SAKSPAPIRER Styremøte 13.01.2014 BI Studentsamfunn Drammen 1
Innholdsfortegnelse Sak 24-14 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 25-14 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 26-14 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 27-14 - Oppføring av eventueltsaker Sak 28-14 - Orienteringssak: Redegjørelser Sak 29-14 - Orienteringssak: Økonomisk redegjørelse Sak 30-14 - Orienteringssak: Fremdriftsplan Sak 31-14 - Behandlingssak: Sommeravslutning Sak 32-14 - Behandlingssak: Budsjett sommeravslutning Sak 33-14 - Behandlingssak: Norlifondet Sak 34-14 - Orienteringssak: Vinterlekene 2014 Sak 35-14 - Orienteringssak: Teambuildingstur Sak 36-14 - Orienteringssak: Vedtekter BI Studentsamfunn Sak 37-14 - Behandlingssak: Innkjøp av blomster Sak 38-14 - Orienteringssak: Eventueltsaker 2
Sted: BI Drammen Innkallelse sendt: 06.01-2014 kl 19:03 Tid: kl. 13.00 Sakspapirer sendt: 11.01-2014 kl 09:15 Til stede: ØA, FA, SA, HR, leder, Avdelingsleder + Underverv Sak 24-14 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og dagsorden for styremøte datert 6. Januar. Forslag godkjent Sak 25-14 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Tobias Tonum (leder) som ordstyrer, og Christoffer Berger (HR) som referent. Forslag godkjent Sak 26-14 Behandlingssak: Godkjenning av referat (fra ekstraordinært styremøte) Forslag til vedtak: Styret godkjenner referat fra forrige ekstraordinære styremøte. Forslag godkjent Sak 27 14: Oppføring av eventueltsaker Ingen eventueltsaker Sak 28 14 Orienteringssak: Redegjørelser Bakgrunn: Etter endt høstsemester skal vervene nå orientere om sin oppfatning av arbeidet som ble lagt til grunne foregående semester av den enkelt engasjerte. Tanken er at vi skal gjøre oss opp et helhetlig bilde om hvordan semesteret som har vært. Thomas: fikk gjennomført det vi har satt opp, unntak av eksamensperioden. Lite studenter, vanskelig å få de med på arrangementer, håper å få til bedre kommunikasjon med studentene neste semester. Morten: legge opp ting bedre. Burde hatt bedre arrangementer i fjor, samarbeidet var godt. Personlig få til bedre rutiner det kommende semesteret. Håvard: bedre effektivitet, kommunikasjon internt. Vi har holdt det vi har lovet. Skryt til sosialtansvarlige. Jeg har hatt oppfølging av klassekontakter, det har gått bra. Småsaker som har blitt løst bra. Fått rapport fra sentralt. Fornøyd med motivasjonskveld. Håkon: godt fornøyd med idrettsbiten, også deltagelse. Styret er godt fornøyd. Martine: fortsette å være tidlig ute med markedsføring av arrangementer. Fortsette med det. 3
Tobias: relativt god jobb, lagt til rette for bra arrangementer men vanskelig å få med alle studenter. Vi tar med læring fra sist semester til nytt. Gode rutiner er innarbeidet. Helhetlig godt jobbet av alle, kan bli flinkere med kommunikasjon internt. Gunn: inntrykk av et godt semester, også for admin. Merker ikke så stor forskjell. Merkbart at det er færre studenter. Bør være mulighet til å få til ting, men ser situasjonen med vanskeligheten rundt det å få studenter til å møte opp både på arrangementer og undervisning. Viktig med mye kommunikasjon. Klar for å gå løs på det siste semesteret. Rokke: NLD? Er det muligheter for å dra på dette i Oslo? Gunn: det er ikke lagt opp til det, men mest sannsynlig så blir det en frivillig greie. Tobias : vi har fått invitasjon fra SBIO for de som ønsker. Gunn : Arrangementer i Oslo blir studentene invitert til og er velkommen til dette. Blir nok ikke satt opp buss fra admin til dette. Men det er et viktig arrangement som er satt opp med buss osv for studentene som skal begynne i Oslo neste semester, med påmelding osv. Det er tatt hensyn slik at det ikke kolliderer med evt forelesninger og andre arrangementer. Sak 29 14 Orienteringssak: Økonomisk redegjørelse v/ ØA Orientering: Økonomiansvarlig orienterer om økonomisk tilstand. Morten: God likviditet. 220.000 på konto. God økonomisk situasjon. Ca 100.000 igjen etter å ha trekt fra de budsjetterte kostnadene. (pause) Sak 30-14 Orienteringssak: Fremdriftsplan vår 2014 v/leder Bakgrunn: Før jul ferdigstilte vi aktivitetsplanen for vårsemesteret. Det skal nå diskuteres hvordan vi skal vektlegge de forskjellige aktivitetene. - Bedriftsbesøk: haandbryggeriet, med bespisning, legges opp til å dra på rekord bar etter endt foredrag. Minimale kostnader. Hensikt er å dra inn/nytte av pensum. - GF: kommer med info senere. - Bedriftsbesøk: Drammen Havn. Sørge for god promotering, håper på god respons i form av studentmasse. Får en buss som henter oss på skolen, omvisning, historie og mat. Foreløpig er det bare mat som kan bli kostnad, ellers ingen. Uke 8, onsdag 9. - Skisprint : forbehold om snø. Sted: evt Spiralen, Konnerud. Kostnader til kakao og div. Mars. - Gallamiddag m/temakveld: gallamiddag egentlig vårball, men med ny vri. Blir en finere middag, i tillegg samslått med temakveld til Håvard. Satse på å få tak i en god foredragsholder. Kostnader uvisst inntil videre. Mars, uke 11. Budsjettert ca. 30.000 til temakveld. Mål blir å toppe sist temakveld. Lokale uvisst. Skal promoteres som gallamiddag. Samtidig med temakveld. Åpne for å ta med partner. fokus - arrangement. 4
- Bedriftsbesøk: Mulig Tess, likhet med de andre bedriftsbesøkene. Minimale kostnader, bare mat. Prøve å få de til skolen å holde foredrag og pensumrelatert. - Drammenslekene: 21.- 22. Mars, kanonballag. To lag. Har vært promotert tidligere. Kostnader 1250 pr lag. - En kveld i tigerstaden: i April. Dra ut for å se hvordan studentmiljøet er i Oslo evt et utested der studentene fra Oslo holder til. Studentene må komme seg inn på egenhånd, med mulig transport hjem. Kostnader blir evt til hjemtransport, foreløpig uvisst. - Bedriftsbesøk: ingen planer enda, men er forslag om TRY. April. Mulig litt mer kostnader her enn de andre besøkene. - CareDay: Bøssebæring, uke 17, April. - x- russefest: mulig å slå sammen med HBV. Sted uvisst. Kostnader uvisst. April. - Løp for Care: studentaksjonen informerer senere. Planlagt i Mai. Ment for alle. Stort fokus. - Idrettsturnering mot HBV: blir en fotballkamp. Samarbeid med HBV. Juni. Kostander uvisst. - Sommeravslutning: fokusarrangement! Fokusarrangementer: 45.000 budsjettert til gallamiddag (kan legge til 15.000) 5.000 budsjettert til Løp for Care (kan legge til 5.000) 40.000 budsjettert til sommeravslutning ( kan legge til 40.000/50.000) kan også søke midler hos admin. Sak 31 14 Behandlingssak: Dato for sommeravslutning v/leder Bakgrunn: Da sommeravslutningen er lagt opp til å bli det største arrangementet som avholdes dette semesteret, vil det være svært viktig å fastsette dato for dette tidligst mulig. Forslag til vedtak: Styret beslutter i samråd med BI administrasjonen å avholde sommeravslutningen / - 2014. Datoen faller på 6. Juni, med mindre noe skulle dukke opp. Enstemmig vedtatt. 5
Sak 32 14 Behandlingssak: Budsjett sommeravslutning v/øa Orientering: Sommeravslutningen kommer desidert til å bli den største utgiften dette semesteret. Spørsmålet blir hvor mye. Økonomiansvarlig legger frem et forslag til revidert budsjett for arrangementet. Forslag til vedtak: Styret godkjenner det reviderte budsjettet for arrangementet til 90.000,- Enstemmig vedtatt Sak 33 14 Behandlingssak: Søknad til Norlifondet v/leder Bakgrunn: BI Studentsamfunn Drammen har til rådighet ca kr 42.000 +/- i Norlifondet. Disse midlene bør vi innløse før avvikling, slik at vi kan bruke midlene til et verdig formål dette semesteret. Vi skal nå også komme frem til hvordan midlene skal brukes. Forslag til vedtak: Styret beslutter å sende inn søknad om få innvilget hele summen som står til disposisjon i Norlifondet. Enstemmig vedtatt om å sende søknad Sak 34 14 Orienteringssak: Vinterlekene 2014 v/leder Bakgrunn: Vinterlekene arrangeres i år fra 2. februar 5. februar. Da samtlige engasjerte fra våres LA allerede er på plass der oppe dagen arrangementet starter, blir vi nødt til å løse organisering av transport for resterende studenter på forhånd. Leder ønsker her at Sosial- og kommunikasjonsansvarlig kommer med innspill. Må utnevne en til bussansvarlig som ikke er i BIS. 22. Januar får vi vite hvor mange fra skolen som skal opp til Hemsedal. Sak 35 14 Orienteringssak: Teambuildingstur v/leder Orientering: Leder orienterer om gjennomføring og plan for denne turen. Plan: dra opp torsdag ettermiddag. Varer fra torsdag kveld til lørdag formiddag. Skal inneholde en faglig del i regi av Tobias og Christoffer. Hytten er dekket i budsjettet. Mat og drikke betaler styret selv. Sak 36-14 Orienteringssak: Sentrale og lokale vedtekter i BI Studentsamfunn v/hr Orientering: Basert på foregående semester, ser HR- ansvarlig det hensiktsmessig å informere om viktigheten ved å etterfølge både de lokale og sentrale vedtektene. Sak 37 14 Behandlingssak: Innkjøp av blomster v/fa 6
Bakgrunn: Fagansvarlig fremmet i forrige uke et forslag om å gå til innkjøp av blomsterbuketter til samtlige forelesere og ansatte ved BI Drammen. Det er her tenkt at de skal motta disse som en takk på vegne av studentene ved siste forelesning. For de i administrasjonen, på skoleavslutningen. Forslag til vedtak: Styret setter til side kr 3500,- som skal brukes til blomsterbuketter til forelesere og ansatte ved BI Drammen. Enstemmig vedtatt. Sak 38 14: Orienteringssak: Eventueltsaker Ingen eventueltsaker. Møtet er hevet kl 16.04 7