Kvartalsrapport 3.kvartal 2014 Froland Kommune

Kvartalsrapport 3.kvartal 2014 Froland Kommune - Enkelt og nært!

Innhold Rådmannens kommentar... 3 Befolkningsutvikling... 4 Rammetilskudd og skatt... 4 Momskompensasjon... 5 Renter og avdrag... 5 Driftsregnskap... 7 Investeringsregnskap... 8 Organisasjon og personal... 11 Virksomhetenes kvartalsrapporter... 15 602 Administrasjonsenheten... 15 740 Blakstadheia oppvekstsenter... 17 750 Mykland oppvekstsenter... 18 780 Froland skole... 19 790 Froland barnehage... 22 820 Velferd, Barnevern og Helse... 24 830 Omsorg... 26 911-917-934 Teknisk tjenester... 28 2

Rådmannens kommentar Regnskapet pr. 30.9 viser at kommunens regnskap totalt sett er i takt med vedtatte budsjetter. Enkelte virksomheter/områder kan derimot ha noen utfordringer i forhold til budsjettrammene. Ut ifra rapporteringer fra virksomhetene og økonomiavdeling, kan det tyde på at virksomhetene totalt sett vil kunne få et merforbruk på ca. 3 millioner kroner. Det jobbes med tiltak for å kunne minimere dette merforbruket. Kommunen får også noen merinntekter i 2014. Dette er imidlertid i hovedsak engangsinntekter man ikke kan forvente å motta i fremtidige budsjettår. Rådmannen har sammen med økonomiavdelingen videreutviklet den månedlige økonomirapporteringen til politikere til også å synliggjøre forventet sluttresultat, status i investeringsprosjekter og vise andre endringer i kommunens sentrale økonomiske rammebetingelser. Det arbeides fortsatt med å holde kostnadsnivået nede og få oversikt over områder hvor det eventuelt må iverksettes særskilte tiltak. Dette gjøres både i forhold til at utgiftsnivået i 2013 var noe høyt, samt tilpasninger til et lavere vedtatt driftsnivå for 2014. Rådmannen forutsetter at virksomhetenes budsjettrammer overholdes. Derfor må det tydelig fremkomme hvilke tiltak som iverksettes dersom virksomheten har et overforbruk i tiden fremover. Rådmannen avholder nå månedlige virksomhetsledermøter med særskilt fokus på økonomi. Budsjettet følges også opp sammen med formannskapet gjennom den nevnte månedlige rapportering. Rentenivået fortsetter å holde seg på et stabilt lavt nivå i 2014. Dette vil kunne bidra til positivt avvik på denne budsjettposten i år. Dersom rentenivået øker raskere enn forutsatt i budsjett, vil dette kunne medføre utfordringer i fremtidige budsjett og regnskap. I 2014 har Rådmannen hatt et økt fokus på kommunens organisering og oppfølging av investeringsprosjekter. Froland kommune prøver i størst mulig grad å bruke interne ressurser ifm. investeringsprosjekter dersom det finnes riktig kompetanse internt. Regnskapsforskriftene skiller tydelig mellom hva som skal føres i driftsregnskapet og hva som skal føres i investeringsregnskapet. Rådmannen har derfor hatt fokus på at interne ressurser som benyttes som alternativ til innleie av eksterne konsulenter må reflekteres i regnskapene på de enkelte investeringsprosjekt. Sykefraværet fortsetter å være høyt i 2014. Rådmannen analyserte i 2. kvartal tallene sammen med Virksomhetslederne for å se på hva som kunne være årsaken til et slikt høyt sykefravær. Det syntes imidlertid ganske tydelig at det høye sykefraværet ikke skyldtes forhold på arbeidsplassen, og kunne således heller ikke ses i sammenheng med de omstruktureringer av personell som har pågått i 2013/2014. Rådmannen er komfortabel med denne avklaringen, men følger likevel opp sykefraværet løpende og vurderer hvilke tiltak som må gjennomføres for å kunne redusere sykefraværet. Virksomhetene er også bedt om å kommentere sykefraværet i deres kvartalsrapporter. Rådmannen og rådmannens stab har i 3. kvartal jobbet videre med flere overordnede prosesser, som delegasjonsreglement, beredskapsplan, personalhåndbok, profilhåndbok og informasjonssikkerhet. For øvrig vises det til rapporteringen fra de enkelte virksomheter. 3

Befolkningsutvikling Befolkningsutvikling og alderssammensetning er avgjørende for kommunens frie inntekter som er rammetilskudd og skatt. Kommunen hadde 5508 pr 1.7.2014. Det er befolkningstallet pr 1.7.2013 som gir grunnlag for rammetilskudd 2014. Befolkningsutviklingen de senere år Dato Befolkning 1.1.2010 5002 1.1.2011 5127 1.1.2012 5257 1.4.2012 5290 1.7.2012 5366 1.10.2012 5399 1.1.2013 5425 1.4.2013 5436 1.7.2013 5452 1.10.2013 5446 1.1.2014 5486 1.4.2014 5497 1.7.2014 5508 Rammetilskudd og skatt Skatteinntekter/rammetilskudd Prognosen per 10.10.2014 for frie inntekter for Froland i 2014 er 275,8 millioner kroner. Dette er ca. 0,5 millioner kroner lavere enn revidert budsjettert i 2014 pr. 4.9.2014. Rådmannen vil på bakgrunn av dette vurdere om det er nødvendig å be Kommunestyret foreta en ytterligere regulering av budsjett for disse poster. Prognosemodellen er utarbeidet av KS for kommunene og er oppdatert etter at det er inngått avtale på Stortinget om revidert nasjonalbudsjett 2014. 4

Momskompensasjon Tidligere ble momskompensasjon både av investeringsutgifter og driftsutgifter inntektsført i driftsregnskapet, deler av momskompensasjon fra investering kunne da brukes i drift. I 2013 var pliktig overføring av inntektsført momskompensasjon fra investering 80%. Fra og med 2014 er det slutt på denne ordningen, momskompensasjon fra investeringer inntektsføres nå i sin helhet i investeringsregnskapet. Som en konsekvens av dette vil driftsinntektene bli lavere i 2014 enn i 2013. (i hele tusen) Budsjett 2014 Regnskap pr 30.09.14 Momskompensasjon investering 0 3 919 Momskompensasjon drift 8 877 6 961 Periodisering av utbetalinger medfører at inntektene varierer i de ulike periodene. Prognosene viser at momskompensasjon i driftsregnskapet i hovedsak er i balanse i forhold til budsjett. Renter og avdrag I henhold til kommunens finansreglement skal administrasjonen gi en kort oversikt over gjeldsportefølje og plasseringsportefølje. Kommunens gjeldsportefølje 30.9.2014 er på til sammen 614,4 millioner kroner fordelt på følgende långivere: (i hele tusen) Kommunalbanken 375 490 Husbanken startlån/etableringslån 78 875 Husbanken 1 401 KLP 157 634 Sum 613 400 Startlån/etableringslån til videre utlån er på ca. 78,895 millioner kroner. Disse lånene er selvfinansierende. Ca. 12,9% av kommunens totale låneportefølje er finansiert med fastrentelån. Kommunens skal ved plassering og forvaltning av ledig likviditet: Til enhver tid ha tilstrekkelig likviditet til å dekke løpende betalingsforpliktelser Søke å oppnå høyest mulig avkastning, gitt forutsetningen av lav finansiell risiko Finansreglementet gir anledning til å plassere midler i markedet for obligasjoner og aksjefond. Det er imidlertid ikke foretatt noen disposisjoner når det gjelder plassering av likviditet i slike finansielle instrumenter. Froland kommune har i juni 2014 foretatt de låneopptak som Kommunestyret har vedtatt for 2014. Midlene er sammen med andre ubrukte lånemidler plassert på en særvilkårskonto i Sparebanken Sør, Froland til en rente på 2,9%. Pr 30.06.2014 var innskuddet på denne kontoen 187 millioner kroner. Kommunene generelle rentesats på driftskonti følger NIBOR (3 mnd) + 0,5%. 5

Styringsrenten i Norges Bank er for tiden 1,5% og gjennomsnittlig rente på kommunens lån er 2,41%. Det er ikke budsjettert egne fondsavsetninger til renteregulering. Utvikling Norges Bank styringsrente Endringsdato Rentesats 24.10.2013 1,5 05.12.2013 1,5 27.03.2014 1,5 08.05.2014 1,5 19.06.2014 1,5 18.09.2014 1,5 Neste rentebeslutning offentliggjøres 23.10.2014. 6

Driftsregnskap Status budsjett og regnskap, pr 30.9.2014 Virksomhetene 2014 Per august 2014 Ansvar Årsbudsjett %-vis forbruk Budsjett Regnskap Avvik %-vis forbruk 600 - Rådmannen 11 776 111 67,8 % 8 420 194 7 979 579 440 615 94,8 % 602 - Administrasjonsenheten 10 460 868 66,7 % 6 658 122 6 976 657-318 535 104,8 % 603 - Kultur, støtte og tilskudd 2 956 582 78,0 % 2 290 570 2 306 492-15 922 100,7 % 699 - Overføringer til andre for kommunale tjenester 12 035 413 37,8 % 8 573 622 7 912 815 660 807 53,1 % 740 - Blakstadheia oppvekstsenter 5 313 518 72,7 % 4 968 510 3 865 391 1 103 119 77,8 % 750 - Mykland oppvekstsenter 3 352 170 67,0 % 2 159 295 2 245 889-86 594 104,0 % 780 - Froland skole 57 617 991 35 807 255 37 149 410-1 342 155 103,7 % 790 - Froland barnehage 24 684 865 62,4 % 15 924 527 15 412 314 512 213 96,8 % 791 - Private barnehager 25 528 189 79,2 % 19 067 908 20 217 294-1 149 386 106,0 % 820 - Velferd, Barnevern og Helse 49 511 142 72,9 % 32 511 216 36 096 701-3 585 485 111,0 % 822 - VBH - Særskilte tjenester 5 643 222 76,7 % 4 049 881 4 326 059-276 178 106,8 % 830 - Omsorgstjenesten 53 620 339 64,7 % 35 027 985 34 708 131 319 854 99,1 % 912 - Teknisk - Forvaltning, drift og vedlikehold 28 144 678 64,3 % 18 787 650 18 101 473 686 176 96,3 % 913 - Teknisk - Plan, Byggesak, Oppmåling, Landbruk og Natur 3 206 124 42,7 % 2 021 078 1 369 472 651 605 67,8 % 917 - Teknisk - Nærvarmeanlegg Mjølhus -239 968-61,2 % -158 569 146 888-305 458-92,6 % 918 - Teknisk - Brøyting og Strøing 3 818 302 94,0 % 2 664 782 3 589 345-924 563 134,7 % 932 - Frolands Verk Kultursenter 862 685 56,2 % 554 907 484 775 70 132 87,4 % 933 - Fritidsklubb 335 341 71,5 % 213 971 239 663-25 693 112,0 % 934 - Froland IdrettsAnlegg (Frolandia) 2 554 312 83,9 % 1 522 305 2 143 615-621 310 140,8 % 301 181 883 201 065 208 205 271 964-4 206 756 Andre ansvar 601 - Finans (rammetilskudd, renter, avdrag, osv) -289 352 148 63,2 % -186 894 598-182 887 202-4 007 396 97,9 % 604 - Selvfinansierte tjenester / tilskuddsformidling 0 0,0 % 0-2 498 739 2 498 739 0,0 % 605 - Momskompensasjon -8 333 405 71,0 % -5 555 595-5 916 676 361 081 106,5 % 911 - Teknisk - Selvfinansierte prosjekter og fond 4 413 1567,3 % -210 69 163-69 373 0,0 % 916 - Teknisk - Vann-Avløp-Renovasjon-Feiing-Slam -3 500 743 20,0 % -2 399 475-699 577-1 699 898 29,2 % 970 - Avskrivninger 0 0,0 % 0 0 0 0,0 % -301 181 883-194 849 878-191 933 031-2 916 847 7

Investeringsregnskap Virksomhetsledere og prosjektledere gir tilbakemelding på at investeringsprosjektene i hovedsak har fremdrift og utvikling som forutsatt. I forbindelse med budsjett for 2015 og kommende avslutning av 2014 vil alle investeringsprosjekt gjennomgås av Rådmannen for å vurdere hvilke prosjekt som skal videreføres/overføres til neste år, og hvilke som kan avsluttes. I henhold til reglement for investeringsprosjekt vedtatt av Kommunestyret 10/4-08 skal det bl.a. være en prosjektansvarlig som skal ha ansvar for løpende rapportering, samt en sluttmelding til kommunestyret. Fra og med september bes prosjektledere gi en kort staus for utviklingen i prosjekte gjennom den månedlige økonomirapporteringen. Administrasjonsenheten tok i 2013 i bruk en prosjektdimensjon i regnskapet og oppdaterte investeringskontoplanen. Det skal nå være tilrettelagt for god oppfølging og rapportering av prosjekter. Investeringsprosjekter blir i mange tilfeller budsjettert med hele prosjektrammen i det første året. Derfor kan det i noen tilfeller synes som om noen prosjekter har liten fremdrift. Flere av de større prosjektene har imidlertid prosjektperioder som strekker seg over flere år. Fremdrift i større investeringsprosjekter hittil i 2014: Bliksåsen barnehage; Bliksåsen barnehage ble ferdigstilt 17.02.14 men pga andre forhold ble ikke barna overført før juni. Den sene innflyttingen ga noen merutgifter under leie og strømkostnader. Froland skole; Bygging av tilbygg Froland skole går så langt etter planen, selv om tidsramma er knapp. Det er heller ikke dukket opp forhold som gir endringer i økonomien ut over det som ble estimert. Verksted; Det ble i kommunestyret 4.9.2014, sak 2014/1051, vedtatt at brannstasjonen skulle reetableres på sin opprinnelige adresse. I den forbindelse ble det sett på en samlokalisering / felles bruk av kontor-/ møterom og garderober med verkstedet. Det har nå vært ute på anbud med frist for innlevering 03.10.2014. Knut Oveland fikk oppdraget. Det er sendt inn søknad om igangsetting sak 2014/1195 av grunnarbeidene, disse vil bli ferdigstilt i inneværende år. Tegninger av verksted/brannstasjon er under utarbeidelse. Håper på oppstart i inneværende år av bygg, ferdigstillelse innen sommer 2015. Hvert kvartal blir interne ressurser som er brukt på investeringsprosjekter belastet de respektive prosjektene. Froland kommune prøver i størst mulig grad å bruke interne ressurser ifm. investeringsprosjekter dersom det finnes riktig kompetanse internt. 8

Investeringsprosjekter, budsjett og regnskap pr 30.9.2014 Prosjektnr Prosjektnavn Budsjett Regnskap 15 Energieffektivisering bygg 1 327 731 29 753 18 Ombygging verkstedet 3 490 026 964 296 22 Utrangering av bygg - forprosjekt 47 480 18 000 24 Gang og sykkelvei Mjølhus - kirka planarbeid 208 980-25 Tiltak mot hærverk 64 866 40 973 28 Songeelva forprosjekt 150 000-29 Sykehjemmet - oppgradering av bad 83 068-30 Osevollen avløpspumpestasjon 1 000 000-31 Oversikt og utredning fett/oljeavskillere 200 000-35 Energimerking bygg 156 864-39 Planlegging VA nye boligområder 108 887 152 400 42 Trafikksikkerhet - Osedalen 505 746 1 800 43 VBH - Flyktningeleiligheter 100 000-44 VBH - ombygging Helse- og sosialsenteret 100 000-45 VBH - Nidelvv 25 endring/utvidelse forprosjekt 100 000-46 Brøyteskjær og strøbøsse 49 847-48 Nye pumper BHVP 200 000 50 640 49 Kartlegging spredte utslipp 200 000-50 VBH - Bolig utviklingshemmede (Frolandsveien) 6 678 744-51 Rundkjøring Osedalen, kommunal andel - 61 980 52 Utredning tomt ved kommunehuset/administrasjonsbygg - 31 272 53 Utredning og planlegging kommunalt eide arealer (Neset, Langedal mv) 200 000-54 Plan for videre bruk/ombygging av sykehjemmet 200 000-55 Bruer oppgradering 250 000 3 600 56 Kommuneplan 2014-2026 500 000 78 600 57 Langåsen, detaljplan - 40 330 58 Mykland renseanlegg 2012 350 000-60 Rundkjøring Blakstadheia, detaljplan 350 000-62 Ny skole sentrum, forprosjekt og prosjektering - 262 683 65 Investering i vei, trafikk 662 083 19 800 66 IKT-investeringer 290 738-67 Egenkapitalinnskudd KLP 620 000 675 938 68 Sikring og energieff. kommunehuset 128 952 47 377 69 Utskifting av utstyr og ombygginger 996 020 40 749 70 Høydebasseng/trykkforsterker Blakstadheia, kommunal andel - 177 71 Bliksåsen, kommunal andel av vann- og avløp 979 899 552 200 72 Gang og sykkelveier 2 000 000 18 600 74 Bygningsmessige tiltak renseanlegget 2 000 000 7 200 77 Utskifting gamle ledninger 4 000 000 14 400 78 Asfaltering av kommunale grusveier 4 846 516 1 799 271 79 Barnehage Bliksåsen 3 009 496 2 360 953 80 Skilting og adressering 45 002-85 Prosjekt Blakstad (passivhus) - 27 346 86 Utbygging fellesrom Furutoppen - samlet budsjett - avsluttet - 11 796 92 Inventar Furutoppen - avsluttet 85 562-93 PUH byggeprosjekt (Avlastingsbolig Skotheia) - 35 944 94 Renovering Froland kirke 2 021 622 57 995 96 Mjølhusmoenprosjektene - -8 132 562 10105 Sandvolleyballbane - -190 000 10122 VA-omlegging Froland skole 2014-6 381 20003 Nærturløype Lysthusheia - FVKS - -185 000 20005 Gårdsbarnehagen 82 161 6 162 20006 Kommunal fiber/fiberkartlegging 243 451-20007 Blakstadheia barnehage - uteområde 130 287 92 325 20008 Investering i bygg - ikke fordelt 500 000 168 792 20009 Investering i bygg - Rehab tak Froland skole 510 000-20010 Investering i bygg - Rehab/sikkerhet tak Froland barneskole 550 000-20012 Kiss and Ride - Avstigningslommer Reiersølvegen 290 000-50 000 20014 SwimEye - 39 305 20015 Utvikling boligområder 200 000 41 400 20016 Utvikling infrastruktur 200 000 176 791 20017 Utvikling kommunale bygg 200 000-20018 Utvikling VA 200 000 5 200 20019 Brannstasjon - oppbygging etter brann - 17 904 20020 Vanngjennvinner på gråvannet - Frolandia 650 000-20021 Nidelvv 26/28 4 441 975 101 223 20022 Oppgradering/bytte ERP/Arkiv 2 000 000-9

20023 Liten lastebil 325 000-20024 Skilting og adressering 125 000-20025 Ny skole sentrum, gjennomføring 35 000 000 12 828 536 20026 Beredskapsinvesteringer 300 000 8 654 20027 Ny amfiløsning Salen - Frolandia 500 000-20028 Verkstedrom - Froland skole 500 000-20029 Langåsen - Sentrumsutvikling 400 000 275 237 20030 Utviklingstiltak - Rådmannen 850 000-20031 Investeringer hjemmetjenester (kontor/hjelpemidler) 180 000 57 970 20032 Investeringer vaskeri og fellestjenester 306 000 362 841 20034 Varebil, vann og avløp 250 000 146 815 20035 Trinn 2 prosjektering, renseprosess avløp 250 000-20036 Utbedring arkiv - investering etter tilsyn 150 000 82 552 20043 Kringla aktivitetsanlegg, nærmiljøanlegg - -7 000 20044 Stimoen aktivitetsanlegg, nærmiljøanlegg - -7 000 20045 gnr 18 bnr 174 i Osedalen - 102 402 20046 Gressklipper Froland kirkegård 121 700 121 700 20047 Bolig for unge funksjonshemmede 13 684 000-20048 Ultralydapparat - Froland legekontor 300 000 230 479 20049 Kjøp Blakstad videregående skole 5 400 000-20050 Ombygging Blakstadheia skole 5 000 000-20051 Sentrumsutvikling 28 000 000-20052 Kommunalt bidrag infrastruktur 10 000 000 71 420 20053 Kjøp eiendom Frolands Verk 6 000 000-20054 Investeringer Frolands Verk 2 500 000-20055 Gang/sykkelvei 5 000 000-20056 Åpent bibliotek - selvbetjeningsløsninger 450 000-20057 Andresens hus - sentrumsutvikling 2 358 025 358 025 20058 Kunstgressbane II - 47 164 20059 A-meldingen - 12 988 20060 Brannstasjon og personal teknisk 6 000 000 2 720 20061 Aksjekapitalforhøyelse - Kilandsfoss AS - - 20062 Utskifting Linux-PCer 400 000 281 468 20086 Utvidelse Froland kirkegård, planlegging/avklaring 500 000-39900 Låneopptak - budsjettvedtak -177 055 729-39901 Låneopptak - enkeltvedtak gjennom året -6 300 000-39902 Startlån 10 000 000-1 762 929 39903 Overføring fra driftsregnskapet - - 39904 Andre inntekter og utgifter investeringsregnskap - 322 000 13 040 037 10

Organisasjon og personal Froland kommune består av 7 virksomheter. Rådmannen har to kommunalsjefer, omsorg og oppvekst, og det er en stabsenhet. Hver virksomhet har et selvstendig ansvar innen sitt område, både når det gjelder det faglige, personellmessige og administrative. Den enkelte virksomhetsleder gir i sin kvartalsmelding kommentarer til virksomhetens drift i 3. kvartal 2014. Organisasjonskart Sykefravær Tredje kvartal har fremdeles et høyere langtidssykefravær enn tilsvarende periode de to siste år. Virksomhetene vil komme med mer detaljert informasjon. Hjelpemiddel for sykefraværsoppfølging Froland kommune har i samarbeid med de andre kommunene i IKT-Agder-samarbeidet innført et nytt elektronisk hjelpemiddel for sykefraværsoppfølging. Dette skal forenkle leders oppgaver i forbindelse med oppfølging av sykemeldte medarbeidere. Virksomhet Omsorg har vært pilotbruker i vår/sommer, og nå har også resten av kommunen tatt systemet i bruk. Det har vært opplæring for ledere på virksomhetene, og det vil bli mer opplæring dersom det er behov. Aktiv Ansatt Froland kommune ønsker å få flere av de ansatte til å benytte seg av de flotte treningsanleggene på Frolandia. Her er det treningsmuligheter for alle aktivitetsnivåer fra de supertrente til mosjonister. Fysisk aktivitet gir overskudd, helse og trivsel. Ved å oppmuntre til økt fysisk aktivitet, kan helseproblemer både forebygges og behandles. De som er fysisk aktive er mindre syke enn de som er lite fysisk aktive. Den helsemessige velferdsgevinsten er økt livskvalitet. På Frolandia kan man trene på land eller i vann, i gruppe eller individuelt. Det finnes noe som passer alle. Aktiv Ansatt er prisgunstig trening for alle ansatte. Dette skal evalueres når det har gått ett år av AMU. Ansattportalen for Froland kommune er under renovering, og i den forbindelse vil en ny og oppdatert personalhåndbok komme på plass. 11

A-meldingen Fra og med 1. januar 2015 innføres en ny rapporteringsordning for alle arbeidsgivere og andre opplysningspliktige. Rapportering av lønns- og ansettelsesforhold til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå (SSB) vil samles i den nye a-meldingen og skal sendes inn hver måned av alle som utbetaler lønn, pensjon og andre ytelser. Én melding til tre etater enklere rapportering Fem av dagens skjema blir erstattet av a-meldingen. Alle som sender noen av disse oppgavene i dag skal fra januar 2015 levere a-melding, med frist den 5. i påfølgende måned. Hvis fristen faller på en helligdag, flyttes den til påfølgende virkedag. Ordningen med forenklet oppgjørsordning videreføres i a-ordningen ved at det lages en forenklet a-melding. A-melding erstatter følgende skjemaer/oppgaver: 1. Lønns- og trekkoppgave (RF-1015) 2. Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk (RF-1037) 3. Årsoppgave for arbeidsgiveravgift / følgeskriv til lønnsog trekkoppgave (RF-1025) 4. Melding til Aa-registeret (NAV 25-01.10) 5. Oppgave til lønnsstatistikk (RA-0500) Froland kommune og de andre kommunene i IKT Agder samarbeidet er godt i gang med forberedelser til A- meldingen mer informasjon vil komme utover høsten. Fravær Fravær virksomhetene 3. kv 2014 Oversikten viser fravær fordelt på korttids (tom 16 dager) og langtids (mer enn 16 dager) for Froland kommune og de enkelte virksomheter. Fravær Fraværs% Korttids% Langtids% Froland kommune 9,30 1,76 7,55 Rådmannen/adm/stab 5,06 0,55 4,51 Blakstadheia 14,81 0,99 13,82 Mykland 0,76 0,76 0 Froland skole 5,78 1,44 4,34 Froland barnehage 17,00 4,26 12,74 Velferd/barn/helse 8,62 1,14 7,48 Omsorg 10,40 2,16 8,24 Teknisk/Frolandia 9,04 0,71 8,34 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Fraværs% Korttids% Langtids% 12

Fravær, aldersfordeling - sammenlignet 3 siste år samme hvartal Alder 3.kv 2012 3.kv 2013 3.kv 2014 under 20 0,00 0,00 2,68 20-29 2,65 6,72 11,57 30-39 5,16 4,53 11,58 40-49 6,37 7,37 9,99 50-59 4,32 3,56 7,29 60-69 11,42 8,03 6,53 over 70 1,48 8,70 7,14 Alle 6,03 5,76 9,30 12 10 8 6 4 2 Fravær 3 kv 2014 Fravær 3 kv 2013 Fravær 3 kv 2012 0 13

Fravær, kjønnsfordeling - sammenlignet 3 siste år samme hvartal Kjønn 3.kv 2012 3.kv 2013 3.kv 2014 Kvinne 6,56 6,42 9,55 Mann 4,38 3,61 8,51 Alle 6,03 5,76 9,30 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Kvinne Mann Alle Fravær 3. kv 2014 Fravær 3. kv 2013 Fravær 3. kv 2012 Fravær, korttids- og langstidsfravær - sammenlignet 3 siste år samme hvartal Fravær 3.kv 2012 3.kv 2013 3.kv 2014 Kort 0,99 1,51 1,76 Lang 5,04 4,25 7,55 Total 6,03 5,76 9,30 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 3.kv. 2012 3.kv 2013 3.kv 2014 Kort Lang Total 14

Virksomhetenes kvartalsrapporter 602 Administrasjonsenheten Virksomhetsområde Administrasjonsenhetens hovedoppgaver: Politisk sekretariat Økonomioppfølging, budsjett, regnskap, skatt, innfordring, lønn og innkjøp IKT- strategisk planlegging og utvikling Personaladministrasjon Bibliotek Nøkkeltall / Statistikk Årsverk Lønn og personal 2,2 Økonomi og regnskap 4,5 IKT, arkiv, sentralbord, politisk 5,3 Bibliotek (inkl skolebibliotekar) 2,98 Totalt 14,98 Organisering / Personalsituasjon Administrasjonsenheten består av funksjonene sentralbord, arkiv, IKT, bibliotek, politisk sekretariat, økonomi, lønn og personal, samt andre fellestjenester og felles administrative oppgaver. Etter en lengre periode med sykdom og mangel på ressurser på lønn har situasjonen nå stabilisert seg etter en midlertidig ansettelse i 100%. Satsingsområder / Mål Virksomheten har kontinuerlig fokus på effektivisering av kommunens administrative drift og fungerer som et bindeledd mellom virksomhetene og Rådmannen. Ny beredskapsplan har vært tidkrevende og er nå i ferdigstillingsfasen ved at de siste innkjøpene gjøres. Det er planlagt å presentere planen for Fylkesmannen i løpet av 4. kvartal. Virksomheten har ved siden av vanlig drift også jobbet med oppdatering av delegasjonsreglement, etablering av rutiner ifm. Skatteetatens A-ordning, personalhåndbok, profilhåndbok og informasjonssikkerhet. nok sammen med de store mulighetene for å laste ned selv på samme måte som vi har sett på musikk tidligere. Biblioteket har fortsatt noe ansvar for utleieadministrasjon av kommunale kulturbygg. Det jobbes med en endring ift. dette etter gjennomgang med Rådmannen. Ellers arbeides det med en rekke arrangement og prosjekter som Sommerles for barn, månedlige bokkafeer, bildebokstunder, dukketeater, boken kommer, slektstreff, markedsføringskampanje E-bøker, Det skjer på biblioteket m.m. Måloppnåelse Enhetens formål er på best mulig måte å være en støttefunksjon for kommunens administrasjon og virksomheter, for ansatte og for kommunens folkevalgte. Vi mener vi også i 2014 har støttet virksomhetene i deres arbeid på en god måte og har vært en pådriver i utvikling i administrative rutiner og oppgavehåndtering. Biblioteket Prosjektet Åpent bibliotek er godt i gang og håper på å kunne lansere tilbudet rett på nyåret. Utlånet av bøker i 3. kvartal har en liten økning i forhold til sammen periode i fjor. Dette til tross for en kjempefin sommer. Det er nedgang i utlån av dvd og det henger 15

Økonomi Administrasjonsenheten har et regnskap etter 3.kvartal som viser balanse. Det var i 2. kvartal noe merforbruk, men dette er utlignet som føge av føring av refusjoner. Det kan imidlertid påløpe noen ekstra kostnader i siste kvartal relatert til ekstraordinær situasjon med langtidssykemeldinger på lønn. Virksomhetsleders vurdering Virksomhetsleder mener Administrasjonsenheten utfører en god jobb innenfor de rammer som er tildelt og får gode tilbakemeldinger fra virksomheter, ledelse og politikere. 16

740 Blakstadheia oppvekstsenter Virksomhetsleder: Oddvar Haslemo (konst.) Virksomhetsområde Blakstadheia oppvekstsenter består av skole og SFO. Det er 81 elever på skolen, 41 av disse benytter SFO tilbudet. Det er 18 elever som deltar på leksetid. Det er de ansatte på SFO som er til stede på leksetida. Nøkkeltall / Statistikk Vi jobber kontinuerlig med å ivareta det psykososiale miljøet ( 9a) for alle elever på skolen. I inneværende periode har vi ikke fattet noen enkeltvedtak etter 9a. Det er 12 % som mottatt spesialundervisning etter 5.1. Fem barn får særskilt norskopplæring. Fravær ansatte: Korttidsfravær Langtidsfravær Totalt Skole 1,41% 5,64% 6,67% SFO 0,29% 52,09% 52,38% Organisering / Personalsituasjon Høsten 2014 fikk vi to nyansatte grunnet at en pedagog gikk ut i omsorgspermisjon i mai, og en har søkt om et års permisjon. Det er to pedagoger som har studert og dette utløste noe behov for vikar. På SFO har det vært en langtidssykemeldt. Det er ikke arbeidsplassrelatert. Fraværet er høyt, men hvis vi går bak tall er det ikke relatert til arbeidet. Satsingsområder / Mål Vi har videreført satsingsområdene som vurdering for læring og klasseledelse. Vi har gjennomført nasjonal gitte kartleggingsprøver og bruker resultatene til å gi TPO (tilpasset opplæring). Målet er økt faglig fremgang i basisfaga. Vi er godt i gang med sammenslåingsprosessen og ser positivt på det videre arbeidet. Fra august blir vi en avdeling under Froland skole. Rektor og avdelingsleder ved Froland skole vil ha tilstedeværelse her på Blakstadheia to formiddager i uka. Saksbehandler fortsetter med to dager i uka. Målet er å få til en best mulig overgang for elever, foreldre og ansatte. Samarbeidsgruppe som består av foreldre, tillitsvalgte og ansatte jobbet kontinuerlig hele våren med hvordan skole hjem samarbeidet skulle bli best mulig. Innenfor området økonomi er målet å være lojal innenfor de økonomiske rammer vi er tildelt. Måloppnåelse Innfor økonomi er månedsrapportene et nyttig verktøy for å ha god oversikt over økonomien. Når vi holder oss godt innenfor rammene er det månedlige målet nådd. På personalmøtene har vi jevnlig gjennomgang av arbeidet med vurdering for læring og klasseledelse slik at vi vet at dette blir gjennomført i alle klasser. Vi utveksler erfaringer og kommer frem til nye tiltak. Vi har fokus på å justerer underveis og finne nye tiltak. Økonomi Økonomien må anses som svært god. Se for øvrig månedsrapportene. Virksomhetsleders vurdering Fra 1.august ble vi en avdeling under Froland skole vi har 81 elever fordelt på 5 klasser. Vi jobber tett sammen ift pedagogisk utviklingsarbeid, har felles personalmøter og mye felles teamtid og samarbeid for øvrig. Vi legger også inn jevnlige samlinger der elevene er sammen i aktiviteter med elevene fra Froland skole. 17

750 Mykland oppvekstsenter Virksomhetsleder: Signe Heldal Risholt Virksomhetsområde Virksomhetsområde 750 består av Mykland fådelte skole. Virksomhetsleder er Signe Heldal Risholt. Mykland har vi også en barnehage som er en avdeling under Froland barnehage, med leder Gry Reiulfsen. Nøkkeltall og statistikk Det er et barn som har enkeltvedtak etter Lov om spesialundervisning, 4 timer pr. uke. Det er tre barn som har logopediske tiltak og to barn som får hjelp av fysioterapeut 1 x uken. Det er ingen barn som har enkeltvedtak grunnet Særlig norskundervisning pga. annet morsmål. Elevtallet er nå 29, som er en økning på 2 siden vårhalvåret. Organisering og personalsituasjon Fådelt-skolen er organisert i tre basisgrupper slik: Gruppe 1 består av 1.-2. trinn (7 elever), Gruppe 2 består av 3.-4. trinn (8 elever) og Gruppe 3 består av 5.-7. trinn (14 elever). Hver gruppe har sin kontaktlærer, tilsatt i100 %. Virksomhetsleder har 50 % stilling til administrasjon og 30 % til undervisning. En lærer er tilsatt som faglærer, 63 % stilling. Ressurser gis lærere med ansvar for bibliotek og elevråd. 13 % stilling går til redusert leseplikt grunnet alder. Alle elevene i 1.-4. trinn er med på leksehjelp 2 timer i uken. Leksehjelpen er organisert i skoletiden med en pedagog.. Sfo-avdelingen ble lagt ned over sommeren. To assistenter ble sagt opp. Årsaken til nedleggelse var få barn i sfo. De som fremdeles trenger sfo har tilbud om å komme i barnehagen morgen, ettermiddag og i skolens ferier når barnehagen har åpent. En 20 % assistentstilling er overført fra sfo budsjettet til barnehagens budsjett. Dette fordi tre timer i uken har 1.-2. trinn sfo tid med en tilsatt i barnehagen og det er mulig at det vil bli et økt sfo behov gjennom inneværende driftsår. I barnehagen består ledelsen av virksomhetsleder i 20 % stilling og nytilsatt pedagogisk leder i 100 %. Det er to assistenter i mindre stillinger også tilsluttet enheten. Antall barn er 8, derav 3 er under 3 år. Skolen og barnehagen samarbeider om relevante prosjekter og personale. Det har i perioden vært en del fravær i den faste lærerstaben grunnet egenmeldinger, syke barn og kurs. Fraværet skyldes ikke årsaker på arbeidsplassen. Mesteparten av fraværet har vi klart å ivareta ved å slå sammen grupper eller at virksomhetsleder har vært vikar. Personalsituasjonen anses som stabil. Satsingsområder / Mål Norsk regning engelsk, kvalitetssikring av at elevene lærer maksimalt. Klasseromsledelse Økonomi Fra 1. august er administrasjonen i sfo(10 %) overført til skolens budsjett, grunnet behov for spesialpedagogiske tiltak i skolen. Det er for lite. Elevskyss er også budsjettert for lite, grunnet behov for satser til 3 nye elever og 1. trinnet var i utgangspunktet noe snaut. Likevel regner jeg med å gå i balanse, da det er noe midler igjen på sfo-budsjettet til å støtte opp om de ovenfor nevnte utgiftspostene. Virksomhetsleders vurdering Vi har de tre siste månedene hatt det stabilt og rolig i både friminutt og klasserom, dermed kan elevene risikere å lære noe. Det er utfordrende og spennende å være virksomhetsleder og samtidig vikar «overalt», men det går. Jeg kan melde at vi to ganger i høst har vært lengre perioder uten internett og IP-telefoner. Vi er utsatte og sårbare i tordenvær. Det er ikke heldig. Vi må gjerne se på andre løsninger for fremtiden, for dagens overspenningsvern er ikke tilstrekkelig! Jeg har ikke mottatt klager på skolen i dette kvartalet. Det er ikke meldt saker til AMU. 18

780 Froland skole Virksomhetsleder: Oddvar Haslemo (konst.) Virksomhetsområde Froland skole består av følgende avdelinger: Kulturskolen PPT - Pedagogisk psykologisk tjeneste VO - voksenopplæringen SFO - skolefritidsordning Froland skole 1.-10 Virksomheten har 104 ansatte fordelt på de fem avdelingene. Froland skole 1.-10 er den største av de fem avdelingene. Avdelingene er lokalisert innenfor samme område på Mjølhusmoen. Nøkkeltall / Statistikk PPT: Det er registrert 8 nye henvisninger til PPT fra Froland skole i 1. kvartal. Antall barn i sfo pr 1. oktober. Telling GSI: Barn i ordningen: 1 kl. 2 kl. 3 kl. 4 kl. 5-7. kl Sum 1.-7. kl Antall barn i sfo 48 27 23 10 1 109 Av disse, antall med 100 % plass 26 11 11 5 0 53 Kulturskolen Antall elever ved skolen: 130 Sum antall elevplasser: 145 ( dvs flere elever deltar på mer en et kurs) Antall elever på venteliste: 8 I tillegg styrkes noe musikkundervisning på b-trinnet. Voksenopplæringen Liv Therese Fiane er i delvis permisjon dette skoleåret. Hun har 30 % administrativ stilling som leder for voksenopplæringen hos oss. Dette betyr at vi har leid elevplasser i voksenopplæringen i Arendal kommune. Det er for tiden 13 elever. I tillegg har vi 5 elever som får spesialundervisning hos oss. 19

Froland skole Antall elever ved skolen 1.-10. klassetrinn pr 30.9.14 Trinn Gutter Jenter sum 1. årstrinn 35 28 63 2. årstrinn 25 21 46 3. årstrinn 28 19 47 4. årstrinn 31 26 57 5. årstrinn 40 37 77 6. årstrinn 31 29 60 7. årstrinn 30 35 65 8. årstrinn 34 44 78 9. årstrinn 43 38 81 10. årstrinn 38 42 80 sum 335 319 654 2013/14 321 317 638 2012/13 322 327 649 Vi har hatt en økning med 16 elever siden forrige skoleår. Se vi på elever med enkeltvedtak om spesialundervisning viser tallene GSI pr 1. oktober: År 2010 År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 97 99 87 76 75 Organisering / Personalsituasjon Arbsted Arbsted (T) Fraværs% Korttids% Langtids% 7801 Froland skole, Voksenopplæring (780... 0 0 0 7803 Froland skole, SFO (780)(2150) 10,54 5,13 5,41 7804 Froland skole, Kulturskolen(780) (3... 1,11 1,11 0 7805 Froland skole, PP-Tjenesten (780)(2... 23,35 0,96 22,4 7810 Froland skole, Administrasjon (780)... 20,66 0,49 20,17 7811 Froland skole, 1.-4. trinn (780)(20... 3,54 1,17 2,37 7812 Froland skole, 5.-7. trinn (780)(20... 4,45 0,6 3,85 7813 Froland skole, 8.-10 trinn (780) (2... 6,37 1,47 4,9 6 1,23 4,77 20