Foredrag kurslederkurs Drammen 1.sept.2011 Praktisk innblikk i prosjektorganisering Etablering av samarbeidsgrupper Utvikling av god samhandling og god møtekultur Hva er et prosjekt? Prosjekt blir det når noen kommer på en idè, noen bestemmer at noe må gjøres og en arbeidsgruppe utnevnes med personer som allerede har for mye å gjøre. Prosjekt fra latin projektum = fremkastet. Idèer, planer eller større arbeider som skal føre til et bestemt mål. 1
Noen kjennetegn på et prosjekt : avgrenset i tid, bestemt mål, er unikt, engasjerer flere mennesker med klart definerte arbeidsoppgaver og ansvar, krever en prosjektorganisasjon som står ved siden av den ordinære organisasjonen, har som regel til hensikt å føre til forandring. Hvorfor bruke prosjekt som arbeidsform? Samarbeid på tvers av organisasjoner og fagbåser Sikre involvering og eierskap av flere Raske beslutning på et kvalifisert grunnlag Utnytte medarbeideres kreativitet Sikre læring og utvikling Utvikle motiverte og inspirerte medarbeidere gjennom spesielle oppgaver 2
Prosjektarbeid skal sikre At vi klargjør mandat og myndighet At vi formulerer klare mål At arbeidsoppgaver plasseres og fordeles At ansvar for beslutninger klargjøres At framdrift tydeliggjøres At ressurser organiseres Prosjektarbeid ETABLERING UTFORMING VIKTIG Å GJØRE ET SKIKKELIG ARBEID I PLANFASEN 3
Prosjektorganisasjon Styringsgruppe Prosjektgruppe Prosjektleder Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Arbeidsgrupper Prosjektlederens oppgaver Utarbeide mål Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere/disponere ressursene (hvem gjør hva når) Kommunisere klart og tydelig Ivareta og utvikle prosjektgruppa/motivere/gi ros og ris Ansvar for resultatet av prosjektet Rapportere og informere 4
Prosjektmedarbeidere/deltakere i prosjektgruppas oppgaver Avklare tidsdisponering Planlegge eget arbeid Bidra med sin kompetanse inn i prosjektet Bidra til godt miljø og samarbeid i gruppa Gjennomføre avtalte oppgaver Ta medansvar for resultatet av prosjektet Arbeidsgruppenes/fokusgruppenes oppgaver Gi faglige råd Bidra med sin kompetanse inn i prosjektet Inspirere/idèleverandører Gjennomføre avtalte oppgaver Har ikke besluttende myndighet 5
RAMMEBETINGELSER OG AVGRENSENINGER Ressurser til disposisjon; - utstyr - mennesker - penger - tid PROSJEKTSTYRING Å styre innebærer å sette mål, planlegge hvordan målene skal nås, og å følge opp utførelsen og gjøre nødvendige korrigeringer. RESULTATMÅL KONKRETE MÅL FOR PROSJEKTET EFFEKTMÅL NYTTEN AV TILTAKET PÅ SIKT 6
KOM UT - MÅL Konkrete Oppnåelige Motiverende Utviklende Tidsbestemte 1. Idé- og vurderingsfasen 2. Planlegging 3. Prosjektarbeidet 4. Oppfølging og evaluering 7
Mulige fallgruver Uklare mål og overoptimistiske mål Uavklart ressurstilgang Uavklart forhold mellom linjeledelse og prosjektledelse Lite kunnskap om prosjektarbeid Prosjektleder uten fullmakter og autoritet Mangel på kultur på lojalitet og forpliktelser. Samhandling/utvikling av team/arbeidsgrupper 8
Hva skal hensikten med møtet være? Læring Ideskapning INFO Beslutning Avklar forventninger! Samarbeid er det lettere å snakke om enn å praktisere 9
Hva er forskjellen på å jobbe sammen og samarbeide? Samarbeid synergi /energi som flyter sammen Våger vi å delegere eller vil vi helst gjøre ting på min måte Mye samarbeid er mer instruksjon, noen forteller hva andre skal gjøre! Paradoks: Økt vekt på samarbeid = Økende mulighet for spenninger/konflikter? 10
Er vi i stand til å samarbeide? Hvordan er: Samarbeidsvilje Samarbeidsmulighet Samarbeidsevne Samarbeid på ulike nivåer Nivå 4: Team Klare mål, avhengig av hverandre og forpliktet på hverandre Nivå 3: Samhandling Gjensidig avhengig fellesskap som gjør valg sammen Nivå 2: Samvirke Samvær + fordeling av arbeidsoppgaver Nivå 1: Samvær 22 11
Et team er: En gruppe mennesker som ut fra ulik kompetanse arbeider mot felles mål. Avhengige av hverandre og forpliktet på å arbeide sammen. Opprettet med en hensikt og skal fylle en funksjon. Ansvarlig overfor noen. Kjennetegn på et godt team: Felles mål som er presise og realistiske Tar beslutninger og viser handlekraft Er kreativ og evner å se ting på nye måter Tar ansvar og er forpliktet og lojal mot gruppa Lærer av egne handlinger og erfaringer Viser vilje til å løse konflikter Viser følelser og skaper trygghet og respekt hos andre i gruppen 12
Tre begrunnelser for teamarbeid Komplekse utfordringer krever tverrfaglige løsninger. Sosial interaksjon øker realkompetansen mer enn summen av individenes kompetanse. Team skaper intern-lojalitet som bidrar til å holde på viktige medarbeidere. Fire grunnleggende funksjoner som grupper må mestre. Kontroll; funksjoner som sikrer planlegging/styring Omsorg; funksjoner som fremmer relasjonsbygging/empati Avhengighet; funksjoner som sikrer felles normer/kultur Opposisjon; funksjoner som sikrer evaluering Endre Sjøvold 13
Viktig å stille spørsmålet: Hvem er jeg god sammen med? Som utfyller/er komplementære til meg. Som deler en grunnleggende visjon. Som har handlingskompetanse. Som er lojale mot arbeidsfellesskapet. Som ikke er humørløse. 28 28 14