InSite Prepress Portal

Transkript

1 InSite Prepress Portal System Versjon 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Norsk

2 Innhold Hva er InSite Prepress Portal?...1 Hva er nytt i versjon Logge på Prepress Portal...1 Få hjelp...2 Kontrollere systemkonfigurasjonen...2 Endre passordet ditt...3 Logge av Prepress Portal...4 Forstå roller...4 Vise dine jobber...4 Laste opp filer til trykkeriet...7 Be brukere om å gjennomgå eller gi endelig godkjenning...8 Sette inn merknader på sider i Smart Review...10 Smart Review-verktøy Bli med i en gruppeøkt Be om korrektur for en side...14 Godkjenne eller avvise en side...14 Angi brukere og brukergrupper Administrere tilgang til jobber... 19

3 Hva er InSite Prepress Portal? Kodak InSite Prepress Portal-systemet er en webportal til fortrykkingsmiljøet som lar trykkerier og kundene deres arbeide med trykkejobber over Internett. Prepress Portal bidrar til å styre korrektur-, rettelses- og godkjenningsprosessen og gjøre den mer effektiv. Hva er nytt i versjon 5.0 InSite heter nå InSite Prepress Portal, og er enklere å bruke. Derfor har noen funksjoner byttet plass. Hvis du kjenner InSite 4.5, kan du bruke tabellen nedenfor til å finne favorittfunksjonene i Prepress Portal 5.0. Slik finner du denne funksjonen for InSite 4.5: I Prepress Portal 5.0 gjør du dette: Jobbadministrasjon I Jobber klikker du på Rediger egenskaper i kategorien Oppsummering. Jobbhistorikk I Jobber klikker du på kategorien Historie. Under Vis velger du Transaksjoner. Jobbinformasjonsark Hvis du vil opprette, vise eller redigere et jobbinformasjonsark, klikker du på kategorien Oppsummering. Hvis du vil vise revisjon av et jobbinformasjonsark i Jobber, klikker du på kategorien Historie. Under Vis velger du Informasjonsark. Administrere brukerrettigheter Hvis du vil opprette eller endre brukere, eller tildeler roller i Jobber, klikker du på Administrere tilgang i kategorien Oppsummering. Logge på Prepress Portal Forutsetning: Du må ha en Internett-forbindelse med høy hastighet (64 kilobits per sekund (kbps) eller raskere). Hvis du vil ha en komplett liste over støttede operativsystemer og nettlesere, kan du ta kontakt med trykkeriet for å få en kopi av den tekniske journalen InSite Client Configuration (InSite klientkonfigurasjon).

4 2 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Slik logger du på Prepress Portal: 1. Skriv inn adressen til trykkeriets Prepress Portal-hjemmeside. 2. På påloggingssiden skriver du inn navn og passord, og velger språk. Standardspråket er engelsk. 3. Klikk på Innlogging. Få hjelp Se den elektroniske hjelpen for mer detaljerte instruksjoner om å utføre en handling i Prepress Portal-programvaren. Slik viser du elektronisk hjelp: Klikk på? ved siden av navnet ditt i programvaren. Kontrollere systemkonfigurasjonen Du kan kontrollere at systemet er konfigurert til å kjøre alle Prepress Portalfunksjonene, som for eksempel å laste opp filer og bruke Smart Review til å vise og sette inn merknader på sider. Prepress Portal kjører en diagnosetest på systemet, og dette inkluderer å kontrollere den installerte Java-versjonen og eventuelle proxy-innstillinger. Du får en melding om resultatene. Hvis det oppstår problemer, kan du sende detaljene om dette til systemadministratoren i en e-postmelding. Første gang du logger deg på Prepress Portal må du kontrollere om datamaskinen er kompatibel.

5 3 Det er to måter å kontrollere systemkonfigurasjonen på: Klikk på Systemdiagnostikk på påloggingssiden. Hvis du allerede er pålogget, klikker du på Systemdiagnostikk på bunnteksten på sidene. Endre passordet ditt Trykkeriet kan kreve sterke passord for å logge på Prepress Portal-programvaren. Sterke passord består av minst åtte tegn, og inneholder en kombinasjon av forskjellige typer tegn. Alle brukere kan endre sitt eget passord. Se den elektroniske hjelpen for Prepress Portal for retningslinjer om hvordan du lager sterke passord. Slik endrer du passordet: 1. Klikk på navnet ditt i programvaren. 2. Klikk på Endre passord. 3. Skriv inn det nåværende passordet og det nye passordet i boksene som vises. 4. Klikk på Oppdater.

6 4 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Logge av Prepress Portal Slik logger du av Prepress Portal: Klikk på X ved siden av navnet ditt i programvaren. Forstå roller Handlingene du kan utføre i Prepress Portal-programvaren er avhengige av rollene dine. Roller er samlinger med brukerrettigheter. Review-rollen inneholder for eksempel rett til å lage merknader og laste ned PDF-prøvetrykk. Hvis du ikke kan utføre en handling som beskrives i denne brukerveiledningen, kan det være at du ikke har de nødvendige rollene eller rettighetene. Ta kontakt med trykkeriet eller systemadministrator for å få hjelp. Vise dine jobber Fra startsiden kan du se en oversikt over de siste jobbene: Slik viser du en jobb: Klikk på jobbnavnet. Klikk på Se alle for å se alle jobbene du har tilgang til for denne kunden. Hver jobb har fire kategorier: Oppsummering, Sider, Nedlastinger og Historie. Du kan se forskjellig jobbinformasjon og utføre forskjellige handlinger i de fire jobbkategoriene. Merk: Kategoriene som vises, er avhengige av jobbrollerettighetene dine. Hvis du ikke kan se kategorien Nedlastinger, har ikke jobbrollen din nedlastingsrettigheter.

7 5 Oppsummering-kategorien Jobs open by default on the Summary tab. Kategorien Oppsummering gir grunnleggende informasjon om jobben, inkludert godkjenningsoppsummering, signaturer, anmeldere, filoverføring, informasjonsark, merknader, jobbkode, prosjektkode og opprettelseskode. I kategorien Oppsummering kan du redigere jobbegenskaper, administrere tilgangsrettigheter, laste opp filer og åpne Smart Review. Tips: Klikk på disse pilene for å vise eller skjule informasjon for hvert område.

8 6 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Sider-kategorien Klikk på kategorien Sider for å se miniatyrbilder av sidene og annen sideinformasjon. Du kan endre visningen av sidene på kategorien Sider ved å filtrere sidene, endre miniatyrbildestørrelse eller velge mellom gallerivisning, listevisning eller HTML-visning. I kategorien Sider kan du laste opp filer, åpne Smart Review, administrere sidegrupper, laste ned filer, gjennomgå sider og godkjenne/avvise sider. Filtrere sidene. Skifte fra gallerivisning til listevisning, eller vise sidene raskt i HTML-format. Angi miniatyrbildestørrelse. Velg en side for å utføre handlingene, som anmodning om godkjenning eller gjennomgang. Nedlastinger-kategorien Kategorien Nedlastinger viser filene du kan laste ned. Historie-kategorien Kategorien Historie viser hvem som endret sidene, hvilke endringer som ble foretatt og dato/klokkeslett for endringene. Du kan velge å vise historien til transaksjoner, opplastinger eller endringer i informasjonsarket.

9 7 Laste opp filer til trykkeriet Når du laster opp filer eller mapper til Prepress Portal, kopieres de til en egen mappe for denne jobben på trykkeriets jobbserver. Forutsetning: Jobbrollen må ha opplastingsrettigheter. Merk: Hvis du har opplastingsrettigheter, men ikke kan laste opp filer, bør du snakke med systemadministratoren eller ta kontakt med trykkeriet. Slik laster du opp filer til trykkeriet: 1. I Jobber klikker du på navnet på jobben du vil laste filene til. 2. I kategorien Oppsummering klikker du på Last opp filer. 3. Dra filene eller mappene du vil legge til fra skrivebordet (eller nettverket) til boksen Filer som skal lastes opp, eller bla for å finne mappene og filene. Bla for å finne mappene og filene. 4. Du kan også skrive inn et navn på opplastingen, og skrive en merknad som beskriver opplastingen. Merknaden vises i jobbens oppsummeringskategori og i e-posten som sendes til brukerne som får meldingen når filene er lastet opp. 5. Klikk på Opplasting. 6. Når opplastingen er fullført, vises vinduet Opplasting pågår. Du kan lukke vinduet, og behandlingen fortsetter.

10 8 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Be brukere om å gjennomgå eller gi endelig godkjenning I kategorien Sider kan du velge bestemte brukere som skal gjennomgå eller gi endelig godkjenning for bestemte sider før de trykkes. Be om gjennomgang eller endelig godkjenning: 1. I Jobber finner du den aktuelle jobben og klikker på kategorien Sider. 2. Klikk på Velg under sidene du vil gjennomgå eller gi endelig godkjenning, eller klikk på Velg alle. 3. Klikk på Be om godkjenning.

11 9 4. Velg personen eller gruppene som skal gjennomgå sidene eller gi endelig godkjenning. Hvis du vil endre gjennomgangstype, klikker du på gjennomgangsmerket. Astrid kan bare gjennomgå sidene. Adrien må gi endelig godkjenning. Klikk på gjennomgangsmerket for åendregjennomgangstype. 5. Klikk på Be om godkjenning. Listevisningen i kategorien Sider viser nå hvem du har bedt om å gjennomgå eller gi endelig godkjenning for hver side.

12 10 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Sette inn merknader på sider i Smart Review Hvis du får en e-postmelding om å gjennomgå eller gi endelig godkjenning av sider, klikker du på koblingen i e-postmeldingen og logger deg på Prepress Portal. Jobbens Sider-kategori vises. Klikk på Smart Review eller klikk på miniatyrbildet. Velg siden du vil gjennomgå, og klikk på Smart Review, eller bare klikk på sidens miniatyrbilde.

13 11 Klikk på Lukk hvis du vil avslutte Smart Review-økten. Velg miniatyrbilde eller listevisning. Hvis det må gjøres rettelser, bruker du merkingsverktøyet til å foreta endringene. Fest eller løsne sidelisten. Hvis du gjennomgår siden og den ikke er ok eller det er behov for rettelser, klikker du på Avvis side. Hvis du vil indikere at gjennomgangen er ok, eller at siden er ok, klikker du på Godkjenn side. Hvis du vil vise en annen side, klikker du på sidens miniatyrbilde. Bruk navigasjonsverktøyene til å zoome, flytte eller rotere bildet, og til å bytte mellom sider. Klikk på miniatyrbildepanelet for å flytte raskt på siden. Merk: Dette er en individuell Smart Review-økt.

14 12 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Smart Review-verktøy De tilgjengelig merkingsverktøyene er avhengige av jobbrollerettighetene dine. Hvis et av verktøyene du trenger, ikke er tilgjengelig, må du kontrollere at jobbrollen har merknadsrettigheter. Merknadsverktøy Merknadsverktøyene vises på høyre side når du åpner SmartReview. Verktøyet som er i bruk, er grått. Flytt merknadsverktøyslinjen Flytt over siden Zoom inn på et område på siden Zoom ut av et område på siden Sett inn merknad i tekst Legg til tekststempel Tegn inn frihåndslinje Tegn en rett linje Tegn et rektangel Tegn en oval eller sirkel Mål ved hjelp av linjalen Mål et rektangelområde Sett inn en horisontal hjelpelinje Sett inn en vertikal hjelpelinje Mål fargetetthet Navigasjonsverktøy Navigasjonsverktøyene vises under Smart Review-skjermen, bortsett fra når du er i fullskjermmodus. Flytt musen for å vise navigasjonsverktøyene i fullskjermmodus. Roter bildet Versjonskontroll (bare Prinergy) Se sideopplysninger Tilpass siden til Sammenlign to sider skjermbredden Gå til forrige eller neste side Zoom til 800 % Slå separasjoner på og av Åpne Merknadsbehandling Vis en enkeltside eller spredt modus for leseren Beste tilpasning til skjerm Vis siden i faktisk størrelse Bytt mellom fullskjermmodus og vindusmodus

15 13 Bli med i en gruppeøkt Når to eller flere personer gjennomgår samme side samtidig, kalles det en gruppeøkt. Antall Smart Review-brukere som nå viser jobben, vises til høyre for Smart Reviewverktøylinjen. Du kan delta i en gruppeøkt når som helst. Merk: Boksikonet ved siden av navnet på personen som utfører gjennomgangen, indikerer om personen bruker en kalibrert skjerm: Skjermen til personen som utfører gjennomgangen, er fargekalibrert. Skjermen til personen som utfører gjennomgangen, er ikke fargekalibrert. Bli med i eller forlate en gruppeøkt: 1. Gjør ett av følgende: Øverst i høyre hjørne av Smart Review klikker du på Gruppebehandling-ikonet I Vindu-menyen velger du Gruppebehandling. 2. Klikk på Bli med i økten. 3. Hvis du vil forlate økten, klikker du på Forlat økten. Tips: Hvis du vil åpne et chat-vindu, velger du Chat fra Vindu-menyen.

16 14 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Be om korrektur for en side Hvis du mener at en side inneholder et problem som kan løses, kan du sette inn en merknad på siden i Smart Review og be om korrektur. Se side 15 hvis du vil godkjenne eller avvise en side. Forutsetning: Jobbrollen må ha godkjenningsrettigheter for å be om korrektur. Slik ber du om korrektur for en side: 1. I Smart Review klikker du på Avvis side. 2. Skriv en kommentar som forklarer rettelsene du ber om. 3. Klikk på OK. Merk: Når det blir bedt om korrektur på en side, sendes det en e-postmelding til CSR og alle andre som har bedt om å få tilsendt disse meldingene. Godkjenne eller avvise en side Når du er fornøyd med en side, kan du godkjenne den. Du kan avvise en side hvis den inneholder problemer som ikke kan løses. Se foregående del hvis du vil be om korrektur for en side. Forutsetning: Jobbrollen må inneholde retten til å gi endelig godkjenning for å godkjenne eller avvise sidene.

17 15 Slik godkjenner eller avviser du en side: 1. I kategorien Oppsummering klikker du på kategorien Sider. 2. Klikk på Velg under sidene du vil godkjenne eller avvise, eller klikk på Velg alle. 3. Klikk på Godkjenn eller Avvis. Merk: Du kan også klikke på Godkjenn side eller Avvis side fra Smart Review. 4. Gjør ett av følgende trinn: Hvis du vil godkjenne sider, velger du Gi endelig godkjenning for sider. Hvis du vil avvise sidene, velger du Avvis sider. Du kan legge til en kommentar eller endre den valgte siden etter behov. Klikk på OK. Merk: Når en side blir godkjent eller avvist, sendes det en e-postmelding til CSR og alle andre som har bedt om å få tilsendt disse meldingene.

18 16 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Angi brukere og brukergrupper Du må opprette en brukerkonto for hver person som skal bruke Prepress Portal. På denne måten blir det enkelt å holde oversikt over hvem som utførte hvilke handlinger i en bestemt jobb. Opprett grupper for å strømlinjeforme prosessen med å angi jobbtilgang og be om brukergjennomganger når det er mange mennesker med ulike roller og ansvar som arbeider med samme jobb. Hvis du har en gruppe brukere som bare skal gjennomgå sider, kan du for eksempel opprette en gruppe som bare har brukerrettigheten Bare gjennomgang. En kundebruker kan tilhøre mer enn én gruppe. Når du oppretter en bruker eller en brukergruppe, angir du rollene. Du kan legge til, endre eller fjerne brukerroller når det er behov for det. Slik oppretter du en ny bruker: 1. Klikk på Administrasjon. 2. Klikk på Opprett bruker.

19 17 3. Skriv inn brukerinformasjonen og tildel roller til brukeren. Om ønskelig kan du fastsette utløpsdato og jobbtilgang, og klikke på Opprett. Viktig: Du må alltid fylle ut boksene med røde asterisker (*). Hver bruker må ha en gyldig e-postadresse på skjemaet.

20 18 InSite Prepress Portal 5.0 Hurtigstarthåndbok for kunder Slik oppretter du en ny brukergruppe: 1. Klikk på Administrasjon. 2. Klikk på Opprett brukergruppe. 3. Skriv inn navnet på gruppen, velg medlemmene i gruppen og tildel passende roller. Klikk på Opprett Viktig: Du må alltid fylle ut boksene med røde asterisker (*). Hver bruker må ha en gyldig e-postadresse på skjemaet.

21 19 Administrere tilgang til jobber Du kan kontrollere hvem som kan arbeide med dine jobber. Du kan begrense tilgangen for en bestemt bruker for bestemte jobber. Du gjør dette ved å administrere tilgang. Slik legger du til brukertilgang for en bestemt jobb: 1. Klikk på den aktuelle jobben i Jobber. 2. I kategorien Oppsummering klikker du på Administrere tilgang. 3. Under brukerens Jobrolle endrer du rollen til Reviewer. 4. Klikk på Bruk. Klikk på rollenavnet for å se en liste over tilgjengelige roller.