PROSJEKTPLAN FOR GJENN OMFØRING AV KOMMUNEREFORM A I SOGN OG FJORDANE

PROSJEKTPLAN FOR GJENN OMFØRING AV KOMMUNEREFORM A I SOGN OG FJORDANE 2014 201 6 1. Bakgrunn Regjeringa la 14. mai 2014 fram kommuneproposisjonen for 2015 med ein meldingsdel for ei kommunereform. Meldinga vart handsama av Stortinget 18. juni, der det gjennom eit fleirtal vart gitt politisk tilslutning for at det er behov for endringar i kommunest rukturen, og målsetjingar og gjennomføring av reforma med økonomiske verkemidlar. 1.1 Mandat Oppdragsbrevet frå Kommunal - og moderniseringsdepartementet vart sendt til fylkesmennene 24. juni, og i eige brev 3. juli vart KS invitert til å delta i prosessa ne regionalt (sjå vedlegg). Fylkesmanne n har fått i oppdrag å vere tilrettelegg ar, koordinator og rettleiar for regionale - og lokale prosessar i Sogn og Fjordane. Oppdraget skal gjennomførast i samarbeid med KS lokalt. Fylkesmannen skal lage ei oppsummering av prosjektet med vurdering til KMD i løpet av hausten 2016. 1.2 Formål Prosjektplanen viser kva rammer som reforma i Sogn og Fjordane skal følgje. Planen ska l legge til rette for gode og lokalt forankra prosessar gjennom handsaming og vedtak i KS - fylkesstyre, informasj on og presentasjon i regionråda og kommunane og konferansar/samlingar/nettverk. Planen er basert på at det er kommunane som sjølve har ansvar for lokale prosessar. Gjennom sama rbeidet mellom Fylkesmannen o g KS blir det gjort fleire tiltak (lokalt, regionalt og med nabofylke) for å oppnå heilskap lege og formålstenleg e prosessa r og resultat av reforma. 2. Mål og rammer 2.1 Mål Reforma skal legge til rette for at fleire kommunar slår seg saman til større o g meir robuste kommunar. Følgjande overordna mål er fastsett e for reforma: Gode og likeverdige tenester for innbyggjarane Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling Berekraftige og økonomisk robuste kommunar Styrka lokal demokrati 1

2.2 Overordna rammer Sett frå eit nasjonalt perspektiv består kommunereforma av fire ulike delreformer: Oppgåvereform det blir sett på moglegheit er for flytting av oppgåver til kommunane. Strukturreform det er både inndelinga av kommunar og regionalt (fylke) niv å som er til utgreiing. Styringsreform det skal sjåast på både modellar og regelverk for intern organisering og statleg styring av kommunane, rammene for styring av kommunal forvaltning (kommunelova og særlover) og oppgåver til fylkeskommunen og st aten. Finansierings reform inntektssystemet skal gjennomgåast i sin heilskap, med endringar gjeldande frå 2017, og det er lagt inn verkemiddel for omstilling og kompensasjon av utgifter knytt til gjennomføring av reforma. F ølgjande prinsipp er viktige rammer for prosjektet : Krav til tidsplan og milepælar er fastla gt i mandate t etter vedtak i Stortinget. Økonomiske verkemiddel for gjennomføring av reforma er/ blir fastlagt av Stortinget. Fylkesmannen og KS skal samarbeide om gjennomføring av prosessen i Sogn og Fjordane. Fylkesmannen og KS må sette inn nødvendige ressursar i form av økonomi og personalressursar. Departementet vil legge til rette for standardiserte faktaoppsett som kommunane kan bruke, og vil elles tilby andre ver kt øy (prosessrettleiar, spørj e skjema til inn byggjarane ) til bruk for å oppnå gode prosessar. Andre viktige prinsipp som ligg til grunn for kommunereforma: Det er ønskjeleg med sterke og funksjonelle kommunar i alle deler av fylket. Avstandsulemper kan sikrast gjennom lokalstyre, lokale servicekonto r og andre interne organisasjonsordningar. For å finne gode løysingar må det takast omsyn til spreidd busetnad, reiseavstandar, etablerte identitetsområde og langvarig interkommunalt samarbeid. 3. Omfang og avgrensingar Prosjektet skal bidra til at alle kommunar gjennomfører utgre iingar etter Stortingets vedtak, og fattar vedtak innan våren 2016. I tillegg til samansl åing av kommunar, kan grensejusteringar og oppdeling av kommunar vere aktuelt. Stortinget har også opna for at fylkesgrensene kan vurderast. Prosjektet vil danne grunnlaget for Fylkesman nen si oppsummering og vurdering til KMD i løpet av hausten 2016. P erioden 2017 2020 blir fasen for gjennomføring av sjølve samanslåinga ne, og det vil truleg krevje eit eige prosjektarbeid. 2

4. Organisering og roller Fylkesprosjektet tilrår at kvar kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet som tek i vare prosess en i eigen kommune, og sikrar samarbeid med nabokommunar og fylkesprosjektet. Fylkesprosjektet kommunereforma i Sogn og Fjordane har Fylkesmannen som prosjekteigar, og har følgjande organisering og roller: Oppdragsgjevar: Regjeringa v / Kommunal - og moderniseringsdepartementet (KMD) o P rosjektmandat til f ylkesmennene, jf. brev av 26.06.2014. o Støtte opp om fylkesmennene og kommunane sitt arbeid med reforama. o M otta undervegsrapportering og sluttrapport frå fylkesmennene og lage ei oppsummering gjennom ei melding til Stortinget. o Ansvar for følgjeevaluering av reforma. Styringsgrup pe: Fylkesmann Anne Karin Hamre og KS - leiar Jenny Følling. Prosjektansvarleg (PA): Fylkesmann Anne Karin Hamre o Fagleg og økonomisk ansvar for gjennomføring etter mandat og oppdrag frå KMD. o At det er samsvar m ellom framdrift og prosjektplan. o Leiar av referansegruppa. o Ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjektet. o At det er klare rammer (oppgåver og ansvar) for prosjektgruppa. o Ansvarleg for prosjektets o ppsummering og endeleg vurdering til KMD. Prosjektgruppe: Fylkesmannen v/ Kåre Træen (prosjektleiar), Gunnar O. Hæreid, Christian Rekkedal, Anne Kristin Eit ungjerde. KS v/ Jan Ryste. o Ansvar for av prosjektplan, gjennom p rosess og aktivitetar i utvikling og gjennomføring av prosjektet. o Delta i møte med kom munane og referansegruppa, med førebuing, innlegg, rettleiing og. o Ansvar for at PA får eit kvalitetssikra underlag ved avgjerder, og møte i referansegruppa. o Oppfølging av risikohendingar i prosjektet, undervegs vurdere og sette inn nødvendige tiltak. o Prosjektgruppa kan supplerast etter behov frå samarbeidspartane. Det blir utarbeidd eit prinsippansvarsmatrise som nærare viser ansvars - og arbeidsfordeling i prosjektgruppa med koordinering av oppgåver og ansvar til pros jektansvarleg og styringsgruppa. Referansegruppe: F orum for kommunerefo rma i Sogn og Fjordane o Samansett av Fylkesmannen, KS, regionrådsleiarane (Sogn regionråd, HAFS, SIS og Nordfjordrådet) Kompetansesenteret for distriktsutvikling og fylkeskommunen. o Blir leia av fylkesmann Anne Karin Hamre, og er ei rådgjevande gruppe. o Gruppa ha r eit mandat som er avklart med kommunane. 3

o o Gruppa skal bidra til å koordinere interesser og koordinere/samkøyre prosessar fram mot 2016. Gruppa skal ha støtte av prosjektgruppa (sekretariatet) med møteinnkalling og møtereferat. Arbeidsgrupper o Fag grupper hjå Fylkesmannen (etter behov). Andre bidragsytarar o Regjeringa har lagt til grunn at Distriktssenteret (KDU) skal kunne gje støtte til prosjekt, både om erfaringar frå tidlegare prosessar for samanslåing og gje råd omgjennomføring av dei lokale prosessane. 5. Milepælar Stortinget har slutta seg til følgjande tidsplan etter framlegg frå regjeringa: Disse milepælane gjev rammer for prosessane i Sogn og Fjordane. 5.1 Fasar i prosessane i Sogn og Fjordane: Fasar /milepælar i kommu nestrukturprosessen 1. Oppstartfase fram til 1. oktober 2014 2. Avklarings fase frå oktober 2014 til 1. mars 2015 Innhald Avklaring av reformas innhald etter vedtak i Stortinget, oppdragsbrev til Fylkesmannen og brev til kommunane frå Statsråden Etablering av referansegruppe i fylket (forum for kommunereforma) Prosjektplan for i fylket S amarbeid s avtale mellom Fylkesmannen og KS Regionvise oppstart møte K var kommune etablerer ei hensiktsmessig organisering for reformarbeidet innan 15.10.2014 4

Fasar /milepælar i kommu nestrukturprosessen 3. Utgreiings - og utviklingsfase fram til vedtak haust 2015/vår 2016 4. Avgjerds fase i kommunane haust 2015 - eller vår 2016 Innhald Avklaringar av geografiske retningsval på bakgrunn av tilrettelagt kunnskapsgrunnlag og prosessar i enkeltkommunar og mellom kommunar - vedtak i kommunestyra innan 31.01.2015 Avklare om ein vil satse på ferdig prosess og vedtak innan desember 2015 eller juli 2016 - vedtak i kommunestyra innan 31.01.2015. Søknadsfrist for skjønnsmidlar til utgreiing: 01.03.2015 Gjennomføring av utgreiingar Gjennomføre lokale informasjons - og dialogmøte om reforma Gjennomføre ei innbyggarundersøking Sak til kommunes tyret om kommunesamanslåing med vedtak seinast juni 2016. Etter vedtak i kommunane innan våren 2016 skjer følgjande: a) Oppsummering av Fylkesmannen og nasjonale vedtak i Stortinget innan våren 2017. b) Gjennomføring - og iverksetting i 2017 2020 etter gjeldande lover om kommunesamanslåingar og grensejusteringar. 6. Kunnskapsgrunnlag og kriterier for vurderingar Det er nødvendig å ha eit kunnskapsgrunnlag, både for å sjå utfordringsbilete og vurdere ulike alternativ for samanslåing. Følgjande kjelder som er vist i vedlegg 3 er aktuelle (bli utarbeidd seinare). Desse kan vurderast opp mot ekspertutvalets kritrier for god kommunestruktur. a) Kriteria for kommunane: 1. Tilstrekkeleg kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkeleg distanse 4. Effektiv tenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valfriheit 7. Funksjonelle område for samfunnsutvikling 8. Høg politisk deltaking 9. Lokal politisk styring 10. Lo kal identitet a) Kriteria for staten: 1. Brei oppgåveportefølgje 2. Statleg rammestyring Kriteria er u tdjupa i ekspertutvalets delrapport frå mars 2014. 5

6.1 Aktivitetar i prosjektet Fase 1: Oppstartfase fram til 01.10.2014 Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Etablere fylkesprosjekt Etablere referansegruppa med mandat Avklare roller etter oppdragsbrev frå KMD Etablere prosjektorganisasjon og prosjektplan Kunnskapsgrunnlag (faktaoppsett m.m.) tilgjengeleg for kommunane Etablere d ialog med nabofylke om samordnin g av prosessar Forankring hjå kommunane/ks, samarbeidsavtale Fylkesmannen - KS 01.10.2014 FM FM PA/ PG PG PA/ PG PG Oppstart i regionane Forventningsbrev til kommunane Dialog med kommunane og regionråd Regionvise møte: o HAFS, 1. september o Sogn regionråd, 5. september o Nordfjordrådet, 11. september o SIS, 23. og 24. september Konkretisere oppdraget og forventningar Omtale og legge ved prosjektplan på fylkesnivå milepælar og framdrift Klargjere tilbod om støtte frå fylkesnivået til kunnskapsgrunnlag og prosess Delta på førespurnad frå kommunar, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar 01.10.2014 PG og regionane 01.10.2014 PG/PA prosjekt - PA/ PG / KS Fase 2: Avklaring av geografisk retningsval for utgreiing Aktivitet Frist Ansvar Etablere lokale/regionale prosessar 15.10.2014 Etablere hensiktsmessig organisering i kvar enkelt kommune. Prosessar som skal ende ut i kommunestyrevedtak om geografisk e re tningsval for utgreiing PG 01.02.2015 «Informasjon og Lage ein plan for informasjon og 15.10.2014 PG kommunikasjon kommunikasjon. Referansegruppa Møte 31.10.2014 PG Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjekt - PG Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, prosjekt - PA / PG regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar Fase 3: Utgreiings - og utviklingsfase 01.02.2015 31.12.2015 Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Avklaring av oppgåver for kommunane Avklaring gjennom rapport frå ekspertutvalet i desember 2014 og framlegg frå regjeringa 30.06.2015 PG - U tgreiingsarbeid lokalt og regionalt til Stortinget mai 2015 Gjennomføre analysar og utgreiingar etter kommunanes avgjerd om geografisk samarbeidsretning, samt problemstillingar som er region - og fylkesdekkande Tilrår at kommunane legg fram ei sak til kommunestyr a om status i utgreiingane. Sak til kommunestyra for kommunar som 6 Våren 2015 30.06.2015 PG «

ønskjer å gjere vedtak om sa manslåing 31.10.2015 «hausten 2015. Referansegruppa Møte 15.02.2015 PG 01.06.2015 Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjekt - PG Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar prosjekt - PA / PG Fase 4 : Vedtaksfase 30.06.2015 30.06.2016 Aktivitet Aktivitetsnamn Frist Ansvar Nytt kommunestyre - Innføring til nye folkevalde gjennom 15.12. 2015 PG folkevaldopplæring folkevaldopplæring med særleg vekt på kommunereforma og utfordringsbilete Vedtak i Vedtak for kommunar etter løp 1 (kongeleg 30.12.2015 PG - kommunestyra Vedtak i kommunestyra resolusjon våren 2016) Sak til alle kommunestyra med framlegg til framtidig kommunestruktur. Då det kan bli behov for fleire rundar i k - styra, er det viktig at det er nok tid å gå på fram til endeleg vedtak 01.07.2016 Innsending av vedtak til Fylkesmannen Kommunane sender inn sine vedtak om samanslåing Fylkesmannen si Fylkesmannen skal på sjølvstendig grunnlag vurdering til KMD gjere ei vurdering av dei samla kommunestyrevedtaka, der det skal leggast vekt på heilskapen i regionen og fylket. I Fylkesmannen si tilbakemelding til KMD blir det og gjort ei vurdering om vedtaka til kommunane e r i tråd med hovudmåla for reforma. Referansegruppa Møte 01.09.2015 31.10.2015 01.03.2016 01.06.2016 Oppfølging Status og framdrift i kvart prosjektmøte prosjekt - Støtte til kommunane Delta på førespurnad frå kommunar, prosjekt - regionråd og andre aktuelle regionale organisasjonar 01.07.2016 PG - 01.07.2016 PG - 31.12.2016 FM PG PG PA / PG FM: Fylkesmannen / KS: KS Sogn og Fjordane / PA: Prosjektansvarleg / PG: Prosjektgruppa 7. Risikoanalyse Formålet med risikoa nalyse er å identifisere kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå måla i prosjektet. I dette prosjektet vil det vere både interne og eksterne faktorar som vil påverke resultatet av prosjektet. Kritiske suksessfaktorar som er viktige for å nå målet: Interne: Intern prioritering og frigjering av r essursar innanfor intern drift (Fylkesmannen og KS) Forankring i leiargruppa og KS 7

Samarbeidet mellom Fylkesmannen og KS må fungere godt for lukkast med prosjektet Samhandling prosjektansvarleg prosjektleiing prosjektmedarbeidarar Oppfølging av kommuna ne o vi må vere tilstade ute i kommunane og i regionråda med informasjon og rettleiing o jamleg tilbakemelding frå kommunane på framdrift (saker og vedtak i prosessen) Lojalitet til prosjektet Eksterne: Tilgjengeleg kapasitet /ressursar og kompetanse i kommunane Oppslutning og f orankring i kommunane politikar ar og administrasjon Godt samarbeid mellom kommunar Vilje til prosjektet i kommunane Oppfølging og rettleiing frå departementet Involvere næringsliv o g andre viktige samfunnsaktørar regionalt og k ommunalt For kvar kritisk suksessfaktor definere risikofaktorar, dvs. hendingar som kan medverke til at faktoren slår til. Dette blir gjor t ei eigen matrise (vedlegg) ved å beskrive risikofaktor, sannsyn og k onsekvens. 8. Oppfølging av prosjektet Oppfølging av kommunane gjennom møte, samlingar, konferansar og direkte kontakt med kommunane. Kommunane sender under reformarbeidet sine saker med vedtak til Fylkesmannen. Sluttrapport frå Fylkesmannen hausten 2016. 9. Økonomi og ressursar Fylkesmannen får i prosjekt tilført midlar frå KMD til ein prosessrettleiar. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane organiserer reformarb eidet gjennom ei prosjektgruppe, og midlane vil bli brukt til arbeidet i prosjektgruppa. Regjeringa har sett av nasjonale midlar til kommunereforma, som KS kan søkje på. Fylkesmannen kan be Kompetansesenteret for distriktsutvikling om støtte til rettleiing i reformprosessen. Planen kan reviderast undervegs i prosjektet. 8