Risikovurdering Prosjektgruppen Dokumentet gir en vurdering av risikobildet for organisasjonsprosjektet i FSAT høsten 2014. F S A T 0 3. 1 2. 2 0 1 4
Innhold 1. Risikovurdering organisasjonsprosjektet... 2 2. Beskrivelse og kommentarer til risikopunktene... 2 1 Dårlig prosjektplanlegging... 2 2 For kort prosjektperiode... 2 3 Dårlig samsvar mellom prosjektmål og total ressurstildeling... 3 4 Utilstrekkelig informasjonsflyt og forankring hos tilsatte... 3 3. Tabell for risikohendelser... 4 4. Anbefalte tiltak... 5 5. Risikomatrise... 6 6. Konklusjon... 6 7. Risikoskala... 7 Beskrivelse... 7 1
1. Risikovurdering organisasjonsprosjektet Risiko defineres som "en samling av alle interne og eksterne faktorer som påvirker vår evne til å nå mål eller å oppfylle formålet. Risiko oppstår like mye fra faren for at noe fordelaktig ikke vil skje (tapte muligheter), som trusselen for at noe galt vil skje, eller avvik fra forventet resultat". I dette dokumentet ser vi på utvalgte hovedområder prosjektgruppen mener det er viktig å ha kontroll over. Disse hovedområdene bør ses i sammenheng med prosjektplanen. Hva prosjektet skal levere er beskrevet i prosjektplanens punkt 1. Konsekvenser får betydning på to måter. Den ene er den kortsiktige som gjelder hvilken virkning inntrådt konsekvens har for leveransen i prosjektet. Den annen side er den langtidsvirkende konsekvens og innvirkningen på organisasjonen ved at prosjektet feiler. Dette kan gi seg utslag i misfornøyde tilsatte, uro, folk slutter og at organisasjonen ikke klarer å levere oppdragene på en god nok måte. 2. Beskrivelse og kommentarer til risikopunktene 1) Dårlig prosjektplanlegging 2) For kort prosjektperiode 3) Dårlig samsvar mellom prosjektmål og total ressurstildeling 4) Utilstrekkelig informasjonsflyt og forankring hos tilsatte 1 Dårlig prosjektplanlegging For dårlig prosjektplanlegging kan ha flere årsaker. Det kan også være at prosjektet i utgangspunktet var godt planlagt men at det har oppstått hendelser underveis som gjør at opprinnelig planlegging må vurderes på nytt. Konsekvensen av at planen blir utdatert er økte kostnader og effektivitetstap ved feil i sluttproduktet og med andre ord et påfølgende tap for organisasjonen etter prosjektslutt. Tiltak er å vurdere løpende om planen passer de skiftende omgivelsene. Vurdering Prosjektet skjer over en kort tidsperiode der alle som er involvert i prosjektet har ordinære oppgaver i tillegg. Det er derfor viktig å sørge for at alle deltagere har nok oppmerksomhet mot prosjektet. Ekstern hjelp demper noe av risikoen for at denne type hendelse oppstår ved at de skal sørge for å sikre kvaliteten i det prosjektet leverer. Sannsynlighet vurderes derfor til «Lite Sannsynlig». Skulle hendelsen likevel inntreffe vurderes konsekvens til «Alvorlig». Det tas i vurderingen hensyn til at det er mulig å rette opp dårlig prosjektplanlegging underveis. 2 For kort prosjektperiode Årsaken kan være at innholdet i det prosjektet skal levere og tidspunkt for avslutning av prosjektet besluttes uten å estimere hvilken ressursbruk som er forenlig med målsettingene. Dette kan skyldes at tidsperioden uansett er for kort eller at tidsperioden er 2
lang nok men den mulighet prosjektdeltagere har til å sette av tid i perioden ikke er tilstede fordi de også skal i vareta ordinære arbeidsoppgaver. Konsekvensen kan være dårlig kvalitet, feil i vurderingene og generelt et dårligere sluttprodukt enn forventet av prosjekteier. Dette kan igjen føre til at organisasjonen mister produktivitet og effektivitet. Tiltak kan være å forlenge prosjektperiodene, færre målsettinger, prosjektdeltagere sikres fokus ved å sette til side ordinært arbeid eller pålegg om å jobbe utenfor ordinær arbeidstid. Vurdering Prosjektet har fått forholdsvis vide rammer for å definere målsettingene og det må antas at dette er vurdert når prosjektplan er levert til styret. Dersom betingelsene endrer seg etter planen er levert kan problemstillingen aktualiseres på ny. Sannsynlighet vurderes likevel til «Sannsynlig» med den betraktning at mye skal gjøres på svært kort tid. Konsekvensen av for kort tid for prosjektet vurderes til «Alvorlig». 3 Dårlig samsvar mellom prosjektmål og total ressurstildeling Årsaken kan være at ambisjonene er for høye og/eller at det ikke er rom for å få nødvendig konsulenthjelp som trengs i prosjektgjennomføringen. Med et begrenset økonomisk handlingsrom forsvinner et viktig virkemiddel. Konsekvensen kan være dårlig kvalitet, feil i vurderingene og generelt et dårligere sluttprodukt enn forventet av prosjekteier. Dette kan igjen føre til at organisasjonen mister produktivitet og effektivitet og med andre ord et påfølgende tap for organisasjonen etter prosjektslutt. Tiltak kan være å vurdere målene på nytt, sørge for at prosjektdeltagere løser mest mulig før konsulentene involveres og at konsulentene gjør innsatsen der de kan bidra på beste måte. Vurdering Det er en utfordring at prosjektmålene ikke gir nøyaktig informasjon for å vite hvilken arbeidsinnsats som kreves for å oppnå målene i prosjektplanen på en tilfredsstillende måte. I tillegg kommer det innspill underveis som genererer merarbeid. De økonomiske rammene har også endret seg fra prosjektoppstart og påvirker prosjektets leveringsevne. Sannsynligheten vurderes på denne bakgrunn til «Sannsynlig» og konsekvensen vurderes til «Betydelig». 4 Utilstrekkelig informasjonsflyt og forankring hos tilsatte Leveransene kan feile på flere måter. Prosjektet kan unnlate å fokusere på målsettinger som følger av prosjektplanen. Dersom prosjektet ikke følger alminnelige prinsipper for endringsprosesser vil det kunne få følger for leveransene. Prinsippene er omtalt i prosjektplanens punkt 3. Dette er prinsipp som involvering, medbestemmelse og informasjon. Andre momenter kan være prosjektgruppens sammensetning og informasjonsflyt generelt som samsnakking i avdeling/gruppe, e-post og andre kommunikasjonsformer. 3
Tiltak er å vektlegge prinsippene i prosjektplanen og ha et blikk på de gjennom hele prosjektforløpet. Konsekvensene her er en feil organisasjonsstruktur eller det kan være en riktig organisasjonsstruktur men det krever mye etterarbeid for å selge inn resultatet til tilsatte i organisasjonen. Vurdering Prosjektgruppen har kort tid til rådighet og det bør ventes at prosjektplanen er godt kjent fordi alle har vært med og utform den. I tillegg har et eksternt firma vært involvert for å sikre at gjennomføringen utføres på en skikkelig måte for endringsprosjekter av denne typen. Sannsynligheten er her meget lav men vurderingen er subjektiv og av den grunn gir det her en sannsynlighet som vurderes til «Lite sannsynlig». Konsekvensen ville være «Alvorlig» om hendelsen er tilstede. 3. Tabell for risikohendelser Nedenfor er prosjektgruppens vurdering av sannsynlighet for at en hendelse inntrer og en vurdering av dens konsekvens på prosjektets evne til å levere. Nr. Risiko Sannsynlighet (S) Konsekvens (K) Sum 1 Dårlig prosjektplanlegging 1 5 5 2 For kort prosjektperiode 4 4 16 3 Dårlig samsvar mellom 3 3 12 prosjektmål og total ressurstildeling 4 Utilstrekkelig informasjonsflyt og forankring hos tilsatte 2 4 8 Nivå av aksept av risiko og vurdering av om tiltak skal gjennomføres gir følgende oversikt Nivå for aksept av risiko 1 Lav risiko 1-6 Ingen tiltak nødvendig 2 Moderat risiko 5-9 Tiltak skal vurderes 3 Høy risiko 10-25 Tiltak skal iverksettes 4
4. Anbefalte tiltak Nedenfor oppgis de tiltakene prosjektgruppen må følge opp for å sikre tilfredsstillende risikobilde i prosjektet. Begge risikopunkter berører rammene prosjektet har til gjennomføring Nr. Risiko Tiltak Status 1 Dårlig prosjektplanlegging Ingen Ok 2 For kort prosjektperiode - prosjektdeltagere sikres fokus ved å sette til side ordinært arbeid - pålegg om å jobbe utenfor ordinær arbeidstid 3 Dårlig samsvar mellom prosjektmål og total ressurstildeling 4 Utilstrekkelig informasjonsflyt og forankring hos tilsatte - sørge for at prosjektdeltagere løser mest mulig før konsulentene involveres - konsulentene gjør innsatsen der de kan bidra på beste måte Ingen Ok 5
Sannsynlighet 5. Risikomatrise Vi får følgende risikomatrise: Svært sannsynlig 5 Sannsynlig 4 3 2 Mindre Sannsynlig 3 Lite Sannsynlig 2 1,4 Usannsynlig 1 1 2 3 4 5 Liten/ Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig KONSEKVENS 6. Konklusjon Vi har hendelser som må sikres nøye oppmerksomhet frem til prosjektet har avgitt sine leveranser. Risikovurderingen gir grunnlag for å etablere konkrete tiltak. Noen tiltak er allerede iverksatt. Dette gir et risikobilde der to av de vurderte hendelsene ligger i en uønsket del av matrisen til tross for iverksatte tiltak. Dette kan midlertid prosjektet leve med. Likevel er det nødvendig å sikre nødvendig oppmerksomhet og gjøre nødvendig grep på disse to områdene. 6
7. Risikoskala Skala for vurdering av sannsynlighet og konsekvens ved risikoanalysen. SANNSYNLIGHET KONSEKVENS 5 Svært sannsynlig 1 Liten/ ubetydelig 4 Sannsynlig 2 Mindre alvorlig 3 Mindre sannsynlig 3 Betydelig 2 Lite sannsynlig 4 Alvorlig 1 Usannsynlig 5 Svært alvorlig Beskrivelse Sannsynlighet 5. Svært sannsynlig: Situasjonen kommer nesten sikkert til å inntreffe. 80-90 % sjanse for at den inntreffer. 4. Sannsynlig: Situasjonen kommer trolig til å inntreffe. 50-80 % (< 80)sjanse for at den inntreffer. 3. Mindre sannsynlig: Situasjonen vil kanskje inntreffe. 30-50 % (<50) sjanse for at den inntreffer. 2. Lite sannsynlig: Situasjonen kommer trolig ikke til å inntreffe. 10-30 % (< 30) sjanse for at den inntreffer. 1. Usannsynlig: Situasjonen kommer nesten sikkert ikke til å inntreffe. < 10 % sjanse for at den inntreffer. Konsekvensvurdering 5. Svært alvorlig: Prosjektet når i stor grad ikke målene som er satt. Gevinsten av prosjektet er mindre enn ressursene som er brukt. 4. Alvorlig: Prosjektet når ikke flere av målene som er satt, eller må bruke vesentlig lenger tid for å nå dem. Gevinsten av prosjektet er langt under forventet. 3. Betydelig: Prosjektet når ikke enkelte av målene som er satt, eller må bruke noe mer tid på å nå dem. Gevinsten av prosjektet er noe mindre enn planlagt. 2. Mindre alvorlig: Prosjektet når alle målene som er satt med den ressursbruken som er planlagt, men må bruke noe lenger tid eller mer ressurser enn planlagt. Gevinsten av prosjektet er som planlagt, men realiseres noe senere eller med en noe større kostnad. 1. Liten/ ubetydelig: Prosjektet når alle mål på tid med planlagte ressurser. Full gevinstrealisering. 7