Administrasjon av metadata og brukere

e-vitalize your business Administrasjon av metadata og brukere e-vitaliser din virksomhet Versjon 2.0 2006-12-18 www.evita.no

1 Innholdsfortegnelse 1 Innholdsfortegnelse...2 2 Innledning...4 2.1 Hovedformål...4 3 Brukeroppgaver...5 3.1 Administrasjon av rettigheter...5 3.1.1 Generelt...5 3.1.2 Brukere...5 3.1.3 Grupper...5 3.1.4 Rettighetsgrupper...6 3.1.5 Synkronisering mellom Oracle Portal og iknowbase grupper og brukere...6 3.2 Administrasjon av Innhold...6 4 Administrasjonsgrensesnitt...8 4.1 Brukere...8 4.1.1 Legg til ny bruker...8 4.1.2 Slette en bruker...9 4.1.3 Søk på bruker...9 4.2 Grupper...9 4.2.1 Legg til ny gruppe... 10 4.2.2 Kopier en gruppe... 10 4.2.3 Slette en gruppe... 10 4.3 Rettighetsgrupper... 11 4.3.1 Legg til ny rettighetsgruppe... 11 4.3.2 Kopier en rettighetsgruppe... 12 4.3.3 Slette en rettighetsgruppe... 12 4.4 Informasjonstyper... 12 4.4.1 Legg til ny informasjonstype... 13 4.4.2 Kopier en informasjonstype... 14 4.4.3 Slette en informasjonstype... 14 4.4.4 Søk på informasjonstype... 14 4.5 Attributter... 14 4.5.1 Legg til nytt attributt... 15 4.5.2 Kopier et attributt... 16 4.5.3 Slette et attributt... 17 4.5.4 Søk på attributt... 17 4.6 Dimensjoner... 17 4.6.1 Legg til ny dimensjon... 17 4.6.2 Flytt dimensjon... 18 4.6.3 Slette en dimensjon... 18 4.7 Dimensjonstyper... 18 4.7.1 Legg til ny dimensjonstype... 20 4.7.2 Slette en dimensjonstype... 20 4.7.3 Søk på dimensjonstype... 20 4.8 Verdilister... 20 4.8.1 Legg til en ny verdiliste... 21 Copyright 2005 e-vita as Side 2 av 27

4.8.2 Slette en verdiliste... 22 4.8.3 Søk på verdiliste... 22 4.9 Søkekoder... 22 4.10 Innstillinger... 22 4.10.1 Endre innstillinger for en site... 23 4.11 Arbeidsflyter... 24 4.11.1 Legg til ny arbeidsflyt... 25 4.11.2 Slette en arbeidsflyt... 26 4.11.3 Søk på arbeidsflyt... 26 4.12 Rapporter... 26 Profil 27 Copyright 2005 e-vita as Side 3 av 27

2 Innledning Dokumentet beskriver oppgaver forbundet med oppsett og forvaltning av metadata i iknowbase. Alle oppgaver som er dokumentert krever administrasjonsrettigheter, og det må opprettes en administrator for hver Site. En Site er en selvstendig og komplett løsning for innholdsforvaltning. Det er mulig å kjøre flere Site er på samme installasjon og maskin, dersom man vil ha flere løsninger med ulik struktur og innhold. 2.1 Hovedformål Dokumentet skal gi en god beskrivelse av viktige oppgaver som utføres i forbindelse med administrasjon og forvaltning av iknowbase. Målgruppen for dokumentet er Systemansvarlig for løsningen for innholdsforvaltning, bygget på iknowbase. Dokumentet er bygget opp rundt: Brukeroppgaver og rutiner for administrator / systemansvarlig Dokumentasjon av funksjonalitet i administrasjonsgrensesnittet Det er også lagt opp til å gi noen eksempler og råd for hvordan løsningen best kan utnyttes. Copyright 2005 e-vita as Side 4 av 27

3 Brukeroppgaver 3.1 Administrasjon av rettigheter Administrasjon av rettigheter beskriver hvordan de enkelte brukere og grupper skal få tilgang til innhold og rettigheter til å utføre operasjoner og funksjonalitet. iknowbase benytter rettighetsgrupper (ACL = Access Control Lists) for å styre rettigheter til innhold og funksjonalitet. 3.1.1 Generelt iknowbase skiller på rettigheter på dokument og rettigheter til dimensjoner gjennom at det laveste nivå bestemmer. Dersom man har rettigheter til dokumentet spiller det ingen rolle hvilke rettigheter man har til dimensjonene dokumentet ligger under. Har man rettigheter til dokumentet, men ikke til dimensjonen(e) dokumentet er plassert under, betyr dette at man finner dokumentet ved søk, men ikke gjennom navigering av folderstruktur (dimensjonene). Det er videre mulig å skille på rettigheter til dimensjoner for å kunne gi tilgang til begrensede områder i løsningen. Eksempler på dette er når man har eksterne brukere som kun skal ha tilgang til begrensede områder innenfor løsningen. Ved innleggelse av innhold vil brukeren selv kunne velge rettighetsnivå på det aktuelle dokumentet basert på en liste over gyldige rettighetsgrupper i løsningen. En eier av et dokument har ALLTID fulle rettigheter til dokumentet. 3.1.2 Brukere En bruker gis normalt rettigheter basert på hvilken gruppe vedkommende plasseres inn i, men det er også mulig å gi rettigheter direkte på personnivå. Opprette; Slette; Endre: Administrasjon av brukere utføres i administrasjonsmodulen. Tips og hint: 1. Brukerdatabase: iknowbase sin brukerdatabase benyttes for å vedlikeholde brukerinformasjon. Dersom det finnes andre LDAP-baserte brukerdatabaser kan iknowbase benytte disse. Alternativt lages det en synkroniseringsjobb som flytter brukere mellom brukerdatabasen i iknowbase og andre baser. Det finnes funksjonalitet for sømløs integrasjon mellom Oracle Portal og iknowbase. 3.1.3 Grupper En bruker kan plasseres i en eller flere grupper. Opprette; Slette; Endre: Administrasjon av grupper utføres i administrasjonsmodulen. Tips og hint: Det er vanlig å benytte følgende minimumsgrupper: Administrator: Administrator av alle metadata og rettigheter Informasjonseiere: Gis rettigheter til å vedlikeholde/administrere definerte områder Ansatte: Gis rettigheter til innsyn i alt åpent innhold (Intra) Copyright 2005 e-vita as Side 5 av 27

Eksterne: Rettigheter for å lese dokumenter som er synlige på eksternweb (www) <Ledelse>: Alle i ledegruppen, dersom man ønsker lukkede områder for disse <Prosjekt>: Prosjektgrupper, dersom man har eksterne deltakere som skal ha tilgang 3.1.4 Rettighetsgrupper Rettighetsgrupper benyttes for å styre rettigheter til Dimensjoner og Dokumenter (Innhold). Ved opprettelse av Grupper velger man en eller flere Rettighetsgrupper for å styre rettighetene for gitt gruppe. Opprette; Slette; Endre: Rettighetsgrupper vedlikeholdes i administrasjonsgrensesnittet. Tips og hint: Det er vanlig å benytte rettighetsgrupper som følger de definerte gruppene 3.1.5 Synkronisering mellom Oracle Portal og iknowbase grupper og brukere I tilfeller hvor det brukes Single Sign-On mellom Oracle Portal og iknowbase, fungerer dette på følgende vis: Det opprettes et sett grupper i Oracle Portal som tilsvarer rettighetsgruppene i iknowbase Det lages en databasetrigger på tabellen WWSEC_MEMBER$. Denne triggeren følger med på om det legges brukere inn i de gruppene i Portal som tilsvarer rettighetsgruppene i iknowbase. Hvis dette gjøres, sjekkes det om brukeren finnes i iknowbase, brukeren opprettes i iknowbase hvis den ikke finnes, og brukeren gis nødvendige rettigheter i iknowbase. På samme måte følger triggeren med på om brukere fjernes fra en gruppe. Det lages en databasetrigger på tabellen WWSEC_PERSON$. Triggeren overfører eventuelt endrede navn og e-postadresser fra Oracle Portal til iknowbase. 3.2 Administrasjon av Innhold Med administrasjon av Innhold menes de oppgaver som administrator utfører i forbindelse med forvaltning og oppfølging av innhold i løsningen. Endre Dimensjoner: Benytt administrasjonsmodulen for å legge til, endre eller slette dimensjoner Endre Informasjonstyper: Benytt administrasjonsmodulen for å legge til eller endre på attributter som skal følge en gitt informasjonstype. Vær oppmerksom på at det ofte krever manuell endring av Attributter dersom man skal gjøre større endringer som å legge til nye Attributter, på Informasjonstyper som allerede er tatt i bruk. BEHOV FOR MANUELL OPPFØLGING: Innhold utgått på dato: Når innhold utløper på varighet, dvs. at gyldighetsperioden utløper vil dokumentet ikke lenger være synlig for brukerne i portalen. Administrator må etablere en rutine som lister alt innhold som er utgått på dato. Det er ønskelig med en rutine som også varsler informasjonseier om at et gitt innhold er utløpt på dato. Administrator må lage en rutine som trekker ut denne informasjonen fra metadata i løsningen, og som legges inn som en del av de normale driftsrutinene i virksomheten. Copyright 2005 e-vita as Side 6 av 27

Alle dokumenter vil være synlig i iknowbase uavhengig av gyldig fra/gyldig til verdiene. Overføring av eierskap til innhold: Når en person slutter er det mulig å overføre eierskap til en annen bruker. Copyright 2005 e-vita as Side 7 av 27

4 Administrasjonsgrensesnitt 4.1 Brukere Alle brukere som skal tildeles rettigheter i løsningen må opprettes. Note: Brukere som har aksess til iknowbase via intranettet, blir opprettet i Oracle Portal og automatisk opprettet i iknowbase via en synkroniseringsfunksjon for brukere. 4.1.1 Legg til ny bruker For å opprette en ny bruker i iknowbase, trykk Legg til ny ikonet og fyll ut feltene beskrevet i tabellen under. Brukernavn Etternavn Fornavn E-post adresse Dimensjon Språk Kortnavn for brukeren, benyttes av bruker ved pålogging. Etternavnet til brukeren. Fornavnet til brukeren. E-post adresse som benyttes av systemet ved varslinger. Brukes for å knytte en bruker til en bestemt dimensjon. Spesifiser standardspråk for brukeren (avhenger av hvilke språktyper og metadata som er Copyright 2005 e-vita as Side 8 av 27

definert og satt opp). Opprettelsesmyndighet Gjestebruker Administrasjonsmyndighet Ny eier Markeres dersom brukeren skal få lov til å opprette innhold. Markeres dersom dette er en gjestebruker. Markeres dersom brukeren skal få lov til å ha administratorrettigheter. Funksjonen bør brukes med varsomhet, ettersom brukeren vil få tilgang til hele administrasjonsgrensesnittet når rettigheten er gitt. Dersom man velger og slette en bruker, kan man knytte alt innhold fra denne brukeren til en ny eier. Den nye eieren velges fra en liste. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre brukeren. Dersom man ønsker å endre en eksisterende bruker, velger man brukeren i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.1.2 Slette en bruker For å slette en eksisterende bruker, velg brukeren fra listen til venstre og trykk på Slett knappen. 4.1.3 Søk på bruker Et søk på bruker utføres ved å skrive en søketekst inn i feltet over listen til venstre, og deretter trykke Enter eller Søk knappen. Alle brukere som inneholder deler av søketeksten vil så listes ut. Søk på en blank søketekst vil returnere alle brukere. 4.2 Grupper Grupper er en samling av brukere. Copyright 2005 e-vita as Side 9 av 27

4.2.1 Legg til ny gruppe For å opprette en ny gruppe, trykk Legg til ny ikonet, og fyll deretter inn feltene beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Gruppemedlemmer Navn på gruppen. Beskrivelse av gruppen. Benyttes for å legge inn nye medlemmer i en gitt Gruppe. Medlemmer velges fra listen Legg til et gruppemedlem. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre den nye gruppen. Dersom man ønsker å endre en eksisterende gruppe, velger man gruppen i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.2.2 Kopier en gruppe For å kopiere en gruppe, velg ønsket gruppe fra listen til venstre. Detaljer for denne gruppen vises nå i detaljerbildet. Trykk Kopier knappen. Ny gruppe vises nå i detaljersiden. Den kopierte gruppen vil være identisk med valgt gruppe bortsett fra navnet, som vil starte med teksten Copy of:. 4.2.3 Slette en gruppe For å slette en eksisterende gruppe, velg gruppen fra listen og trykk på Slett knappen. Copyright 2005 e-vita as Side 10 av 27

4.3 Rettighetsgrupper Rettighetsgruppe er begrepet som benyttes for å gi tilgang og rettigheter til Dimensjoner og Innhold i løsningen. En vanlig måte å benytte rettighetsgrupper på er å sette opp rettigheter for en gruppe av brukere som skal ha utvidede rettigheter til definerte områder, f.eks Styre som skal ha utvidet tilgang til et lukket område, eller en prosjektgruppe som kun skal ha tilgang til et lite definert område. Til hver rettighetsgruppe defineres det hvilke grupper som skal kunne utføre gitte aksjoner. 4.3.1 Legg til ny rettighetsgruppe Dersom man ønsker å opprette en ny rettighetsgruppe, trykk Legg til ny ikonet øverst i siden, og fyll inn feltene beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Tilgjengelig i publisering Navn på rettighetsgruppen. Beskrivelse av rettighetsgruppen. Angir om denne rettighetsgruppen skal være tilgjengelig i publiseringen. Merket = Rettighetsgruppen skal være tilgjengelig i publiseringen. Ikke-merket = Rettighetsgruppen skal ikke være Copyright 2005 e-vita as Side 11 av 27

tilgjengelig i publiseringen. Ekstern nøkkel Rettighetsgruppens medlemmer Rettighetsgrupper som hentes fra en ekstern kilde vil typisk ha en nøkkelverdi fra den eksterne løsningen som ekstern nøkkel. Dette muliggjør innlasting og oppdatering over tid. Benyttes for å legge inn nye medlemmer i en gitt rettighetsgruppe. Medlemmer kan være enten Brukere eller Grupper som velges fra listene Legg til en bruker i rettighetsgruppen og Legg til en gruppe i rettighetsgruppen. Bruker/Gruppe: Angir hvilken gruppe eller bruker rettigheten er gitt til Alle: Gir tilgang til både les, slett, endre og beskyttet S (slett), E (endre), L (les): Gir tilgang til hhv. Les, endre eller slett. Gjelder kun for dokumenter O (opprette): Gir tilgang til å opprette dokumenter med denne rettighetsgruppen B (beskyttet): Gir tilgang til å se dimensjon, og gjelder kun for dimensjoner G (godkjenner): Brukere i rettighetsgruppen er godkjenner for dokumenter merket med denne rettighetsgruppen Gyldig fra: brukeren er medlem i denne rettighetsgruppen fra denne datoen Gyldig til: brukeren er medlem i denne rettighetsgruppen fra denne datoen Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre tilgangskontrollen. Dersom man ønsker å endre en eksisterende rettighetsgruppe, velger man rettighetsgruppen i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.3.2 Kopier en rettighetsgruppe For å kopiere en rettighetsgruppe, velg ønsket rettighetsgruppe fra listen til venstre. Detaljer for denne rettighetsgruppen vises nå i detaljerbildet. Trykk Kopier knappen. Ny rettighetsgruppe vises nå i detaljersiden. Den kopierte rettighetsgruppen vil være identisk med valgt rettighetsgruppe bortsett fra navnet, som vil starte med teksten Copy of:. 4.3.3 Slette en rettighetsgruppe For å slette en eksisterende rettighetsgruppe, velg rettighetsgruppen fra listen, og trykk på Slett knappen. 4.4 Informasjonstyper Informasjonstyper benyttes på øverste nivå for å definere de ulike typene av innhold som skal legges inn i løsningen. Navngiving er uavhengig av fysisk form og farge på innholdet. Copyright 2005 e-vita as Side 12 av 27

Informasjonstyper er utgangspunktet for å kategorisere innhold, da det til en gitt informasjonstype kobles krav om tilknytning av Dimensjoner og Attributter. 4.4.1 Legg til ny informasjonstype Dersom man ønsker å opprette en ny informasjonstype, trykk ikonet Legg til ny øverst til venstre i siden, og fyll ut feltene beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Type Navn på informasjonstypen. En beskrivelse av informasjonstypen. Man kan velge mellom 2 forskjellige typer. Dokument = dette er iknowbase dokumenter Mappe = en samling av informasjon i en elektronisk mappe Godkjenning Ekstern nøkkel Aktiver sjekk Gir mulighet for å knytte en godkjenningsprosess til denne informasjonstypen. Gir mulighet til å trekke ut informasjon basert på oppslag mot en ekstern nøkkel verdi, som igjen kan bli brukt under oppretting av dokumenter. Dersom sjekkboksen er avkrysset vil det være støtte for sjekk Copyright 2005 e-vita as Side 13 av 27

inn/sjekk ut Aktiver lås på eksterne dokumenter inn/sjekk ut av dokumenter av denne informasjonstypen i løsningen. Dersom sjekkboksen er avkrysset vil det være støtte for lås på eksterne dokumenter av denne informasjonstypen i løsningen. Dokumentattributter Attributtene som knyttes til en informasjonstype velges fra en liste. Man kan sette krav om at et attributt skal gis verdi, eller at det kan gis verdi. Påkrevd: Krysses av dersom brukerne alltid skal gi en verdi til attributtet. Sortering: Benytt pilene for å flytte/sortere hvordan attributtene skal vises. Slette: man kan fjerne et attributt fra informasjonstypen ved å trykke ikonet for sletting til høyre for attributtnavnet. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre informasjonstypen. Dersom man ønsker å endre en eksisterende informasjonstype, velger man informasjonstypen i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.4.2 Kopier en informasjonstype For å kopiere en informasjonstype, velg ønsket informasjonstype fra listen til venstre. Detaljer for denne informasjonstypen vises nå i detaljerbildet. Trykk Kopier knappen. Ny informasjonstype vises nå i detaljersiden. Den kopierte informasjonstypen vil være identisk med valgt informasjonstype bortsett fra navnet, som vil starte med teksten Copy of:. 4.4.3 Slette en informasjonstype For å slette en eksisterende informasjonstype, velg informasjonstypen i listen til venstre. Ønsket informasjonstype vises nå i detaljersiden, trykk på Slett knappen. 4.4.4 Søk på informasjonstype Et søk på informasjonstype utføres ved å skrive noe søketekst inn i feltet over listen til venstre, og deretter trykke Enter eller Søk knappen. Alle informasjonstyper som inneholder deler av søketeksten vil så listes ut. Søk på en blank søketekst vil returnere alle informasjonstyper. 4.5 Attributter Attributter benyttes for kategorisering og gjenfinning av innhold. Disse er kun synlig for brukerne i forbindelse med publisering av innhold, og ved avansert søk. Attributter er utgangspunktet for å definere knagger som skal følge en gitt informasjonstype. Copyright 2005 e-vita as Side 14 av 27

Feltene Systemkode og Dokument referanse kan ikke endres av bruker. Systemkode kan ha verdien JA eller NEI. Dersom verdien er lik JA, kan attributtet ikke slettes av bruker. Dokument referanse angir systemkoder som benyttes i portalløsningen for å identifisere felter for uttrekk. 4.5.1 Legg til nytt attributt For å opprette et nytt attributt, trykk Legg til ny ikonet, og fyll ut feltene beskrevet i Tabell 4-1 under. Navn Beskrivelse Datatype Navnet på attributtet. En beskrivelse av attributtet. Definerer hvilken verdi som skal benyttes for kontroll/validering ved innleggelse. Dimensjon: Velges fra verdier i en gitt Dimensjon. Legg merke til at det er mulig å lage et attributt som viser sammensatte dimensjonsverdier. Dette er aktuelt dersom brukerne skal velge mellom en av flere dimensjoner, for eksempel Kunde og Partner Numerisk: Kun numeriske verdier tillates Copyright 2005 e-vita as Side 15 av 27

Tekst: Tekst og bokstaver tillates Verdiliste: Se egendefinerte verdilister Dato: Datoverdi tillates Bilde: relaterte bilder Lenke: relaterte lenker Ekstern nøkkel Søkbar Innsettbar Oppdaterbar Gir mulighet til å trekke ut attributt ID basert på oppslag mot en ekstern nøkkel verdi, som igjen kan bli brukt under oppretting av dokumentet. Definerer om man fra avansert søk kan gjøre søk på dette attributtet. Merket = Attributtet kommer opp i listen i Avansert Søk over attributter som kan søkes på. Ikke-merket = Attributtet kan ikke søkes på. De fleste attributter vil ha boksen krysset av. I dialogen når man oppretter nye dokumenter, har man mulighet til å legge på nye attributter som man ikke får gjennom informasjonstypens attributter. Innsettbar forteller om attributtet skal kunne legges på eller ikke i denne dialogen. Dersom denne er merket vil attributtet være tilgjengelig i listen over attributter som kan legges på i en Form. De fleste attributter vil ha boksen krysset av. Definerer om attributtet er oppdaterbart. Dvs. om bruker kan endre verdi på attributtet. Verdien benyttes som forslagsverdi når man bygger Forms basert på denne informasjonstyper. Arvbar fra master Angi dimensjonstype Definerer om attributtet er arvbart fra hoveddokument eller ikke. Merket = Attributtet kan arves av subdokumenter. Ikke-merket = Attributtet kan ikke arves. Mulighet for å knytte attributtet til dimensjonstyper. Tabell 4-1 Egenskaper for attributt Kommentar: Det er kun attributter som er eksterne som kan være ikke-oppdaterbare. Dette betyr at dersom et attributt er markert som ikke-oppdaterbart, kan det likevel være oppdaterbart dersom det ikke er eksternt. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre attributtet. Dersom man ønsker å endre et eksisterende attributt, velger man attributtet i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.5.2 Kopier et attributt For å kopiere et attributt, velg ønsket attributt fra listen til venstre. Detaljer for dette attributtet vises nå i detaljerbildet. Trykk Kopier knappen. Nytt attributt vises nå i detaljersiden. Det kopierte attributtet vil være identisk med valgt attributt bortsett fra navnet, som vil starte med teksten Copy of:. Copyright 2005 e-vita as Side 16 av 27

4.5.3 Slette et attributt For å slette et eksisterende attributt, velg attributtet fra listen til venstre og trykk på Slett knappen. 4.5.4 Søk på attributt Et søk på attributt utføres ved å skrive en søketekst inn i feltet over listen til venstre, og deretter trykke Enter eller Søk knappen. Alle attributter som inneholder deler av søketeksten vil så listes ut. Søk på en blank søketekst vil returnere alle attributter. 4.6 Dimensjoner Dimensjoner vises som en trestruktur. Dimensjoner benyttes for kategorisering, navigering og gjenfinning av innhold. I grensesnittet avbildet under kan man endre eksisterende dimensjoner samt opprette nye dimensjoner. 4.6.1 Legg til ny dimensjon For å legge til en ny dimensjon i trestrukturen, må man først velge en parent -dimensjon. Dette gjøres ved å trykke på ønsket parent i trestrukturen til venstre. Deretter trykker man Copyright 2005 e-vita as Side 17 av 27

ikonet Legg til ny dimensjon. Hvilken parent som er valgt vil vises i brødsmulen på toppen av detaljer dialogen. Fyll så inn informasjon i feltene beskrevet under og trykk Lagre knappen. Navn Beskrivelse Tilgangsrettighet Sorteringsnøkkel Ekstern nøkkel Angi dimensjonstype Navnet på dimensjonen. En beskrivelse av dimensjonen. Ved å sette en tilgangskontroll på dimensjonen kan man styre hvem som har tilgang til dokumenter under en gitt dimensjon. Feltet brukes til å sortere dimensjoner. Dimensjoner med lav nøkkelverdi (eks. 1) ligger over dimensjoner med høyere nøkkelverdi (eks. 10) på et gitt nivå i trestrukturen. Feltet gir mulighet til å trekke ut informasjon basert på oppslag mot en ekstern nøkkel verdi. Mulighet for å knytte dimensjonstyper til en gitt dimensjon. Et felt som ikke kan endres av bruker er systemkode. Dette feltet angir om en dimensjon kan slettes eller ikke. 4.6.2 Flytt dimensjon For å flytte inneværende dimensjon med tilhørende subtre til et annet sted i dimensjonstreet, klikk på symbolet og velg hvilken dimensjon som skal være ny parent. Klikk så på Flytt dimensjonen -knappen. Dimensjonen er dermed flyttet. 4.6.3 Slette en dimensjon For å slette en eksisterende dimensjon, velg dimensjonen og trykk på Slett knappen. 4.7 Dimensjonstyper Dimensjonstyper brukes til å skille mellom forskjellige typer dimensjoner. En trestruktur vil kunne ha dimensjoner som har forskjellig betydning for brukeren. Et eksemplet vil typisk være et organisasjonstre, der vi har personer, avdelinger, seksjoner m.m. Ved bruk av dimensjonstyper vil vi for eksempel kunne lage et personattributt som kun tillater verdier som faktisk er personer og ikke andre organisasjonsledd. Copyright 2005 e-vita as Side 18 av 27

Eksempel på bruk av dimensjonstyper: Vi har en trestruktur organisasjon: Avd1 Type: orgunit Seksjon1 Jens Per Ole Seksjon2 Hans Seksjon3 Per Ole Kari Type: orgunit, Seksjon Type: Person, Aktiv Type: Person, Sluttet Type: Person, Aktiv Type: orgunit, Seksjon Type: Person, Sluttet Type: orgunit, Seksjon Type: Person, Sluttet Type: Person, Aktiv Type: Person, Aktiv Eksempel 1: Attributtet Person. Koblet mot dimensjonen Avd1, og begrenset til typene Person og Aktiv. Resultat (De dimensjonene som ikke er valgbare er visuelt annerledes enn de valgbare): Avd1 Type: orgunit Seksjon1 Jens Ole Seksjon3 Ole Kari Type: orgunit, Seksjon Type: Person, Aktiv Type: Person, Aktiv Type: orgunit, Seksjon Type: Person, Aktiv Type: Person, Aktiv Copyright 2005 e-vita as Side 19 av 27

Eksempel 2: Attributtet Avdeling. Koblet mot dimensjonen Avd1, og begrenset til orgunit. Resultat (De dimensjonene som ikke er valgbare er visuelt annerledes enn de valgbare): Avd1 Type: orgunit Seksjon1 Seksjon2 Seksjon3 Type: orgunit, Seksjon Type: orgunit, Seksjon Type: orgunit, Seksjon 4.7.1 Legg til ny dimensjonstype Dersom man ønsker å opprette en ny dimensjonstype, trykk Legg til ny ikonet, og fyll ut feltene beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Navnet på dimensjonstypen. En beskrivelse av dimensjonstypen. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre dimensjonstypen. Dersom man ønsker å endre en eksisterende dimensjonstype, velger man dimensjonstypen i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. 4.7.2 Slette en dimensjonstype For å slette en eksisterende dimensjonstype, velg dimensjonstypen du ønsker å slette i listen til venstre. Når detaljerbildet for denne dimensjonstypen vises, trykk Slett knappen. 4.7.3 Søk på dimensjonstype Et søk på dimensjonstype utføres ved å skrive en søketekst inn i feltet over listen til venstre, og deretter trykke Enter eller Søk knappen. Alle dimensjonstyper som inneholder deler av søketeksten vil så listes ut. Søk på en blank søketekst vil returnere alle dimensjonstyper. 4.8 Verdilister Verdilister benyttes for å lage lister av lovlige verdier som en bruker skal velge mellom ved kategorisering eller søk etter innhold. En verdiliste benyttes i forbindelse med definering av Attributter (Navn på verdilisten er synlig som valg i datatype feltet). Feltet Systemkode kan ikke oppdateres av bruker. Feltet kan ha to verdier: JA eller NEI. Dersom feltet har verdien JA betyr det at verdilisten ikke kan slettes. Copyright 2005 e-vita as Side 20 av 27

4.8.1 Legg til en ny verdiliste Dersom man ønsker å opprette en ny verdiliste, trykk Legg til ny ikonet, og fyll ut feltene beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Legg til en verdi Navnet på verdilisten. En beskrivelse av verdilisten. Benyttes for å legge inn nye verdier i listen. Navn: navn på verdien Beskrivelse: en beskrivelse av verdien Ekstern nøkkel: feltet gir mulighet til å trekke ut informasjon basert på oppslag mot en ekstern nøkkel verdi, som igjen kan bli brukt under oppretting av dokumentet. Kode for godkjenning: feltet brukes i enkel godkjenning der man på statuskoder har en nøkkel som forteller hvilken kode som er under arbeid, godkjent eller avvist. Sorteringsnøkkel: feltet brukes for å sortering visning av verdiene Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre verdilisten. Copyright 2005 e-vita as Side 21 av 27

Dersom man ønsker å endre en eksisterende verdiliste, velger man verdilisten i listen til venstre, utfører endringer på eksisterende data, og trykker Lagre knappen. Eksempel: For å lage et Attributt for Status opprettes det en verdiliste med lovlige verdier. Verdilisten navngis med navnet Dokumentstatus. Ved opprettelse av Informasjonstype kobles så Attributtet Dokumentstatus inn som et Attributt som alltid må gis. 4.8.2 Slette en verdiliste For å slette en eksisterende verdiliste, velg verdilisten du ønsker å slette i listen til venstre. Når detaljerbildet for denne verdilisten vises, trykk Slett knappen. 4.8.3 Søk på verdiliste Et søk på verdiliste utføres ved å skrive en søketekst inn i feltet over listen til venstre, og deretter trykke Enter eller Søk knappen. Alle verdilister som inneholder deler av søketeksten vil så listes ut. Søk på en blank søketekst vil returnere alle verdilister. 4.9 Søkekoder Søkekoder benyttes for å lage lister av lovlige verdier som en bruker skal velge mellom ved søk etter innhold. Det er kun mulig å endre på allerede eksisterende verdier fra grensesnittet vist under. For å endre en eksisterende verdi, endre på data i feltene og trykk Lagre knappen. 4.10 Innstillinger Innstillinger inneholder standardinformasjon om en gitt instans av iknowbase. Site er det øverste begrep i iknowbase og på samme installasjon kan man ha mange sites som logisk er helt avskilt. Eksempler kan være i en ASP modell der man har mange kunder på samme installasjon, men hvor innhold, brukere og struktur er helt forskjellig og avskilt fra en site til Copyright 2005 e-vita as Side 22 av 27

en annen. Et annet eksempel er at man innenfor samme selskap kan ha behov for en testinstans i tillegg til en produksjonsinstans. Da oppretter man to forskjellige sites som lever avskilt. 4.10.1 Endre innstillinger for en site Det er mulig å endre informasjonen knyttet til en site. Feltene som kan endres er beskrevet i tabellen under. Navn Beskrivelse Logo bilde Administrator e-post Standard status Informasjonstyper for maler Informasjonstyper for bilder Navn på site. Beskrivelse av site. Grafisk element som kan vises oppe i venstre hjørne i løsningen. E-post adresse til Administrator. Angir hvilken statuskode alle dokumentene som opprettes skal ha som grunnverdi. Velges fra en liste av informasjonstyper. Alle dokumenter av typen som velges vil være et alternativ som mal i publiseringsløsningen. Velges fra en liste av informasjonstyper. Alle bilder som legges inn i iknowbase bildearkivet, vil være av denne informasjonstypen. Copyright 2005 e-vita as Side 23 av 27

Bildearkiv Regelverk for oppdatering av sub/master dokumenter Brukere Verdien skal settes lik bildearkivet sitt rot nivå i dimensjonstreet. Oppdatere tidsmerke for master: dersom avkrysset skal hoveddokumentet sin timestamp endres når subdokumenter endres Sett gyldig til/fra lik master: dersom avkrysset skal subdokumentet sin gyldig til/fra settes lik hoveddokumentets Sett status lik master: dersom avkrysset skal subdokumentet sin status settes lik hoveddokumentets Sett acl lik master: dersom avkrysset skal subdokumentet sin tilgangskontroll settes lik hoveddokumentets Sett tidsmerke kun på innholdsendring: dersom avkrysset skal timestamp for hoveddokument oppdateres ved endring av metadata. Dersom ikke avkrysset skal timestamp endres kun ved endring av innhold Benyttes for å legge inn nye medlemmer i en gitt Site. Medlemmer velges fra listen Legg til et site medlem. Funksjonen gir mulighet til å gi tilgang til brukere som finnes fra før på andre siter. For å opprette nye brukere som ikke finnes fra før, må man gjøre dette gjennom Brukere-fliken. Når endringene er utført, trykk på Lagre knappen for å lagre de nye opplysningene. 4.11 Arbeidsflyter Arbeidsflyter lar bruker sette opp en godkjenningsprosess for dokumenter av en viss informasjonstype. Copyright 2005 e-vita as Side 24 av 27