Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget Møtested Schweigaardsgt. 4, Oslo, Galleriet Fylkestingssalen Møtedato

Transkript

1 Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget Møtested Schweigaardsgt. 4, Oslo, Galleriet Fylkestingssalen Møtedato Tid 09:00 1

2 2

3 Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 18/13 Lederutvikling - ledaravtaler - lederevaluering 19/13 Tilgang til skoleporten for tillitsvalgte 3

4 Sakertilbehandling 4

5 Sakertilbehandling 5

6 Saksfremlegg Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 18/13 Administrasjonsutvalget Lederutvikling, lederavtaler og lederopplæring Innstilling Saken tas til orientering. Sammendrag Saken gir en kort fremstilling over bakgrunn for og hovedtrekkene i et lederutviklingsprogram som skal gjennomføres for alle ledere med økonomi- og personalansvar i fylkeskommunen. Lederutviklingsprogrammet skal i hovedsak gjennomføres ved bruk av interne ressurser, i et samarbeid med en ekstern bidragsyter som yter støtte til gjennomføring og kompetanseoverføring. Lederutviklingsprogrammet er planlagt gjennomført i perioden Som en del av det forsterkede fokuset på intern kontroll i fylkeskommunen, gjennomføres det også en rekke opplæringstiltak for å styrke våre lederes kompetanse på viktige fagområder. Saksutredning I sak 9/12 Strategi for lederutvikling som ble behandlet i administrasjonsutvalget den , uttalte fylkesrådmannen følgende om lederutvikling i fylkeskommunen: «Fylkeskommunens lederprinsipper vil, sammen med visjon og verdier utgjøre et samlende fundament for alle ledere og medarbeidere i det daglige virke. Både verdigrunnlag og lederprinsipper skal fungere som rettesnorer for de utfordringer, dilemmaer og prioriteringer våre ledere møter i lederrollen. Verdigrunnlag og lederprinsipper skal bidra til en felles ledelseskultur i fylkeskommunen, ved at de legges til grunn som både retning og måleparametere for utvikling og gjennomføring av lederutviklingstiltak i sentral regi.» Lederutviklingsprogram I fylkeskommunens økonomiplan for er det besluttet at det skal gjennomføres et obligatorisk lederutviklingsprogram basert på vedtatt visjon, verdigrunnlag og lederprinsipper. 6

7 Hovedformålet med lederutviklingsprogrammet: Skape et grunnlag for en felles ledelses- og organisasjonskultur med utgangspunkt i fylkeskommunens overordnede mål, visjon, verdier og lederprinsipper. Utvikling av Akershus fylkeskommunes ledere med fokus på hhv. individ, grupper/team, virksomheter og hele fylkeskommunen. Utvikle samarbeid ledere imellom, mellom ledere og medarbeidere og utvikle team og organisatorisk samhandling på alle nivåer. Å videreutvikle og dyktiggjøre ledere, personlig og faglig, gjennom utviklingsprosesser på individ og gruppenivå. Bevisstgjøre ledere i forhold til egen lederrolle og egen motivasjon inn i lederrollen. Programmet består av to moduler á to dagers varighet. I tillegg gjennomføres opplæring innenfor ulike fagområder som omtales i eget punkt nedenfor. Akershus fylkeskommune har som visjon «Ledende og levende». Verdiene «profesjonalitet», «respekt» og «åpenhet» skal prege fylkeskommunens aktivitet. De faglige begrepene utviklingsorientert ledelse og transformasjonsledelse er nært forbundet med vår visjon og våre verdier. Viktige dimensjoner er orientering mot oppgaver, relasjoner, individuell omtanke og utvikling. Akershus fylkeskommune ønsker i størst mulig grad å bruke interne ressurser i stedet for eksterne konsulenter. For å realisere dette er hovedtrekkene i lederutviklingsprogrammet laget av interne rådgivere, og etter en fase med kompetanseoverføring fra ekstern bidragsyter skal de gjennomføre programmet på egen hånd. Lederutviklingsprogrammet skal omfatte ca. 300 ledere som trenes i grupper med ca. 20 deltakere. De hovedtillitsvalgte for Utdanningsforbundet, Norsk Lektorlag, Fagforbundet og Delta skal også være deltakere i lederutviklingsprogrammet i kraft av at de er ledere for et stort tillitsvalgtapparat. Temaer på samlingene er ledelse som fag, herunder kommunikasjon, ulike ledelsesmetoder, ledelsesmetoder tilpasset AFKs visjon «ledende og levende», personlighet og femfaktormodellen, lederens personlighet og tilpasning til rollen, formulering av strategi, visjon mål og verdier for virksomheten/ avdelingen (AFK). Deltakerne inndeles i grupper (nettverk). Deltakerne skal arbeide i grupper og nettverk mellom samlingene med konkrete oppgaver relatert til utfordringer i det daglige. Under programmet vil det bli benyttet testverktøy for å hjelpe den enkelte i bevisstgjøring og utvikling. Lederavtaler Fylkeskommunens styringssystem består i dag av en rekke rutiner og retningslinjer samt bl.a. økonomiplan og andre styringsdokumenter (eks. tildelingsbrev, avtaler, planer og strategier). Et grunnlag for forventningsavklaring, oppfølging og evaluering av ansvarlig leders innsats og lederskap er etter fylkesrådmannens vurdering ikke tilstrekkelig ivaretatt i styringssystemet per i dag. Det tidligere ansvarsdokumentet og lederavtaler på virksomhetsledernivå ble faset ut i Fylkesrådmannen har utarbeidet et konsept for lederavtaler for fylkesdirektørene i sentraladministrasjonen. Formålet med lederavtalen er å klargjøre krav og forventninger til den enkelte fylkesdirektør. Lederavtalen skal tydeliggjøre fylkesdirektørens ansvar og bidra til at innsatsen blir prioritert. Formålet med lederoppfølging og -evaluering er å gi konstruktiv og korrigerende tilbakemelding relatert til resultater og lederskap. Lederavtalene vil bli videreutviklet til også å omfatte virksomhetsledernivået. Lederavtaler vil derved inngå i 7

8 fylkeskommunens styringssystem som et verktøy for klargjøring av forventninger, prioriteringer, oppfølging og evaluering av resultater og lederskap på topp- og virksomhetsledernivå. Øvrig lederopplæring I tillegg til lederutviklingsprogrammet vil det bli gjennomført en rekke kompetansetiltak for ledere innenfor ulike fagområder. Fredag 15. november ble det bl.a. gjennomført opplæring for over 80 ledere. Lederopplæringen har til hensikt å bygge opp om ønsket praksis i fylkeskommunen på områder som overordnet arbeidsgiverpolitikk, herunder styringsretten, lovog avtaleverk på ulike områder, rekruttering og bemanning, herunder retningslinjer for stillingspool/overtallighet, livsfasepolitikk og seniorpolitikk, likestilling og mangfold, lønnspolitikk, lønnsforhandlinger, helse, miljø og sikkerhet, IA-avtalen, medarbeiderundersøkelsen, beredskap, varsling, anskaffelsesregelverk, dokumentasjon, innkjøpsrutiner, økonomiforvaltning, herunder attestasjon og anvisning. Fylkesrådmannens anbefaling Fylkesrådmannen er av den oppfatning at tiltak som nå er satt i gang knyttet til lederutvikling, lederavtaler og lederopplæring vil bidra til å skape et godt grunnlag for en felles ledelses- og organisasjonskultur i fylkeskommunen. Fylkeskommunens overordnede mål, visjon, verdier og lederprinsipper er godt integrert i tiltakene. I tillegg vil lederopplæringen gi fylkeskommunens ledere et solid kompetansegrunnlag for å ta gode beslutninger som bygger opp om ønsket praksis i fylkeskommunen. Oslo, Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Dag Aga Blokhus/Merete Sogge 8

9 Politisk sak Dato: Arkivref: / Saksnr Utvalg Møtedato 19/13 Administrasjonsutvalget Tilgang til skoleporten for tillitsvalgte Innstilling Av hensyn til taushetsbelagt informasjon får de tillitsvalgte ikke tilgang til lukket del av Skoleporten. Bakgrunn og saksopplysninger Skoleporten er en portal hvor Utdanningsdirektoratet har samlet mye statistikk og informasjon om grunnopplæringen. Denne portalen er i utgangspunktet åpen for alle. Det betyr at informasjon og statistikk er anonymisert. I tillegg til den åpne delen av Skoleporten finnes det en lukket del som krever pålogging. Grunnen til at denne delen er lukket, er at det her finnes informasjon som er taushetsbelagt. Det er samme type informasjon i åpen og lukket del av Skoleporten. Det er ikke andre indikatorer i lukket del. Forskjellen på de to delene er at det gjelder andre regler for publisering i lukket del. Opplysninger for små utvalg blir tilgjengelige for personer med tilgang til lukket del. Informasjonen er ikke anonymisert. For å ha tilgang til taushetsbelagt informasjon må det finnes en hjemmel. Enkelte medarbeidere i sentraladministrasjonen (eller på en skole) vil ha hjemmel ved at de har arbeidsoppgaver som tilsier at de trenger denne type informasjon. Det kan være at de jobber med analyse av resultater for skolene(/skolen), f.eks. skriver tilstandsrapport eller forbereder styringsdialoger. Fylkesrådmannens anbefaling Tillitsvalgte har ikke en slik generell hjemmel til å se taushetsbelagt informasjon. De kan imidlertid ha hjemmel i enkelte saker. Det betyr at det må vurderes fra sak til sak om det foreligger hjemmel. Foreligger det hjemmel, må nødvendig informasjon skrives ut og leveres. De tillitsvalgte kan heller ikke i slike tilfeller få tilgang til Skoleporten, siden de i så fall kan få tilgang til mer informasjon enn de har hjemmel for. Oslo,

10 Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Jorunn Lajord 10