Brukerveiledning til personkortet

Transkript

1 Brukerveiledning personkort-versjon 10_ doc Brukerveiledning til personkortet Versjon 10 Oppdatert Av Odd-Arne Olsen, Ståle Liljedal, Bent Svinnung, Bjørn-Håkon Solberg, Jan Höper og Poul Johnny Andresen

2 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 9 1 Innholdsfortegnelse Figurliste 2 Innledning 3 Kom i gang 3 Feltforklaring til personkortet 5 Skjermbilder personkort 7 Legge inn bilde 9 Vedlegg 1 Omnipassord 12 Vedlegg 2 Legge inn lenker 13 Vedlegg 3 Legge inn media 17 Vedlegg 4 Logg inn og avansert søk i Cristin 20

3 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 2 Figurliste Figur nr. Navn Side Figur 1 Redigeringsskjemaet til personkortet, del 1 7 Figur 2 Redigeringsskjemaet til personkortet, del 2 8 Figur 3 Filutforsker for ikb billedarkiv 9 Figur 4 Bildeopplasting og redigering 10 Figur 5 Velg bilde til personkort 11 Figur 6 Oppsett av Omnipassord 12 Figur 7 Utforsker, lenkearkiv, oppkalt fra Relatert lenke 13 Figur 8 Lenkeregistrering 14 Figur 9 Lenker i tekstbokser 15 Figur 10 Sett inn ny lenke i tekstboks 15 Figur 11 Utforsker Mediarkiv 17 Figur 12 Mediafil registrering 18 Figur 13 Cristin, første side 20 Figur 14 Cristin, innlogging 20 Figur 15 Cristin, innloggingsbilde 21 Figur 16 Cristin, resultatsøk 21 Figur 17 Cristin, avansert søk 22

4 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 3 Innledning Denne beskrivelsen er knyttet opp mot personkortet og tilhørende funksjoner ved UiT sin publiseringsløsning iknowbase, i dette dokument omtalt som IKB. Dette dokumentet, alle artiklene det refereres til, samt en rekke andre nyttige opplysninger om publisering på universitetets nettsider finner du på hjelpesiden for nettpublisering. Du finner den på følgende måte: 1. Hvis du ikke allerede står på en universitetsside, gå til uit.no 2. Trykk på fanen For ansatte. 3. Trykk på IT-brukerstøtte like under For ansatte. 4. Nesten helt i bunn av venstre felt finner du Webpublisering, trykk på den. Hjelpesidens adresse: &p_itb=114&malgruppe=2&p_lang=2 Ditt personkort på nettsidene til UiT kom i gang Nettsidene til UiT finner du på uit.no Logg inn via Min side ved hjelp av AD-brukernavn og passord. For å få tilgang til Min side trykker du på For ansatte fanen. På siden For ansatte vil lenken Min side vises. Klikk her og et påloggingsvindu åpnes. Du kan også gå direkte til pålogging via adressen: Du er nå pålogget Min side. I menyen på venstre side vil du finne Personkort den trykker du på. Det du får se nå er personkortet ditt med visning av dine data. Ved siden av navnet ditt er det et lite ikon med bilde av en blyant. Trykk på den for å eventuelt gjøre endringer i personkortet. Et nytt vindu med skjema for personkort åpner seg. En del opplysninger vil allerede være utfylt. Dette hentes fra sentrale registre, og du kan ikke endre selv. Disse feltene, som du vil finne i Figur 1, er uten nummerering og du vil også se et ikon som indikerer at dette ikke kan endres. Finner du feil i noen av disse feltene, sender du beskjed til din nærmeste personalkonsulent når det gjelder personopplysninger, til Telefoni (Orakelet) når det gjelder telefonnumre, besøksadresse, bygg og mobil jobb. Feil i e-postadresse meldes til Orakelet. Orakelet: orakel@uit.no, telefon

5 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 4 Når du har lagret endringer vil ditt personkort på uit.no være oppdatert. For å se resultatet, søk opp personkortet ved hjelp av søkefunksjonen eller åpne det fra menypunktet -Ansatte ved din enhet. Vær oppmerksom på at det kan være litt forsinkelse fra du gjør endringer til de vises på nettsiden.

6 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 5 Feltforklaring til personkortet Tabell 1:Feltforklaring til personkortet, se også Figur 1 og Figur 2. Feltnummer (se Figur 1 Forklaring og Figur 2) 1 Velg hvilket språk profilen din skal presenteres på. Du kan velge mellom Norsk, Engelsk og Samisk. Nærmere informasjon om språk og personkort finner du her. 2 Her kan du legge til eventuelt annet fornavn og etternavn som skal synliggjøres på nettsiden. Dersom du fyller ut disse feltene erstattes navnet som hentes fra personalsystemet. (Brukes f.eks hvis du ønsker å ikke vise et mellomnavn) 3 Her kan du legge inn et bilde av deg selv. Trykk på ikonet som ligner en bok. Trenger du mer hjelp, se egen beskrivelse i dette dokumentet Her kan du legge inn info i henhold til feltbeskrivelse. 10 Alle ansatte ved UiT har tilgang til Cristin. Hvis du har publisert noe, registrer det der. For hjelp til innlogging i Cristin, se vedlegg 4 i dette dokumentet eller brukerstøttesiden for Cristin ved UiT. Etter vellykket innlogging velger du Forskere i menyen til venstre og deretter Min forskerprofil. Du får da opp en egen side med din forskerprofil i Cristin. Kopier så nettadressen til denne siden inn i dette feltet i personkortet. 11 Legges direkte inn i feltet. 12 Dersom du har lagt inn dine forskningsprosjekter i Cristin kan du lenke til disse. Velg Prosjekter og deretter Mine prosjekter. Du får da opp en egen side med dine forskningsprosjekter i Cristin. Kopier så nettadressen fra denne siden inn i dette feltet i personkortet. Du kan også legge inn tekst med beskrivelse av dine forskningsprosjekter her, eller du kan lenke til andre sider med denne informasjonen. 13 Utgått, vises nå automatisk. 14 Utgått, vises nå automatisk. 15 Her kan du legge til informasjon om publikasjoner som ikke er registrert i Cristin eller Munin. Legg til tekst eller lenke til andre sider med informasjon. Det er bedre å registrere dem direkte i Cristin, så blir de synlige sammen med alt som vises automatisk! 13 NB! Utgår. Publikasjoner i Cristin vises nå automatisk på ditt personkort. 14 Lim inn lenke til fulltekstpublikasjoner registrert i Munin. For å finne denne, gå til forfatterlisten i Munin og søk opp deg selv. Kopier adressen i adressefeltet i Munin og lim inn i dette feltet. 15 Her kan du legge til informasjon om publikasjoner som ikke er registrert i Cristin eller Munin. Legg til tekst eller lenke til andre sider med informasjon

7 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Her kan du legge inn info i henhold til feltbeskrivelse Her kan du legge inn lenker til nettsider du ønsker å vise. Trenger du mer hjelp, se vedlegg 2 i dette dokumentet. Lenken vil havne i høyre marg på ditt personkort. 21 Her kan du linke til en mediafil (PDF eller annet) allerede opplastet i webløsningen eller du kan laste opp en ny fil og linke til den. Trenger du mer hjelp, se vedlegg 3 i dette dokumentet. Lenker til mediafiler vil havne i høyre marg på ditt personkort. 22 Her kan du legge til filer som du ønsker å synliggjøre på din nettside. For eksempel en fullversjon av din CV. Fil-lenken vil havne i høyre marg på ditt personkort. 23 Hvis du er medlem av en forskergruppe kan du velge tilhørighet her. Dersom forskergruppen har besluttet å ta i bruk ansatteliste på sine sider vil ditt navn bli synlig der. 24 Lagre endringer, personkortvinduet forblir åpent for evt. videre jobbing. 25 Lagre endringer, og lukk personkortvinduet. 26 Lukk personkortvinduet, eventuelle endringene blir ikke lagret. I brukerveiledingen vises det til at du skal kopiere nettadresser og lime inn i felter i skjemaet for personkort. Her kommer en kort forklaring til hvordan dette gjøres: 1) Søk frem og åpne nettsiden du skal kopiere nettadressen fra. F.eks 2) På toppen av siden vil du se adressefeltet hvor nettsidens adresse vises. Kalles også URL. 3) Marker adressen i adressefeltet. 4) Kopier adressen ved å høyreklikke i adressefeltet og velg kopier (copy). Kan også gjøres gjennom bruk av hurtigtaster. 5) Gå til skjemaet for personkort og klikk i feltet du skal lime inn nettadressen. Høyreklikk og velg lim inn (paste). 6) Nettadressen vil nå vises i det aktuelle feltet i skjemaet. Når skjemaet lagres vil nettadressen bli klikkbar på personkortet og riktig side vil åpne seg.

8 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 7 Figur 1: Redigeringsskjemaet til personkortet, del 1.

9 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 8 Figur 2: Redigeringsskjemaet for personkortet, del 2.

10 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon 10 9 Legge inn portrettbilde i personkortet For å legge inn portrettbilde må du trykke på boksymbolet i felt 3 Bilde (se Figur 1). Du skal nå få opp et nytt vindu som viser bildearkivet hvor bilder som brukes på våre nettsider lagres. Du kan søke frem bilder som finnes i arkivet eller laste opp nye bilder. Se figur 3,4 og 5 under. B1 B4 B2 B3 Figur 3: Filutforsker for ikb billedarkiv. Dersom det allerede finnes et bilde av deg på UiT sine nettsider som du vil bruke, kan du søke dette frem i bildearkivet. Det gjør du på følgende måte: Figur 3: B1: For å finne din enhet, ekspanderer du treet ved å trykke på + -tegnene. Eller du kan skrive inn deler av enhetsnavnet i søkefeltet over enhetstreet for deretter å trykke på søk. B2: Bilder lagret hos din enhet finner du opplistet her. B3: Du kan også skrive inn søkeord for å finne bilder via Fritekstsøket som er plassert øverst i høyre del av siden. Dersom du er usikker på bildenavnet, kan du skrive deler av navn kombinert med * foran og bak (søkemotoren vil da søke etter ord som inneholder det du har skrevet inn) Når du har søkt frem riktig bilde gå til B8. Dersom du ønsker å laste opp et nytt bilde til personkortet ditt: B4: Ønsker du å legge inn et nytt bilde må du trykke på knappen Legg til bilde på toppen av siden. Du vil da få opp skjermbildet vist i figur 4.

11 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon B5 B6 Figur 4: Bildeopplasting og redigering. Se figur 4: B5: Under forutsetning av at du har bildet ditt tilgjengelig på en disk du har tilgang til, trykker du på Bla igjennom (browse) for å hente det inn. Tittel - Gi bildet en tittel som gjør at du enkelt kan finne det igjen. Legg gjerne inn en innholdsetikett som en del av tittelen. Dette forenkler blant annet søk og organisering av bildene innenfor enheten din. Eksempel: Alle ansattebilder kan for eksempel navngis slik: Ansatt - Karin Pedersen eller Portrett Karin Pedersen. Copyright - Hvis det ikke står noe i dette feltet etter at du har lastet opp et nytt bilde, går vi ut fra at det kan brukes av alle på campus - og i alle UiTsammenhenger. Absolutt alle begrensninger må skrives inn her, f.eks. 'Etter avtale med fotografen kan bildet bare brukes av ansatte ved Institutt for biologi'. Står det ikke noen merknad, kan bildet brukes fritt - mot normal kreditering av fotograf. Ikke last opp bilder du ikke kjenner opphavet til! Brudd på copyright har en tendens til å være svært dyre, så ikke bruk bildemateriale du ikke har full kontroll på. Be om tillatelse til å bruke andres bilder. Fotograf - Navnet på fotografen. Kjenner du ikke til navnet, men likevel er sikker på rettighetssida - skriver du Ukjent.

12 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon B6: Plassering Velg din enhet. Søk deg fram til rett enhet - hvis du ikke finner den i hurtiglista (de katalogene du har lasta opp til tidligere). Glemmer du dette, havner bildet i roten av bildearkivkatalogen og det blir vanskeligere å finne igjen. Du kan søke opp bildet ved å bruke fritekstsøket. B7: Trykk Lagre og lukk når du er ferdig. Bildet vil nå være å finne i listen vist i Figur 5. Ettersom du nettopp har lastet opp bildet, vil det være å finne blant de første. Ellers må du gå til mappen du brukte. Figur 5. Velg bilde fra filutforsker Bildearkiv. B8: Enten klikker du dobbelt på ditt bilde, eller du markerer det, og avslutter med Legg til og lukk. Bildet vil nå være koblet mot ditt personkort og navnet på bildet vil vises i skjemaet for personkort (felt 3, figur 1). Husk å lagre endringer i personkortet før du lukker det. For mer informasjon om opplasting, formatering og plassering av bilder, se: 922&p_dimension_id=88205&p_menu=49281&p_lang=2 For mer informasjon angående alternative måter å legge inn bilder i dokumenter, se: id=216445&p_dimension_id=88205&p_menu=28723

13 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Vedlegg 1: Omnipassord (NB! Utgår bruk samme passord som når du logger inn på din datamaskin.) For å få tilgang til de nye nettsidene må du ha et Omnipassord. Hvis du allerede har tilgang til Cristin, Munin eller om du har ordnet med parkeringskort, har du allerede et Omnipassord. Hvis du ikke har det, eller har glemt ditt gamle, kan du lage deg et nytt. Før du gjør det er det greit å ha tenkt igjennom hvilket passord du skal bruke. Figur 6 nedenfor illustrerer reglene for passordet. Figur 6: Oppsett av Omnipassord. Kun tall mellom 0 og 9 og store, eller små bokstaver mellom a og z er tillatt brukt. Altså kun bokstaver fra det engelske alfabetet og tall fra 0 til 9 er tillatt. Hvis tegn 1 og 8 inneholder noe annet enn det, feiler passordet. Hvis tegnene 2 til 7 ikke inneholder minst ett tegn fra hver av de tre kategoriene, vil passordet også feile. Ha ditt AD-brukernavn klart. Deretter trykker du på følgende lenke for å sette ditt nye Omnipassord:

14 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Vedlegg 2: Legge inn lenker Du kan lage lenker til nettsider fra ditt personkort. Du kan gjøre dette ved bruk av: 2.1 Relatert lenke som viser lenkene i høyre side av personkortet 2.2 Legge til lenker fra tekst og bilder i tekstboksene. 2.3 Lime inn lenker (nettadresser) direkte i tekstboksene. 2.1 Legg inn lenke via -Relatert lenke. Denne funksjonen er hensiktsmessig dersom du/eller andre skal bruke de samme lenkene flere ganger. Hvis ikke dette er viktig anbefales det å bruke 2.2 eller 2.3 da disse er mindre omfattende. Trykk på boksymbolet i felt 20 - Figur 2, redigeringsskjema for personkort del 2. Du vil da få opp vinduet vist i figur 7. Figur 7: Utforsker, lenkearkiv, oppkalt fra Relatert lenke. Se Figur 7: L1 og L2: Her finner du en opplisting av alle lenker som allerede er lagret i lenkearkivet. Ved siden av kolonneoverskriftene er det noen små piler. Ved å trykke på disse kan du endre sorteringsrekkefølgen av de opplistede lenkene. Legg merke til søkefunksjonen like over opplistingen. Har du funnet lenken du er ute etter, trykker du i det firkantede feltet til venstre for lenketittelen. Gå så til L3. Ønsker du derimot å legge inn en ny lenke, gå til L5. L3: Etter å ha merket lenken, trykker du på denne pilen. L4: Trykk OK når du er ferdig.

15 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon L5: Trykk på denne knappen for å legge en ny lenke til arkivet. Da vil vinduet vist i Figur 8 dukke opp. Figur 8: Lenkeregistrering Se Figur8: L6: Angi en beskrivende tittel for lenken. L7: Gi en eventuell kort beskrivelse av innholdet på siden lenken peker til. L8: Lim inn adressen til nettsiden. L9: Sett inn navnet ditt. Søk deg frem til navnet ved hjelp av bokikonet, hvis det ikke finnes i listen som dukker opp når du trykker på feltet. L10: Trykk OK når du er ferdig. Du vil nå havne tilbake i lenkearkiv utforskeren, se Figur 7. Den nye lenken din vil ligge øverst på listen. Følg så beskrivelsen angitt i punktene L1-L4, eventuelt L5-L9.

16 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Legg til lenker i tekstbokser. Denne lenkefunksjonen kan du bruke dersom du ønsker å lage lenker fra tekst eller bilder i personkortet ditt. Figur 9: Lenker i tekstbokser Se Figur 9: L11: Marker teksten/bildet du ønsker å lenke fra. L12: Klikk på ikonet Sett inn/endre lenke. Et nytt vindu åpner seg. Se figur 10. Figur 10: Sett inn ny lenke i tekstbokser Se figur 10: L13: Skriv-/Lim inn adressen du vil lenke til. L14: Velg om lenken skal åpnes i samme vindu eller i et nytt vindu. Dersom lenken går til et eksternt nettsted eller et dokument velger man at det skal åpnes i et nytt vindu. L15: Trykk på Sett inn. Vinduet i figur 10 vil lukke seg og teksten du lenket fra vil nå være markert med blå skriftfarge.

17 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon : Lime inn lenker (nettadresser) direkte i tekstboksene. Den enkleste måten å lenke til en annen nettside er å skrive inn eller kopiere adressen til nettsiden i tekstboksen. Adressen vil automatisk bli markert som lenke og klikkbar når du lagrer dokumentet. Du gjør dette på følgende måte: -Søk frem og åpne nettsiden du skal kopiere nettadressen fra. F.eks - På toppen av siden vil du se adressefeltet hvor nettsidens adresse vises. Kalles også URL. - Marker adressen i adressefeltet. - Kopier adressen ved å høyreklikke i adressefeltet og velg kopier (copy). Kan også gjøres gjennom bruk av hurtigtaster. - Gå til skjemaet for personkort og klikk i feltet du skal lime inn nettadressen. Høyreklikk og velg lim inn (paste). - Nettadressen vil nå vises i det aktuelle feltet i skjemaet. Når skjemaet lagres vil nettadressen bli klikkbar på personkortet og riktig side vil åpne seg.

18 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Vedlegg 3: Legge inn media I personkortet kan du også lenke til en mediafil. Dette vil typisk være et dokument av type Office (word,excel o.l) eller pdf-dokument. Det kan også være film, lyd eller bilde. Filer du laster inn her kan søkes frem av alle ved Universitetet. Du kan gjøre dette ved bruk av: 3.1: Legge til media via Relatert media 3.2: Legge til media via Relatert media som skal lenkes til tekst/bilde. 3.1: Legge til media via Relatert media: Filer som lastes opp på denne måten blir synlig i høyre side av personkortet ditt. Etter å ha trykket på boksymbolet i felt 21 i Figur 2, får du opp en ny side med utseende tilsvarende Figur 11. Figur 11: Utforsker - Mediarkiv Se Figur 11: M1 og M2: Skal du laste opp en ny fil, gå til M6. Skal du bruke en fil som finnes fra før i mediearkivet, finner du denne ved å bla deg frem til din enhet gjennom å ekspandere enhetstreet, eller bruke søkefunksjonen. M3: Filer lagret ved din enhet finner du opplistet her. Legg merke til søkemuligheten like over opplistingen. M4: Etter å ha valgt filen ved å klikke i boksen foran filnavnet, trykker du på denne pilen. Filen blir lagt over i boksen til høyre og filnavnet kommer til syne. M5: Trykk OK når du er ferdig. Filen vil nå bli synlig i ditt personkort som relatert media i høyre marg.

19 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon M6: Skal du laste opp en ny mediafil, kan du trykke på Legg til media-knappen. Da vil du få opp vinduet vist i Figur 12. Figur 12: Mediafil registrering. Se Figur 12: M7: Velg rettighetsgruppe (Internett er standard og gjør innholdet synlig for alle) M8: Gi mediafilen en beskrivende tittel. M9: Her kan du gi en kort beskrivelse av mediafilens innhold. M10: Let frem filen du vil legge inn. M11: Sett inn navnet ditt. Søk deg frem til navnet ved hjelp av bokikonet, hvis det ikke finnes i listen som dukker opp når du trykker på feltet. M12: Sett inn navnet på din enhet. Søk deg frem til navnet ved hjelp av bokikonet, hvis det ikke allerede finnes i listen som evt. ligger i nedtrekksmenyen. M13: Trykk OK når du er ferdig. 3.2: Legge til media via Relatert media som skal lenkes til tekst/bilde. Bruk denne veiledningen dersom du ønsker å lenke en mediafil til tekst eller bilder i tekstboksene på ditt personkort. Dersom filen finnes i media arkivet søker du den frem som vist i M1-M3. Åpne filen ved å klikke på filnavnet. En ny nettside åpner seg, kopier adressen til siden (som ligger i adressefeltet). Dersom du skal laste opp en ny mediafil, se M6-M13. Når filen er lastet opp, åpner du filen og kopierer adressen. Nå har du adressen til mediafilen og kan lenke filen til tekst eller bilde. Du finner veiledning for dette i vedlegg 2.2 og 2.3.

20 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon For mer info om bruk av Media arkivet, se 477&p_dimension_id=88213&p_menu=49281&p_lang=2

21 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Vedlegg 4: Innlogging og avansert søk i Cristin (NB! Publikasjoner i Cristin vises nå automatisk på ditt personkort) Mer informasjon og lenke til Cristin finner du på brukerstøttesiden for Cristin ved UiT. Under følger en oppskrift for hvordan du logger inn og søker fram en sortert liste over alle dine registreringer av publikasjoner i Cristin. Logg inn: Figur 13: Cristin, første side. Se Figur 13: C 1: Trykk på logg inn knappen i venstre marg Figur 14: Cristin, innlogging.

22 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Se Figur 14: C 2: velg institusjon: Universitetet i Tromsø Trykk på logg inn knappen midt på skjermen Figur 15: Cristin, innloggingsbilde Se Figur 15: C 3: Logg på med ditt brukernavn og OMNI-passord. Dersom du har problemer med pålogging kontakt Orakelet: orakel@uit.no, telefon: Slik finner du dine publikasjoner registrert i Cristin: Figur 16: Cristin, resultatsøk. Se Figur 16: C 4: I menyen til venstre velger du Forskningsresultater. C 5: Deretter velger du søk i resultater C 6: Velg så avansert søk opp til høyre i bildet. Du får opp et nytt søkevindu(fig.17)

23 Universitetet i Tromsø Brukerveiledning for personkortet versjon Figur 17: Cristin, avansert søk. Se Figur 17: C7: Åpne rullegardinen for sorteringsvalg og velg underkategori/person/tittel. Da får du ut en sortert liste over alle dine registreringer i Frida. C8: Søk opp deg selv. Det kan lønne seg å søke med etternavn og forbokstav i fornavnet. Dersom du har æ, ø eller å i navnet bytter du disse ut med *. C9: Trykk -Søk Når søkeresultatet kommer fram kan du kopiere nettadressen fra adressefeltet til nettleservinduet. Du har nå kopiert adressen du skal lime inn i feltet Cristin registreringer i personkortet (se felt 13 i Figur 2). Husk å lagre skjema for personkort før du lukker slik at du får med endringer i personkortet.