Øyer kmmune Persnalhåndbka OVERORDNET RUTINE FORANKRET I HMS RETNINGSLINJER FOR ØYER KOMMUNE FOREBYGGING OG HÅNDTERING AV VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE INNHOLD A. Generelt, - m begrepet vld g trusler - m arbeidsmiljølven B. Kartlegging av risik fr vld g trusler - vurdere hva sm skal gjøres C. Plan fr håndtering av trusler g vld mt ansatte VEDLEGG Sjekkliste: Arbeidsgivers plikter ved vld g trusler Sjekkliste: Hva gjøres umiddelbart etter vld g trusler mt ansatte Vernerunde Veileder fra Arbeidstilsynet A. GENERELT Retningslinjene er verrdnet fr kmmunen g hver tjeneste vurderer m det eventuelt er behv fr egne retningslinjer sm et supplement. Arbeidsplassene er ulike, g avgjørelsen m egne retningslinjer må baseres på risikbildet i hver enkelt tjeneste. Retningslinjene sier ne m: hvrdan kmmunen skal arbeide fr å identifisere g frebygge vld g trusler hvilket utgangspunkt ledelsen i kmmunen har i frhld til vld g trusler hvrdan rapprtering g registrering skal fregå. Retningslinjene, g eventuelle egne retningslinjer, skal gjøres kjent fr de ansatte, g ligge i internkntrllsystemet TQM. Det frutsettes at retningslinjene tas pp sm tema jevnlig, avhengig av risikvurderingen, men minimum årlig i frbindelse med vernerunden. 1
Øyer kmmune Persnalhåndbka BEGREPET VOLD OG TRUSLER I Arbeidstilsynets veileder m vld g trusler på arbeidsplassen, er vld g trusler frklart slik: «Vld g trusler er hendelser hvr arbeidstakerne blir utskjelt, utsatt fr uønsket seksuell ppmerksmhet fra tredjepart eller angrepet i situasjner sm har frbindelse med deres arbeid, g sm innebærer en åpenlys eller antydet trussel mt deres sikkerhet, helse eller velvære. Vld g trusler kan kmme til uttrykk sm: Fysisk vld sm primært gir skade på legeme. Psykisk skade kan ppstå sm følge av å bli utsatt fr slik vld. Psykisk vld sm kan uttrykkes både verbalt g gjennm krppsspråk. Denne retter seg mt den utsattes psykiske tilstand eller sinnsstemning. Frmålet er å skape psykisk ubehag, frykt, engstelse g/eller usikkerhet. Seksuell vld sm kan gi både fysisk g psykisk skade. Sm fenmen pptrer ikke fysisk vld g trusler (psykisk vld) nødvendigvis samtidig.» Vld g trusler kan kmme til uttrykk ansikt til ansikt, på telefn, skriftlig, gjennm ulike elektrniske medier, eller på andre måter. Trusler kan gså frekmme i frm av insinuering / indirekte trusler. ARBEIDSMILJØLOVEN Arbeidsmiljøet skal etter Arbeidsmiljølven være frsvarlig. I 4-3 pkt. 4 står det: «Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mt vld, trusler g uheldige belastninger sm følge av kntakt med andre.» Arbeidsgiver har etter lven et ansvar fr å frebygge slik at ansatte ikke utsettes fr vld g trusler fra brukere / pasienter / elever/ publikum, samt ha retningslinjer fr hvrdan vi håndterer situasjnen dersm dette likevel skulle skje. Arbeidsmiljølven beskriver de enkelte aktørenes ppgaver slik (her ne frkrtet): Arbeidstakerne skal medvirke i utfrming g gjennmføring av tiltak, g i ppfølging av tiltakene. De skal rapprtere hendelser med vld g trusler til ledelsen. Samarbeid mellm arbeidstakere g arbeidsgiver er sentralt i arbeidet, g det er et felles ansvar å skape gde arbeidsbetingelser. Vernembudet skal tas med på råd under planlegging g gjennmføring av tiltak mt vld g trusler, g bidra til at ansatte får nødvendig pplæring. Tillitsvalgte er viktige samarbeidspartnere fr arbeidsgiverne i det systematiske arbeidet med å frebygge vld g trusler. Arbeidsmiljøutvalget skal delta i det frebyggende arbeidet sm mhandler arbeidstakernes sikkerhet, helse g velferd. Utvalget kan gså vedta at arbeidsgiver skal gjennmføre knkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakere, vernembud g arbeidsmiljøutvalg i det frebyggende g systematiske arbeidsmiljøarbeidet. 2
Øyer kmmune Persnalhåndbka Vurderingen av i hvilken grad det er mulig å tilrettelegge, må relatere seg til den risiken sm freligger i hver enkelt tjeneste. Det kan fr eksempel dreie seg m: Opplæringstiltak Organisatriske tiltak Bruk av sikkerhetsutstyr, alt etter hvilket risikbilde sm freligger ARBEIDSTAKERS PLIKTER Arbeidstakernes plikt til å medvirke i arbeidet beskrives slik i 2-3 i Arbeidsmiljølven: (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utfrming, gjennmføring g ppfølging av virksmhetens systematiske helse-, miljø- g sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det rganiserte verne- g miljøarbeidet i virksmheten g skal aktivt medvirke ved gjennmføring av de tiltak sm blir satt i verk fr å skape et gdt g sikkert arbeidsmiljø. (2) Arbeidstaker skal melde fra til arbeidsgiver dersm arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdm sm arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller frhldene på arbeidsstedet. B. KARTLEGGING AV RISIKO FOR VOLD OG TRUSLER - VURDERE HVA SOM SKAL GJØRES Systematisk helse-, miljø- g sikkerhetsarbeid er nøkkelen i frebyggingen av vld g trusler. Det innebærer å: Kartlegge farekilder Vurdere risik Utarbeide planer g priritere tiltak Iverksette tiltak Evaluering KARTLEGGING AV FAREKILDER I frkant av vernerunden skal tjenesten sammen kartlegge risiken fr vld g trusler mt ansatte. Kartleggingen skal gi en versikt ver hvr g i hvilke arbeidssituasjner arbeidstakerne kan bli utsatt fr vld g trusler. Kartleggingen må innehlde en gjennmgang av risikfaktrer både internt i virksmheten g i mgivelsene. Det er utarbeidet egen sjekkliste til bruk i vernerunden sm innehlder mal fr risik- g sårbarhetsanalyse (ROS) g handlingsplan fr ppfølging av analysen. Jfr. kvalitetssystemet TQM. 3
Øyer kmmune Persnalhåndbka Mmentene i sjekklisten tilsvarer punktene i 23 A-1 Risikvurdering av fare fr å bli utsatt fr vld g trussel m vld i Frskrift m utførelse av arbeid: Utfrming av arbeidslkalene g tekniske løsninger. Arbeidets rganisering g tilrettelegging Hvr, når g i hvilke situasjner ansatte kan bli utsatt fr vld g trussel m vld Alenearbeid Arbeidstidens plassering g rganisering Bemanning Kmpetanse VURDERE RISIKO Ut fra kartleggingen må det vurderes: Hvr sannsynlig det er at hendelsene kan inntreffe Hvem sm kan bli skadet/truet Hvr alvrlige knsekvensene vil være Analysere knsekvensene dersm hendelsene/farene skulle ppstå Gjennmgangen vil sannsynligvis vise at nen hendelser vil medføre mer alvrlige knsekvenser g /eller har større sannsynlighet fr at de kan inntreffe. Dette er faktrer en må ta hensyn til når tiltak skal pririteres. TILTAK Når en har fått en versikt ver farekildene, hvilken fare de kan representere g hvr sannsynlig det er at faren kan inntreffe, må en vurdere: Hva sm kan gjøres fr å frhindre hendelsene Hva sm kan gjøres fr å begrense skadene hvis hendelsen likevel skulle inntreffe Tiltakene mfatter blant annet rutiner / retningslinjer fr: Frebygging Håndtering av situasjnen Oppfølging Registrering av hendelser Opplæring Kriseberedskap 4
Øyer kmmune Persnalhåndbka Det må skilles mellm tiltak sm må iverksettes straks, g tiltak sm må iverksettes på lang sikt. Hva sm kan gjennmføres vil gså måtte vurderes ut fra hva sm er teknisk g kstnadsmessig mulig. EVALUERING Sjekkliste til bruk i vernerunden, med mal fr risik- g sårbarhetsanalyse (ROS) g handlingsplan fr ppfølging av analysen, innehlder gså skjema fr evaluering av tiltakene i handlingsplanen. I arbeidet med vld g trusler er det flere eksterne aktører vi benytter ss av i frhld til risikvurdering, kursing, pplæring g rådgivning. Kntakt HR-enheten fr nærmere infrmasjn. C. PLAN FOR HÅNDTERING AV TRUSLER OG VOLD MOT ANSATTE RUTINE VED TRUSLER MOT ANSATTE 1. Hvis du er alene, trekk deg umiddelbart ut av situasjnen. 2. Det må vurderes m annet persnale skal ta hånd m den sm avgir truslene. 3. Vurder m det er nødvendig å kntakte plitiet fr å frhindre skade. 4. Vurder m det er nødvendig å stenge virksmheten. 5. Hvis truslene ikke gjelder en selv, må den/de sm truslene gjelder varsles. 6. Det må vurderes m den sm er utsatt fr truslene skal få legebehandling eller annen ppfølging, fr eksempel m nen skal følge den ansatte hjem, være hs den eller lignende. Utgifter til legebehandling dekkes av arbeidsgiver. 7. Varslingsrutine fr melding til verrdnet følges. 8. Første virkedag etter hendelsen skal den ansatte/de ansatte på jbb gis tilbud m samtale / debrifing. Det må vurderes m det er behv fr ekstern ppfølging utver samtale med egen lege. 9. Leder har ansvar fr ppfølgende samtaler med den/ de ansatte etter en uke, g så igjen etter en mnd. På siste møte avklares behv fr eventuell ytterligere ppfølging. RUTINE VED TRUSLER VIA TELEFON, SMS, E-POST ELLER PER BREV 1. Hvis truslene kmmer via telefn, sms, e-pst eller per brev, skal nærmeste leder kntaktes så snart sm mulig. 2. Hvis truslene ikke gjelder en selv, må den / de sm truslene gjelder varsles. 3. Det må vurderes m plitiet skal kntaktes avhengig av sakens alvrlighetsgrad. 4. Fr øvrig gjelder punktene sm står under rutine etter trusler mt ansatte. 5
Øyer kmmune Persnalhåndbka RUTINE VED VOLD MOT ANSATTE 1. Hvis du er alene, trekk deg umiddelbart ut av situasjnen g tilkall hjelp fra klleger hvis mulig. 2. Vurder m plitiet skal kntaktes fr å frhindre ytterligere vld. 3. Det må vurderes m annet persnale skal ta seg av den sm utøvet vlden. 4. Vurder m virksmheten må stenges. 5. Vurder m skade krever legebehandling. 6. Hvis den skadde ønsker det, eller andre mener det er nødvendig, skal annet persnale være med på legevakten g sørge fr at den skadde blir fulgt pp umiddelbart etterpå. Sm hvedregel bør ikke den skadde være alene den nærmeste tiden etterpå. 7. Varslingsrutine fr melding til verrdnet følges. 8. Arbeidsgiver bør samle de ansatte til en samtale / debriefing i løpet av de første timene etter hendelsen. Eventuelt første virkedag etter hendelsen hvis dette er det sm er praktisk mulig. Det må vurderes m de invlverte har behv fr ekstern ppfølging utver samtale med egen lege. 9. Leder har ansvar fr ppfølgende samtaler med den/ de ansatte etter en uke, g så igjen etter en mnd. På siste møte avklares behv fr eventuell ytterligere ppfølging. 10. Persnlige klær g utstyr sm har blitt ødelagt vil bli erstattet av arbeidsgiver. RUTINE FOR MELDING TIL NÆRMESTE OVERORDNEDE OG VERNEOMBUD 1. All vld eller trusler skal meldes til enhetsleder g vernembud. 2. Hvis enhetsleder/stedfrtreder ikke er tilgjengelig, meld fra til sektrleder eller HRavdelingen, m det er behv fr rask ppfølging. 3. Når enhetsleder har fått beskjed, er han / hun ansvarlig fr videre ppfølging av den skadde/den sm er utsatt fr vld / trusler. 4. Etter vldshendelser skal hvedvernembudet rienteres første virkedag. RUTINE FOR INTERN RE GISTRERING OG OPPBEVARING AV DOKUMENTASJON 1. Alle hendelser der det blir utøvd vld / prøver å utøve vld / truer med å utøve vld eller retter trusler mt ansatte, skal registreres internt på arbeidsplassen på et avviksmeldeskjema. Leder plikter å bistå den sm har blitt utsatt ved utfylling. Avviksmeldingen ppbevares i avviksmeldesystemet i 10 år. Kpi legges i persnalmappen. 2. Hvis skaden antas å gi rett til erstatning fra frsikringsselskapet, fylles ut et skademeldingsskjema til kmmunens frsikringsselskap. Dette sendes til HR-enheten fr videre ekspedering g ppbevaring. Hvis en sykdm eller skade i ettertid skal kunne gdkjennes sm yrkesskade, vil det være helt avhengig av at det finnes skriftlig registrering / dkumentasjn. 6
Øyer kmmune Persnalhåndbka RUTINER FOR EKSTERN RE GISTRERING 1. Ved alle hendelser der det blir utøvd vld / prøver å utøve vld / truer med å utøve vld eller rettet trusler mt deg sm ansatt g det har ppstått skade sm trenger behandling, skal du alltid gå til lege. Det må skrives skademelding. Også ved skader sm på sikt / ved gjentakelse kan gi varig skade, bør lege kntaktes. Det skal fylles ut både interne g eksterne skjema hvis den ansatte må til skadebehandling. 2. NAV meldeskjema fr yrkesskade eller yrkessykdm, av 13-07.05 er tilgjengelig på www.nav.n i elektrnisk frm. Arbeidsgiver skal fylle ut g har ansvar fr innsending. Plikten er hjemlet i Flketrygdlven 13-14. ANMELDELSE Kmmunen skal vurdere plitianmeldelse/ sende inn påtalebegjæring dersm Straffelvens 228 (legemsfrnærmelse), 229 (skade) g /eller 127 (vld mt ffentlig tjenestemann), 128 (trusler mt ffentlig tjenestemann) brytes. Det presiseres at ikke alle saker nødvendigvis skal anmeldes; anmeldelse må vurderes i hvert enkelt tilfelle, men terskelen fr anmeldelse er lav. Kmmunens juridiske rådgivere kan rådspørres m dette. Ta kntakt med HR-avdelingen fr nærmere infrmasjn. Dersm det knkluderes med at kmmunen ønsker å levere anmeldelse/påtalebegjæring, er det rådmannen sm er delegert myndighet til dette. Vedkmmende enhetsleder utarbeider anmeldelsen, g rådmannen skriver under. Ved utfrming av anmeldelse/påtalebegjæring må innhldet utfrmes slik at det ikke røpes taushetsbelagte pplysninger sm ikke er nødvendig fr å gi plitiet infrmasjn m hendelsen. «Den frmelle plitianmeldelsen er sm hvedregel arbeidsgivers ansvar. Det at arbeidsgiver anmelder, vil gså bidra til å redusere tilleggsbelastninger fr arbeidstakerne sm de ellers kan få dersm de selv må ta saken til rettssystemet.» (fra Arbeidstilsynets veileder, se vedlegg). Men dersm det kmmer til anmeldelse, bør den frnærmede selv gså anmelde frhldet. 7
Øyer kmmune Persnalhåndbka VEDLEGG SJEKKLISTE: ARBEIDSGIVERS PLIKTER VED VOLD OG TRUSLER (Gjelder gså hvis truslene kmmer via telefn, sms, e-pst eller per brev) 1 Vurder m legehjelp er nødvendig. Hvis leder ikke er på jbb, må dette vurderes av de sm er på jbb sammen med den skadde. 2 Leder ved enheten / tjenesten vurderer alvrlighetsgrad fr evt. melding til verrdnet leder. 3 Første samtale med arbeidstaker. Vis msrg g nærvær. Gi infrmasjn m at det er nrmalt å få fysiske g psykiske reaksjner. 4 Vurder behv fr å kntakte pårørende i samråd med vedkmmende. 5 Klarlegg med vedkmmende m det er ne vi kan hjelpe med i dag / de første dagene. 6 Vurdere behv fr ytterligere faglig ppfølging eller ekstern bistand. 7 Vurdere behv fr infrmasjnsmøte med alle ansatte / debriefing. 8 Er rutine fr intern registrering av vld eller trusler fulgt? Sørg fr at avviksmeldeskjema blir utfylt av arbeidstaker eller i samarbeid med arbeidstaker. Avviksskjemaet legges inn i avvikssystemet (TQM). Hvis skaden antas å gi rett til erstatning fra frsikringsselskapet, fyller leder ut skademeldingsskjema til kmmunens frsikringsselskap g sender dette. 9 Vurder anmeldelse til plitiet. Søk råd i HR-enheten / rådmann, før evt. juridisk rådgiver blir kntaktet. Anmeldelse skal frmelt sendes av rådmannen, sm er delegert myndighet til dette. 10 Den frnærmede bør gså selv anmelde frhldet. Arbeidsgiver har plikt til å sende skademelding til NAV. Meldeskjema fr yrkesskade eller yrkessykdm, NAV 13-07.05, finnes på NAV sine hjemmesider under verskriften Meld yrkesskade g yrkessykdm. 11 Varsle Arbeidstilsynet ved alvrlige skader. Med det menes en skade sm etter arbeidsgivers skjønn gjør arbeidstakeren arbeidsudyktig fr lengre tid. Se nærmere www.arbeidstilsynet.n (melding m ulykker g skader). 12 Vurdere ytterligere ppfølging fra arbeidsgiver / ettervern. Aktuelle tiltak: Faglig ppfølging, skjerming av den ansatte g evt. familien, ekstern bistand, vurdere sanksjner mt skadefrvlder. 13 Evaluering vurdere behv fr tiltak (frebyggende arbeid). 8
Øyer kmmune Persnalhåndbka SJEKKLISTE: HVA GJØRES UMIDDELBART ETTER VOLD OG TRUSLER MOT ANSATTE (Gjelder gså hvis truslene kmmer via telefn, sms, e-pst eller per brev. Da kntaktes nærmeste leder så snart sm mulig). 1 Hvis du er alene, trekk deg umiddelbart ut av situasjnen g tilkall hjelp fra klleger hvis mulig. 2 Vurder m plitiet skal kntaktes fr å frhindre ytterligere vld. 3 Det må vurderes m annet tilstedeværende persnale skal ta hånd m den sm utøvet vlden eller truslene hvis dette er mulig. 4 Vurder m det er nødvendig å stenge virksmheten. 5 Hvis truslene ikke gjelder deg selv, skal den / de sm truslene gjelder varsles. 6 Vurder m skade / trusselen krever kntakt med lege. Hvis den gjør det, tar annet persnale sm er til stede ansvar fr å ringe legevakt / ambulanse. 7 Hvis den skadde ønsker det, eller klleger / leder mener det er nødvendig, skal en av dem være med på legevakten g sørge fr at den skadde blir fulgt pp umiddelbart etterpå. Sm hvedregel bør ikke vedkmmende være alene den nærmeste tiden etterpå. 8 Tjenesteleder varsles. Vurdert/utført: VERNERUNDE Kmmunens sjekkliste fr vernerunde innehlder mal fr risik- g sårbarhetsanalyse (ROS) g handlingsplan fr ppfølging av analysen. Jfr. kvalitetssystemet TQM (tidligere Standarden). Resultat / handlingsplan sm følge av den årlige vernerunden, ligger i kvalitetssystemet TQM. Avvik (brudd på lv / frskrift) registreres i TQM. VEILEDER FRA ARBEIDSTILSYNET Arbeidstilsynets veileder Vld g trusler i frbindelse med arbeidet. Frebygging, håndtering g ppfølging kan være et gdt hjelpemiddel: Veileder. 9