STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 12.08.2012 Tid: 18:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: leder, KVK x2, NA, IA, VK (Jarle & Ida), MA, FA, leder StartBI, SA SAK x99-12 Til Behandling: Valg av ordstyrer og referent Leder som ordstyrer og MA som referent. Enstemmig vedtatt. SAK 100-12 Til Behandling: Godkjenning av referat Styret godkjenner referat. Ikke godkjent. Referatet er ikke publisert. SAK 101-12 Oppføring av saker til Eventuelt SA: 1 KVK: 1 FA: 1 MA: 1 5 SAK 102-12 Redegjørelse fra styret og ledelsen Leder NLD Bli-kjent-tur til Åre er fastsatt. Fryst helgen 14-16 sept. Fokus aug/sept vil være intervjuprosess, organisering av bli-kjent-tur og fokus på bedrifter til NLD. IA VK ØA Har meldt på håndballag, Planlegger et informasjonsmøte om idretter til nye (og gamle) studenter, kommende idretter, spesielt Cheerleading har jeg fått litt fart på. Skal ellers ha et skikkelig overlapping-møte med Stian når vi begge er tilbake i Trondheim (skal prøve å få det gjort før styremøtet). Planlagt sin deltagelse i fadderuken Jobbet med fadderuken, bestilt betalingsterminaler, jobber med buss til blåtur. Vært i møte med admin ang tillatelser til fadderuken. Alle egenandeler til faddere er betalt inn. Sendt ut faktura til verdi av kr 134 000. Betalt ut
helserefusjon (40% av søkesummen). Avstemt mai,juni og juli. Flyttet gamle bokskap utenfor U1 ned til lesesal. Betalingsordning for skap kommer ila kort tid. SA: Start BI: FA: MA Idrett: NU: KVK: VK: Bruker BIS mer i fadderukene, på t-skjorter og i arrangementer (bar til bar, idrettsdag). Sliter per dags dato med busser til Blåtur. Ellers blir det bra! Bestilt rollup, og venter på å bestille gensere. 12. sept arrangeres Gründerjakten. 3. nov arrangeres Mixer. Flere arrangementer kommer utover høsten. Linjeforeningsdag i fadderuken (nytt for året) hvor de ulike linjene har hvert sitt opplegg. Mye markedsavtaler i boks. Sats er ny treningspartner Gjort seg kjent med hvordan idretten har fungert i år. Grupper på Facebook til de ulike sportslagene må kommuniseres ut i fadderuken. Hatt ukentlige møter med sitt utvalg. Fått til et godt team. Skal samarbeide mer med linjeforeninger, har kommet i dialog med FA. Jobber med EFI. Mye skinner er lagt for bedpres utover høsten Jobber med høstens GF. GF avholdes 20. sept. Har egne VK-skjorter i fadderuka. Skal ha en bildekonkurranse i fadderuka. Må samordne med MA og Instagram-konkurranse. Jobbet tett med KA for å bygge opp gode kommunikasjonskanaler. Påmeldt NSF. Ønsker at BIS skal kommuniseres synlig ut til de nye studentene (få folk inn på facebook-siden, kjenne til organisasjonen, etc). Det kommer 507 nye studenter, og ca 25 nye studenter på 2. og 3.trinn. Ønsker å få til et BISinfomøte på dagtid i løpet av fadderuken der hver undergruppe kan presentere seg. Først presentasjon og så stand utenfor A1 med rollups og lignende. SAK 103-12 Orientering: Økonomisk status v/øa Kr 180 000 på bok, som nevnt tidligere sendt ut faktura (DNB, Gossip, Academic Work og Nattergalen) på 134 000, som er på vei inn.
SAK 104-12 Til Orientering: KVK sin rolle i styret v/kvk KVK ønsker å orientere om sin rolle i styret KVK er en kontrollfunksjon i styret, men ikke bare dette. Er også tillitsperson, med taushetsplikt. Bra opplysning fra KVK. SAK 105-12 Til Orientering: Internevaluering v/kvk KVK ønsker å informere om internevalueringer av styret som vil bli gjennomført i løpet av skoleåret 12/13. Styret vil få et skjema i løpet av høsten og gi feedbacks til de andre i styret. Svarene vil være anonyme. Vil bli gjennomført oktober 2012 og mars 2013. SAK 106-12 Til Behandling: Vedtekter linjeforening v/kvk På grunn av fornyet satsing på linjeforeninger ved BI Trondheim så KVK et behov for å gjennomgå og endre de eksisterende vedtektene. Vedlegg: nr. 1 Gjeldende vedtekter linjeforeninger Nr. 2 Oppdaterte vedtekter linjeforeninger Styret godkjenner at vedtektene skal tas opp til behandling ved GF H2012 Bakgrunn for endre vedtekter er manglende vedtekter som fra før av ligger til grunn. Enstemmig vedtatt. SAK 107-12 Til Behandling: Regler for kommunikasjon innad i styret v/ka Ønsker å sette begrenset tid for kontakt av BISsere. Etter en sommer med BIS har jeg fått telefoner alt fra 08:00 om morgen til sent på natt. Dette er veldig slitsomt i lengden og jeg ser det ikke som nødvendig. Derfor ønsker jeg at vi er flinke til å ringe innenfor et tidspunkt, evt. sende melding først. Det er få saker som haster så mye at det er nødvendig å ta kontakt samme kveld. Hverdager: Ikke før klokken 09:00, ikke etter klokken 21:00 Fredager klokken 20:00. Helg og andre helligdager: send e-post eller melding. Ring hvis avtalt.
Styret forstår nødvendigheten for KA i forhold til dette. Det er ryddig, og fritidssonen til de engasjerte i BIS blir på denne måten respektert. Nytt forslag til vedtak: Telefonsamtaler innad i BIS skal som hovedregel ikke benyttes før kl 09 og etter kl 21 på hverdager. Telefonsamtaler skal i hovedsak unngås i helger, bruk heller sms og mail. Det skal derimot understrekes at man må ta dette litt på skjønn. I hovedsak forholder styret seg til mail med saker som ikke haster. Enstemmig vedtatt. SAK 108-12 Til Behandling: Apple ID-konto v/na Ved innkjøp av Ipad til NU og MU virksomhet ser jeg behov for å opprette en Apple ID-konto, som kan benyttes i forbindelse med nedlastning av apper fra Appstore. Ønsker også en diskusjon rundt om vi skal begrense Appstore bruken til kun å laste ned gratis apper eller begge deler. NU og MU får opprette Apple ID-konto for å kunne laste ned apps fra Appstore. Enstemmig vedtatt. SAK 109-12 Til Orientering: Frokostseminar TMF v/na Trondheim Markedsforening arrangerer månedlige frokostseminarer som de av oss som driver med markedsrettet virksomhet kan dra voldsom nytte av. Her er det store muligheter for å kunne bygge nettverksrelasjoner og en kjempearena for å snakke med næringslivet i Trondheim. Jeg er for øyeblikket i dialog med dem for å forhandle en gratis avtale i bytte mot en bedriftspresentasjon til en hyggelig pris. Dersom det går i gjennom vil i første omgang styremedlemmer få delta, men målet hadde klart vært å gi muligheter for å delta for samtlige medlemmer i NU og MU. Styret tar godt imot denne orienteringen. Fornuftig og nyttig. SAK 110-12: Til Orientering: BIS deltagelse under fadderuken v/sa Fadderuken er snart over oss, og aktiv deltagelse fra BIS er avgjørende for å skape best mulig resultat. Viktig for engasjerte I BIS å tenke over hvordan de kan bidra til å promotere og informere om BIS i Fadderuken. Tenk igjennom fadderprogrammet, og se hva man kan gjøre i forhold til sitt verv. Åpenhet til BIS i fokus.
SAK 111-12 Til Orientering: Styrets oppfølgingsaker v/kvk Ingen. SAK 112-12 Eventuelt SA: KVK: FA: MA: Red Bull leverer fire brett med energidrikk. Dette er tiltenkt fadderstyret, som har en hektisk tid foran seg. Styret og ledelsen syns dette er en fornuftig idè. Alle må dobbeltsjekke med sine nøkler til BIS-kontoret og med rektor Bjørn. Har fått forespørsel fra BITRA om dekking av kostnader til reiselivsseminar i Oslo. Spørsmål om dette er noe vi kan innvilge penger til. Blir besluttet at FA, ØA og leder setter retningslinjer for hvordan slike forespørsler skal behandles. VIP-kort. Styret og ledelsen mener i flertall at VIP-kort ikke skal gis MU, med den bakgrunn at det blir urettferdig i forhold til de andre utvalgene i BIS. Vi må bli mer tilgjengelige på mail. Det finnes fine Gmail apper til alle plattformer. Bruk disse slik at man henter mail kontinuerlig. Mail skal raskt besvares enten med svar eller forventet tidspunkt for svar. Dato for første temakveld endres til 13.9 da FA er i Bergen på fagseminar på opprinnelig dato. Kalender kommer i kantinen og ved blåsofaene før skolestart. Alle engasjerte i BIS får i år genser som viser vervet deres. Dette er meg bekjent første gang det er gjort i Trondheim. Håper på positiv effekt! KA har dessverre valgt å trekke seg fra vervet. Hun har i hele sommer gjort en fantastisk jobb, men har på grunn av ny jobb innsett at tiden ikke vil strekke til for å gi vervet 100 % oppmerksomhet. Hun ønsker derfor at vi finner en som har mer tid til rådighet. Hun sitter i vervet til erstatter er valgt inn. VK setter i gang prosessen med dette, og søknadsfrist blir 2.9, samme som alle andre verv som skal settes i høst.
Vedlegg 1: Gjeldende vedtekter linjeforeninger BIS Trondheim Kapittel 2: Retningslinjer for linjeforeninger 2-1 Linjeforeningene ligger under BIS Trondheim, og er pliktig til å følge vedtektene satt av Generalforsamlingen. 2-2 Linjeforeningen skal ha en leder. 2-3 KVK skal ha overoppsyn med valgprosessen, i den hensikt å sikre at de aktuelle lederne for faglinjene blir valgt korrekt ihht 4-10-1 og 4-10-2 jfr. de standardiserte vedtektene. 2-4 Lederne for faglinjene har møteplikt på styremøter ved innkallelse. 2-5 Lederne for faglinjene plikter å holde styret orientert om sin linjes aktiviteter. 2-6 Lederne for faglinjene plikter å levere skriftlige rapporter, til styret innen rimelig tid, i etterkant av sin engasjementsperiode, og etter ethvert større arrangement. 2-7 Lederne for faglinjene er ansvarlig for at det blir valgt alle nødvendige verv til sin spesielle faglinje og mobilisere til engasjement. 2-8 Det kan ikke tas avgift for medlemskap i linjeforeningene
Vedlegg 2: Oppdaterte vedtekter linjeforeninger BIS Trondheim Kapittel 2: Vedtekter for linjeforeninger ved BI Trondheim Kapittel 2-1 Formål 2-1-1 Linjeforeningene (heretter omtalt som LF) har som formål å fremme interessene til sine respektive studenter og bidra til økt trivsel blant studentene ved Handelshøyskolen BI - Trondheim. Kapittel 2-2 Medlemmer 2-2-1 Fullverdige medlemmer av LF er registrerte studenter ved Handelshøyskolen BI, under sin respektive studieretning. Med krav om å ha betalt kontingent til BIS, fastsatt av Generalforsamlingen. 2-2-2 Det kan ikke tas avgift for medlemskap i LF Kapittel 2-3 - Organisasjon 2-3-1 LF er en del av BIS Trondheim, og er pliktig til å følge vedtektene satt av Generalforsamlingen. 2-3-2 LF skal ha et styre bestående av minimum tre (3) personer, hvorav en (1) er utpekt leder. 2-3-3 LF sitt fulle navn skal være godkjent av BIS LA 2-3-4 Samtlige klassetrinn skal være representert i styret. Kapittel 2-4 Styret 2-4-1 Medlemmer av styret i LF må oppfylle de krav ihht 4-10-1 og 4-10-2 jfr. de standardiserte vedtektene. 2-4-2 Styret sin virkeperiode er fra 1 juli til 31 juni. Kapittel 2-5 Stillingsbeskrivelse styret 2-5-1 Lederne for LF er en del av ledelsen i BIS LA. 2-5-2 Lederne for LF er ansvarlig for at det blir valgt alle nødvendige underverv til sin faglinje og mobilisere til engasjement. 2-5-3 De følgende vedtektene gjelder for hele styret, men Leder LF har ansvar for at disse blir fulgt opp 2-5-4 Styret for LF plikter å holde FA orientert om sin aktivitet. 2-5-5 Styret for LF plikter å levere arrangementsrapport til FA og KVK senest 14 dager etter et større arrangement 2-5-6 Styret for LF plikter å levere en erfaringsrapport til FA innen 30 dager, i etterkant av sin engasjementsperiode.
Kapittel 2-6 Generelle bestemmelser 2-6-1 Alle eventuelle sponsor- og samarbeidsavtaler for linjeforeningene skal gå gjennom MA i BIS Trondheim. 2-6-2 Leder LF har ikke signeringsrett, det er det kun leder BIS LA som har.