Møtereferat Rådmannsutvalget RJUKAN ADMENI Tid: kl 11:00-13:00 Møtet begynner umiddelbart etter styremøtet i K-IKT Håvard Fossbakken - Daglig leder Kongsbergregionen havard@kongergregionen Mob 97154331
INNHOLD Sak 015/18: Godkjenning av møtereferat... 3 Sak 016/18: Nytt fra sekretariatet... 3 Sak 017/18: Regional sak-/arkivløsning Status og veien videre... 4 Sak 017/18: Fremtidig innkjøpssamarbeid innspill til diskusjon... 8 Sak 018/18: Årsrapport 2017... 11 Sak 019/18: Regnskap 2017... 11 Sak 200/18: Felles saksfremlegg Evalueringsrapport Kongsbergregionen... 13 Eventuelt... 14 Felles bord... 14 Til stede: Jon Gjæver Pedersen Flesberg Hans Henrik Thune Rollag Rune Antonsen Nore og Uvdal Rune Engehult Hjartdal Rune B. Lødøen Tinn Svein Aannestad Notodden Forfall: Wenche Grinderud Kongsberg Også til stede: Anne Rygaard Sekretariatet Britt Inger Kolset Sekretariatet Håvard Fossbakken Sekretariatet/ Daglig leder
SAK 015/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT DOKUMENTER I SAKEN: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 18.02.2018 Saksbehandler: Håvard Fossbakken OPPLYSNINGER I SAKEN: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 18.02.2018. RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 18.02.2018. SAK 016/18: NYTT FRA SEKRETARIATET Saksbehandler: Håvard Fossbakken DOKUMENTER I SAKEN: Ingen dokumenter OPPLYSNINGER I SAKEN: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger.
Ny medarbeider i sekretariatet: Line B. Hedegart, prosjektleder i prosjekt Tilpasset opplæring. Vi går ut med en 2. gangs utlysning for stillingen som personvernombud. Bredbåndstrategien er klar og vil bli sendt ut til kommunene for kommunestyrebehandling. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Tas til orientering RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Tas til orientering SAK 017/18: REGIONAL SAK-/ARKIVLØSNING STATUS OG VEIEN VIDERE Saksbehandler: Anne Rygård DOKUMENTER I SAKEN: Internt notat til Rådmannsutvalget OPPLYSNINGER I SAKEN: Denne saken inneholder følgende momenter: 1) Oppfølging av vedtak fra november 2017 2) Fremdrift (leveransen fra Evry og vår interne fremdrift) 3) Organisering av arkivdrift 1) Oppfølging av vedtak fra november 2017 I Rådmannsutvalget i november ble følgende vedtatt: a. Sekretariatet avklarer ny leveranseplan med Evry og kommer tilbake til RMU i januarmøtet med revidert fremdriftsplan som innebærer at løsningen implementeres i de resterende kommuner etter påske 2018.
b. Wenche kobler på kommuneadvokat for å få en juridisk gjennomgang av inngått kontrakt c. Hilde leder videre aktiviteter i det regionale arkivnettverket og kommer tilbake til RMU med status på arbeidet/bestillingene og en vurdering av fremtidig organisering av tjenestesamarbeid innen post/arkivområdet. Punkt a) drøftes i punkt 2) under. Punkt b) Etter avtale med Wenche Grinderud har daglig leder vært i dialog med kommuneadvokaten og drøftet de juridiske forhold i saken. Daglig leder og kommuneadvokaten holder løpende kontakt etter hvert som prosjektet utvikler seg. Punkt c) Hilde Enget har skrevet et notat som er vedlagt saken. Jobben med å få til en regional arkivplan er fremdeles et godt stykke unna å være i mål. Notatet gjør det klart at å fortsette i samme spor ikke vil føre oppdraget i mål, og foreslår en del endringer for det videre arbeid. Notatet er et internt notat og deles kun med Rådmannsutvalget. Prosjektleder har deltatt på de 4 møtene som notatet referer til og deler oppfatning med Hilde Enget. For å komme i mål med arkivplan foreslåes det at det lages en arbeidsgruppe som består av arkivleder fra Notodden, Kongsberg og Rollag, og at denne gruppen, under ledelse av prosjektleder, gis mandat til å utarbeide felles regional arkivplan. Rådmennene i disse kommunene må avklare at det settes av tid i egen kommune slik at jobben med felles arkivplan prioriteres. Fremtidig organisering og arkivsamarbeid drøftes under punkt 3) 2) Fremdrift Elements/Evry: Prosjektet har jobbet siden november med å få på plass en ny leveranse sammen med Evry. Dette arbeidet gjøres nå i to løp: 1) Få systemet i Hjartdal til å virke. Det har vært utfordrende å finne en metode å skaffe seg et felles målbilde, både av nivået for endelig leveranse og av hva som må til før nye kommuner kan settes i produksjon. I tillegg oppsto det alvorlige utfordringer i Hjartdal etter oppgradering før jul. Evry har påtatt seg det fulle ansvar for å følge opp de ekstra problemene i Hjartdal. Noe er løst med å gå tilbake en versjon på deler av softwaren, mens hovedparten ikke er løst. Det skal være forespeilet til prosjektleder at de fleste av feilene blir rettet ved neste oppgradering. På bakgrunn av de utfordringene som kom med siste versjon har Evry innvilget å installere et identisk testmiljø hos oss slik at de fremover kan teste vår konfigurasjon før nye
versjoner slippes i produksjon. Dette skulle ha vært ferdig i uke 6, men er nå forventet ferdig i uke 11. Neste versjon skulle ha vært installert i Hjartdal i slutten av februar men pga forsinkelsene nevnt over, er dette utsatt til over påske. Det er satt som et krav at Evry og prosjektet rekker å teste igjennom ny versjon før den installeres i produksjon. 2) Finne felles målbilde for fullførelse av hovedprosjektet. Det forventes at vi snart skal ha alt på plass slik at systemet i Hjartdal virker. Men prosjektet har ambisjoner langt utover dette og vi er enige med Evry om at de forventede gevinster og de behov som tidlig ble beskrevet for Evry er det som skal danne målbildet for leveransen. Det har over tid vært krevende å få en samlet forståelse av dette, internt i Evry og mellom kunde og leverandør. Imidlertid opplever vi nå at vi har landet en samarbeidsform som er i den konteksten vi har forventet. Det er prosjektets forventning at vi nå får et løp hvor vi blir enige om målbildet, at Evry deretter kommer med en implementeringsplan og et prosjektet beslutter tidspunkt for igangkjøring etter det. Når nivået på produktet er godt nok til at neste kommune kan starte opp vil det bli gjennomført en godkjenningsprøve iht kontrakt som vil gi oss svar på hvordan endelig leveranse ligger an. Interne aktiviteter: Når det gjelder aktiviteter som ikke er knyttet til produktleveransen, så er det i punkt 1 informert om at den regionale delene av arkivplanen ikke er ferdig. Dersom det nå besluttes en slankere arbeidsgruppe, vil arkivplan kunne være ferdig ila mai (inkludert beregning av utallige røde dager). På teknisk side er det avklart hva som skal kartlegges i hver kommune og K-IKT er godt i gang med pilot på den VDI plattformen som blir basis for Elements. Det jobbes godt med utvikling av opplæringsmateriale. I tillegg til sekretariatets egen ressurs for digital kompetanse, Guro Elbert, er det engasjert inn en driver for å sette rammene for opplæringsmaterialet. KS Læring blir plattformen for både opplæring og support/brukerforum og det er forventet at de første delene av materialet vil bli tilgjengeliggjort for brukerne i Hjartdal etter påske. Det er satt av forholdsvis mye midler til opplæringsmateriale i prosjektet, da det vurderes som en nøkkelfaktor for suksess. Piloten i Hjartdal har vist at det er nødvendig å kartlegge organisasjonene før utrulling. Det vil være stor forskjell i kompetanse hos brukerne noen er erfarne saksbehandlere som bruker dagens system ofte, andre bruker det sjeldent og en del kommuner har avdelinger som ikke har vært inne i dagens system, men som ved overgang til elektronisk arkiv skal inn i Elements. For å få
til best mulig opplæring av alle må organisasjonene kartlegges. Det er utarbeidet en liste over hva som må kartlegges og jobben vil starte etter påske og kommunene vil bli kartlagt i tur og orden. Det har vært en ønsket målsetting at vi kunne få en regional organisering av superbrukere. Dette har Britt Inger Kolset fått ansvaret for. Hun avventer beslutningene som gjøres i dag i forbindelse med punkt 3. For Hjartdal nå fungerer prosjektleder og lokal prosjektleder som superbrukere i tillegg til prosjektmedlem fra Notodden. I tillegg har arkivet i Hjartdal blitt styrket med en 50% ressurs fra 15.03. Dette er både for å styrke kapasiteten i en krevende tid og for å gjøre det lettere for informasjon å strømme mellom prosjekt og arkivet i Hjartdal. Avtalen er inngått frem til sommeren. Når det gjelder gevinstrealiseringsplan så er det ikke gjort noe mer enn det som ble gjort i forprosjektet. Det er planen at prosjektleder skal gi dette fokus når arbeidet med å få på plass en plan med Evry er i mål. Økonomisk er det ingenting som tyder på at prosjektet ikke skal holde seg innenfor budsjett. I selvrefleksjon mener prosjektleder det har blitt brukt uforholdsmessig mye tid på å følge opp Evry, blant annet gjennom flere ukentlige møter. Når målbilde og plan er på plass vil dette bli nedprioritert til fordel for egne organisatoriske oppgaver. 3) Organisering av arkivdrift For år tilbake ble det i Numedal kjørt et prosjekt hvor man brukte IKA Kongsberg til å utrede felles arkivtjeneste. Det ble skissert ulike modeller med ulike typer gevinster. I dette prosjekt har det også vært lagt til grunn, at en eller annen form for samarbeid er nødvendig for å oppnå ønskede gevinster for prosjektet (mindre sårbarhet, bedre kvalitet, økt dokumentfangst). I fjor ble det forsøkt å komme til en konklusjon gjennom en arbeidsgruppen bestående av de 7 arkiveiere. Gruppen kom til konklusjon om at det var noe å hente på samarbeid, men kom ikke med noen anbefaling om på hvilken måte. Initiativet ble gitt tilbake til Rådmannsutvalget. De siste månedene har arkivnettverket, etter vedtak i Rådmannsutvalget, drøftet temaet inngående og det er en generell forståelse på at en eller annen form for samordning er nødvendig for å håndtere fremtidens krav til elektronisk arkivdanning og saksbehandling (se vedlagte notat). Initiativet er nå tilbake i Rådmannsutvalget. Det er prosjektleders klare oppfatning at et samarbeid må på plass før bytte til nytt system og arbeidsprosess, for at det skal være realistisk å opprettholde målsetningen for prosjektet. Det er også prosjektleders oppfattelse at dette haster, da alle kommuner nå planlegger med «belte og bukseseler» - altså med full bemanning og backup i egen kommune, da man ikke stoler på at det faktisk ender med et samarbeid. Utfordringen er å lande på en konklusjon av nivå og organisering av et slikt samarbeid. Det bør lages et hurtigarbeidende arbeidsteam som har kompetanse og myndighet til å lage en innstilling til Rådmannsutvalget. Prosjektleder kan koordinere et slikt team og IKA Kongsberg kan stille med fagkompetanse. Rådmannsutvalget må utpeke 2-3 personer med myndighet. Med bakgrunn i alt
som er utredet og diskutert til nå vil en slik gruppe kunne komme med en innstilling før sommeren. Dersom dette ikke er aktuelt ser prosjektleder det som nødvendig å nedjustere forventningen til prosjektets gevinstpotensiale. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Det lages en arbeidsgruppe som består av arkivleder fra Notodden, Kongsberg og Rollag, og at denne gruppen, under ledelse av prosjektleder, gis mandat til å utarbeide felles regional arkivplan. Rådmennene i de 3 kommunene sørger for at det settes av tid i egen kommune slik at jobben med felles arkivplan prioriteres. Det opprettes et arbeidsteam som skal lage en innstilling til arkivsamarbeid i regionen. Teamet består av 2-3 myndighetspersoner som utpekes av Rådmannsutvalget, fagkompetanse fra IKA Kongsberg og koordineres av prosjektleder. En innstilling skal fremlegges Rådmannsutvalget før sommerferien. RÅDMANSUTVALGETS KONKLUSJON: Det lages en arbeidsgruppe som består av arkivleder fra Notodden, Kongsberg og Rollag, og at denne gruppen, under ledelse av prosjektleder, gis mandat til å utarbeide felles regional arkivplan. Rådmennene i de 3 kommunene sørger for at det settes av tid i egen kommune slik at jobben med felles arkivplan prioriteres. Kostnader ved bruk av eksterne ressurser deles av alle kommunene i felleskap. Det opprettes et arbeidsteam som skal lage en innstilling til arkivsamarbeid i regionen. Teamet består av Jon G. Pedersen, Rune Engehult og Hilde Enget, fagkompetanse fra IKA Kongsberg og koordineres av prosjektleder. En innstilling skal fremlegges Rådmannsutvalget før sommerferien. SAK 017/18: FREMTIDIG INNKJØPSSAMARBEID INNSPILL TIL DISKUSJON
DOKUMENTER I SAKEN: Ingen dokumenter Saksbehandler Petter Hoen OPPLYSNINGER I SAKEN: Alle kommuner i regionen deltar i BTV-innkjøp. De enkelte kommuner i regionene er i dag selv ansvarlig for å melde seg på de rammeavtaler BTV inngår og har selv ansvar for oppfølging/avviksmeldinger av/på disse avtalene. Dette med unntak av IKT-relaterte avtaler som K-IKT er gitt beslutningsmyndighet for påmelding på rammeavtaler på vegne av kommunene. K-IKT og anskaffelseskoordinator har ansvar for oppfølging av disse på vegne av kommunene. BTVs avtaleportefølje er i stor grad innrett på volumprodukter, som næringsmidler, kontorrekvisita etc. der man oppnår bedre priser i et stort innkjøpssamarbeid. Anskaffelseskoordinator i Kongsbergregionen bistår kommunene, K-IKT og regionens sekretariat med enkeltanskaffelser og rådgiving/opplæring innen anskaffelsesområdet. Koordinator utarbeider også rammeavtaler på områder der kommune i regionen har behov og BTV ikke har avtaler. Disse anskaffelsene omfatter ofte tjenester der man ikke nødvendigvis oppnår bedre priser ved større antall deltakere. Service- og tjenestenivå er mer vesentlig en pris. Endringer i BTV samarbeidet som følge av regionreformen Den endelige organiseringen av innkjøpssamarbeidet i nåværende BTV etter regionreformener ikke avklart. BTV-innkjøp har sendt ut følgende melding til kommunene etter politisk behandling i fylkesutvalget i Buskerud desember 2017: «Fylkessamarbeidet Innen 01.01.2020 skal Telemark og Vestfold fylkeskommuner slås sammen til ett fylke, mens Buskerud fylkeskommune skal bli en del av Viken fylke, sammen med Akershus og Østfold fylkeskommuner. Som følge av dette er samarbeidet mellom fylkeskommunene (Buskerud, Telemark og Vestfold) sagt opp i slutten av 2017. Fylkessamarbeidet skal være endelig avviklet innen 01.07.2018. Avviklingen innebærer en del tilpasningsarbeid i BTV Innkjøp. Dette arbeidet må prioriteres kommende halvår. Vi vil legge til rette for administrative endringer i løpende avtaler, som skal overdras og splittes mellom de tre fylkeskommunene. For avtaler som er felles for fylkeskommuner og kommuner, vil Buskerud fylkeskommune stå som oppdragsgiver sammen med de kommunene som deltar, og vi vil fortsatt ha hovedansvaret for oppfølgingen av disse rammeavtalene. Dette innebærer at vi ikke kommer til å si opp samarbeidet med noen kommuner i nærmeste fremtid. Da en avvikling av samarbeidet med Telemark og Vestfold fylkeskommuner vil medføre tap av
ressurser (3 ansatte), vil det imidlertid bli nødvendig å etterhvert se nærmere på tjenesteomfanget og på prising av tjenestene. Dette må vi eventuelt få komme nærmere tilbake til. Inntil videre vil Buskerud fylkeskommune fortsette å invitere til deltakelse på aktuelle rammeavtaler.» Slik situasjonen er nå vil det nok også etter 01.01.2020 være et innkjøpssamarbeid for kommunene i Buskerud. Når det gjelder kommunene i Telemark er situasjonen mer uavklart, men det kan ikke utelukkes at hele regionen kan være del av et slikt samarbeid også etter 2020. Telemarkskommunene har fått invitasjon til å delta i et samarbeid med Vest-Telemark omkring oppbyggingen av et samarbeid på innkjøpsområdet. Dette aktualiserer en drøfting om et videre samarbeid på innkjøpsområdet. Mulige modeller framover Ikke uttømmende Telemarkskommunene deltar på BTVs avtaler framover og om mulig søker deltakelse i «nye» BTV. Telemarkskommunene inngår i et samarbeid om deltakelse på rammeavtaler med Vest-Telemark, men reserverer seg mot deltakelse på IKT-avtaler og bistand til enkelt anskaffelser Kongsbergregionen utvider sitt innkjøpssamarbeid til å stå for alle rammeavtale områder Alle kommuner i Kongsbergregionen søker deltakelse i det nye innkjøpssamarbeidet som startes opp i Telemark, begrenset til deltakelse på rammeavtaler. Innkjøpssamarbeidet for regionen splittes opp, med unntak av de avtaler der samordning i regionen er kritisk for K-IKT Innkjøpssamarbeidet i regionen oppløses, med unntak av avtaler kritiske for K-IKT Kommunene i Kongsbergregionen søker samarbeid med andre innkjøpssamarbeid om rammeavtaler som f.eks GKI (Grenland). Kongsbergregionen utvider kapasitet og søker å utvide med flere kommuner fra Buskerud og Telemark Uavklart om dette kan fortsette etter 31.12.2019 og uavklart kostnadsnivå Kommunene i Telemark får da flere å forholde seg til på innkjøpssiden. Ved å reservere seg mot avtaler omkring IKT så vil den standardiseringen som er gjort via K-IKT kunne opprettholdes. IKT-avtaler bør da gjennomføres av K-IKT/regionen. Dagens ordning med regional anskaffelseskoordinator som gjennomfører rådgivning og enkelt anskaffelser for kommunene blir som i dag. Vil kreve utvidelse av kapasitet eventuelt kjøp av ekstern bistand for å kunne gjennomføre alle konkurranser Vil kunne få enhetlig anskaffelses portefølje og ivareta IKT-avtaler felles. Enkeltanskaffelser og bistand til kommunene skjer som i dag. Kommunene i Telemark forholder seg da til det nytt samarbeidet på alle områder, mens kommunene i Buskerud opprettholder dagens regionale ordning Kommunene løser velger om de vil tilslutte seg et eksisterende innkjøpssamarbeid eller om de ønsker å løse dette selv eller ved hjelp av ekstern bistand. Uavklart kostnadsnivå. Dagens ordning blir lik for kommunene i regionen, innkjøpssamarbeidet utvides med flere kommuner. Store rammeavtaler kan legges til utvidet ordning.
DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Rådmannsutvalget drøfter de skisserte alternativene. RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Kommunene avventer situasjonen og forblir i dagens ordning inntil videre. Det er ønskelig at vi fortsetter samarbeidet i Kongsbergregionen. Sekretariatet igangsetter en dialog med initiativtakerne i Telemark og kommer tilbake til Rådmannsutvalget med forslag til videre prosess. SAK 018/18: ÅRSRAPPORT 2017 Saksbehandler: Håvard Fossbakken DOKUMENTER I SAKEN: Årsrapport 2017 (ettersendes) OPPLYSNINGER I SAKEN: Årsrapporten ble ettersendt og gjennomgått av daglig leder. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Rådmannsutvalget tar årsrapporten for 2017 til etterretning. RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Rådmannsutvalget tar årsrapporten for 2017 til etterretning. SAK 019/18: REGNSKAP 2017 Saksbehandler: Håvard Fossbakken DOKUMENTER I SAKEN:
Ingen dokumenter OPPLYSNINGER I SAKEN: Regnskap for 2017 er i henhold til budsjett for 2017. Kongsbergregionens vedtatte budsjett for 2017 var på kr. 20 230 019,00,- Regnskapet viser at vi går ut med en balanse med ubrukte midler på kr. 20 225 297,95,- De ubrukte midlene skyldes prosjekter som er finansierte men som ikke ble avsluttet i 2017. Midlene er derfor bundet til planlagte kostnader, ref handlingsplan 2018. Totalbeløpet kan detaljert forklares slik: Forklaring av overskudd 2017 1. Sak/Arkiv -6 637 334 2. Digital dialog -2 129 897 3. Digital Oppvekst -2 639 153 4. Omsorgsteknologi -3 174 192 5. Smart Automasjon -846 360 6. Barnekonvensjonen -547 732 7. Forventet kostnad anskaffelse av Avtaleforvaltningsløsning -500 000 8. Forventet kostnad ehandelskoordinator -500 000 9. Restmidler fra tjenestesamarbeid økonomi og lønn i 2017 disponeres i 2018 til ehandel -200 000 Totalt -17 174 668 Regnskapsmessig overskudd 2017-20 230 019 Rest. 3 055 351 1. Utgifter som kommer i 2018 pga forsinkelser i prosjektet og forlengelse av prosjektperioden - ref. handlingsplan 2018.
2. Kongsbergregionen fikk støtte fra Fylkesmannen i Telemark i 2017 som skal benyttes i 2018 ifb Chatbotløsning for alle kommunene. 3. Utgifter som kommer i 2018 pga anskaffelser og implementering som gjøres i 2018. 4. Faktura for anskaffelse og implementering av responssenter kommer i 2018. Se også budsjett og handlingsplan 2018. 5. Prosjektet gjennomføres sammen med kommuner og næringsliv i regionen og har fått støtte fra Innovasjon Norge til prosjekt som ennå ikke er avsluttet. Prosjektet sluttføres nå i 2018 6. Har fått støtte fra Fylkesmennene i 2016 - prosjektet er ikke sluttført fra leverandør og dermed ikke gjort opp. 7. Dekkes innen vedtatt budsjett for 2018 8. Dekkes innen vedtatt budsjett for 2018 Det er naturlig at det også blir en del utlegg fortløpende i våre prosjekter. Det har tidligere vært avklart at det derfor er hensiktsmessig med en «buffer» på om lag tre millioner. Tidligere år hadde vi behov for en større likviditet, men dette behovet ble redusert etter etableringen av K-IKT. I budsjettet for 2017 ble derfor likviditeten justert ned til dagens nivå. Utgående balanse 2017 kr 20 225 297,95 som er ubrukte midler inntektsføres til 2018 iht budsjett 2018. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Rådmannsutvalget godkjenner regnskap for 2017. Regnskapet legges frem for regionrådet i mai. RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Rådmannsutvalget godkjenner regnskap for 2017. Regnskapet legges frem for regionrådet i mai. SAK 020/18: FELLES SAKSFREMLEGG EVALUERINGSRAPPORT KONGSBERGREGIONEN Saksbehandler: Håvard Fossbakken DOKUMENTER I SAKEN: Forslag til felles saksfremlegg
Evalueringsrapport fra Telemarkforskning OPPLYSNINGER I SAKEN: Telemarkforskning har laget en evalueringsrapport for Kongsbergregionen. Rapporten skal legges frem for Kommunestyrene til orientering. Vedlagt følger et felles saksfremlegg for behandlingen i kommunestyrene. DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Forslag til felles saksfremlegg godkjennes og tas med til de enkelte kommunestyrer for behandling. RÅDMANNSUTVALGETS KONKLUSJON: Forslag til felles saksfremlegg godkjennes og tas med til de enkelte kommunestyrer for behandling. Rapporten kan evt. legges frem som referatsak til kommunestyret. EVENTUELT FELLES BORD Kommunestyret i Hjartdal har konstituert Gry Anja Gundersborg som rådmann inntil ny rådmann er på plass. Rune Lødøen har sin siste arbeidsdag som rådmann i Tinn denne dagen. Han takkes av og ønskes lykke til videre.