Konkurransegrunnlag for innkjøp av trykkeritjenester DuBestemmer 2008

Konkurransegrunnlag for innkjøp av trykkeritjenester DuBestemmer 2008

Innholdsfortegnelse: Datatilsynet 3 DuBestemmer 4 Oppdraget 5 Generelle anbudsbetingelser 6 Tilbudets utforming 7 Kriterier 9 Anbudsfrist og adresser 10 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 11 Side 2 av 11

Datatilsynet Datatilsynet ble opprettet 1. januar 1980 for å påse at personopplysningsloven blir fulgt. Formålet med loven er å verne den enkelte mot krenking av personvernet gjennom bruk av personopplysninger. Datatilsynet er et uavhengig forvaltningsorgan administrativt underordnet Kongen og Fornyingsog administrasjonsdepartementet. Kongen og departementet kan ikke instruere eller omgjøre Datatilsynets myndighetsutøvelse i enkelttilfeller. Datatilsynet er et tilsyn og et ombud for personvern i Norge. Datatilsynet skal holde seg orientert og informere om den nasjonale og internasjonale utviklingen i behandlingen av personopplysninger, og om de problemene som knytter seg til slik behandling. Datatilsynet skal identifisere farer for personvernet og gi råd om hvordan de kan unngås eller begrenses. Deltakelse i råd og utvalg er derfor en viktig del av Datatilsynets arbeid. Også som høringsinstans i saker som kan ha en personvernmessig konsekvens har Datatilsynet innflytelse på samfunnsutviklingen. Datatilsynet fører en offentlig fortegnelse over alle behandlinger av personopplysninger som er meldt inn. Videre behandler Datatilsynet søknader om konsesjon, der dette kreves etter loven. Gjennom aktivt tilsyn og saksbehandling kontrollerer Datatilsynet at lover og forskrifter for behandling av personopplysninger blir fulgt, og at feil og mangler blir rettet. Datatilsynet bistår bransjeorganisasjoner med å utarbeide bransjevise adferdsnormer, og gir bransjer og enkeltvirksomheter råd om sikring av personopplysninger. Datatilsynet motiverer også til, og støtter virksomheter som på frivillig basis har oppnevnt et eget personvernombud. Sist, men ikke minst, har Datatilsynet også en viktig ombudsrolle. I den forbindelse drives rådgivning og informasjon overfor enkeltpersoner som tar kontakt med tilsynet. Publikum generelt nås i første rekke gjennom aktiv mediekontakt og publisering på eget nettsted. For å skape oppmerksomhet og interesse omkring personvernspørsmål deltar Datatilsynet aktivt i den offentlige debatt og legger stor vekt på å praktisere meroffentlighet. Som en del av sin langsiktige kommunikasjonsstrategi jobber Datatilsynet spesielt med å nå ungdom. Grunnlaget for en stor del av dette arbeidet ligger i undervisningsopplegget DuBestemmer. Side 3 av 11

DuBestemmer Som en oppfølging av personvernundersøkelsen 2005 utarbeidet Datatilsynet i 2006 et forslag til en rekke kommunikasjonstiltak fra Datatilsynets side, som Fornyings- og administrasjonsdepartement bevilget midler til å gjennomføre. Når det gjaldt kommunikasjonstiltak overfor befolkningen ble det bestemt å prioritere ungdom som målgruppe. Det ble utviklet et undervisningsopplegg med 15-16 åringer som primærmålgruppe i samarbeid med Utdanningsdirektoratet og Teknologirådet. Opplegget fikk navnet DuBestemmer. Det ble utviklet for å kunne benyttes som del av ordinær undervisning ved norske skoler. Opplegget består av brosjyrer, plakater og filmsnutter på CD-rom/DVD. Trykksakene ble produsert på bokmål, nynorsk og engelsk. Målet med opplegget er å skape refleksjon og diskusjon om personvern. Historier fra virkeligheten som synliggjør konsekvensene av ukloke handlinger gjør inntrykk. Ønsket om å ikke selv gå i fella gjør ungdommene lydhøre, og de blir engasjerte og får sterke meninger om rett og galt på nett. Responsen har vært og er fremdeles overveldende. Siden opplegget ble lansert er det sendt ut over 6000 klassesett, noe som tilsvarer nesten 200 000 brosjyrer. I tillegg oppnår undervisningsopplegget en svært god vurdering som pedagogisk støtteverktøy. 78 prosent av lærerne som har benyttet materialet gir opplegget en bra eller svært bra vurdering som pedagogisk støtteverktøy. Ingen gir undervisningsopplegget en negativ vurdering, og hele 96 prosent av lærerne ønsker å benytte opplegget igjen ved en senere anledning. Fordi prosjektet har vært en stor suksess har Fornyings- og administrasjonsdepartementet nå videreført bevilgningene til DuBestemmer for 2008. Midlene skal i første omgang benyttes til opptrykk av eksisterende brosjyremateriell og planlegging og produksjon av en ny brosjyre rettet mot mellomtrinnet. Side 4 av 11

Oppdraget Datatilsynet har behov for å trykke en revidert versjon av brosjyren fra 2007 så snart som mulig for å sikre at det finnes et tilstrekkelig opplag tilgjengelig ved skolestart høsten 2008. Datatilsynet ønsker å inngå en toårs rammeavtale (1 års kontrakt med opsjon for forlengelse i 1 år) for opptrykk av den eksisterende brosjyren og den nye brosjyren mot mellomtrinnet så fort den er ferdigstilt. Brosjyren mot mellomtrinnet vil ha samme format som den eksisterende brosjyren, men noe mindre omfang. Denne brosjyren er foreløpig under planlegging. Etter produksjon av første opplag vil Datatilsynet fortløpende holde oversikten over utsendinger og ved behov bestille opptrykk av brosjyren. Trykkeriet som tildeles kontrakten må derfor ha kapasitet til å respondere raskt på Datatilsynets bestillinger av opptrykk. Verdien av rammeavtalen er basert på forventet etterspørsel etter brosjyrene. Vi forventer ikke like stor etterspørsel etter den eksisterende brosjyren som i fjor fordi mange skoler allerede har materiellet. Verdien på rammeavtalen anslås derfor på omlag 800 000 kr for begge brosjyrene. For å vurdere tilbudene ber vi om at det leveres pristilbud på et førsteopplag på 60 000 stk. av den eksisterende brosjyren som har følgende kravspesifikasjon: Format: 21cm x 21cm Omfang: 24 sider (20s + omslag) Opplag: 60 000 Farger: 4+4 Papir - materie: 150g Profi Matt Papir - omslag: 250 Profi Matt Repro: Ferdige trykklare filer oversendes fra Datatilsynet. Fargeplott fremvises prosjektleder i Datatilsynet for endelig godkjenning før produksjonsoppstart. Ferdiggjøring: Falsing, ryggstifting og matt PP-folie på omslagets yttersider. Levering: Minimum to adresser i Oslo-området. Vi ønsker at kostnader for levering til to adresser i Oslo-området inkluderes i pristilbudet. Følgende: Pris for følgende 1000 eksemplarer. Omfang Prosjektets omfang er ikke endelig avklart. Det understrekes derfor at samlet verdi av rammeavtalen er et overslag basert på tidligere etterspørsel og ikke bindende. Vi forbeholder oss retten til, om nødvendig, å endre format og omfang på brosjyren som er under utvikling. Tilbudet skal inneholde pris på trykkekostnader for eksisterende brosjyre, leveringstid, trykkeriets kapasitet, oppfyllelse av miljøkrav. Se vedlagte kravspesifikasjon. Alternative tilbud - delte anbud. Tilbudet skal være utformet i samsvar med de anvisninger som er angitt i anbudsdokumentet. Underleverandører Tilbyder kan benytte underleverandører på deler av anbudet, men anbyder er i så fall ansvarlig for disse og fremstår som hovedleverandør. Datatilsynet vil kun forholde seg til en leverandør. Levering DuBestemmer skal distribueres gjennom ulike kanaler og pristilbudet må ta høyde for levering til minimum to ulike adresser i Oslo-området. Leveringen som skal til Datatilsynet krever liten pall pga. spesielt smal heis. Materiell som skal hit må derfor pakkes smalt. Heisen er 73cm bred, 198 cm høy og 135 cm dyp. Side 5 av 11

Generelle anbudsbetingelser Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse og skjer i henhold til Lov av 16.juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser med endringer, sist ved Lov av 30. juni 2006 nr. 41 (i kraft 1. januar 2007). Enhver kostnad som anbyder måtte pådra seg i forbindelse med dette anbudet og en eventuell kontraktsinngåelse skal dekkes av anbyder. Anbudsinnbydelsens innhold er i sin helhet å betrakte som konfidensiell. Den skal kun benyttes i forbindelse med anbudet. Det samme gjelder all informasjon i forbindelse med anbudsinnbydelsen og informasjon som kan henføres til denne. Anbud som ikke er fullstendige, ikke i samsvar med anbudsforespørselen eller er for sent mottatt kan bli forkastet. Tilbyder skal spesifisere eventuelle avvik fra denne forespørselen. Det som ikke er tatt forbehold om anses som akseptert. Datatilsynet vil stå fritt til å akseptere eller å avvise ethvert tilbud helt eller delvis. Side 6 av 11

Tilbudets utforming Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse, være på norsk og kan enten leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal leveres skriftlig i ett eksemplar Det må innholde følgende: Tilbudsbrev som er datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Presentasjon av trykkeriet inkl. bemanning og hvilke type tjenester/produkter som tilbys. Kontaktperson for oppdraget inklusive kontaktinformasjon og bemanning for oppdraget. Redegjørelse for kvalifikasjon. En oversikt over verdi, omfang og referanseperson hos kunden for trykkeriets viktigste oppdrag de siste tre årene. Trykkprøver (se punktet kvalifikasjonskrav under). Leveringsdyktighet (se kvalifikasjonskrav under.) Pristilbud i henhold til oppgitte spesifikasjoner (fastpris). Redegjørelse for miljømerking for papir. Redegjørelse for miljømerking av produksjon. Attester og erklæringer (Firmaattest, HMS egenerklæring og Skatt- og mva. attest). Oversikt over økonomi; årsregnskap de siste tre år inkl. revisors beretning. Bemanning Oversikt over foretakets totale bemanning og bemanning for dette oppdraget. Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren innehar de nødvendige tekniske og faglige kvalifikasjoner for å kunne gjennomføre oppdraget i henhold til de krav som stilles til offentlige anskaffelser. Dette kreves at det redegjøres for: Erfaring fra tilsvarende oppdrag. Herunder ønsker vi en oversikt over tilsvarende oppdrag. I tillegg ber om at det leveres en oversikt over trykkeriets viktigste leveranser de tre siste år inkludert verdi av oppdraget, omfang, kontaktperson hos kunde og trykkprøver. Leveringsdyktighet og kapasitet. Det er en forutsetning at tilbyder har kapasitet til å levere nye opptrykk ved behov. Vi ønsker derfor en redegjørelse av leveringstid for denne typen oppdrag (med utgangspunkt i omfang, opplag osv gitt i kravspesifikasjonene på side 5.). Meget god gjennomføringsevne. Datatilsynet ønsker at tilbyder oppgir navn og kontaktinformasjon for tre referanser Redegjørelse for eventuelle kvalitetssikrings/ - styringssystemer som benyttes. Pristilbud Det må legges ved pristilbud. Pristilbudet baseres på opptrykk av 60 000 eksemplarer av den eksisterende DuBestemmer-brosjyren i tillegg til pris for følgende 1000 eksemplarer. Se spesifikasjoner for brosjyren under Oppdraget på side 5). Miljøkrav DuBestemmer-brosjyren må oppfylle de miljøkrav som stilles til offentlige anskaffelser. Både materiell og produksjon må utføres i henhold til de krav som stilles til miljømerking tilsvarende Svanemerket, EU-blomsten, ISO sertifisering eller annet. Det kreves derfor at det redegjøres for og legges ved dokumentasjon på: Miljøvennlighet for produksjon. Dette kan for eksempel være Svanemerking, EU-blomsten, FSH eller tilsvarende. Miljømerking av papir (eventuelt papirprodusent). Dette kan for eksempel være Svanemerking, EU-blomsten, FSH eller tilsvarende. Eventuelle ISO sertifiseringer for produksjon og eller papir. Side 7 av 11

Attester og erklæringer Det skal fremlegges dokumentasjon på at leverandøren er et lovlig etablert foretak og har ordnede forhold med hensyn til skatt- og momsbetaling samt at HMS-krav er oppfylt. Følgende dokumenter (som ikke er eldre enn seks måneder) skal derfor vedlegges tilbudet: Firmaattest (fra Brønnøysundregisteret) Skatteattest (RF- 1244 fra skattefogden) Skatteattest og mva. attest (RF- 1244 B fra kemnerkontoret) HMS egenerklæring Økonomi Det kreves god soliditet og følgende dokumenter skal derfor vedlegges tilbudet: Årsregnskap for de siste tre år inkludert revisors beretning. Side 8 av 11

Kriterier Kontraktsbetingelser Det er en forutsetning at tilbyder har kapasitet til å fortløpende levere trykksaker i forhold til Datatilsynets behov. Det legges derfor til grunn at det ikke mulig å fastlegge den endelige verdien av oppdraget. Rammeavtalens anslåtte verdi er basert på fjorårets etterspørsel og produksjon av kampanjemateriell. Datatilsynet benytter statlige standardkontrakter ved denne typen oppdrag. Avtalens varighet Datatilsynet ønsker å inngå en toårig rammeavtalen hvor det skrives kontrakt for ett år med opsjon på forlengelse for ett år. Dette er fordi det ikke er avklart hvorvidt prosjektmidlene vil forlenges fremover. Tildelingskriterier Valg av anbud vil ikke skje utelukkende på grunnlag av laveste pris. Tildeling baseres på det totalt sett økonomisk mest fordelaktige tilbud for Datatilsynet. Følgende kriterier legges til grunn (kriteriene er ikke oppstilt i prioritert rekkefølge): Pristilbud (for eksisterende brosjyre) Kapasitet/leveringsdyktighet (vurderes ut fra tidligere utførte oppdrag, trykkprøver tilbudte tjenester, referanser osv.) Leveringstid/punktlighet (vurderes ut fra trykkeriets egen redegjørelse for dette og referanser) Kvalitet, prøver på utførte trykkerioppdrag og referanser Miljøegenskaper for produksjon og papir (vurderes ut fra vedlagte redegjørelse og dokumentasjon/sertifiseringer på dette) Referanser oppgitt (navn og kontaktinformasjon må oppgis) Utforming Anbudet skal være utformet på norsk og skal gi presise svar på alle krav som stilles i anbudsforespørselen. Det skal klart fremgå hvilke krav som ikke blir tilfredsstilt. Anbud som er upresise kan bli avvist. Forbehold Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten å måtte ta kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Datatilsynet forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget frem til syv dager før tilbudsfristens utløp. Side 9 av 11

Anbudsfrist og adresser Anbudsfrist Anbudet skal være mottatt av Datatilsynet innen fredag 13.juni 2008 kl. 14.00. Gyldighet Anbudets må være gyldig i 3 måneder. Det vil si at leverandør må vedstå seg tilbudet til 13. september 2008 kl. 14.00. Anbudslevering Anbudet leveres datert og undertegnet i lukket konvolutt merket med DuBestemmer - 2008 til: Postadresse: Datatilsynet, Postboks 8177 Dep, 0034 Oslo, Att.: Guro Skåltveit Gateadresse: Datatilsynet, Tollbugata 3, 5. etasje, 0152 Oslo, Att.: Guro Skåltveit (Kontorets åpningstid: 09.00-15.00) Vi ber leverandører som ønsker å levere anbud om å bekrefte dette snarest på e-post: gsk@datatilsynet.no eller faks: 22 42 23 50 og samtidig angi hvem som er kontaktperson. Kontaktperson og henvendelser til Datatilsynet Alle henvendelser om anbudet skal skje skriftlig og bes sendt til: Datatilsynet Postboks 8177 Dep 0034 Oslo Att.: Guro Skåltveit E-post: gsk@datatilsynet.no Svar på spørsmål og andre meddelelser som er relevante for alle anbydere vil bli oversendt samtlige som har fått tilsendt anbudsforespørselen. Side 10 av 11

Oppdragsgiverens behandling av tilbudene Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted mandag 16.juni 2008 kl 11.00. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen Avvisning av tilbud Datatilsynet vil avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med krav til tilbudets utforming, innhold og levering c) inneholder vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget d) på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Datatilsynet kan avvise tilbudet når det: a) ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget b) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys c) ikke er undertegnet Utskrift av anskaffelsesprotokoll, Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Side 11 av 11