KONKURRANSEGRUNNLAG FOR TOTALENTREPRISE NY BARNEHAGE I BØ KOMMUNE Konkurranse med forhandling Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Situasjonskart (ide skisse) og ortofoto Vedlegg 2: Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS-skjema Vedlegg 5: Kravspesifikasjon/Tilbudsskjema Tilbudsfrist: 15.10.2009 - kl. 12.00
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Bø kommune Folkestad barnehage Folkestad er et byggefelt som ligg ca 4 km fra Bø sentrum. Bø kommune, Telemark ligg midt i Telemark og er en av 3 kommuner i et interkommunalt samarbeid (Nome, Sauherad og Bø). Bø har pr. 01.01.2009-5518 innbyggere men er et handels- og utdanningssenter med stor aktivitet. Høgskolen i Telemark., Bø har om lag 1600 elever og vi har også et stort antall elever frå regionen på Bø videregående skole. Framdriftsplan for gjennomføring av denne konkurransen Framdriftsplanen er rettledende og ikke bindende for oppdragsgiver Kunngjøring i DOFFIN-databasen 15.09.2009 Synfaring på Folkestad 22.09.2009 kl. 12.00 Frist for mottak av spørsmål til konkurransegrunnlaget 09.10.2009 Siste utsendelse av svar på spørsmål 14.10.2009 Frist for innlevering av tilbud 15.10.2009 kl. 12.00 Evaluering og forhandling kontroll av tilbod m.v. 15.10. 30.10.2009 Evaluering og forhandling sluttforhandlingar, innstilling Veke 45-48 Frist for evt. merknad frå tilbyder Veke 49/50 Inngåing av avtale (planlagt) Desember 2009 Klart til bruk 02.08.2010 1.2 Informasjon om regelverket Det anbefales at den enkelte tilbyder gjør seg kjent med rammevilkårene for offentlig innkjøp. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk/listesidekonkurransepolitikk/regelverket-for-anskaffelser/offentlige-anskaffelser-vil-du-selgetil.html?id=439148 Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets internettsider: http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk/listesidekonkurransepolitikk/regelverket-for-anskaffelser.html?id=445762 2 av 12
1.3 Kunstnerisk utsmykking For prosjektet ny barnehage Folkestad skal det i samsvar med kommunens retningsliner for utsmykking av kommunale bygningar settast av 1,5% av dei totale kostnadene i byggeprosjekt, som skal gå til kunstnarleg utsmykking. I samsvar med retningslinene skal det setjast ned ein eigen utsmykkingskomite samansett av - 1 representant for oppdragsgjevar (kommunen) - 1 representant for brukarar av bygget - 1 representant frå byggets arkitekt - 1 kunstnarleg konsulent tiltrer komiteen for å gi kunstfagleg bistand. Kulturadministrasjonen er utsmykkingskomiteens sekretariat, og kallar inn og refererer frå møte. For ny barnehage Folkestad som totalentreprise må også totalentreprenæren vera representert i utsmykkingskomiteen v/arkitekten. Utsmykkingskomiteen skal oppnemnast så tidleg som mogleg i planprosessen for der ved å planlegge den kunstneriske utsmykking som ein del av byggeprosjektet. Totalentreprenæren skal i sitt tilbod ikkje ta med kostnader til kunstnarisk utsmykking, men rekne inn dei kostnader som vil gå med for deltaking i utsmykkingskomiteen. 2 Generelle betingelser 1.1 Anskaffelsens omfang Bø kommune skal bygge en ny barnehage på Folkestad med 4 avdelinger 2 avd. med småbarn 56 unger og 2 avd. med 28 store unger (utgjer 104 plasser). Det blir ca 20 tilsette på jobb på dagen. Området der barnehagen er planlagt er inntil et boligfelt og studentboliger. Tomta er på 8,5 dekar med fin furuskog, store steiner og kupert terreng. BYA er på 40% og mønehøgda er i på 9 m. Bygget må være på ca 700 m 2 for å dekke det behovet barnehagen har. Det er ikke lagd noe forprosjekt eller ideskisse på bygget, men bare på uteområdet. På grunn av kort byggetid legges det opp til at vi kan akseptere en standard løsning på bygget. Vi håper å dra nytte av at tilbyderne besitter til dels standardiserte løsninger, som lett kan tilpasses dette prosjektet, slik at man kan forenkle prosjekteringsprosessen. Det er laget et tilbudsgrunnlag som blir sendt til de som er interessert i å komme med et tilbud. Tilbudsgrunnlaget fåes ved å henvende seg til Bø kommune ved Hans Aasmund Saga tlf. 35059163 eller 91594263, e-post Hans.saga@bo.kommune.no dvs. dokumentene prisskjema, tilbodsgrunnlag og utstyr/romprogram. Øvrige dokumenta er lagt ut på Bø kommune si heimeside www.bo.kommune.no (konkurransegrunnlag, prisskjema, plankart og anna dokumentasjon) jfr. under kunngjeringar. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets vedlegg 5 (Tilbudsmal). Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. Synfaring tysdag 22.09.2009 kl. 12.00 Folkestad barnehage, Bø. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til Del II, 5-1 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser 3 av 12
Konkurranse med forhandling ( 11-8): Etter at tilbudene er kommet inn vil oppdragsgiver velge ut hvem som skal inviteres til forhandlinger blant de leverandørene som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det inviteres minst 3 leverandører til forhandlinger forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede leverandører. I henhold til 11-8 vil det skje en første reduksjon av tilbydere i forkant av forhandlingene. Det vil likevel inviteres et tilstrekkelig antall tilbydere til forhandlingene til å sikre reell konkurranse. Aktuelle tilbydere til forhandlingene velges ut etter en evaluering av tildelingskriteriene. 2.3 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget, inkludert bilag, spesifiseres i vedlegg 5, pkt 5.2. Konsekvenser av eventuelle forbehold tatt av tilbyder skal beskrives og prissettes. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å dele kontrakten mellom flere leverandører, anta hele eller deler av et tilbud, forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen fullstendig, dersom tilbudene overstiger fastsatt ramme i kommunens investerings- og driftsbudsjett, og/eller Fylkesmannen i Telemark ikke godtar kommunens finansiering av anskaffelsen. Kommunen er for tiden på Robek-lista til Fylkesmannen i Telemark, dvs. fylkesmannen gjennomfører et særskilt tilsyn med kommunens økonomiske tiltak/gjøremål. Gjennomføring av prosjektet er avhengig av godkjent reguleringsplan for ny Folkestad barnehage. For øvrig vises til forskrift om offentlige anskaffelser 22-1 (Avlysning av konkurransen og totalforkastelse). 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 15.10.2009 klokken 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.5 Innlevering av tilbud 1 sett av tilbudet, skriftlig, fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud ny barnehage i Folkestad til: Virksomhet Teknisk eining Kontaktperson: Hans Aasmund Saga Postadresse: Gullbringvegen 20, 3800 Bø Besøksadresse: Gullbringvegen 20 Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon, inklusive forhandlinger mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 4 av 12
2.6 Offentlig innsyn i konkurransedokumentene I henhold til Offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Etter Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, ref Forvaltningsloven 13. Taushetsplikten er pålagt oppdragsgiver og det er derfor oppdragsgiver som til syvende og sist må vurdere hvilke opplysninger som omfattes av bestemmelsen i FOA 3-6. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt m.h.p. hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet. Dersom leverandøren mener at tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, må dette markeres i tilbudet på følgende måte: Det krysses av på tilbudsforsiden for at tilbudet inneholder opplysninger som etter leverandørens syn er taushetsbelagte personopplysninger eller forretningshemmeligheter. Dersom dette ikke er gjort, anser oppdragsgiver dette som en beskjed om at tilbudet ikke inneholder slike opplysninger. Det angis i et eget dokument hvilke av dokumentene i tilbudet som anses å inneholde taushetsbelagte personopplysninger eller forretningshemmeligheter, fortrinnsvis med begrunnelse for hvorfor opplysningene anses å ha slik status. De dokumentene som anses å inneholde taushetsbelagte personopplysninger eller forretningshemmeligheter, legges ved i et ekstra eksemplar, hvor disse opplysningene er sladdet. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 15.02.2010 kl 12.00 2.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.9 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.10 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått avtale/kontrakt med den/de leverandør(er) som får sitt/sine tilbud antatt. Prisen skal være fast i hele avtaleperioden. 5 av 12
Som avtaledokument vil bli benyttet NS 3431 Totalentreprise 2.11 Miljøkrav Bø kommune arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. 2.12 Universell utforming Ved anskaffelser skal det tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser under planleggingen av hver enkelt anskaffelse. Plikten til å ta hensyn til livssykluskostnader og vurdere miljømessige konsekvenser i denne sammenheng, gjelder først og fremst beslutningen om hvilken løsning eller hvilket type produkt leverandører skal konkurrere om å levere. Når det er mulig skal spesifikasjonene utformes slik at det tas hensyn til kriterier for tilgjengelighet for funksjonshemmede og universell utforming. I begrepet "universell utforming" ligger det en ambisjon om at alle produkter, tjenester, bygninger og omgivelser skal planlegges slik at de kan brukes på like vilkår av så mange som overhodet mulig. Dette fordi fysisk tilgengelighet ofte legger grunnlaget for sosial tilgjengelighet og deltagelse i samfunnet. Mange opplever å bli funksjonshemmet på grunn av de løsninger som velges. 2.13 Lønns- og arbeidsvilkår i tjeneste- og bygg og anleggskontrakter. Forskrift mot sosial dumping I forskriften opereres det med normalt lønnsnivå, og det betyr at de samlede lønns- og arbeidsvilkår skal holdes på et normalt nivå for sammenliknbart arbeid i vedkommende bransje og geografisk område. Det er i utgangspunkt minstelønnsbestemmelsene i den aktuelle tariffavtalen som er normgivende. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, derfor leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. 2.14 Identitetskort (ID-kort) Arbeids- og inkluderingsdepartementet fastsatte 30. mars 2007 en ny forskrift om identitetskort (id-kort) i bygge- og anleggsnæringen. Forskriften trådte i kraft 1. januar 2008. Plikten til å utstyre personer som utfører arbeid på bygge- og anleggsplassen med id-kort ligger hos arbeidsgiver, eventuelt hos enkeltpersonforetak. Med arbeidsgiver menes enhver som har ansatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste. oppdraget. Med bygge- og anleggsvirksomhet menes: Kravet om id-kort kommer til anvendelse på enhver arbeidsplass hvor det utføres byggeog anleggsvirksomhet, se byggeherreforskriften 2 b. 2.15 Orientering til tilbyder Merkantile spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Hans Aasmund Saga Avd./adresse: Teknisk eining Telefon: 35059163 6 av 12
Telefaks: 35059179 E-post: hans.saga@bo.kommune.no Tekniske spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Hans Aasmund Saga Avd./adresse: Teknisk eining Telefon: 35059163 Telefaks: 35059179 E-post: hans.saga@bo.kommune.no Spørsmål om utstyr/romprogram skal rettes til: Kontaktperson: Elin Slåttedalen Avd./adresse: Einingsleiar barnehage Telefon: 928 21 176 Telefaks: E-post: elin.slattedalen@bo.kommune.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen 09.10.2009. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og 12-10 (skjema vedlagt). 7 av 12
3.4 Finansiell og økonomiske stilling Oppdragsgiver skal vurdere tilbyders finansielle og økonomiske stilling. Firma som ikke er innsendingspliktige må legge ved årsregnskap med noter for siste 3 år. Dersom tilbyder har flere opplysninger som det bør tas hensyn til, må disse legges ved. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av varen/tjenesten 5.1 Produkt/tjeneste En ny komplett barnehage ink. uteområde 4.2 Krav til varen/tjenesten Jmf.konkurransegrunnlaget. Kravspesifikasjon er beskrevet i vedlegg 5 5 Priser og betingelser 3.1 Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende). Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1. 5.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 6 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 40 % Kvalitet Vekt 60 % 6.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene 6.2.1 Priser og kostnader Prisskjema (vedlegg 3) skal fylles ut av tilbyder. Se for øvrig punkt 4 i tilbudsskjemaet (vedlegg 5). 8 av 12
6.2.1 Kvalitet Kvalitet deles inn i underpunkter som totalt gis 10 vektpoeng. Hvert underpunkt er beskrevet i pkt 4 i tilbudsskjemaet (vedlegg 5). Underpunktene er: Erfaring/Kompetanse/Resultater (4 vektpoeng) Miljø (1 vektpoeng) Spesifikasjonsnivå og løsningsforslag (5 vektpoeng) 9 av 12
Vedlegg Egenerklæring HMS Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma:........................................................................... Adresse:......................................................................... Postnr./-sted....................................................................... Land*............................................................................ Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.)........................................ Dato:.................. Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.)........................... Dato:................. * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.)......................................... Dato:.................. 10 av 12
Bilag 5 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter I samsvar med bestemmelsene i forskrift av 2008-02-08 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: : 11 av 12
Bilag 6 - Egenerklæring om FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 ved utlysning av varekontrakter I samsvar med bestemmelsene i bestemmelsene i FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjonen nr. 138 vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Ved kontraktsbrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som (navn på oppdragsgiver) bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort. Rettelsene skal dokumenteres skriftlig og på den måten (navn på oppdragsgiver) bestemmer. Ved manglende utbedring kan det angis bøter (angi størrelse). Bøtene skal være forholdsmessige med type og omfang av bruddene. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning eller prisavslag som står i forhold til bruddet, og i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt. Ved vesentlige brudd på nevnte punkter, eller ved manglende oppretting, kan oppdragsgiver heve kontrakten. 1 Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: : 12 av 12