16 Hanne Sundbø har sjekket ut mulighet for alternativt arkiv 31.05.16 NAV ledere har sørget for opprydding i lokale arkiver 01.06.16 Prosjektgruppa får rapport på status 01.04.16 Arbeidsgruppe utforming av lokaler 21.04.16 Toril og Mårten lager forslag til mandat for arbeidsgruppa 25.04.16 Prosjektgruppa oppretter arbeidsgruppe med mandat og deltakere En til to representanter fra hvert kontor. 02.12.15 31.12.16 IKT for nye NAV Sandefjord 14.01.16 Arbeidsgruppe levert notat IKT 21.01.16 Prosjektgruppemøte, opprette ny arbeidsgruppe anskaffe nytt sosialsystem 21.01.16 01.12.16 Anskaffe nytt Sosialsystem 10.03.16 Ferdigstilt konkurransegrunnlag med kravspesifikasjon 18.03.16 Konkurransegrunnlag legges ut på Doffin 29.04.16 Tilbudsfrist Uke 22 Arbeidsgruppen vurderer innkomne forslag Uke 25 Beslutning av leverandør 21.01.16 31.12.16 Flyktninger 01.03.16 NAV lederne notat «Hva er viktig å stillingen til når?» 17.03.16 Hanne Sundbø gir prosjektgruppen oppdatering på leverandør av norskopplæring for nye Sandefjord kommune 17.03.16 Lise tar med problemstilling om leverandør av norskopplæring til skolelederne i kommunene 25.04.16 Prosjektgruppen gjennomgår tilbakemelding fra skolelederne, og vurderer videre prosess. 21.01.16 31.12.16 Felles arbeidsmetodikk 01.03.16 NAV lederne foreslår hva som burde settes i gang Videre fremdrift avventer avklaring av ny NAV leder 25.04.16 NAV lederne avdekker hvilke samarbeidsgrupper som allerede skjer på tvers 25.04.16 Prosjektgruppen beslutter hvilke arbeidsgrupper, mandat og videre fremdrift 21.01.16 31.12.16 Kommunikasjon 21.01.16 Prosjektgruppen opprettet arbeidsgruppe 16.03.16 Arbeidsgruppa leverer foreløpig forenklet kommunikasjonsplan Løpende vurdering av behov for kommunikasjon underveis. Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 6
Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 7
D. Ressursrammer ~ økonomi Budsjettrammer (beløp i 1000 kr.) Tekst Kostnader Arbeid tidsf orbruk f or prosjektleder og øv rige deltakere Beløp Egne midler Inntekter/finansiering Andre kostnader: Kurs, reiser, innkjøp etc. Sum budsjett Statusrapportering? Ja X Nei E. Rapportering Avsender Mottaker Prosjektleder Styringsgruppen Frekvens Første rapport Sluttrapport? Ja X Nei Ansvarlig Ny Nav leder Frist Sluttevaluering? Ja x Nei Ansvarlig Ny Nav leder Frist F. Underskrifter Prosjekteier Prosjektleder Andre Prosjektforum AS 2012 - www.prosjektforum.no Side 8