Byggevarer, trelast og maling

STEINKJER KOMMUNE ANBUDSINNBYDELSE ANBUD 10/08 Byggevarer, trelast og maling Åpen anbudskonkurranse Steinkjer 5. mars 2008 INNBYDELSE TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE PÅ BYGGEVARER, TRELAST OG MALING STEINKJER KOMMUNE Anbud 10/08 - Byggevarer 1

1. GENERELLT 1.1 Innledning Oppdragsgiver: Oppdragsgiver er: Steinkjer kommune og Steinkjer Bygg AS, heretter kalt oppdragsgiver. Frist for innlevering av anbud: 25 april 2008, kl. 12.00. Anbudet sendes /leveres i lukket konvolutt merket Anbudet sendes /leveres i lukket konvolutt merket Anbud: 10/08-Byggevarer Til: Steinkjer kommune v/innkjøpsleder Birger Asphaug Rådhuset Serviceboks 2530 7729 Steinkjer AVTALEPERIODE: 01.06.08 01.06.10 med opsjon på ytterligere 1 år + 1år. Avtalen vil gjelde for alle enhetene i kommunene. I tillegg vil kommunaleide bedrifter (aksjeselskap) inngå. Avtalen vil også omfatte private bedrifter for eksempel Betania sykehjem og barnehager/skoler som inngår i kommunens planer for slik virksomhet. 1.2. Opsjoner - Steinkjer kommune samarbeider med andre kommuner i ulike innkjøpssamarbeid: INVEST (Inderøy og Verran). Disse kommunene kan tiltre avtalen med samme betingelser - Avtalen kan prolongeres med ett å + ett år. 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG INNHOLD 2.1 Avtalens omfang Konkurransegrunnlaget inneholder følgende grupper som det skal innleveres tilbud på: Varegruppe 1: Trelast (Listverk, Hobbyplater, Glattkant utforinger, Kledning, Panel, Impregnert materiale) Varegruppe 2: Spon- og gipsplater Varegruppe 3: Dører og vinduer Varegruppe 4: Interiør og redskaper : Varegruppe 5: Maling Varegruppe 6: Andre produkt Ønsket produktspekter framgår av produktoversikten i vedlegg 4. Det kan gis tilbud samlet for alle produktgruppene eller for en eller flere av dem. Det er anledning til å gi tilbud på kun deler av en produktgruppe, men vi ønsker i utgangspunktet så få leverandører som mulig. Anbud 10/08 - Byggevarer 2

Anskaffelsens totale verdi for ovennevnte varegrupper anslås til: NOK ca 1,7 mill kr ekskl. mva. pr. år. Volumet innenfor hver varegruppe, slik det framgår av tilbudsformularet, er estimert ut i fra statistikk for anskaffelser av tilsvarende produkter for samme kjøpegruppe for 2006. Volumet må betraktes som et anslag som ikke er bindende i forhold til framtidige innkjøp Tilbudet skal omfatte det som etterspørres. Tilbyder og produktene skal oppfylle de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget m/vedlegg. Tilbyder skal gjennomgå og gjøre seg kjent med alle instrukser, krav og betingelser som konkurransegrunnlaget stiller. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget er uklart, ufullstendig eller misvisende, skal oppdragsgiver straks underrettes om dette. Dersom tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra andre leverandører, underleverandører, må tilbyder selv stå ansvarlig overfor disse. 3. KRAV OG SPESIFIKASJONER 3.1 Krav til leveransen Gitte krav til leveransene: jfr Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune. Alle varer skal være merket og emballert i h.h.t. gjeldende forskrifter, og varedeklarasjon i form av dokumentasjon og produktbeskrivelse med norsk tekst skal foreligge. Det er videre et krav at tilbyder etterlever gjeldende lover og at produktene er godkjent i samsvar med gjeldende forskrifter.. Tilbyder må påregne å fremlegge / fremvise vareprøver etter anmodning fra kommunen. 3.2 Service/oppfølging/opplæring Leverandøren må forplikte seg til å informere om nye relevante produkter som kommer inn under kategorien volumprodukter. Øvrige produkter er frivillig. Nye produkter som tilkommer i avtaleperioden skal tilbys til avtalepriser. Kjøper ønsker å tilbys opplæring i leverandørens fagkompetanse. Tilbyder beskrive hva som kan være aktuelt og legg gjerne med program med beskrivelse av en slik opplæring som er gitt til andre kjøpere. Kjøper er opptatt av å redusere kostnader og tidsforbruk i anskaffelsesprosessen. Leverandøren bes derfor om å komme med forslag til hvordan brukere av avtalen best mulig kan sikres et kostnadseffektiv bestilling/avrop. Forslaget skal inneholde en beskrivelse av leverandørens distribusjonssystem, og hvordan den enkelte innkjøper er tenkt fulgt opp. Tilbudet må inneholde en beskrivelse av hvordan reklamasjoner og retur skal håndteres. Retur vil omfatte reklamasjon på produkter av for dårlig kvalitet og feilleveringer. Retur av feilleverte varer og varer av dårlig kvalitet skal skje kostnadsfritt og på det tidspunkt som avtales med enheten, som har fått levert varene. Anbud 10/08 - Byggevarer 3

Hvis oppdragsgiver må foreta erstatningskjøp fra andre leverandører, og det gir økte kostnader for oppdragsgiver må tilbyder dekke merkostnaden. Produkter kan etter godkjenning fra bestiller erstattes av annet produkt, men da til samme pris. Ved behov skal leverandøren kunne delta på evaluerings- og oppfølgningsmøter. 4. RAMMEBESTEMMELSER 4.1 Prosedyre/konkurranseform Anskaffelsen er et varekjøp som foretas i henhold til "Lov om offentlige anskaffelser" av 16.07.1999 med tilhørende forskrift av 30.06.2006. Prosedyren er åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del III. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn til det. 4.2 Språket i tilbudet Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal være utarbeidet på norsk. 4.3 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av de innkomne tilbud. Tilbudsdokumenter unntas offentlighet, jfr. Forskrift til offentlighetsloven. Opplysninger fra tilbyderne behandles konfidensielt i konkurransen. 4.4 Vedståelse Tilbudene forutsettes vedstått i 3 måneder fra tilbudsfristens utløp. 4.5 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av kommunen. 4.6 Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. 4.7 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 4.8 Forbehold fra oppdragsgiver Steinkjer kommune forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud, eller forkaste samtlige i henhold til gjeldende regelverk. Det tas forbehold om endringer i omfang som følge av endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut på særskilt anbud i de tilfeller/prosjekt hvor det skal gå til anskaffelse av enkeltprodukt med en verdi over ca. 100.000. Anbud 10/08 - Byggevarer 4

4.9 Oppdeling av leveransen Det vil være anledning til å legge inn tilbud på hele eller deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen. Steinkjer kommune avgjør selv om en skal velge en eller flere leverandører, men det blir bare valgt en leverandør for hver varegruppe. 4.10 Innkjøpsbetingelser Vedlagte innkjøpsbetingelser inngår som en del av kontrakten, jfr. Vedlegg 5. 4.11 Referanser Anbudet skal inneholde minst tre referanser. 4.12 Statistikk Leverandøren forplikter seg til å sende avdelingsvis statistikk/forbruksrapport etter grupper. 4.13 Krav til leverandørfakturaer Steinkjer kommune har automatisert vår leverandørfaktura behandling. Dette innbærer skanning og tolking av leverandørfaktura informasjon, samt automatiserte interne attestasjons- og anvisningsrutiner. Alle fakturaene skal inneholde ressursnummer som representerer navnet på bestilleren. For Steinkjerbygg AS skal fakturaene inneholde eiendomsnummer samt navn på bestiller. Fakturering skal skje ved samlefaktura hver måned til bestillende myndighet eller det kan avtales særskilt for den enkelte kommune/bestillersted. Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned pluss 30 dager. Kortere betalingstid kan avtales mellom partene i avtaleperioden. Ingen fakturagebyr eller omkostninger aksepteres. 4.14 Elektronisk handel Steinkjer kommune har planer om å delta på Markedsplassen ehandel.no i løpet av avtaleperioden. Vi ber derfor om at leverandørens systemer og løsninger for elektronisk handel beskrives. 4.15 Forbehold i tilbudet Hvis tilbyder tar forbehold eller avvik til de krav/betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget og dets vedlegg, så skal dette beskrives i eget vedlegg og prissettes, jfr 20-3 i Forskrift om offentlige anskaffelser. 4.16 Kontraktsvilkår og dokumentrangering Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune; vedlegg 5, kravene i denne anbudsforspørselen og tilbyders tilbud vil utgjøre avtalen og vil regulere de forretningsmessige forhold mellom Steinkjer kommune og avtaleleverandør(er). Til grunn for en avtale gjelder dette konkurransegrunnlaget, inkludert vedlagte Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune samt leverandørens tilbud. På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge: 1. Kontrakt 2. Konkurransegrunnlaget Anbud 10/08 - Byggevarer 5

3. Innkjøpsbetingelser 4. Leverandørens tilbud Det inngås likelydende avtale med den enkelte kommune. 5. TILBUDETS INNHOLD OG KRAV TIL TILBUDET Tilbudet skal leveres skriftlig i ett eksemplar og elektronisk 1 ett- eksemplar (mail er godkjent). Den elektroniske versjonen sendes like etter anbudsfristen. Tilbudsdokumentene vil ikke bli returnert. Tilbudet skal inngis i henhold til konkurransegrunnlaget. 5.1 Prisskjema Kommunen har utarbeidet tilbudsformular/prisskjema (vedlegg 4) for hver enkelt varegruppe på de mest anvendte produkter, som skal benyttes ved innlevering av tilbudet. Unnlatelse av å fylle ut dette vil medføre at tilbudet avvises. Leverandør må fylle inn sine nettopriser og generell rabatt for øvrige produkter i varegruppen i forhold til gjeldende prisliste. Alle priser skal oppgis i NOK ekskl. merverdiavgift. Eventuelle tilleggsopplysninger føres opp på eget oversendelsesbrev. Det gjøres oppmerksom på at innenfor de oppgitte tall vil det forekomme svingninger i volumet/forbruk. De oppgitte mengder er basert på antatte behov i kommunene og kan således variere pr. år, uten at dette skal medføre noen konsekvens på økonomiske vilkår. Fordelingen på produkter kan ikke garanteres, men gjelder som prisgrunnlag. Sammen med tilbudsskjemaet skal leverandør vedlegge fullstendig prisliste / prisbok over de produktene som omfattes av de ulike varegrupper. Som en del av avtalen ønskes en rabattavtale på leverandørens øvrige produkter. Vi ønsker derfor å få oppgitt hvilken rabatt/påslag på den til enhver tid gjeldende prisliste ut/inn som gis for de foreskjellige produktgruppene. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbuds / prisskjema og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 5.2 Tilbudets utforming Komplett tilbud skal bestå av Foran skilleark: - Tilbudsbrev, undertegnet av firmarepresentant. Eventuelle forbehold skal tydelig framkomme av tilbudsbrevet. Skilleark 1: Kvalifikasjonskrav - Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Anbud 10/08 - Byggevarer 6

Skilleark 2: Pris/rabatt - Prisskjema i utfylt og underskrevet stand i papirformat - - Eventuelle volumrabatter Skilleark 3: Kvalitet/Vareutvalg - Opplysninger om produktkvalitet Beskrivelse av vareutvalg Skilleark 4: Bestillingssystem/Leveringstid- og presisjon - Opplysninger om bestillingssystem, leveringstider og presisjon. Skilleark 5: Service - Opplysninger om serviceordninger, opplæring etc. Skilleark 6: Andre opplysninger - Opplysninger som ikke passer inn under de øvrige skillearkene, skal plasseres her. 6 KVALIFIKASJONSKRAV OG LEVERANDØROPPLYSNINGER 6.1 Generell krav Anbyder skal vedlegge attest som bekrefter at anbyders foretak ikke er skyldig offentlige skatter og avgifter der foretaket er lokalisert. I tillegg skal anbyder vedlegge årsrapport, inkl. årsregnskap, samt dokumentasjon på anbyders kvalitetskontrollsystem. Det vises til Leverandøropplysninger, vedlegg 3. Dersom dokumenter ikke vedlegges anbudet, vil anbudet bli forkastet. Videre skal tilbyder vedlegge - dokumentasjon på bedriftens HMS-rutiner og hvordan disse følges opp. Vedlagt HMS-erklæring skal også fylles ut og vedlegges, jfr. vedlegg 2. 6.2 Kravspesifikasjon til distribusjon Tilbyder skal gi en beskrivelse av distribusjonsløsningen som tilbys. Videre skal tilbyder forholde seg til de krav som er satt i forespørselen: 6.2.1 Distribusjonsløsning Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens internkontrollsystem brytes, skal avtales med det enkelte tjenestested. Ved mottakskontroll skal leveransen kontrolleres i forhold til kolli, forsvarlig emballering,. Levering er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev eller en annen ordning kan avtales på det enkelte bestillingssted. Tilbyder må opplyse om eventuelle distributører eller underleverandører bli benyttet. Endring av distribusjonsløsning skal godkjennes av det enkelte tjenestested. 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Anbud 10/08 - Byggevarer 7

7.1 Tildelingskriterier/Kriterier for valg av leverandør Leverandørene vil bli vurdert og kontrakt inngått på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud for Steinkjer kommune, basert på følgende kriterier: Vekting av kriterier: Prioritet/vekting Kriterier for valg 60 % Pris og rabatter Med pris menes pris på tekniske sammenlignbare produkter ut fra funksjon og ytelse. Prissammenlikning vil både skje ut fra vedlagte prisskjema (vedlegg 4) - de mest antatte kjøpe produkter samt tilfeldig valgte sammenlignbare produkter som kjøper selv plukker ut fra den oppgitte prisliste. 20 % Produktspekter og kvalitet Omfanget av produkt. Kvalitet (holdbarhet, merking og produktdokumentasjon) 20 % Leverandørens service kompetanse, leveringstider, tilgjengelighet og fleksibilitet 7.1.1 Priser og rabatter Produkter skal være fritt levert, ihht Incoterms 1990 DDP (Delivered Duty Paid) til det enkelte leveringssted i Steinkjer kommune dvs. at leverandøren påtar seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til kjøpers angitte mottakersted. Det forutsettes at alle rabatter og bonuser inngår i det tilbud som er gitt gjennom tilbudsformularet, dvs. nettopris, rabatt/rabattordning på produkter i vareboka. Gjeldende prisliste på tilbudsfristtidspunktet skal legges ved tilbudet. Prisendringer i avtaleperioden skal som hovedregel være avtalte, og skal under ingen omstendighet overstige det som kan dokumenteres som kostnadsøkninger for den enkelte vare. Tilbyder kan oppgi prisene som rabatt/påslag på den til enhver tid gjeldende prisliste/ut/inn. Produktoversikten kan også i slike tilfeller benyttes ved at tilbyder setter inn påslag/rabatt i kolonnen Rabatt i %. Vennligst spesifiser i kolonnen Merknader om påslag eller rabatt benyttes. Faste rabatter kan oppgis særskilt for den enkelte varegruppe. Det kan også oppgis ulike prisrabatter innfor den enkelte varegruppe. Dersom rabatt-/påslagsprising benyttes, skal prisreduksjonene i forbindelse med sesongsvingningene eller endrede råvarepriser være av samme størrelse og komme oppdragsgiver like raskt til gode som til det øvrige markedet. Tilbyder må oppgi hvilke indekser eller annet grunnlag som benyttes ved prisberegning, og hvordan tilbyder vil sikre oppdragsiver den informasjon som er nødvendig for at denne skal kunne kontrollere prissvingningene i hele avtaleperioden. På øvrig sortiment (suppleringsprodukt) skal tilbyder oppgi prosentvis rabatt/påslag på veiledende pris. Anbud 10/08 - Byggevarer 8

Dersom tilbyders produkter får prisstigning som går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for drøftinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Dersom prisene på avtaleproduktet faller i perioden, skal det omgående varsles om prisnedgangen, og de nye prisene skal gjelde umiddelbart for kommunen. 7.1.2 Produktspekter og kvalitet Omfanget av produkter et stort vareutvalg vil ha stor betydning. Tilbyder må være forberedt på å bli bedt om å presentere/demonstrere noen av produktene for oss. 7.1.3 Service, kompetanse etc Av viktige faktorer innenfor service for denne forespørselen vil være: - leveringsopplegg - opplæring/kurs - håndtering av tilleggsbestillinger/-leveranser - oppfølging fra leverandør - håndtering av mangelfull varer ved bestilling - åpningstider 7.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen inneholder en begrunnelse for valget og en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen 8. KONTAKTPERSONER Spørsmål vedrørende konkurransen kan rettes til: Innkjøpsleder Birger Asphaug; tlf: 95073353; birger.asphaug@steinkjer.kommune.no Steinkjer 5. mars 2008 Birger Asphaug VEDLEGG: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: VEDLEGG 1 Anbudserklæring HMS-erklæring Kvalifikasjonskrav Pris- og rabattskjema Innkjøpsbetingelser for Steinkjer kommune Anbudserklæring Anbud 10/08 - Byggevarer 9

Undertegnede tilbyr seg å levere varer til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Email. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud -------- Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd --------- HMS-erklæring: --------- Referanser --------- Evt. andre vedlegg: ---------- Underskrift: Sted: Dato: ------------------ ----------------------- -------------------- Vedlegg 2. HMS-erklæring Anbud 10/08 - Byggevarer 10

0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *................................... Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Anbud 10/08 - Byggevarer 11

Vedlegg 3: Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og 12-10 krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr. 500.000,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel Anbud 10/08 - Byggevarer 12