Omstilling som monner - slik gjorde vi det KOMØK 22. MAI 2017

Omstilling som monner - slik gjorde vi det KOMØK 22. MAI 2017

RØROS LITT FAKTA - Innmeldt i ROBEK august 2014 - Deltatt i nettverk i perioden januar 2015 mai 2016 - Størrelse - Innbyggertall - Verdensarv - Næringsliv - Kultur og arrangement

Kongens Gruve,

FRA SKREKK OG GRU TIL LITT BEDRE TIDER 2014: - 32 mill. 2016: + 27 mill.

RØROS KOMMUNES LANGE VEG MOT ROBEK Fylkesmannen i ST sa det slik: Fylkesmannens vurdering er at kommunen er i en svært utfordrende økonomisk situasjon som følge av flere år med utilstrekkelig styring og tilsynelatende manglende vilje og evne til å iverksette nødvendig grep for å oppnå en bærekraftig økonomi. Hvordan skal kommunen få styring på kommunens økonomi og arbeide mot en bærekraftig økonomi til beste for kommunens innbyggere?

UTFORBAKKE BÅDE ØKONOMISK OG ORGANISASJONSMESSIG Manglende styring og beslutning Liten grad av omstilling i driftsorganisasjonen Røros kommune gjennom flere år, eks.: Administrativ struktur: 3-nivå (etatsmodell) Politisk struktur: hovedutvalgsmodell uten gjennomgående representasjon Foreldet kommuneplan Manglende rutiner generelt

OMSTILLINGSARBEIDET Startet før ROBEK-innmeldingen Omstillingsprosjekter igangsatt, men ble for dårlig fulgt opp, ble reorganisert Valgte å analysere organisasjonens ståsted: Kommunekompasset ga felles virkelighetsforståelse (ansatte, politikere, administrasjon, ledelse, innbyggere) Resulterte i en utviklingsstrategi med 5 delstrategier

HVORDAN HAR VI ARBEIDET? Delstrategiene en forutsetning for helhetlig utviklingsarbeid strukturelt og prosessuelt Organisering av arbeidet Fokus på utviklingskompetanse i egen organisasjon, et stort kompetansehevende utviklingsarbeid på alle nivå! Samspill med politisk ledelse og tillitsvalgte Rådmannens stab/støtte en sentral rolle Forankring, involvering og informasjon

DELSTRATEGIENE - PROSESSUELLE OG STRUKTURELLE BEGREP Visjon og verdier Administrativ organisering Politisk organisering Leder- og medarbeiderskapsutvikling Helhetlig styring Delstrategien ble utviklet til vårt «strategidokument helhetlig styring» i ROBEK-nettverket

PROSESSUELLE GREP - Delegeringsreglement - Styringskort med kvalitetsmål - Tjenestekvalitet, organisasjonskvalitet, samfunnskvalitet, økonomi - Kvalitetssystem med styrende dokumenter - Styrende dokumenter, rutiner og prosedyrer - Avviksregistrering - Verktøy for risiko- og sårbarhetsanalyse - Årshjul

PROSESSUELLE GREP, FORTS. - Internrevisjoner - Undersøkelser - bruker, medarbeider, innbygger - Lederavtaler - Forbedringsarbeid/nye verktøy - Økonomiplan og økonomioppfølging - endret disposisjon/innhold forbedring - Prosessen - stab/støtte og virksomhetene - Budsjettering og kontinuerlig oppfølging - Fra enkeltbehandling av økonomisaker til helårlig prosess

Definere overordnete strategier og planer Avklare ansvars- og myndighetsforhold Fastsette styringsmål Fastsette nødvendige tiltak for å nå målene Etablere entydige arbeidsprosesser Sørge for at ansatte har kunnskap Avstemme ressurser (folk, tid, penger) Gjennomføre planlagte aktiviteter «Gjøre det man har blitt enige om» Utføre iverksetting av de planlagte tiltakene Planlegg Utfør Oppsummering av prosessen basert på evalueringen i forrige trinn. Er det behov for ytterligere forbedringer? Viktig input i vurderingen: Årsmeldingen Vurdere tiltak for ytterligere forbedringer Hvis tiltaket viser seg å være en god løsning, sikre at denne blir standard rutine. Ved avvik fra planlagte mål; enten korrigere planen eller justere målene Korriger Kontroller Innsamling og analyse av resultatene i forhold til mål. Fungerer prosessen? Gir prosessen/aktiviteten forventet resultat? Verktøy for kontroll: Resultatdialog, Oppfølging budsjett- og regnskap, tertialrapport, Internrevisjoner, Tilsyn, Vernerunder, Medarbeidersamtaler, Brukerundersøkelser, Innbyggerundersøkelser, målinger, oppfølging av statistikker etc.

ØKONOMISK UTVIKLING De to store sektorområdene blir belyst: Skole Helse og omsorg

120 000 Netto driftsutgifter til skolesektor justert for utgiftsbehov 640 115 000 630 110 000 620 105 000 100 000 95 000 610 600 90 000 590 85 000 580 80 000 2013 2014 2015 2016 Røros Tynset Landet uten Oslo Trysil Eid Elevtall Rørosskolene 2013-2016 570

640 Årsverk og elevtall i Rørosskolene 13 til 16 70 630 60 620 50 610 40 600 30 590 20 580 10 570 2 013 2 014 2 015 2 016 0 Elevtall Rørosskolene 2013-2016 Årsverk Rørosskolene undervisning

120 000 Netto driftsutgifter, pleie og omsorg per innbygger 67 år og over 100 000 80 000 60 000 40 000 20 000 0 2013 2014 2015 2016 Røros Tynset Trysil Eid Landet uten Oslo Utvikling Røros

ERFARINGER OG ANBEFALINGER Robek-nettverkets betydning for forankrings- og forbedringsarbeid Egen kommunedag var nyttig for forankring av videre arbeid Presentasjon og sammenlikning av nøkkeltall og ressursbruk Godt nettverk med balanse mellom selvstendig arbeid, refleksjon rundt eget arbeid og erfaringsdeling med andre kommuner Flere dimensjoner enn økonomi: analyse, styringssystem, ledelse, omstilling Veldig nyttig at Fylkesmannsembetet er med Helhetlig forståelse av utfordringene kommunen står overfor Dvs forståelse for at omstillingsarbeidet handler om mer enn en dimensjon: økonomi! Et godt utgangspunkt for samarbeidet undervegs på vegen ut av ROBEK!

ERFARINGER OG ANBEFALINGER, FORTS. Forhistorien vår alle har sin historie gjør det til et svar på deres behov! Endringer styringssystem med bakgrunn i analyse anbefales gir en god forankring i starten gir en felles forståelse av situasjonen felles virkelighetsbilde en forutsetning Sett av nok tid og ressurser! Gjør det til en del av driftsorganisasjonen dvs ikke et arbeid som foregår på siden av «alt annet». Forutsetning for best mulig forankring dette skal leve og utvikles på sikt!

ERFARINGER OG ANBEFALINGER, FORTS. Viktig å jobbe seg framover og at ting er under utvikling! Forbedring undervegs i prosessen Arbeid godt med informasjon husk at det er ulike målgrupper med ulik forutsetning for å forstå hva dette handler om! Fokuser mer på at det er et omfattende utviklingsarbeid enn at det er et ROBEK-arbeid! Kommunikasjonsstrategi: Innsiden reflekteres på utsiden! Hold fokus, vær målrettet hele tiden! Neste foil viser at det virkelig harde arbeidet fortsetter nå

14 Disposisjonsfond, status 2016 6 12 5 10 4 8 6 3 4 2 2 1 0 Røros Tynset Trysil Eid Snitt land uten Oslo 0 Disposisjonsfond i % av brutto driftsinntekter Netto driftsresultat i % av brutto driftsinnstekter

TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN!

KONTAKTINFO Ordfører Hans Vintervold Mobil: 482 76 054 Epost: hans.vintervold@roros.kommune.no Rådmann Bernt Tennstrand Mobil: 908 97 518 Epost: bernt.tennstrand@roros.kommune.no Kommunalsjef Kjersti Forbord Jensås Mobil: 951 02 1 68 Epost: kfj@roros.kommune.no Økonomisjef Roger Mikkelsen Mobil: 920 15 808 Epost: rm@roros.kommune.no www.roros.kommune.no