Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn HR strategiens satsingsområder HR strategiens handlingsplan

Transkript

1

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn HR strategiens satsingsområder HR strategiens handlingsplan Satsingsområdenes målsetting Planen Evaluering Planen Tiltakene Evaluering

3 HR strategi for Skien kommune 1. Innledning HR står for human resources, det vil si menneskelige ressurser. Dette er arbeidskraften i organisasjonen. Begrepet HR omfatter alle aktiviteter som omhandler å tiltrekke, rekruttere, tilsette, introdusere, utvikle og følge opp ansatte i Skien kommune. En HR - strategi er en langsiktig plan for å møte fremtidige utfordringer knyttet til de menneskelige ressurser i organisasjonen. Skien kommunes HR - strategi er en videreføring av arbeidsgiverperspektivet i kommuneplanens samfunnsdel Skal Skien kommune i fremtiden være en attraktiv og konkurransedyktig arbeidsgiver må vi være tydelige på hva vi satser på innenfor HR i årene fremover. 2. Bakgrunn Vår visjon er «Skien kommune den gode og inkluderende møteplass». Våre verdier er løsningsorientering, helhetsfokus, åpenhet, kommunikasjon og delegering(sistnevnte spesielt for ledelse). Ved å holde disse verdiene høyt kan vi sammen skape en god og inkluderende arbeidsplass. I vår «Samfunnsplan » står det Vi som bor i Skien, er Skien. Det er vi som må skape fremtiden sammen. Dette kan vi overføre i vår organisasjon til «Vi som arbeider i Skien kommune, er Skien kommune. Det er vi som må skape fremtiden sammen» I kommuneplanens samfunnsdel punkt Handlekraftig kommuneorganisasjon. Er det beskrevet at Skien kommune skal: - Være en aktiv samfunnsbygger. - Yte gode og riktige tjenester. - Ha en effektiv drift. Videre beskrives det at Skien kommune skal få til dette: - Ved å ha robuste fagmiljø og effektiv drift - Ved å være helhetsorienterte og nytenkende - Ved å ha kompetente og myndiggjorte medarbeidere Disse føringene ligger til grunn for HR strategien. HR - strategien skal danne grunnlaget for en godt forankret, helhetlig og fokusert satsing på HR faget i kommunen. Strategien vil være et overordnet styringsdokument for kommunen som arbeidsgiver i kommende 10-årsperiode. Strategien vil bli justert i perioden dersom HR - faglig utvikling, organisasjonens behov og nye politiske føringer skulle gi grunnlag for dette. HR - strategiens handlingsplan har et 4-års perspektiv. Handlingsplanen gir føringer for både ressursbruk og kompetansebehov i den nyopprettede HR - avdelingen, samt for linjeorganisasjonens arbeid innen HR faget. Skal man lykkes med en innføring av HR - strategien er det viktig at denne er godt forankret, i politisk og administrativ ledelse, i linjeorganisasjonen og i arbeidstakerorganisasjonene. Gjennomføringen av HR strategien er et felles ansvar for både den overordnede arbeidsgiverfunksjonen, linjeledelsen og arbeidstakerorganisasjonene. 2

4 3. HR strategiens satsingsområder Handlingsplanen vil gjelde for perioden Tiltakene som beskrives under satsingsområdene tar hensyn til ressursene i kommunalområdet HR og ressursene innenfor fagområdet HR i linjeorganisasjonen. Det er av avgjørende betydning at HR-avdelingen knytter seg sterkt til linjeorganisasjonen for å til enhver tid iverksette mest mulig hensiktsmessige tiltak i forhold til organisasjonens behov. Det er videre av stor betydning at linjeorganisasjonen selv, og i samråd med HR-avdelingen, til enhver tid er tydelige på hvilke behov de har for utvikling innenfor fagområdet HR. HR strategiens handlingsplan vil være gjenstand for en årlig evaluering og eventuelt justering for å sørge for at den til enhver tid ivaretar organisasjonens behov. Satsingsområdene i tiden er i prioritert rekkefølge: - Ledelse - Kompetanse - Kultur og identitet Satsingsområdet Ledelse Innenfor dette satsingsområdet ligger lederverdier, styring, styringssystemer, relasjonsledelse, organisasjonsutvikling, lederutvikling, lederkompetanse, lederstruktur, lederutøvelse og overordnet ledelse mv. Dersom kommunen skal lykkes med å levere gode tjenester innenfor gitte økonomiske rammer og ha en effektiv drift, slik samfunnsplanen sier, så innebærer det satsing på ledelse. Skal kommunen videre være helhetsorienterte og nytenkende, så får det konsekvenser for hvordan kommunen ledes. Og skal vi ha og ivareta myndiggjorte medarbeidere og ledere, så er det en forutsetning at vi rekrutterer, følger opp og utvikler dyktige ledere. Satsingsområdet Kompetanse Innenfor dette satsingsområdet ligger kompetanseplaner, rekrutteringstrategi, rekruttering, kompetansetiltak mv. Strategisk fokus på kompetanse innebærer planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre organisasjonen og den enkelte medarbeider nødvendig kompetanse for at organisasjonen skal nå sine definerte mål. Skal vi ha robuste fagmiljø og effektiv drift og være helhetsorienterte og nytenkende trenger vi ansatte med god kompetanse. Skal vi lykkes med dette er det av avgjørende betydning at vi har en helhetlig og langsiktig satsing på kompetanse. Satsingsområdet Kultur og identitet Innenfor dette satsingområdet ligger organisasjonskultur, medarbeiderskap, mydiggjorte medarbeidere, omdømme mv. Har vi medarbeidere som har tilhørighet til arbeidsplassen vil det bidra til å skape samhold og motivasjon. Dette vil føre til en positiv organisasjonskultur som er viktig for å skape effektivt samspill mellom kollegaer og på tvers av enheter. 3

5 4. HR strategiens handlingsplan Satsingområdenes målsetting Satsingsområde Målsetting Ledelse Skien kommune skal ledes i tråd med lederverdiene; løsningsorientert, helhetsfokus, åpenhet, kommunikasjon og delegering slik at kommunen når sine definerte mål. 2. Kompetanse Skien kommune skal ha kompetansen vi trenger for å løse kommunens nåværende og fremtidige samfunnsoppgaver i tråd med definerte mål. 3. Kultur og identitet Skien kommune skal ha stolte og myndiggjorte medarbeidere som arbeider i tråd med våre felles verdier, løsningsorientert, helhetsfokus, åpenhet og kommunikasjon, slik at kommunen når sine definerte mål. 4.2 Planen 2013 I perioden skal vi i prioritets rekkefølge satse på Ledelse, Kompetanse og Kultur og identitet. Hensikten er å innledningsvis arbeide målrettet med god ledelse, da dette antaes å ha størst effekt i forhold til å utvikle Skien kommune som arbeidsplass i tiden fremover. Dette fokuset vil føre til at vi også påvirker de andre satsingsområdene positivt. Det som anses som mest vesentlig i forhold til Ledelse er å få på plass noen grunnleggende normer for ledelse i Skien kommune. Vi har vår visjon og vi har våre lederverdier. Disse må tydeliggjøres og innarbeides i den daglige ledelsen av organisasjonen. Dette vil gjøres ved at man innledningsvis lager et rammeverk for ledelse. Rammeverket bør inneholde grunnleggende kompetansekrav, rammer for konsekvensansvar og handlingsansvar, tydeliggjøring av lederverdiene, en oversikt over årlige opplærings- og utviklingstiltak internt mv. Et slikt rammeverk må tydelig forankres i linjeorganisasjonen. Betydningen av ledelse for hvor godt organisasjoner lykkes med å gjennomføre strategier og i hvilken grad de når målene sine er godt dokumentert i forskning. Hvilken type ferdigheter som leder til gode prestasjoner varierer imidlertid mellom organisasjoner og lederroller. Det er derfor hensiktsmessig å ha en egen felles grunnleggende plattform for rollen som leder i en organisasjon. Derfor vil det med utgangspunkt i rammeverket gjennomføres en prosess hvor man har som målsetting og definere en plattform for ledelse i Skien kommune. Hensikten med en slik plattform er at man har lederverdier som i størst mulig grad viser seg i daglig lederatferd. Denne plattformen skal også definere helt sentrale begreper i forhold til ledelse i vår organisasjon. 4

6 Når et slikt rammeverk og en plattform er på plass har man et tydelig utgangspunkt for å rekruttere, tilsette, utvikle og følge opp ledere og ledelse i Skien kommune. Dette grunnlaget vil gi mulighet for å arbeide videre med organisasjonens behov i forhold til lederavtaler, 360 graders lederevalueringer, ansettelse av nye ledere og utvikling/opplæring av ledere. Utviklings- og opplæringstiltak man har drøftet i arbeidet med strategien er blant annet: - Introduksjonsprogram for nye ledere - Modulbasert lederopplæring som kurs i økonomistyring, saksbehandling etc. - Individuell lederutvikling - Ledermentor på HR graders lederevaluering - Lederskolen et lederutviklingsprogram Det grunnleggende rammeverket, en plattform for ledelse, samt hensiktsmessige opplærings og utviklingstiltak, skal være på plass i løpet av Et eventuelt behov for videre arbeid med satsingsområdet Ledelse vil avdekkes underveis i prosessen. Dermed vil nye eller endring av tiltak tas med i den årlige evalueringen av HR strategiens handlingsplan. Innenfor satsingsområdet Kompetanse vil det i løpet av 2013 utarbeides, forankres og innføres en rekrutteringsstrategi. Dette vil kreve en analyse av fremtidig rekrutterings- og kompetansebehov i organisasjonen samt definering av områder hvor det er rekrutteringsutfordringer. Samtidig vil vi ta opp igjen arbeidet med strategisk kompetanseplan. Arbeid med strategisk kompetanseutvikling innebærer planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre organisasjonen og den enkelte medarbeider hensiktsmessig kompetanse for at organisasjonen skal nå sine definerte mål. Rekrutteringsstrategien og arbeidet med kompetanseplanen skal utarbeides i tett samarbeid med hele organisasjonen, og vil synliggjøre aktuelle tiltak. Videre vil man innenfor området Kompetanse også arbeide med å etablere en IKT-strategi for kommunen. Innenfor satsingsområdet Kultur og identitet så vil man arbeide med etableringen av et internmagasin med hensikt å styrke organisasjonskulturen. God målrettet internkommunikasjon er av avgjørende betydning for å skape en god organisasjonskultur. Et internmagasin er en kommunikasjonsarena som i stor grad kan bidra til å skape tilhørighet og stolthet. Med et engasjerende og lærerikt innhold kan magasinet bidra til å styrke kjennskapen til egen arbeidsplass. I forbindelse med etableringen av en plattform for ledelse vil vi få erfaringer som gjør at vi i løpet av perioden også kan få på plass en plattform for medarbeiderskap. Medarbeiderskap er en helhetlig betraktning av hvordan myndiggjorte medarbeidere forholder seg til arbeidsoppgavene, til arbeidskollegaene og til arbeidsgiveren. Den vil dekke temaer som etikk, holdninger, verdier, omdømme mv. Hensikten med en slik plattform vil være å styrke vår organsasjonskultur. Dette vil bli et godt grunnlag for alle enheter i Skien kommune til å arbeide med kultur på egen arbeidsplass. I perioden vil det arbeides med å forankre alle disse tiltakene i organisasjonen. Dette vil gjennomføres i nært samarbeid mellom HR, andre stabselementer, linjeorganisasjonen og arbeidstakerorganisasjonene. 5

7 4.2.1 Evaluering 2013 I 2013 var ambisjonen å gjennomføre flere HR tiltak på strategisk nivå. Det innebærer et omfattende arbeid knyttet til samarbeid og dialog mellom linjeorganisasjonen og HR. Videre krever strategiske HR tiltak ofte en krevende implementeringsfase. I tillegg til HR strategiens strategisk tiltak så har følgende prosjekter hatt fokus og trykk i organisasjonen ut over normal drift: - Agenda Kaupang - Innføring av nytt saksbehandlingssystem Public Innføring av nytt HR lønn, administrasjon og økonomistyringssystem(erp) Visma - Vurdering og forankring av medarbeiderundersøkelsen i SK Disse prosjektene er konkrete og medfører rent faktiske endringer i arbeidsprosesser for flertallet av ledere og merkantile i SK. Disse prosjektene har vært krevende og har opptatt mye av kapasiteteten til linjeorganisasjonen og HR. Spesielt nytt ERP system vil medføre en betydelig effekt i forhold til bedre oversikt og kontroll innenfor HR administrasjon på sikt. HR tiltak i 2013: - Utarbeide rammeverk for ledelse i SK er gjennomført. - Utarbeide plattform for ledelse i SK er utsatt. - Utarbeide introduksjonsprogram for nye ledere pågår fortsatt. - Utarbeide rekrutteringststrategi er i kartleggingsfasen og delvis i gang i Helse og velferd. - Revidering av kompetanseutviklingsplan sees i sammenheng med rekrutteringsstrategi. Å arbeide strategisk med HR er relativt nytt i organisasjonen. Slik at det å vurdere ambisjonsnivå og mulighet for gjennomføring er krevende i en planleggingsfase. Det viktigste tiltaket er blitt gjennomført og det er en utarbeiding av et rammeverk for enhets og seksjonsledere sitt ansvar i SK. Dette vil være et grunnlag for vurdering og gjennomføring av alle nye tiltak knyttet til strategisk HR i organisasjonen. De andre tiltakene er blitt drøftet og det er lagt et godt grunnlag for videre arbeid med disse. Dialogen mellom linjeorganisasjonen har også tydelig gjort i større grad hvilke behov linjeorganisasjonen har knyttet til strategisk HR. Det er derfor avgjørende å ta hensyn til dette i det videre arbeidet Planen I perioden skal vi fortsatt ha fokus på Ledelse, Kompetanse og Kultur og identitet. Hensikten er å fortsatt arbeide målrettet med god ledelse, da dette antaes å ha størst effekt i forhold til å utvikle Skien kommune som arbeidsplass i tiden fremover. Dette fokuset vil føre til at vi også påvirker de andre satsingsområdene positivt. Hovedfokuset i HR arbeidet er videre å skape konsistent og forpliktelsesbasert HR i Skien kommune. Det vil si at man arbeider for at alle HR aktiviteter bygger opp under kommunenes strategiske mål(samfunnsplanen) og at det er intern konsistens i HR aktivitene. Se fig. Forpliktelsebasert HR handler om ledelse basert på forventninger, tillit og forpliktelse med fokus på bla. delegert HR ansvar, trening og utvikling fikk vi på plass et rammeverk for enhets- og seksjonlederes ansvar i Skien kommune. Det beskriver rammene og handlingsrommet man har som leder på lokalt nivå. Det neste steget er å implementere 6

8 rammeverket i organisasjonen. Dette vil linjeorganisasjonen gjøre i nært samarbeid med HR ved at man sammen designer et system for oppfølging av ledere på enhets- og seksjonsnivå i Skien kommune. Dette systemet skal ivareta begreper som lederavtaler og ledersamtaler. Dette systemet skal henge sammen med malen for de lokale utviklingsplanene i Skien kommune. Slik at det neste steget blir å revidere denne, og produsere en god brukermanual for disse. Det bør videre sees på tiltak for å implementere lokalt utviklingsarbeid enda bedre i organisasjonen(for eksempel kurs, e-læring ol.) Det lokale utviklingsarbeidet må henge sammen med resultatene fra medarbeiderundersøkelsen, som skal gjennomføres i Medarbeiderundersøkelsen 2014 vil i større grad enn tidligere ha fokus på forankring og oppfølging på lokalt nivå(se sak i HAMU 13/12822). Det vil bli gjort ved at linjeorganisasjonen med støtte fra HR arbeider aktivt med alle tre faser av undersøkelsen, dvs. forankring, gjennomføring og oppfølging. Utformingen av medarbeiderundersøkelsen må henge sammen med satsingsområdene i HR strategien og organisasjonens behov. HR vil derfor i løpet av våren produsere en ny undersøkelse som vil bli benyttet i 2014 og i årene fremover. høsten 2014 og vinter 2015 vil man starte arbeidet med en plattform for medarbeiderskap og lederskap i Skien kommune. En slik plattform vil tydeliggjøre våre verdier og vår organisasjonskultur. Denne vil også kunne inneholde et rammeverk for medarbeideres ansvar i Skien kommune. Dette rammeverket kan beskrive det generelle ansvaret og handlingsrommet til en ansatt i Skien kommune. Plattformen er ment å benyttes som et grunnlag for alt arbeid i organisasjonen. 7

9 4.3 Tiltakene Tiltak under Ledelse Tiltak Innhold Tid Status Hensikt/Mål Grov gjennomføringsplan og ansvarsfordeling Etablere et rammeverk for ledere/ledelse i Skien kommune. Strategisk rammeverk som beskriver ledelse og ledere i Skien kommune med en tydeliggjøring av delegert myndighet, ansvar og forventninger Gjennomført. Dette vil gjøre det tydeligere hva det innebærer og være leder og hvilke forventninger som stilles til ledelse i organisasjonen. Dette vil synligjøre hvilke behov for opplæring og utvikling som er hensiktsmessig å gjennomføre. HR kartlegger, analyserer og lager et utkast som drøftes med linjeorganisasjonen. Linja er ansvarlig for å svare på spørsmål i forbindelse med kartlegging, samt delta i drøfting og forankring av rammeverket. Innføring av rammeverk for ledere. Ny Arbeid med informasjon, kommunikasjon, forankring og etablering av tiltak i forbindelse med dette Implementering i linjeorganisasjonen pågår. Se over. HR ansvarlig for å bistå linjeorganisasjonen i forankringen av rammeverk og plattform. Linja er ansvarlig for å forankre og følge opp bruken av rammeverk og plattform. Implementere et strategisk system for oppfølging av ledere i organisasjonen. Ny Strategisk system for oppfølging av ledere som vil ivareta begreper som lederavtale og ledersamtale. Systemet vil ha rammeverk for enhets- og seksjonsledere ansvar i Skien kommune som grunnlag Pågår. Systemet vil gi strategisk ledelse muligheten til å følge opp enhetsog seksjonsledere på en meningsfull og hensiktsmessig måte. Videre vil det gjøre det tydeligere hva det innebærer og være leder og hvilke forventninger som stilles til ledelse i organisasjonen. Samt at det vil synligjøre hvilke behov for opplæring og utvikling som er hensiktsmessig å gjennomføre. HR utarbeider et forslag med bakgrunn i arbeid i HR arbeidsgruppen(strategiske representanter fra linjeorganisasjonen). Forslaget forankres og implementeres av linjeroganisasjonen med bistand fra HR. 8

10 Etablere og implementere en plattform for medarbeiderskap og lederskap i Skien kommune. Ny Lage og forankre et strategisk HR dokument som bygger på kommunens lederverdier Skape felles anvendte verdier og begreper i Skien kommune. Disse vil bli benyttet i tilsetting, utvikling og oppfølging av ledere og medarbeidere i Skien kommune. Det bør vurderes og utarbeide et rammeverk for medarbeiderskap som er konsistent med rammeverket for enhets-/seksjonlederes ansvar. HR ansvarlig for å legge til rette for en felles arbeidsprosess for linjeorganisasjonen. HR ansvarlig for å lede, kartlegge, analysere og lage utkast i prosessen. Linja er ansvarlig for å delta i arbeidet med kartlegging, analyse, drøfting og forankring i prosessen. Utarbeide introduksjonsprogram for nye ledere i Skien kommune Et introduksjonsprogram som ivaretar det behovet for informasjon og komptanse man har som ny leder i organisasjonen Pågår. Kvalitetssikre nye lederes introduksjon inn i organisasjonen. Dette for å sette lederen i stand til så fort som mulig til å gjøre en god jobb i sin nye organisasjon. For eksempel fadderordning for nye ledere. HR utvikler og drøfter med linjeorganisasjonen. Linja er ansvarlig for å informere om og være tydelig på behovet i forhold til tiltaket. Videreutvikle konseptet Lederskole Strategisk lederutviklingsprogram Lederskolen utgår etter drøfting i ledergruppen. Strategisk kompeanseutvikling for ledere iverksettes ved behov i linjeorganisasjonen. Et program som ivaretar organisasjonens grunnleggende syn på ledelse og skaper indre motivasjon for lederens egen læring og utvikling. HR utvikler og drøfter med linjeorganisasjonen. Linja er ansvarlig for å informere om og være tydelig på behovet i forhold til tiltaket. Gjennomføre og videreutvikle modulbasert Strategisk lederopplæring Iverksettes etter behov fra og avklaring med Ulike hensiktsmessige kurs/tiltak for å dekke behovet som ledere og spesialister har for HR utvikler og drøfter med linjeorganisasjonen. Linja er ansvarlig for å informere om og være tydelig 9

11 lederopplæring linjorganisasjonen. kompetanseheving innenfor administrative ferdigheter, personlige lederferdigheter og strategiske ferdigheter. For eksempel kurs i økonomistyring, kurs i saksbehandling mv. på behovet i forhold til tiltaket. Gjennomføre og utvikle andre lederutviklingstiltak Strategisk lederutvikling Pågår. Hensiktsmessig gjennomføring av individuell lederutvikling, 360 graders lederevaluering, ledermentor på HR og gruppe lederutvikling for å dekke behovet for utvikling av personlige lederferdigheter og strategiske ferdigheter. HR utvikler og drøfter med linjeorganisasjonen. Linja er ansvarlig for å informere om og være tydelig på behovet i forhold til tiltaket. 10

12 4.3.2 Tiltak under Kompetanse Utarbeide Rekrutteringsstrategi En plan på strategisk nivå for rekruttering I kartleggingsfasen. Definere fremtidige utfordringer, behov og tiltak knyttet til kompetanse og rekruttering av denne. Strategisk rekruttering innebærer planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre organisasjonen og den enkelte medarbeider hensiktsmessig kompetanse for at organisasjonen skal nå sine definerte mål HR ansvarlig for å legge til rette for en felles arbeidsprosess for kommunalområdene. HR ansvarlig for å kartlegge, analysere og lage utkast. Linja er ansvarlig for å delta i prosessen. Ajourføre strategisk kompetanseutviklingspl an Oversikt på strategisk nivå over kompetanse og utvikling av denne Vurderes nærmere i forbindelse med arbeidet knyttet til rekrutteringsstrate gi. Arbeide videre med den etablerte strategiske kompetanseplanen. Strategisk innsats innenfor satsingsområdet Kompetanse innebærer planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre organisasjonen og den enkelte medarbeider hensiktsmessig kompetanse for at organisasjonen skal nå sine definerte mål HR utvikler og drøfter med kommunalområdene. Kommunalområdene svare på spørsmål om behov. Arbeide med en IKT strategi for Skien kommune IKT strategi for Skien kommune Overlates til IT rådets vurdering inntil videre. Definere nåværende og fremtidige utfordringer, behov og tiltak knyttet til IKT. HR ansvarlig for å ta initiativ. Ansvarforhold ut over dette må avklares etter hvert. 11

13 4.3.3 Tiltak under Kultur og identitet Implementere et system for forankring, gjennomføring og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen i Skien kommune. Ny Strategisk system for alle faser av medarbeiderundersøkelsen. I løpet av Pågår. Systemet vil gi startegisk ledelse muligheten til å følge opp alle faser av medarbeiderundersøkelsen. Hovedhensikten er å ivareta intensjonen om at mau er et verktøy for gjennomføring av lokal organisasjonsutvikling. Implentere et strategisk system for oppfølging av lokalt utviklingarbeid. Ny Strategisk system for lokalt utviklingsarbeid I løpet av Pågår. Dette henger sammen med arbeidet med mau. Men har spesielt fokus på oppfølginsgfasen. Her må det konretiseres v erktøy som gjør at ledere på lokalt mivå kan gjennomføre dette på en hensiktsmessig måte. Arbeide med etablering av et internmagasin Internmagasin i Skien kommune I løpet av Vurderes overlatt til kommunikasjonsseksjonen. Hensikten med et internmagasin vil være å styrke vår organsasjonskultur og omdømme. HR utvikler og drøfter med kommunalområdene. Kommunalområdene svarer på spørsmål om behov. 12

14 5. Evaluering Effekten av tiltakene kan måles i for eksempel medarbeiderundersøkelser, andre HR undersøkelser, 360 lederevaluering mv. I alle tiltak skal det gjennomføres en evaluering i forhold til måloppnåelse. Dette blir bakgrunnen for den evalueringen av handlingsplanen som gjennomføres i forbindelse med årets siste HAMU-møte. 13