MØTEINNKALLING FOR Administrasjonsutvalget

GRIMSTAD KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR Administrasjonsutvalget Møtedato: 19.03.2009 Møtested: Formannskapssalen Møtetid: 13:00 Representantene innkalles herved til møtet. Forfall bes meldt snarest mulig til telefon 37250300 eller oss@grimstad.kommune.no, slik at vararepresentant kan bli innkalt. SAKSLISTE: Saknr. Arkivsak Saktittel 003/09 08/1016 EVALUERING AV NY ADMINISTRATIV STRUKTUR I GRIMSTAD KOMMUNE 004/09 08/454 ARBEIDSGIVERSTRATEGI, 2.DE GANGS BEHANDLING ORIENTERING: Orientering om rekrutteringsprosjekt i Portugal v/ Thor Lund. Grimstad, 09.03.2009 Hans Antonsen (sign.) Ordfører Side 1

GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Administrasjonsutvalget 19.03.2009 003/09 Kommunestyret 30.03.2009 Avgjøres av: Sektor: Organisasjonsavdelingen Arkivsaknr: Arkivkode: Kommunestyret Saksbeh.: Thor Lund 2008001016 K1-034 EVALUERING AV NY ADMINISTRATIV STRUKTUR I GRIMSTAD KOMMUNE Sammendrag: Agenda utredning & utvikling AS kommet frem til følgende hovedkonklusjon om den administrative organiseringen: Grimstad kommune er godt organisert og har plassert myndighet og ansvar på rett sted i organisasjonen. Dette er et godt utgangspunkt for å utvikle kommunen videre. Rådmannen er enig denne konklusjonen, og mener at dagens modell bør videreføres. Det er likevel enkeltfunn fra Agenda og problemstillinger som har kommet opp siden omorganiseringen i 2005, der rådmannen mener at det bør vurderes visse endringer. Dette gjelder blant annet ift sammenslåtte enheter. Rådmannen har i saken beskrevet en rekke tiltak som skal gjennomføres for å forbedre kommunens organisasjon. Dokumentliste: - Evalueringsrapport, Agenda Utredning & utvikling AS. Fakta: Grimstad kommune gjennomførte etter vedtak i K-sak 63/04, en administrativ omorganisering med virkning fra 1/1-2005. Som en del av denne, ble det foretatt to sammenslåinger av barneog ungdomsskoler (Holviga og Fjære) og en sammenslåing av barneskole og barnehage (Eide oppvekstsenter). På grunn av stor motstand blant ansatte ved disse enhetene, ble det i 2007 gjennomført en evaluering i regi av organisasjonsavdelingen. Med utgangspunkt i vedtak i sak 001/07, Foreløpig evaluering av sammenslåtte skoler, ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en ny evaluering av skolene i 2008. Som en del av denne evalueringen, ønsket rådmannen å evaluere hele organisasjonen. Etter utlyst anbud, ble firmaet Agenda Utredning & utvikling AS valgt til å gjennomføre evalueringen. Agenda tok utgangspunkt i de formulerte målsetninger for omorganiseringen, og hvor vidt disse var nådd. Følgende mål ble evaluert: 1. Produktivitetsmål: Det samlede nivå for kommunens tjenesteproduksjon overfor innbyggere og brukere i Grimstad, skal fortrinnsvis kunne opprettholdes selv om det foretas en innsparing på 3,45 millioner kroner fra 2005. 2. Økonomimål: Kommunens økonomi bør være sunn over tid, og gi økt lokalpolitisk handlingsrom. 3. Styringsmål: Styringen av kommunens ressurser mot prioriterte politiske mål og brukernes og innbyggernes behov skal bedres. Økt vekt på mål og strategistyring. 4. Servicemål: Kommunens organisasjon og fokus skal ytterligere orienteres mot kvalitet, service og medvirkning i tjenesteproduksjonen og gi økt verdi for brukerne. Side 2

5. Organisasjonsmål: Omlegging og forenkling av kommunens organisering. Kommunens evne til å beholde, rekruttere, dyktiggjøre og motivere medarbeidere skal økes. Sørge for at kommunen framstår som en spennende og attraktiv arbeidsgiver med motiverte og myndiggjorte ledere og ansvarlige medarbeidere. Framstå som en kompetent, omstillingsdyktig og lærende organisasjon. 6. Administrasjonsmål: Tjenesteenhetene og støttefunksjonene skal bidra til mest mulig tilpassede og effektive tjenester overfor brukere og innbyggere. De administrative kostnadene søkes redusert. 7. Ledelsesmål: Ledelse i Grimstad er å ha et personlig ansvar med tilstrekkelig myndighet til, sammen med egne medarbeidere, å nå definerte mål og resultatkrav. Vurdering: Etter offentliggjøringen av rapporten i slutten av januar 2009, har rådmannen gjennomført en intern prosess, der enheter som er spesielt nevnt i rapporten har gjennomført interne prosesser, der de er bedt om å uttale seg ift rapportens tilrådninger, samt å komme med en anbefaling til tiltak. Rapporten er eller lagt ut til vurdering for alle enheter og tillitsvalgte, med frist for innspill til rådmannen innen 27/2-09. Rådmannen vil innledningsvis gjøre oppmerksom på at saken omhandler evaluering av hele den administrative omorganiseringen som fant sted i 2005, og ikke kun om Agendas rapport. Denne rapporten er dog et sentralt dokument ifm evalueringen. Agendas hovedkonklusjon lyder: Grimstad kommune er godt organisert og har plassert myndighet og ansvar på rett sted i organisasjonen. Dette er et godt utgangspunkt for å utvikle kommunen videre. Denne hovedkonklusjonen er rådmannen enig i. Dette innebærer etter rådmannens syn at dagens organisasjonsmodell videreføres, men at enkelte deler av organiseringen endres og/eller gjennomgås ytterligere. Rådmannen vil i det videre gå gjennom de enkelte målsetningene og hvilke tiltak eller endringer som vil være hensiktsmessige. Mål 1, -høyere produktivitet; - i det vesentlige har kommunen akseptable kostnader ift sammenlignbare kommuner. Agenda tilrår en gjennomgang av pleieinstitusjonene og barnehagesektoren. Rådmannen vil : ha en gjennomgang av pleie- og omsorgssektoren i første halvår (ref vedtak i budsjett/hp 09-13) Gjennomgang av de kommunale barnehagene innen august-09 Mål 2, -sunne finanser; - kommunen har ikke greid å oppnå ønsket økonomisk resultat etter omstillingen, herunder et netto driftsresultat. Den administrative organiseringen i seg selv og leders fullmakter og utøvelse av disse må undersøkes som en potensiell kostnadsdriver. I tillegg oppstår det stadig nasjonale målsetninger og kostnadsdrivere som ikke står i forhold til økte inntekter og overføringer. Kommunens organisering og fullmaktsstruktur vil bli en del av rådmannens gjennomgang av årsakene til merforbruket i 2008. Dette gjennomføres i løpet av første halvår. Mål 3, -styring etter politiske mål: - innføringen av et helhetlig styringssystem var planlagt som en del av omorganiseringen i 2005. Dette var en forutsetning for å få til den gjennomgående politiske styringen en ønsket. Av ulike årsaker har innføringen av styringssystemet ikke blitt realisert før nå i 2009. Rådmannen har følgende tiltak: Utforming av revidert kommuneplan forenkler gjennomgående styring Etablering av styringskart og styringssystem, alle enheter oppe å går på systemet i løpet av 2009. Side 3

Gjennomgå og forbedre budsjettmodeller til behandlingen av budsjett/hp 2010-2013 høsten -09. Mål 4, -gode tjenester; - Tallmaterialet og indikatorer som har vært gjennomgått av Agenda, tyder på at kommunen leverer gode tjenester. Det er pekt på at vi ligger etter i forhold til internettløsning, noe som det allerede er tatt konsekvensen av ved å endre gjennomføring og fremdrift av det pågående portalprosjektet. Det er gjennomført endringer i IKT-Agders fellesprosjekt på innføring av nye innbygger- og ansattportaler, ved å gjennomføre en deling av hhv statisk informasjonsinnhold og utforming(ny portal lanseres i oktober 2009) og automatisering av tjenester og henvendelser utvikles fra 2010 og fremover iht foretatte prioriteringer. Kommunens metodikk for brukerundersøkelser og brukerdialog har etter rådmannens mening fungert godt, og vil videreføres. Mål 5, -forenkling av organisasjonen/personalbehandling; - Agenda konkluderer med at driftsenhetene i alt vesentlig grad har riktig størrelse og oppgaver. Unntaket er hjemmetjenesten som foreslås oppsplittet. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen i 2007 var ikke på et ønsket nivå. Rådmannen gjorde i egen sak høsten -07 rede for hvordan resultatene fra undersøkelsen skulle følges opp. Det er nettopp gjennomført en ny medarbeiderundersøkelse i februar-09, og resultatene herfra vil gi rådmannen nødvendige signaler for videre oppfølging. Rådmannen vil følge Agendas forslag, og vil stille krav om at alle ansvarlige ledere gjennomfører medarbeidersamtaler i 2009. Iht budsjett/hp vedtak i 2008 (se mål 1)vil det i gjennomgangen av pleie- og omsorgssektoren i 2009 bli vurdert om hjemmetjenesten skal splittes opp i flere enheter. Rådmannen vil lage en egen oppfølgingsplan før sommeren ifm medarbeiderundersøkelsen 2009. Mål 6, -effektiv administrasjon; - balansen mellom sentraliseringen av de administrative støttefunksjonene og tilgjengelig lederressurser ved enhetene var en av de forventede utfordringene ved ny organisasjonsmodell. Agenda kommer frem til den konklusjon at støtteenhetene ikke fungerer optimalt og er underbemannet ift sammenlignbare kommuner, og at dette er noe kommunen taper på over sikt. Rådmannen mener fremdeles at organiseringen med felles støttefunksjoner og større fagmiljøer er riktig, og ønsker å videreføre denne, men disse enhetene ikke har vært dimensjonert godt nok for å kunne gi god nok støtte til tjenesteenhetene. innenfor gjeldende økonomiske rammer for 2009, vil rådmannen ha en gjennomgang av hvilke tjenester støtteenhetene skal prioritere. EN administrativ kurskatalog utarbeides innen 20. august. Endrede rutiner for økonomirapportering iverksettes umiddelbart. Rådmannen vil ifm sitt forslag til budsjett/hp 2010-2013, legge frem forslag til endelig organisering og dimensjonering av støttefunksjonene. Mål 7, -god ledelse; - Agenda fremhever kommunens delegasjoner og myndiggjøring av ledere som veldig bra. Rådmannen mener gjeldende delegasjonsnivå er både riktig og nødvendig for å kunne ansvarliggjøre ledere helt ut i organisasjonen. Rådmannen vil allikevel som nevnt over, foreta en vurdering av hvorvidt ledernes vide fullmakter er kostnadsdrivende, og årsak til merforbruk i 2008. Gjennom styringssystemet vil rådmannen legge grunnlag for en effektiv styringsdialog gjennom en ytterlig tydeliggjøring av ledernes resultatkrav og personal- og budsjettoppfølging. Gjennomgå kommunens rapporterings- og avvikssystem ifm budsjettoppfølging er startet og vil pågå frem mot sommeren. Side 4

Sammenslåtte enheter. Oppmerksomheten rundt de sammenslåtte enhetene har etter rådmannens oppfatning fått for mye fokus i forhold til omleggingene i resten av organisasjonen og de faktiske endringene for elevene/barna og de ansatte i skolene og oppvekstsenteret. Rådmannen er enig i Agendas konklusjon når det gjelder hvorfor omleggingen til sammenslåtte skoler ikke har lykkes, og at dette utgjør et demokratisk problem med store konsekvenser. Rådmannen forventer at ansatte følger arbeidslivets spilleregler, følger kommunestyrets vedtak og ikke motarbeider disse. Til kommunestyremøtet i mai vil det bli fremmet en egen sak om fremtidig skolestruktur i Grimstad. Med bakgrunn i de innspill som allerede er kommet inn i denne saken, bør en eventuell omlegging og/eller endring av de sammenslåtte skolene bli en del av den samlede vurderingen av fremtidig skolestruktur. Eide oppvekstsenter: Rådmannen mener at den geografiske plasseringen gjør at eventuelle endringer i fremtidig skolestruktur i liten grad påvirker dagens forhold. En har her ikke lyktes med å få til de endringene en ønsket ved opprettelsen av oppvekstsenteret, og rådmannen vil igjen peke på de prinsipielle aspektene ved årsakene til dette. I og med at det er vedtatt en endring ift barnehagestrukturen ved å omgjøre barnehagene til egne enheter, vil rådmannen allikevel tilrå at dette også gjøres for Eide barnehage, og at Eide oppvekstsenter dermed opphører. Dette er i tråd med anbefalingen fra arbeidsgruppen ved oppvekstsenteret som støtter Agendas tilrådning om oppløsning. Rådmannen vil bemerke at dersom alle forhold ellers forblir like, har han følgende konklusjon ift Fjære og Holviga skoler: Fjære skole: Rådmannen finner ikke at Agendas standpunkt om at enheten er for stor er dokumentert. Med utgangspunkt i de resultater skolen oppnår på brukerundersøkelser, nasjonale prøver og sykefravær ser ikke rådmannen behov for strukturendring. Arbeidsgruppen sammensatt av ledelse, tillitsvalgte og ansatte som har vurdert 1-10 skole kontra to skoler, uttaler følgende; Vår enstemmige konklusjon samsvarer derfor med Agendarapporten og anbefaler en splitting av enheten som mest tjenelig. Ved en splitting anbefaler vi en så rask som mulig iverksetting for å unngå et organisasjonsmessig vakuum. Arbeidsgruppen anbefaler oppsplitting senest 1. januar 2010. Rådmannen anbefaler videre drift som 1-10 skole inntil eventuelt nytt vedtak i sak om fremtidig skolestruktur. Holviga skole: Tilsvarende som på Fjære, tilsier oppnådde resultater og brukertilfredsheten at skolen fungerer for brukerne på en tilfredsstillende måte. Holviga skole har kommet lenger i sammenslåingen, og har begynt å dra nytte av felles ressurser som spesialrom med mer. Arbeidsgruppen ved Holviga skole har kommet med følgende tilrådning : Ansatte ved Holviga skole går inn for fortsatt 1 10 skole i elevens nærmiljø. Dette gir en bedre utnyttelse av skolens ressurser og sikrer et helhetlig løp for elevene. Vi forutsetter tilført administrativ ressurs med minst ¾ stilling. Rådmannen anbefaler videre drift som 1-10 skole inntil eventuelt nytt vedtak i sak om fremtidig skolestruktur. FORSLAG TIL VEDTAK: Rådmannen har følgende forslag til vedtak: Side 5

1. Agenda rapporten tas til etterretning. 2. Rådmannens skisserte tiltak gjennomføres som beskrevet i saken. 3. Kommunens modell for administrativ organisering videreføres med følgende endring: a. Eide oppvekstsenter tilbakeføres til 2 selvstendige enheter, hhv Eide skole og Eide barnehage. b. Eventuell videreføring av Holviga og Fjære som 1-10 skoler avgjøres ifm sak om fremtidig skolestruktur. Side 6

GRIMSTAD KOMMUNE SAKSFREMSTILLING Styre, utvalg, komite m.m. Møtedato Saknr. Administrasjonsutvalget 19.03.2009 004/09 Kommunestyret 30.03.2009 Avgjøres av: Sektor: Organisasjonsavdelingen Arkivsaknr: Arkivkode: Kommunestyret Saksbeh.: Thor Lund 2008000454 K1-032 ARBEIDSGIVERSTRATEGI, 2.DE GANGS BEHANDLING Sammendrag: Rådmannen har i det reviderte forslaget til arbeidsgiverstrategi fokusert på hva som oppfattes som dagens største utfordringer, og konkretisert fire strategiske satsingsområder for å møte disse; Ledelse og ledelsesutvikling, medbestemmelse og medinnflytelse, rekruttere og beholde og livsfasepolitikk. Rådmannen har også redigert om dokumentet i en generell del som revideres hvert 4.år, og en strategisk del som revideres årlig. Dokumentliste: - Forslag til arbeidsgiverstrategi Fakta: Til grunn for denne saken ligger K-sak 095/06 fra 18.12.2006 hvor det i kapittel 8.4.4 i Handlingsprogrammet for 2007-2010 står at følgende skal oppnås: I 2007: Gjennom en bred prosess utarbeide ny arbeidsgiverplattform for kommunen. Etter en intern prosess behandlet kommunestyret forslag til arbeidsgiverstrategi i sak 055/08, der saken ble returnert administrasjonen med følgende vedtak: Rådmannen arbeider videre med forslag til arbeidsgiverstrategi før den fremlegges til endelig behandling. Strategiene gjøres mer konkrete med utgangspunkt i nåsituasjonen i Grimstad kommune. Vurdering: Hensikten med en arbeidsgiverstrategi er å formidle arbeidsgivers syn på sin egen og de ansattes plass i organisasjonen og gi uttrykk for et grunnsyn og fundamentale verdier en ønsker å styre etter. Arbeidsgiverstrategien skal være en avklaring av forventninger for begge parter. For å forenkle fremtidig behandling og revisjon av arbeidsgiverstrategien, har rådmannen valgt å dele denne inn i to deler; Del 1, -generell del: - inneholder overordnet visjon, verdigrunnlag og overordnede målsetninger. Denne bør revideres sammen med kommuneplanen hvert 4. år. Del 2, - strategisk del: - periodens satsingsområder. Denne bør revideres årlig som en del av behandlingen av budsjett og handlingsplanen. Satsingsområdene inkorporeres videre i enhetenes styringskart. Vedlegg: mer detaljerte planer og retningslinjer for periodens satsingsområder. Side 7

Del 1, - generell del: Rådmannen har lagt til grunn den visjon og verdigrunnlag som er vedtatt i dagens kommuneplan. Rådmannen har registrert mange innspill og meninger ift disse, og påregner at disse vil bli omformulert som en del av revisjonen av kommuneplanen. Det vil derfor være naturlig at del I revideres når ny kommuneplan foreligger. Del 2, -strategisk del: Denne delen innholder en konkretisering av de satsingsområdene og strategier rådmannen vil prioritere i kommende budsjett- og handlingsplanperiode. Rådmannen har tatt utgangspunkt i tidligere gjennomførte prosesser, resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 07, samt fremtidige utfordringer for både kommunesektoren som helhet og Grimstad kommune spesielt, og valgt å prioritere følgende fire strategiske områder: I. Ledelse og lederutvikling: dette var et område hvor Grimstad hadde dårligere resultat enn ønsket på medarbeiderundersøkelsen i 2007, og som har vært et satsingsområde i 2008 med gjennomføringen av lederprogrammet Fremtidsrettet ledelse. Rådmannen vil fortsatt ha fokus på ledelse. II. Medbestemmelse og medinnflytelse: Kommunen skal til en hver tid følge de spilleregler som er definert i avtaleverket. I tillegg anser rådmannen involvering og ansvarliggjøring av de enkelte medarbeiderene og deres organisasjoner som en vesentlig suksessfaktor for å kunne levere de fremtidige tjenester våre eiere og brukere forventer. III. Rekruttere, beholde og utvikle medarbeidere: Å ha tilstrekkelig antall ansatte vil være en av de største utfordringene Grimstad kommune vil møte i nær fremtid. Eksisterende prognoser anslår at kommunesektoren vil mangle personell innen viktige faggrupper, bl.a innen skole/utdanning og pleie- og omsorgsyrkene. Kommunen har i dag følgende aldersfordeling: Bare pga avgang ved oppnådd pensjonsalder, må kommunen om kort tid rekruttere mellom 30 og 50 nyansatte årlig. For å ikke forsterke denne utfordringen, er derfor viktig å kunne utvikle og beholde dagens ansatte, samtidig som kommunen må fremstå som attraktiv i arbeidsmarkedet. Her er våre ansatte kommunens beste ambassadører. Rådmannen mener at det bør satses på: Kompetanseutvikling: tilrettelegge for tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter til å mestre både dagens og morgendagens oppgaver og utfordringer. Den vedtatte interkommunale IKT-satsingen, vil utløse store kompetansetiltak for at de ønskede resultater og effekter skal oppnås. Motivasjon og lønnspolitikk: I forslag til Del II peker rådmannen på både prosessuelle og strukturelle utfordringer ift en forståelig lønnspolitikk, og hvorledes kriterier for fastsettelse av lokal lønn skal handteres. Rådmannen ønsker derfor å gjennomføre en prosess i samarbeid med de ansattes organisasjoner for å utarbeide en lønnspolitisk plan. Denne skal ta utgangspunkt i arbeidsgivers prioriteringer og skal være en presisering og fortolkning av foreslåtte kriterier. Denne prosessen Side 8

Mangfold og inkludering: dette punktet omhandler både kommunens ansvar ift avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) om å tilrettelegge for arbeidstagere med ulik grad av funksjonsevne, og om å ha en bevisst rekrutteringsstrategi som øker mangfoldet i organisasjonen. Det siste både for å møte fremtidige utfordringer ift tjenesteyting til nye minoritetsgrupper, og som et organisatorisk virkemiddel. Forskning viser større grad av innovasjon og nyskapning i organisasjoner med medlemmer fra mange ulike grupper og kulturer som bl.a kjønn, alder, etnisk tilhørighet og livssyn. IV. Livsfasepolitikk: Dette omhandler en planlagt strategi for hvorledes vi som arbeidsgivere kan tilpasse de behov den enkelte ansatte har. Disse behovene vil variere over tid, og er som regel knyttet til livsfaser, helsemessige forhold, familieforhold osv. Dette vil være til en hver tid individuelle behov, og kommunens hovedstrategi må være at dette skal håndteres individuelt, innenfor gitte fullmakter hos ledere, som skissert i forslagets del II, og skal kunne tilpasses ulike forhold og behov. Vedlegg 1: -Seniorpolitikk: Dette er i utgangspunktet en livsfase på linje med de andre definerte fasene. Da rådmannen likevel velger å behandle denne gruppen spesielt, er det på grunn av viktigheten av å beholde ansatte og deres kompetanse lengst mulig, og ikke forsterke problemet med nyrekruttering som diskutert over. Kommunen har også en ekstra økonomisk belastning der ansatte velger og gå av med tidligpensjon. Rådamnnen foreslår derfor to ulike tiltak for å gjøre det både mulig og attraktivt å stå i stillingen istedenfor å velge tidligpensjonsordninger: Inntil 10% reduksjon i arbeidstid med lønnskompensasjon Inntil 30.000,- i årlig bonus for å stå i stillingen. Det er knyttet en grad av usikkerhet til hvilke økonomiske konsekvenser dette vil utgjøre. Med utgangspunkt i tabellen over, vil det om 2 år komme ca 50 nye personer som kan nyttiggjøre seg ordningen, og deretter ca 30 personer pr år. Dersom ordningen ikke medfører redusert uttak av AFP gjennom KLP, vil kostnaden kunne bli betydelig. Rådmannen ønsker derfor at ordningen evalueres allerede innen utgangen av 2010. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kommunestyret vedtar vedlagte forslag til Arbeidsgiverstrategi for Grimstad kommune. 2. Kommunestyret vedtar vedlagte forslag til Seniorpolitikk Grimstad kommune (Vedlegg 1). Ordningen evalueres og legges frem som sak til kommunestyret innen utgangen av 2010. 3. Rådmannen utarbeider i en felles prosess med de ansattes organisasjoner en Lønnspolitisk plan. Denne fremmes for administrasjonsutvalget innen utgangen av juni 2009. Side 9