Gevinstanalyse PACS/RIS Helse Midt-Norge Metodikk og erfaringer
Mål og resultater for gevinstrealiseringsprosjektet Mål Det skal identifiseres og anslås gevinstpotensial ved implementering av PACS/RIS i Helse Midt- Norge Resultat Et beslutningsunderlag for HMN RHF for igangsettelse av effektiviseringstiltak Leveranser/målbare resultater En gevinstanalyse Gevinstområder (finansielle gevinster og kvantifisert kvalitetsendring) skal være konkrete og realistiske Egnet som beslutningsunderlag for implementering En plan for realisering av gevinster Gevinstplan Quick wins Forankring underveis i prosjektet/prosessen Hos fagmiljøer og faglig ledelse Hos ledelse sentralt og lokalt -2-
Røntgenavdeling Perspektiver i gevinstanalysen Røntgen Kliniske avd Foretak og primærhelsetjeneste Regionalt Snåsa Steinkjer -3-
Tilnærming/metode for gevinstrealisering PACS/RIS 1. Arbeidet er hypotesedrevet: det beskrives enkelthypoteser som valideres enkeltvis enkelte hypoteser (f.eks. om samarbeid mellom sykehus) fører til enkle scenarier 2. Hypoteser utvikles på følgende måte: Top-down Fastsette ambisjonsnivå Innhente erfaringer fra andre steder Finansiell analyse Gjøre beregninger for gevinsthypoteser, enkeltvis og sammenstilt Unngå overlapp og dobbelt-telling Beskrive og beregne enkle scenarier Teknologiske muligheter Bottom up Utvikle gevinsthypotesene sammen med dem som arbeider i arbeidsprosessene workshops og intervjuer Arbeidsprosesser Basere analyse på beskrivelser av arbeidsprosessen Organisere dokumentasjon ihht arbeidsprosessene -4-
Tilnærming/metode for gevinstrealisering PACS/RIS Analysere gevinstpotensial Implementere Generere hypoteser Videreutvikle og kvalifisere hypoteser Utarbeide Business Case Endelig valg og prioritering Implementere Quick-wins Implementere strøm 1 Implementere strøm 2 Implementere strøm n Endringsledelse Dokumentere oppnådde effekter -5-
Fase 2 Fase 1 Fase 3 Overordnet framdriftsplan Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Aktiviteter 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Forberedelser, mellomarb, dokumentering etc Oppstart med styringsgruppen/utvikle mandat Studere case og benchmarks Intervju med nøkkelpersonell forberedelse til workshops Work shops SG: valg og kvalifisering (9. jan) Gjennomgang av utvalgte hypoteser Dokumentere/beskrive evt. scenarier WS: Valideringsteam SG: valg av hypoteser for Bus. Case (29. jan) Etablere base-line (kostnader, kvalitet, gjennomløpstider etc.) Lønnsomhhetsberegninger Utarbeide grov implementeringsplan SG: Pres. Business case, prioritering (18. feb) Utarbeide implementeringsplan SG: Ekstradag (5. mars) Mellomarbeid, dokumentasjon etc 10 uke -6-
Prosjektorganisasjon Prioriterer gevinstområder Beslutter igansetting av tiltak Styringsgruppe Viseadministrerende direktør HMN (Leder) Fagansvarlig, HMN Org. direktør, HMN Foretaksdirektører, HN&R Tillitsvalgt Gjennomfører intervjuer og work shops i organisasjonen Beskriver gevinstmuligheter Utfører det praktiske arbeidet Kjernegruppe Helse Midt-Norge (Leder) Radiologer Klinikere Konsulenter (Leder) (intervju og workshops) Referansepersoner Valideringsgruppe Intervjues eller deltar i work shops Går gjennom beskrevne gevinstområder og godkjenner/ kvalitetssikrer -7-
Gevinsthypoteser beskrives ihht. arbeidsprosessene Problem/ bekymring Diagnostisering Behandling Problem løst/ redusert bekymring PRIMÆRHELSETJENESTE HYPOTESE 1 KLINISKE AVDELINGER PÅ SYKEHUS Registrere RØNTGEN- AVDELING Arkiv Prioritere Demonstrere (internt på sykehus) Fotografere Tolke/skrive ANTATT LITE POTENSIAL ANTATTSTORT POTENSIAL Kilde for prosesskart: Helse Midt-Norge -8-
Workshop metodikk Henvise/ rekvirere Registrere Forberedelsopptak tolkning Billed- Beskrivele/ Rekvisisjon Prioritere Booket time Bilder Prel.svar Skriving Signert tolkning Planlegge Demonstrasjon Utsendelse Oppstart Gjennomgå prosesskart, identifisere delprosesser kart, Identifisere problemområder Generere løsninger Prioritere Oppsummering -9-
Effektmodell (avkastningsmodell) Flere pas. gjennom pol.kl. Kortere ventelister Kortere gj.løpstider Færre innleggelser Færre korr.- pasienter Digital røntgen Mer effektive arb.prosesser Mindre ress.- forbruk FTE Kortere liggetider Bedre utdanning Mer forskning Bortfall av arb.oppgaver Færre ansatte Red. mtrl.- forbruk mm. KildE: Prosjektanalyse -10-
Gevinstanslag og verdisetting Organisasjon og bemanning Tid omsatt til fulltidsekvivalenter (FTE) Arbeidsprosesser Relevante gjennomløpstider, for eksempel liggetid Materiell og utstyr Kostnader (kr) -11-
Gjennomløpstider i arbeidsprosesser T0 T1 T2 T3 T4 T5 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 RØNTGENAVDELING Motta rekv+prio/ planlegge Booke Ank. registr. Hente/ forb. pasient Foto/ billedbeh. Tolke Skrive Signere/ kontrasignere Sende ut Demonstrasjon Fra henv/rekv til bilde Fra bilde til prel svar Fra undersøkelse til signert svar POLIKLINIKK Ny time poliklinikk Undersøke Henv/ rekv Motta info endelig timeavt. Avtale tid for ny time polikln. Pasient møte Få demonstrert/ drøftet Motta signert svar SENGEPOST/Ø-HJELP Henv/ rekv Motta info om tid/time Undersøke Forberede pasient Levere pasient Få preliminærsvar Motta signert svar Få demonstrert/ drøftet Behand -ling Utskriving -12-
Estimere potensial Kartlegge utvalgte sykehus/foretak Røntgenavdeling workshops intervjuer validering Kliniske avdelinger workshops intervjuer effekt av redusert svartid fra røntgenavdeling validering Estimat for sykehus nøkkelfaktorer sammenlignbar røntgenbruk Estimat for region nøkkelfaktorer sammenlignbare sykehus -13-