Kragerø kommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kragerø kommune - kontrollutvalget Møtedato: 04.02.2013 Møtested: Møteleder: Forfall: Nestleder Medlem Til stede: Leder Medlem Medlem Varamedlem Varamedlem Sekretær Kragerø Rådhus, møterom Glasshuset Gotfred Nilsen Unni Wærstad Arne Kristiansen Gotfred Nilsen Unn Kristin Nygaard Olav Steinar Bråtane Merete Valstad Helen Bøe Øystein Bergh Oppdragsrevisor Rådmann Enhetsleder Jens Sandberg Ole Magnus Stensrud (sak 02/2013) Per Arstein (sak 02/2013) Innkallinga blei godkjent. Saklista blei godkjent. Sakene blei behandla slik: 01 05/2013 Kragerø, 05.02.2013 Gotfred Nilsen Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/13 13/63 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.11.2012 2/13 13/65 ORIENTERING FRA ENHET FOR BYGG OG AREAL 3/13 13/64 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE 4/13 12/236 TANGEN NÆRINGSHAVN 5/13 13/66 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 04.02.2013 Side 2 av 8
Sak nr. 1/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 26.11.2012 Møteprotokollen fra 26.11.2012 godkjennes. Leder la fram protokollen. Møteprotokollen fra 26.11.2012 godkjennes. Sak nr. 2/13 ORIENTERING FRA ENHET FOR BYGG OG AREAL Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for bygg og areal til orientering. Leder for Enhet for bygg og areal presenterte virksomheten. Organisasjonen rapporterer til rådmannen. Den består av 4 kontorer/fagområder. Det er Plan og byggesak, Oppmåling, Landbruk og Eiendomsskatt. I tillegg har de samarbeid med Drangedal kommune om fagområdet Skogbruk. Plan og byggesak Behandling av byggesaker etter plan- og bygningsloven. Utarbeiding og behandling av plansaker, detaljreguleringsplaner og kommuneplan/ kommunedelplaner Byggesakstilsyn. Samarbeid med øvrige Grenlandskommuner om felles tilsyns. Ulovlighetsoppfølging. OPPMÅLING (Geodata) Behandling av delingssaker etter Plan- og bygningsloven. Behandling av seksjoneringssaker etter Eierseksjonslova. Gjennomføring av alle typer kartforretninger og oppmålingssaker etter Matrikkellova. Nykartlegging. Ansvar for drift og vedlikehold av kommunens mange databaser for kartverk og planer. Kart på nett. Ajourhold og registrering av bygningsdata til databaser. Side 3 av 8
Adressering. Kartteknisk kontroll, og retting, av reguleringsplaner. Salg av eiendomsopplysninger gjennom infoland. Publikumsveiledning i eiendoms- og oppmålingsspørsmål. Landbruk: Tilskuddsforvaltning innen landbruket. Forvaltning kulturlandskapsomr. Jomfruland/Stråholmen. Samordning av saker knyttet til skogbruk/viltforvaltning utført av Drangedal kommune. Oppfølging gårdskart. Saker etter konsesjonsloven inkl. oppfølging av boplikt og egenerklæringer. Behandling av saker etter jordlova. Generell informasjon om lovverket. Landbruksfaglig vurdering/behandling i arealplansaker. Behandle søknader om felling av trær på kommunens eiendommer. EIENDOMSTAKSERING: Sekretariat for sakkyndig nemnd og sakkyndig klagenemnd. Enheten har normalt ressurser til oppfølging av årlig behov for omtaksering som følge av nye byggetiltak, endringer, fradelinger mv. Skulle gjerne hatt mer tid til kunnskapsheving. Må som hovedregel kjøpe konsulenttjenester for omtaksering av næringseiendommer/verk og bruk. (Ansettelse av byggesaksbehandler 2013 gir økt takserings-kompetanse som kan redusere behovet for kjøp av konsulenttjenester). Ressurser til neste omtaksering for hele kommunen (2018) vil måtte løses da. HVORDAN ENHETEN I 2013 BIDRAR TIL Å OPPNÅ KOMMUNENS MÅL. Elektronisk kommunikasjon er kommunens viktigste kanal for kommunikasjon med publikum og samarbeidspartnere. Innføre elektronisk mottak av byggesaker, og ha min. 5 % elektroniske søknader. Ha minimum 20 % av oversendelser i dispensasjonssaker elektronisk. Systematisk HMS/Kvalitetsarbeid. Bruke Qm+ aktivt, kontinuerlig utvikle kvalitetsarbeidet. Redusere enhetens sykefravær ytterligere og ha fravær under kommunens gjennomsnitt. Oppfølging av ny verneplan for sentrum (vedtas i 2013). Begrense gitte dispensasjoner, gi maksimalt 2 i 2013. Kommunen tilrettelegger for et aktivt næringsliv. Prioritere saksbehandling av plan- og byggesaker for næring. Saksbehandlingstid mindre enn 75 % av gjennomsnittet for tilsvarende sakstyper. Kragerø kommune enheter har handlingsplaner som beskriver sårbarhetsreduserende tiltak. Kommunen har ajourførte beredskapsplaner som håndterer uønskede hendelser. Enheten skaffer til veie risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med nye arealplaner som vedtas/behandles i 2013. Landbruksarealer som er åpent og i drift økes 1 %. Bidra til mer aktiv drift av arealer som nyttes til jordbruksproduksjon. Oppnå minimum 1 % økning av arealer det gis produksjonstilskudd for. Spesielle risikoområder og utfordringer. Ansatte, spesielt på plan- eller byggesak, er attraktiv arbeidskraft i det private næringsliv/andre off. etater. For stor arbeidsbelastning, spesielt på plan- og byggesak. Samarbeide med byggebransjen for å bedre kvaliteten på mottatt søknadsmateriell. Side 4 av 8
Behandling av søknader i strandsone/100 meters beltet som krever dispensasjoner er svært ressurskrevende. Enkelte saker (klagesaker) beslaglegger uforholdsmessig mye ressurser som går på bekostning av andre saker. Arbeide aktivt for å få mer tilrettelagte arealplaner som kan redusere antall dispensasjoner og gi enklere og mer forutsigbar saksbehandling. Effektiv forvaltning. Arbeider aktivt for å gjøre enhetens ansatte i stand til å løse forskjellige oppgaver. Dette spesielt for å: - skape fleksibilitet ved ikke planlagt fravær (sykdom). - skape fleksibilitet ved endret arbeidsbelastning/-oppg. Forsøker å rekruttere nye medarbeidere som kan dekke flere arbeidsområder. Har samlet all behandling av eiendomssaker etter plan- og bygningsloven og matrikkellova til oppmålingsavdelingen. Utfører størst mulig grad av retaksering av eiendommer i forbindelse med eiendomsskatt selv. Samarbeid med andre kommunale enheter. Utvikle rutiner for å benytte kommunens dataverktøy mer effektivt. Samarbeider med Grenlandskommunene, spesielt innenfor plan, byggesak og landbruk. Samarbeid med Statens kartverk om nykartlegging mv. (Geovekstprosjekter). Budsjettoppfølging. Gjennom tertialrapporter, forløpende oversikt gjennom bruk av kommunens økonomiprogram (Visma). Svært stor andel av enhetens utgifter er lønn. Faste kostnader innen selvkostområdene er derfor tilnærmet konstante, mens inntektene varierer avhengig av saksmengde/sakstyper. Nye tiltak finansieres i stor utstrekning gjennom investeringsprosjekter. Selvkostprinsipp for private reguleringsplaner, byggesaksbehandling og oppmåling. Statlige bestemmelser regulerer muligheter for gebyrbelegging innenfor selvkostområdene, spesielt plan og oppmåling. 100 % selvkost kan derfor ikke oppnås. Ha betalingsregulativ med selvkostprinsipp pr. sakstype. SYKEFRAVÆR 2012: Sykefraværet i Kragerø kommune var 7,6% i 2012 (mål i 2013 er 6,4%) og for Bygg og areal var det 5,4% (mål i 2013 er 5,0%) Enheten har ikke hatt legemeldt sykefravær knyttet til arbeidsforhold/-miljø i 2012. Byggetilsynet har de i samarbeid med Grenlandskommunene. Tilsyn på byggeplass gjennomføres av Kragerø kommune selv. Byggesaksbehandlingen har lang saksbehandlingstid. Det er flere årsaker til dette, alt fra ledighet i stilling til komplekse saker. Kragerø har 4000 hytter. Det er innført et 100-metersbelte i strandlinja. Her er det ikke lov med endringer/nytt. Alle søknader behandles som dispensasjon. Side 5 av 8
Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Enhet for bygg og areal til orientering. Sak nr. 3/13 ÅRSMELDING 2012 FOR KONTROLLUTVALGET I KRAGERØ KOMMUNE Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2012 fra kontrollutvalget i Kragerø kommune Leder presenterte årsmeldingen. Kontrollutvalget diskuterte innholdet, oppsettet og formuleringene. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2012 fra kontrollutvalget i Kragerø kommune Sak nr. 4/13 TANGEN NÆRINGSHAVN Kontrollutvalget gjennomfører Høring om Tangen næringshavn, mandag 15.04.2013, kl 1700 2000. Kontrollutvalget har et forberedende møte mandag 08.04.2013, kl 1700 2000. Det forberedende møtet er lukket. Leder redegjorde for forhistorien i saken. Kontrollutvalget diskuterte om de skulle gjennomføre høring eller ikke. Utvalget diskuterte om en evt høring skulle være lukket eller åpen. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre høringen. Kontrollutvalget viser til sak 22/2012 og innkaller/inviterer følgende til høringen: Ordfører Side 6 av 8
Leder og nestleder i forrige havnestyre Leder og nestleder i dagens havnestyre Rådmann Havnesjef Kontrollutvalget ser fordeler og ulemper med både åpen og lukket høring. Kontrollutvalget mener det beste er åpen høring. Kontrollutvalget er innforstått med at dersom innkalte/inviterte personer ber om lukking må utvalget ta stilling til det der og da. Kontrollutvalget har et forberedende møte mandag 08.04.2013, kl 1700 2000. Det forberedende møte er lukket. Sekretæren sender ut spørsmålsliste som tidligere leder utarbeidet og oversikt over dokumenter som kommunen har i saken. Uten innstilling. Sak nr. 5/13 REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 04.02.2013 1. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. 2. Til Etikk-konferansen 19.03.2013 melder kontrollutvalget på Gotfred Nilsen, Unni Wærstad og Olav S. Bråtane. 3. Kontrollutvalget endrer prioriteringene i Plan for forvaltningsrevisjon: 1. Samhandlingen mellom administrasjon og Kragerø Havnevesen KF (gjennomført) 2. Økonomistyring (kontrollutvalget ber revisor legge fram prosjektbeskrivelse før oppstart) 3. Tilbudet til barn og unge med dysleksi og dyskalkuli. 4. Offentlige anskaffelser 5. Samhandlingsreformen 6. Byggesaksbehandling 4. Redaktøren for kommunens hjemmeside innkalles og viser hvordan kontrollutvalget blir presentert på kommunens hjemmeside. (Våren 2013) 5. Skolesjefen innkalles for å orientere om sin virksomhet. (Høsten 2013) Følgende saker ble tatt opp: Etikk-konferanse i Kristiansand 19.03.2013, kfr epost 18.12.2013: Sekretæren melder på følgende: Gotfred Nilsen Unni Wærstad Side 7 av 8
Olav S. Bråtane Vedlagte uavhengighetserklæring tas til orientering Revisor orienterte om revisjon av regnskapet for 2012. Revisjon og administrasjon var uenige om føringer. Dette kan resultere i forbehold i revisjonsberetningen. Revisor kommer tilbake til dette ved årsavslutningen. Revisor orienterte også om situasjonen for selvkostområdene (8 områder) og konsekvensene for driftsregnskapet og balansen. Prioriteringene i Plan for forvaltningsrevisjon ble diskutert, ref sak 04/2012. Kontrollutvalget diskuterte prioriteringene. På bakgrunn av kommunens økonomi og revisor sin redegjørelse endrer kontrollutvalget prioriteringen. Kontrollutvalget ønsker å opp-prioritere økonomistyringen. Prosjektet om tilbudet til barn må vente. Kontrollutvalget ønsker også å innkalle leder for skole for å orientere om sin virksomhet. Kontrollutvalget diskuterer i neste møte hvordan dette skal behandles. Kontrollutvalget ønsker å gjennomføre prosjektene i følgende rekkefølge: 1. Samhandlingen mellom administrasjon og Kragerø Havnevesen KF (gjennomført) 2. Økonomistyring (kontrollutvalget ber revisor legge fram prosjektbeskrivelse før oppstart) 3. Tilbudet til barn og unge med dysleksi og dyskalkuli. 4. Offentlige anskaffelser 5. Samhandlingsreformen 6. Byggesaksbehandling Kommunens hjemmeside gjennomgås for å se hvordan kontrollutvalget og deres virksomhet blir presentert. Redaktøren for hjemmesiden inviteres til møte i kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Side 8 av 8