1 REFERAT MØTE I SUKSIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: 18.08.17 Tidsramme: 0900 1500 Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Tinn Finn-Arild Bystrøm Via Skype fram til kl. 11.30 Notodden Vigdis Bergestig Rollag Else Berit Grette Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Prosjektledere i Kongsbergregionen SAK 30/17 GODKJENNING AV REFERAT FRA MØTET 12.05.17 Møtereferatet finner du her. Referatet ble godkjent. SAK 31/17 STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: Sikkerhet har høyest fokus for tiden dette er et stort prosjekt som har pågått en stund med bla annet følgende tiltak: o o o 2-faktor autentisering er etablert for alle brukere ved ekstern pålogging Etablert portal hvor ansatte kan bytte eget passord Planlegging/redesign av nettverket for å kunne håndtere økende datamengder og trafikk
2 Antall devicer øker kraftig særlig nettbrett, mobiltfl. Dette krever remote «tanking» - dette har K-IKT jobbet mye med og løsning for dette er nå etablert for alle kommuner K-IKT har stort fokus på å automatisere drift/vedlikehold for å kunne ha nok ressurser til å bistå SuksIT i digitaliseringsarbeidet Det jobbes med å etablere en helt ny VDI-plattform og overgang til Windows-10 Oddvar kommer tilbake til SuksIT med forslag til hvordan VDI skal rulles ut til alle ansatte når ny plattform er etablert Saken ble tatt til orientering SAK 32/17 OPPGAVER OG ANSVAR FOR FELLES PERSONVERNOMBUD RMU ga i siste møte før ferien signaler om at det er ønskelig at SuksIT kommer med forslag til hvilke oppgaver og ansvar som bør tillegges en eventuell ny stilling fra 2018 som felles Personvernombud. Britt Inger har utarbeidet et utkast som grunnlag for diskusjon. SuksIT kommer med innspill til innhold i utkastet. Endelig forslag ferdigstilles Innspill fremkommet i dagens møte innarbeides i utkastet og sendes ut til SuksIT sammen med dagens møtereferat (se vedlegg-1) Hvert SuksIT-medlem sørger for ev. lokale avklaringer av innhold og melder tilbake ev. innspill til Britt Inger senest innen 6. september Oddvar/Britt Inger kontakter Datatilsynet for å få innspill/kommentarer til oppgaver og ansvar Endelig forslag til oppgaver og mandat ferdigstilles senest i SuksIT-møte 20.09.17 og legges fram fram for RMU 29.09.17 sammen med tiltaksplanen for 2018. SAK 33/17 ANSKAFFELSE AV DIGITALE LØSNINGER FOR SKOLER/BARNEHAGER Prosjektleder Berit deltar i møtet og redegjør for status i arbeidet og for innhold i innstillingen som legges frem for rådmannsutvalget 25.08.17. SuksIT gir signaler til fremlagte forslag.
3 Prosjektleder tar med seg signaler/anbefalinger fra SuksIT i dialogen med oppvekstnettverket og rådmannsutvalget om videre prosess og inn i utarbeidelsen av alternative kostnadsfordelingsmodeller SuksIT får kontraktsforslag og alternative kostnadsfordelingsmodeller til behandling i neste møte 20.09.17 SAK 34/17 REKRUTTERINGSLØSNING SuksIT besluttet i møte 17. mars at Tinn kommune piloterer Vismas nye rekrutteringsmodul og at erfaringer fra piloten formidles de øvrige kommunene i regionen. I dag benytter kommunene i regionen følgende rekrutteringsløsninger: Flesberg og Rollag rekrutteringsmodulen i dagens sak/arkivløsning ephorte Nore og Uvdal: webcruiter Kongsberg og Notodden: modul i Visma som skal fases ut (må finne annen løsning) Tinn: pilot på ny modul i Visma (ikke startet enda, tas i bruk samtidig med ny sak/arkivløsning) Det vil være mulig å bruke ansettelsesmodulen i ny sak-arkivløsning som mulig rekrutteringsløsning. Anne Rygaard vil orientere litt om denne modulen i dagens møte. Kongsberg og Notodden samarbeider om å invitere aktuelle leverandører til å presentere sine løsninger og gjennomfører anskaffelse av ønsket løsning. SuksIT orienteres om status Det anbefales at Rollag, Flesberg og Hjartdal tar i bruk ansettelsesmodulen i den nye sak/arkivløsningen SAK 35/17 ETTERUTDANNING FOR LEDERE «DIGITALISERING, INNOVASJON OG LEDELSE Foreløpig utkast til innhold og rammer for studie som Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN) har utarbeidet på oppdrag fra Kongsbergregionen, Sigdal og Modum kommuner er klart. Bakgrunnen for dette samarbeidet er behovet for å bygge mer kompetanse hos ledere (toppledere og mellomledere) om digitalisering. Mål for studiet er at ledere skal: Oppnå innsikt i faglige problemstillinger knyttet til digitalisering, innovasjon og ledelse
4 Kunne diskutere ulike problemstillinger på et solid faglig nivå Gjennomføre/sette krav til gevinstrealisering i egen virksomhet Planlagt studiestart er januar 2018. Britt Inger orienterte om innhold og rammer. Rådmannsutvalget vil få tilsvarende orientering i 25. august. Saken tas til orientering Innspill fra SuksIT presenteres for RMU når de behandler saken 25.08.19. (saken til RMU følger vedlagt referatet vedlegg-2) SAK 36/17 FORENKLET GEVINSTMETODIKK SuksIT besluttet i forrige møte at Hilde og Britt Inger lager utkast til lokale «gevinstrealiseringsplaner» og presenterer dette for SuksIT i møte i august, med mål om at det lages en lokal gevinstrealiseringsplan for 2018 for hver kommune. Hilde og Britt Inger har sett at det i første omgang er et behov for å utarbeide en forenklet gevinstmetodikk som ledere kan bruke i kommunene for lokal oppfølging av prosjekter (både regionale og lokale) og presenterer denne for SuksIT i dagens møte. Det er ønskelig at SuksIT drøfter hvilke tiltak som må gjennomføres lokalt for å sikre at gevinstmetodikken blir tatt i bruk i kommunene. Det er også ønskelig at SuksIT vurderer om det i tillegg er behov for å utarbeide en samlet lokal gevinstrealiseringsplan for 2018 for hver kommune knyttet til regionalt digitaliseringssamarbeid. Hilde melder tilbake til SuksIT hvordan RLG (toppledergruppa) i Kongsberg opplever verktøyet etter sin presentasjon for RLG 22.08.17 Hver SuksIT-representant sørger for at forenklet gevinstmetodikk gjøres kjent i egen kommune og at nødvendig opplæring gjennomføres slik at metodikken tas i bruk så raskt som mulig. SAK 37/17 REGIONALT DIGITALISERINGSSAMARBEID FRA 2018 Regional digitaliseringsstrategi gjelder for perioden 2015 2018. I dagens møte drøftes prosess for etablering av ny strategi herunder ambisjonsnivå og organisering av kommunenes digitaliseringssamarbeid fra 2019. Britt Inger orienterte kort om sekretariatets kommende fremlegg til RMU 26.08.17 vedr. forslag til ny strategiprosess for Kongsbergregionen. SuksIT støtter forslaget til sekretariatets strategiprosess (se vedlegg-3)
5 SAK 38/17 HARMONISERING AV KARTLØSNINGER Det har kommet innspill på / ønske om å se på mulig standardisering av kommunens kartløsninger. Halvor Rostad orienterer kort om bakgrunnen for innspillet, og SuksIT beslutter videre prosess. Det regionale plan, bygg og geodatanettverket gis i oppdrag å følge opp dette videre og komme med en anbefaling til SuksIT i neste møte 20.09 ut fra vurdering av kost/nytte både faglig og IKT-driftsmessig SAK 39/17 ANSKAFFELSE AV AVTALEFORVALTNINGSLØSNING SuksIT vedtok i forrige møte å lyse ut et konkurranse om anskaffelse av avtaleforvaltningssystem i juni, for vurdering av innkomne tilbud i august. I forbindelse med etablering av ny sak/arkivløsningen ser man nå at denne løsningen inneholder tilgjengelig funksjonalitet som lange på vei kan dekke behovet for å få bedre avtalekontroll. Prosjektleder Anne deltar i møtet og viser hvordan Elements kan benyttes. SuksIT vurderer på bakgrunn av dette videre prosess. Oddvar og Anne tester om den nye sak/arkivløsningen vil kunne dekke behovet for god avtaleforvaltning og melder tilbake erfaringene til SuksIT SAK 40/17 STATUS REGIONALE DIGITALISERINGSPROSJEKTER Det gis en kort orientering om status i de viktigste aktivitetene i SuksIT s portefølje fra prosjektlederne. Saken ble tatt til orientering (se vedlegg-4 RoadMap) SAK 41/17 TILTAKSPLAN 2018 SuksIT skal legge fram tiltaksplan og budsjett for RMU i september. Et første utkast til plan er vedlagt innkallingen og gjennomgås i dagens møte. Prosjektlederne for de ulike prosjektene deltok i møtet og orienterte om forslag til tiltak og budsjett 2018.
6 Innspill fremkommet i dagens møte innarbeides og revidert plan sendes ut med møtereferatet (se vedlegg-4) SuksIT jobber videre med satsningsområde 10 Digital Administrasjon og ferdigstiller hele tiltaksplanen i neste møte 20.09.17. SAK 42/17 EVENTUELT Ønske om anskaffelse av ny løsning fra NAV Kongsberg K-IKT har fått henvendelse fra NAV Kongsberg vedr. vurdering av en ny løsning som ønskes anskaffet. K-IKT har foretatt en teknisk vurdering hvor man ikke anbefaler løsningen ut fra tekniske/driftsmessige hensyn. SuksIT avklarer endelig vurdering. SuksIT støtter K-IKTs vurdering, og Britt Inger melder tilbake til NAV Kongsberg Samarbeid med K-IKT vedr. support av virksomhetskritiske systemer Det regionale Helse- og omsorgsnettverket løftet dette inn som et tema som ønskes drøftet i SuksIT. Britt Inger orienterer. K-IKT ønsker å ha en tett dialog med enheter/avdelinger i oppfølgingen av større infrastrukturmessige prosjekter som pågår lokalt i disse. Dette for å kunne koordinere leveransene så godt som mulig fra K-IKT. Leder for enheter/avdelinger der slike prosjekter pågår kontakter Oddvar eller Lene i K-IKT dersom det er behov for tettere dialog med K-IKT underveis. Kongsberg, 22.08.17 Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT