Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann Tid: 27. mai kl 09:00-12:00 Kongsberg 27. mai 2016 Håvard Fossbakken Daglig leder 97 15 43 31 havard@kongsbergregionen.no 1
Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Wenche Grinderud Kongsberg kommune (fra 09:00-10:00) Hilde Enget Kongsberg kommune (for rådmann i Kongsberg) Rune Engehult - Hjartdal Rune Lødøen - Tinn Jon G. Pedersen - Flesberg Rune Antonsen - Nore og Uvdal Hans Henrik Thune - Rollag Kjersti Linneberg - Kongsbergregionen Anne Rygaard - Kongsbergregionen Halvor Grene - Kongsbergregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Sakliste Sak 026/16: Godkjenning av møtereferat... Sak 027/16: Nytt fra sekretariatet.. Sak 028/16: Velferdsteknologi... Sak 029/16: Anskaffelse av sak/arkiv- løsning... Sak 030/16: Notodden Lufthavn... Sak 031/16: Høringsuttalelse - Felles enhet for lønn og regnskap i Politiet. Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... 2
Sak 026/16: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 29. april 2016 Referatet fra møtet 29. april 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 29. april 2016. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 29. april 2016. Sak 27/16: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Kommunikasjon Næringsprogram Bredbåndstrategi Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Referatene leveres rådmannsutvalget rett etter møtet. Utvalget får frist for tilbakemelding ved utlevering. Sak 28/16: Responssenter for velferdsteknologi 3
Saksbehandler Kjersti Linneberg Referat og presentasjon fra sak 018/16, rådmannsutvalget 1. april 2016 Spørsmål responssenter velferdsteknologi mai 2016 Notat fra 110-sentralen i Telemark, datert 2. mai 2016 Det vises til Rådmannsutvalgets konklusjon i sak 018/16 hvor det ønskes ytterligere utredning av alternativer for responssenter for velferdsteknologi Alternativene som har blitt utredet / er under utredning er: Alternativ 1 - Benytte fremtidig responssenter ved 110-sentralen i Telemark, Skien Alternativ 2 - Etablere regionalt responssenter i Kongsbergregionen, samlokalisert med enten: 2.1 Notodden legevakt 2.2 Rjukan legevakt 2.3.Kongsberg nye legevakt (under bygging, åpner november 2016) Kongsbergregionen har i samarbeid med K-IKT utarbeidet spørsmål for kartlegging av alternativene. Spørsmålene i kartleggingen tar utgangspunkt i de forutsetninger rådmannsutvalget ble presentert for i sak 018/16 1. april og er sendt til de aktuelle kommunene med svarfrist 20. mai. Svar fra kartleggingen vil presenteres i møtet. Som en del av utredningen gjennomføres det også møter med og befaringer i de aktuelle kommunene. Tilsvarende spørsmål er sendt til 110-sentralen i Telemark som har sendt vedlagt notat til svar. Det er ønskelig at det i første rekke treffes en beslutning på om man velger Alternativ 1, 110- sentralen Telemark eller Alternativ 2, Regionalt responssenter i Kongsbergregionen før man går videre til en eventuell sak om lokalisering. Utredningen av Alternativ 1 opp mot Alternativ 2 er også gjennomført med utgangspunkt i forutsetningene nevnt ovenfor og vil bli gjennomgått i møtet. En kort oppsummering sees nedenfor: Lokaler og organisering Kompetanse Alternativ 1, 110-Telemark Godt egnede lokaler. Kongsbergregionen har liten påvirkning på organisering og eventuelle tilleggsfunksjoner / arbeidsoppgaver Ikke helsefaglig kompetanse i dag, men på sikt. Alternativ 2, Regionalt responssenter Det finnes godt egnede lokaler i Kongsbergregionen. Det sees potensiale for tilleggsfunksjoner i responssenter som kan avlaste tjenestene ytterligere. Helsefaglig kompetanse 4
Infrastruktur og tilgjengelighet Sikker informasjonsflyt Skalerbarhet Nødstrøm og god intern infrastruktur. Ingen tilknytning til IT Grenland i dag. Sees som nødvendig med samarbeid i fremtiden. Alle fagsystemer representert i kommunene som benytter 110-sentralen kan være utfordring med tanke på integrasjon tidsperspektiv. Positive til vekst, flere kommuner og brukere. Mål om medisinsk avstandsoppfølging i Fase 2. K-IKT drifter infrastruktur og løsninger. Trygghet for kommunene å legge løsningen innenfor felles infrastruktur. Felles journalsystem og felles linje til Norsk Helsenett Positive til flere kommuner, brukere og velferdsteknologi i ulike kategorier. Det er knyttet usikkerhet til driftskostnader i alle alternativer, da det ikke er valgt løsninger. 110-sentralen i Skien signaliserer at det årlige dekningsbidraget vil tas opp til vurdering når kostnadsbilde for digital responssenterløsning er kjent. Videre vil modell for beregning av dekningsbidrag revurderes i forbindelse med at 110-funksjonen flytter til Tønsberg i 2019. For Alternativ 2, Regionalt responssenter er det beregnet hva det vil koste å bemanne et heldøgns responssenter. Kostnader til drift av responssenter bør imidlertid sees i sammenheng med mulige gevinster som kan oppnås. For eksempel: Funksjoner og arbeidsoppgaver tillagt responssenter kan avlaste andre tjenester i kommunene. Potensiale for tilknytning av flere kommuner kan medføre reduserte driftskostnader for kommunene i Kongsbergregionen på sikt. Responssenter kan fungere som ressurssenter for kommunene Det er avsatt investeringsmidler til anskaffelse av responssenterløsning både hos 110-sentralen i Telemark og i Kongsbergregionen. Kongsbergregionen har dialog med flere kommuner i Buskerud og Telemark om responssenter for velferdsteknologi. Det er også innledet dialog med Værnesregionen om et mulig samarbeid frem mot anskaffelse av responssenterløsning. Der er det truffet beslutning om å etablere eget responssenter samlokalisert med legevakt. Værnesregionen deltar i det nasjonale velferdsteknologiprogrammet og har erfaring med å teste integrasjon mellom Visma Profil og velferdsteknologiske løsninger. Videre dialog med Værnesregionen avventes til etter møte i rådmannsutvalget. Saken ble drøftet i Helse- og omsorgsnettverket 20. mai (med forfall fra Hjartdal kommune og Nore og Uvdal kommune) der de konkluderte enstemmig om å gå for alternativ 2, etablering av regionalt responssenter. Prosessen videre: Svar og erfaringer fra møter og befaringer vil bli sammenfattet og lagt frem til behandling for rådmannsutvalget i august. 5
Det besluttes å etablere et regionalt responssenter i Kongsbergregionen, med målsetting om at det på sikt tilbys responssentertjenester til kommuner utenfor regionen. Rådmannsutvalget konklusjon: Det anbefales å etablere et regionalt responssenter i Kongsbergregionen, med målsetting om at det på sikt tilbys responssentertjenester til kommuner utenfor regionen. Det utarbeides skisser på tilleggstjenester et slikt senter kan levere. Det rigges et ekstraordinært rådmannsmøte på Skype i slutten av juni. Saken behandles politisk med felles fremlegg fra rådmannsutvalgets beslutning. Sak 029/16: Anskaffelse av sak/arkiv- løsning Saksbehandler: Anne Rygaard Tiltaksplan digitalisering 2016 2018 Sak 067/15 Rådmannsutvalget 30.10.15 Sak 009/16 Rådmannsutvalget 26.02.16 Sak 023/16 Anskaffelse av sak/arkiv- løsning 29.04.16 Forslag til kontrakt vedlegg Fremforhandlet kontrakt med Evry for leveranse og vedlikehold av Ephorte Elements ettersendes i forkant av møtet. Det gjennomføres nytt avklaringsmøte med Evry 23.05.16 og eventuelle mindre justeringer av kontrakten vil bli fremlagt på møtet. Dette kan blant annet gjelde datoer knyttet til når systemet settes i drift. Vi ønsker dette som et mulighetsvindu som dekker våren 2017 og ikke som en endelig dato. Kontraktskostnadene ligger godt innenfor de avsatte rammene. Endelig forslag til budsjett vil komme til Rådmannsutvalget i august, når oversikt over interne prosjektkostnader er på plass. Prosjektleder jobber med å få overblikk over nå-situasjonen i kommunene og gjennomfører for tiden besøk i alle 7 kommuner. Det jobbes med prosjektorganisasjon basert på innspill fra Rådmennene som ble forespurt på forrige RMU. Forslag/status blir gjennomgått på møtet. Prosjektleder vil delta i møtet og gi oppdatert status. 6
Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget slutter seg til foreslåtte kontrakt med Evry og gir daglig leder fullmakt til å signere. Daglig leder gis fullmakt til å inngå avtaler om frikjøp av lokale ressurser med den enkelte kommune iht de tilbakemeldinger som er gitt fra rådmennene. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget slutter seg til foreslåtte kontrakt med Evry og gir daglig leder fullmakt til å signere. Daglig leder gis fullmakt til å inngå avtaler om frikjøp av lokale ressurser med den enkelte kommune iht de tilbakemeldinger som er gitt fra rådmennene. Sak 030/16: Utviklingsprosjekt Regional lufthavn på Notodden Prosjektmandat Sak 053/15: Rådmannsutvalget 28.08.2016 Saksbehandler: Halvor Grene Kongsbergregionen har siden høsten 2015 gjennomført utviklingsprosjektet Regional Lufthavn Notodden. Prosjektet er finansiert av regionale utviklingsmidler fra Buskerud og Telemark fylkeskommuner. Prosjektleder Halvor Grene vil redegjøre for prosjektets status og fremdrift. Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget tar redegjørelsen til orientering. Rådmannsutvalgets vedtak: Rådmannsutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 031/16: Høringsuttalelse - Fellesenhet for lønn og regnskap i Politiet Saksbehandler Håvard Fossbakken 7
Høringsnotat Fellesenhet for lønn og regnskap i Politiet Følgebrev fra Politidirektoratet Politidirektoratet gjennomfører en prosess for etablering av fellesenhet for lønn og regnskap i politiet og har sendt ut et høringsnotat om lokalisering av dette. I høringsnotatet gir de en begrunnelse for en opprettelsen, kriterier for en slik enhet og en vurdering av aktuelle lokaliseringer. Alternativene er utelukkende tidligere administrasjonssted for denne tjenesten i den organisasjonsstrukturen som har vært gjeldene før politireformen. Det legges til grunn en enhet på ca 70 medarbeidere. Deres arealbehov regnes å være på om lag 1400 kvm. Drammen er utpekt som den mest egnede lokaliseringen. Drammen vurderes som det mest kostnadseffektive, både når det gjelder lønn og personalmessige driftskostnader, omstillingskostnader og kostnader knyttet til rekruttering og opplæring. Høringen har blitt løftet inn som en aktuell sak for felles høringssvar fra kommunene i Kongsbergregionen. Rådmennene bør drøfte om vi i fellesskap skal spille inn alternative lokaliseringsforslag. En slik jobb kan gjennomføres av sekretariatet i samarbeid med næringsapparatet. Svarfrist for en slik høringsuttalelse er 6. juni. Rådmennene vurderer om det skal utarbeides et felles høringssvar fra kommunene i Kongsbergregionen og om dette skal belyse alternative lokaliseringer i vår region. Rådmannsutvalgets konklusjon: Kommunene i Kongsbergregionen sender ikke inn alternative lokaliseringer til denne etableringen. Sak 025/16: Kommunereformen Rådmannsutvalget 22.08.14 sak 056/14 Regionrådet 10.09.14 sak 033/14 Regionrådet 17.02.2015 Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. 8
Saken tas til orientering Eventuelt MVA- problematikk knyttet til fakturering i K-IKT Svein Aannestad refererte til samtale med sin økonomisjef og kommunerevisjonen. De har konkludert med at bokføring av kommunespesifikke utgifter i Notodden kommune sitt regnskap - avdeling Kongsbergregionen IKT-drift opphører umiddelbart. Kommunespesifikke utgifter må heretter faktureres direkte til angjeldende kommune for å sikre at momskompensasjon ikke går tapt. I samråd med Notodden kommune sin revisor, har vi kommet fram til at momskompensasjon som er krevd av Notodden kommune på kommunespesifikke utgifter hittil i år forblir i Notodden kommune. Eventuelt tilgodehavende eller skyldig beløp mellom Notodden kommune/k-ikt og deltakerkommunene gjøres opp netto (det er hittil sendt ut tre refusjonskrav til dekning av kommunespesifikke utgifter). Det blir således ikke nødvendig å be om kreditnota og ny faktura til riktig kommune når det gjelder allerede bokført fakturaer. Dersom det heretter skulle komme kommunespesifikke fakturaer stilet til Kongsbergregionen IKT-drift v/notodden kommune må det bes om kreditnota og ny faktura til rett mottakerkommune. K-IKT må sørge for rutiner som sikrer at dette følges opp. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 9