IBM + Microsoft = Effektiv samhandling. Erfaringer med samhandling i

Transkript

1 IBM + Microsoft = Effektiv samhandling. Erfaringer med samhandling i

2 Inmeta Crayon ASA 550 ansatte 15 kontorer, 8 land Forretningsområder: Tjenester (ca. 350 konsulenter) Lisens/SAM Kurs 44% vekst i 2011! Stavanger

3 Jobber vi smart og effektivt i Crayon? Vi har vokst fra en gründerbedrift i Norge til et internasjonalt konsern Mange leveranseområder Mange geografiske lokasjoner og land Mange fagmiljøer og kulturer fra en rekke fusjoner Vi stilte oss spørsmålene? Hva brukes og dekker vår bruk av IT-løsningene behovene til brukerne? Brukes verktøyene så effektivt som mulig? Kan flere møter gjennomføres effektivt uten at alle samles fysisk? Tar vi godt vare på og deler vi kompetansen?

4 Vi har state of the art IT-verktøy fra ulike produsenter Adobe

5 Intern leveranse Crayons ledergruppe «bestilte» bedret samhandling Analyse Design Implementering Oppfølging Forslag til quickwins Analyserapport med funn av muligheter og utfordringer Prioritering av tiltak med forankring Mål og baselines Retningslinjer Brukerdok. Opplæringsmoduler Implementerings plan Teknisk implementering Integrasjoner Kommunikasjon Endringsledelse Opplæring Adopsjon i hele organisasjonen Måling av effekter Oppfølging ift. måloppnåelse Vurdere nye muligheter

6 1. Analyse - Hva er nå-situasjon Medarbeider undersøkelse Intervjuer av ledere og nøkkelpersoner Oppsummering av muligheter og utfordringer WEBundersøkelse Intervjuguide Rådata QuickWins Rapport Medarbeiderundersøkelse sendt til 70 medarbeidere Intervju av 8 ledere/nøkkelpersoner med utgangspunkt i svar fra undersøkelsen Analyse av alle innsamlede data Quick wins og rapport med oppsummerte muligheter og utfordringer

7 Informasjonsdeling og samhandling får lavest score, mens kommunikasjonsløsninger er på topp 5 = 4 = 3 = 2= 1= Ledere scorer ca 0,5 høyere enn medarbeiderne For medarbeiderne er undersøkelsen anonym

8 Hovedfunn i analysen Kommunikasjonsløsningene Antall mottatt og sendt pr. medarbeider viser store forskjeller mellom avdelingene Anslå hvor mange e-post du mottar og sender daglig på jobb? Avd 1 Avd 2 Avd 3 Avd 4 Avd 5 Avd 6 Gjennomsnitt medarbeidere (N=50)

9 Hovedfunn i analysen Kommunikasjonsløsningene Ulikt syn på tilfredshet med informasjonsdeling 5 Hvor tilfreds er du med intern informasjonsdeling? 4 3 3,9 3,2 2 1 Avd 1 Avd 2 Avd 3 Avd 4 Avd 5 Avd 6 Gjennomsnitt medarbeidere (N=50) Gjennomsnitt ledere (7)

10 Hovedfunn fra analysen peker på behov og muligheter for bedre utnyttelse av løsningene Vi trenger ikke flere IT-løsninger Viktigst for å ta ut mer effekt av disse verktøyene er: Felles måte å utnytte systemene på Minimum kompetansenivå for å betjene alle løsninger Intuitiv struktur av innhold Datakvalitet i alle løsninger I tillegg ønskes det sikker tilgang med alle typer enheter

11 Intern leveranse Status pr. nå Analyse Design Implementering Oppfølging Forslag til quickwins Analyserapport med funn av muligheter og utfordringer Prioritering av tiltak med forankring Mål og baselines Retningslinjer Brukerdok. Opplæringsmoduler Implementerings plan Teknisk implementering Integrasjoner Kommunikasjon Endringsledelse Opplæring Adopsjon i hele organisasjonen Måling av effekter Oppfølging ift. måloppnåelse Vurdere nye muligheter

12 IT verktøy i Crayon Senario 1 Robert er nyansatt i Crayon Mål: - Komme raskt i gang - Finne riktig informasjon fra ulike kilder - Etablere relevant nettverk

13 IT verktøy i Crayon Senario 2 Robert har overtatt salgsansvaret for vår kunde ACME Mål: - Effektiv overføring av erfaring fra tidligere ressurser - Få innblikk i kunden ut over det som finnes i CRM - Planlegge nye aktiviteter

14 IT verktøy i Crayon Senario 3 Erling er hos kunde i 1. salgsmøte. Kunden vil vite mere om Cloud tjenester fra Crayon. Hvordan nå ressurser med lesebrett

15 Erfaringer Forankring i ledelsen er viktig Måle effekten Integrer, ikke eliminer Prioriter integrasjoner og fleksibilitet i verktøybruk Sikre adopsjon gjennom intern markedsføring og kompetanse Crayon Connect (IBM Connections) Stor effektivitetsgevinst for Crayon På vei mot en bedre delingskultur

16 2. Next action Videre markedsføring internt, også utenfor Norge Crayon Connect: Forbedre publisering Gamification / belønnings moduler Innføre IBM Docs Integrasjon med IBM SC4SB - Webmøte Ny analyse februar 2013 Forventer reduksjon i antall e-post Forventer økt effektivitet i møter Forventer økt kunnskapsdeling på tvers av land, avdeling og fagdisiplin Forventer ny innsikt om nye muligheter for prioritering og implementering

17 Utnytt IT-investeringer maksimalt Riktig IT + riktig bruk = Max Effekt Kost Effekt Kultur Kompetanse Måling Oppfølging Arbeidsprosesser BI/styringsinformasjon Retningslinjer Applikasjoner Infrastruktur Sikkerhet Backup

18 Hvordan komme igang? Gjør en vurdering av potensiale i din organisasjon - Hva trenger brukerne? - Hva ønsker lederne? - Konkretiser mål - Hvilke muligheter finnes i investert teknologi? - Hvilke muligheter finnes i ny teknologi? - Gjør = 3

19 Takk for oss Robert Farstad IT Specialist, IM Collaboration Software ICS Erling Hesselberg Director Collaboration and Middleware