Ntat Dat: 13.11.2018 Arkivsak: 2018/16486-3 Saksbehandlar: thaare Til: Frå: Fellesnemnda Prsjektleiar Rune Haugsdal Vestland fylkeskmmune - verrdna administrativ rganisering Prsjektleiar har gjrt slikt administrativt vedtak fr verrdna administrativ rganisering i Vestland fylkeskmmune: Med tilvising til fellesnemnda si delegering av mynde til prsjektleiar, infrmasjns- g drøftingsmøte med tillitsvalde, sak i partssamansett utval, samt kmmunelva si regulering av administrasjnssjefen sitt mynde, har prsjektleiar gjrt følgjande vedtak m framtidig verrdna administrativ rganisering i Vestland fylkeskmmune: 1. Prsjektleiar pprettar fem line-/fagavdelingar i sin sentraladministrasjn, med følgjande gegrafisk lkaliserte leiingsdeling: Avdeling fr infrastruktur g veg, fylkesdirektør har hvudsete i Sgn g Fjrdane Avdeling fr mbilitet g kllektivtransprt, fylkesdirektør har hvudsete i Hrdaland Avdeling fr innvasjn g næringsutvikling, fylkesdirektør har hvudsete i Hrdaland Avdeling fr kultur, idrett g inkludering, fylkesdirektør har hvudsete i Sgn g Fjrdane Avdeling fr pplæring g kmpetanse, fylkesdirektør har hvudsete i Hrdaland 2. Prsjektleiar pprettar t stabsavdelingar i sin sentrale stab, med følgjande gegrafisk lkaliserte leiingsdeling: Stabsavdeling fr strategisk utvikling g digitalisering, fylkesdirektør har hvudsete i Sgn g Fjrdane Stabsavdeling fr rganisasjn g øknmi, fylkesdirektør har hvudsete i Hrdaland 3. Prsjektleiar vil i eit tett samarbeid med dei sju fylkesdirektørane utfrme den interne rganiseringa vidare. I løpet av våren 2019 skal alle administrativt tilsette vere innplasserte i den nye sentraladministrasjnen.
Side 2/6 SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn Fellesnemnda gav 17.12.2017 gjennm følgjande vedtak utvida fullmakt til prsjektleiar i høve fastsetjing av den framtidige verrdna administrative rganiseringa: 1. «Fellesnemnda gjev fylkesrådmennene/prsjektleiar fullmakt til å utfrme g fastsetje den administrative rganiseringa av den nye fylkeskmmunen i samsvar med fellesnemnda si vedtekne plitiske rganisering samt føringane i intensjnsplanen, datert 17.01.17. 2. Fellesnemnda gjev fylkesrådmennene/prsjektleiar fullmakt til å inngå avtalar m innkjøp g drift av administrative styringsverktøy fr den nye fylkeskmmunen. 3. Fylkesrådmennene/prsjektleiar får fullmakt til verføring g tilsetjing av persnell i den nye fylkeskmmunen, samt til å gjere vedtak i persnalsaker. Med denne fullmakta følger gså ansvaret fr eit infrmasjns- g drøftingspplegg med dei tillitsvalde gjennm samanslåingsprsessen.» Intensjnsplanen fr samanslåing av Sgn g Fjrdane g Hrdaland slår fast at det skal utarbeidast ein samla rganisasjnsplan fr Vestland fylkeskmmune, jf. kap. 4.2. Organisasjnsplanen skal definere leiing g lineansvar, stabs- g støttefunksjnar g strategisk planleggingsansvar. Prsjektleiar har n lagt på plass ei verrdna rganisasjnsskisse fr den framtidige rganisasjnen. I skissa sm n ligg føre har prsjektleiar gså gjrt ei innplassering av sine sentrale stabs- g støttefunksjnar leia frå fylkesrådmannen sin sentrale stab. Sentrale stabs- g støttefunksjnar inneber mellm anna verrdna strategisk samrdning g styring av rganisasjnen, i tillegg til driftsrelaterte funksjnar sm øknmistyring, HR, innkjøp, IKT, bygge- g eigedmsfrvaltninga m.m. Prsjektleiar legg gjennmgåande pp til å ivareta ein gd reginal balanse i høve framtidig leiingsdeling, g legg til rette fr at ppgåver innanfr dei sentrale fagmråda framleis skal kunne utførast i båe dagens fylke. 2. Fag-/lineavdelingar løysinga sm er valt Prsjektleiar pprettar fem line-/fagavdelingar i sin sentraladministrasjn, med ei gegrafisk lkalisert leiingsdeling. Dei framtidige lineavdelingane vil ha eit ansvar fr knkrete fagmråde, men skal samtidig i str grad medverke med ressursar g kmpetanse inn i tverrsektriell samhandling fr ei ptimal ppgåveløysing i Vestland fylkeskmmune. 2.1 Avdeling fr infrastruktur g veg, fylkesdirektør i Sgn g Fjrdane Sm vegeigar vil Vestland fylkeskmmune ha ansvar fr m lag 5600 km fylkesveg. Dette inneber planlegging, utbygging g drift av vegnettet, samt frvaltningsppgåver sm vegeigar i samsvar med veglva g plan- g bygningslva. Overføring av sams vegadministrasjn vil medføre betydelege nye ppgåver/funksjnar direkte lagt til den nye fylkeskmmunen. Prsjektleiar har etablert eit eige prsjekt fr å ivareta verføringsprsessen, samt vurdere framtidig rganisering av verførte ppgåver/funksjnar. Avdeling fr infrastruktur g veg vil ivareta krav til verrdna styring g rapprtering g sikre gjennmføring av planlegging, utbygging g drift av fylkesvegnettet. Det inneber m.a.: å ivareta heilskapleg utbygging av transprtinfrastruktur i arbeidet med Nasjnal transprtplan
Side 3/6 (NTP), sørge fr naudsynt beredskap ved hendingar på fylkesvegnettet g å gjennmføre utgreiing g verrdna strategisk planlegging innanfr vegmrådet. I tillegg må avdelinga ivareta frvaltningsppgåvene sm fylkeskmmunen har sm vegeigar. Det kan g bli aktuelt å tilføre avdelinga ansvar fr andre infrastrukturppgåver innanfr transprtmrådet. 2.2 Avdeling fr mbilitet g kllektivtransprt, fylkesdirektør i Hrdaland Det fylkeskmmunale kllektivtransprttilbdet er avgjerande fr å sikre gde kmmunikasjnar i alle deler av fylket, slik at innbyggjarane kan reise trygt til g frå arbeid, skule g fritidsaktivitetar m.m. SKYSS er i dag Hrdaland fylkeskmmune si driftseining fr kllektivtransprttilbdet, rganisert sm ei eiga eining under samferdselsavdelinga. I Sgn g Fjrdane fylkeskmmune vert kllektivtransprttilbdet utvikla g drifta under merkevara KRINGOM. Gjennm verrdna strategisk styring må kllektivtransprttilbdet differensierast, g ivareta behvet fr reiser både i byar, tettstader g ute i distrikt med spreidd busetnad. I Bergensmrådet inngår kllektivtransprttilbdet i heilskaplege løysingar saman med sykkel g gange fr å sikre mbilitet i transprtsystemet, samt å utvikle miljøvenlege reisealternativ. Dette er sentrale element i by-vekstavtalen fr Bergen ein transprtplitisk avtale mellm Hrdaland fylkeskmmune, Bergen kmmune g staten fr å ppnå målet m nullvekst i persnbiltrafikken i Bergen. Denne avtalen vil bli vidareført inn i Vestland fylkeskmmune. Avdelinga skal ivareta det verrdna ansvaret fr utvikling g drift av kllektivtrafikktilbdet i det nye fylket innanfr vedtekne plitiske rammer g pririteringar. Vidare skal avdelinga gjennmføre utgreiing g planlegging fr strategisk utvikling av kllektivtransprttilbdet i det nye fylket, ivareta frvaltningsppgåver, ha beredskapsplanlegging knytt til kllektivtransprtmrådet g ha eigarstyring innan heile kllektivmrådet. 2.3 Avdeling fr innvasjn g næringsutvikling, fylkesdirektør i Hrdaland Prsjektleiar legg str vekt på at Vestland fylkeskmmune skal lukkast i å etablere eit slagkraftig fagmiljø på næringsmrådet, med kmpetanse, kunnskap g erfaringar frå begge dagens fylkeskmmunar, slik det vil bli gjrt innanfr andre fylkeskmmunale ansvarsmråde. Med ei samla leiing innanfr innvasjns- g næringsmrådet skal Vestland fylkeskmmune stå fram med tydelege mål, strategiar g ein strategisk innretta verkemiddelbruk. Vestland fylkeskmmune skal samrdne g sjå andre fylkeskmmunale ansvarsmråde i ein heilskap fr landsdelen. Fylkeskmmunen sitt plitiske g administrative engasjement på næringsmrådet vil bli ei samla kraft i utviklingsarbeidet. Behvet fr reginal balanse g tett kntakt med næringsliv g viktige samarbeidspartnarar, vil bli priritert gjennm ei funksjnsleiing mellm Bergen g Leikanger. Ei slik frdeling av funksjnar må i hvudsak ivareta særskilte behv fr ppgåver g aktivitetar på næringsmrådet i ulike deler av fylket. Prsjektleiar vil g vektlegge behvet fr mstilling g innvasjn i næringsutviklinga i det nye fylket, g sjå dette i samanheng med satsing på FU g frvaltning av reginale frskingsmidlar. Avdelinga skal frvalte fylkeskmmunale verkemiddel fr støtte til nærings- g lkalsamfunnsutvikling i det nye fylket, g sørge fr berekraftig frvaltning av fylkeskmmunen sitt ansvar fr naturressursar i samsvar med lvverk g plitiske pririteringar. Vidare skal avdelinga frvalte landbruksppgåvene sm vert verført frå fylkesmannen g frvalte tilskt til breibandsutbygging.
Side 4/6 2.4 Avdeling fr kultur, idrett g inkludering, fylkesdirektør i Sgn g Fjrdane Vestland fylkeskmmune skal medverke til å utvikle eit rikt g mangfaldig kulturliv i landsdelen. Gjennm tiltak g aktivitetar skal fylkeskmmunen legge til rette fr at alle kan ppleve g ta del i tradisjnell g nyskapande kunst g kultur. Samfunnsutviklarrlla inneber eit ansvar fr samhandling mellm frvaltningsnivåa, g mellm kulturaktørar g institusjnar på reginalt nivå. Fylkeskmmunen har lvpålagde ppgåver fr vern av kulturminne g kulturmiljø. Fleire ppgåver g funksjnar på kulturminnefeltet skal verførast frå Riksantikvaren til reginalt flkevald nivå. Strategisk planlegging g utvikling innan alle fagmråda til avdelinga er ei sentral ppgåve saman med det å legge til rette fr kulturplitisk utviklingsarbeid. Fylkeskmmunen samhandlar med frivillig sektr, kulturinstitusjnar, kmmunar m planarbeid, kmpetanse- g utviklingsarbeid g tilsktsfrmidling til drifts- g utviklingsarbeid innan kunst g kultur. Fylkeskmmunen frvaltar tilskt g støtte til anlegg, lag g arrangement innanfr idretts- g friluftsmrådet. Oppgåvene innanfr idretts- g friluftsmrådet er i str grad innretta mt planarbeid, utviklingsarbeid g tilsktsrdningar, g invlverer tett samarbeid med kmmunar g frivillig sektr. Prsjektleiar legg pp til at idrettsmrådet vert rganisert sm ei eining innanfr avdeling kultur, idrett g inkludering, g med leiing lkalisert i Bergen. Strtinget har gjrt vedtak m at fylkeskmmunane skal styrkjast med ppgåver g funksjnar på integreringsmrådet. Det er framleis usikkert kva dette inneber av faktiske ppgåver g funksjnar, men prsjektleiar vil særleg peike på frivillig sektr sm ein viktig arena fr integreringsarbeidet. 2.5 Avdeling fr pplæring g kmpetanse, fylkesdirektør i Hrdaland Vestland fylkeskmmune skal ivareta lvpålagde ppgåver innanfr vidaregåande pplæring. Dette inneber eit ansvar fr dei vidaregåande skulane, pplæringa av lærlingar, fagskuletilbdet g vidaregåande pplæring fr vaksne i fylket. I tillegg skal fylkeskmmunen ha eit tydeleg ansvar fr den reginale kmpetanseplitikken. Avdelinga skal mellm anna gjennm eit tett samarbeid med arbeids- g næringsliv g utdannings- g pplæringsaktørar samrdne behva fr kmpetanse mt utdannings- g kmpetansetilbd i reginen. Prsjektleiar føreset at utviklinga av fylkeskmmunen si strategiske rlle fr den reginale kmpetanseplitikken vert utvikla i nær samanheng med det fylkeskmmunale pplæringstilbdet. 3. Stabsavdelingar i fylkesrådmannen sin stab løysinga sm er valt Prsjektleiar ønskjer å etablere eit sentralt stabsmiljø, leia frå fylkesrådmannen sin stab. Prsjektleiar skil mellm stabsmiljø sm har eit verrdna fkus på strategisk utvikling av Vestland fylke g stabsmiljø sm har sitt hvudfkus retta mt drift g utvikling av rganisasjnen Vestland fylkeskmmune. Fylkesrådmannen sin stab vil såleis både ha eit strategisk plan- g samrdningsansvar knytt til Vestland fylkeskmmune sin samla aktivitet, g samtidig drive sentrale service-, støtte- g fellesfunksjnar i rganisasjnen. Stabsavdelingane har sm hvudppgåve å utarbeide infrmasjn g kunnskapsgrunnlag sm medverkar til tppleiinga g linerganisasjnen sine avgjerder. Prsjektleiar er likevel ppteken av at Vestland fylkeskmmune i nk grad bryt med det tradisjnelle line stab prinsippet, g at rganisasjnen greier å ivareta ein fleksibilitet g endringskmpetanse g ei samhandling på tvers av etablerte fageiningar (sektravdelingar g stabseiningar). Det er difr behv fr å utarbeide ein samla rganisasjnsmdell med gd tilpassingsevne. Særleg stabsavdelinga fr strategi g utvikling er tiltenkt eit ansvar fr å krdinere rganisasjnen sin samla kmpetanse gjennm strukturerte prsjekt g tverrsektrielle prsessar.
Side 5/6 3.1 Stabsavdeling fr strategisk utvikling g digitalisering, fylkesdirektør i Sgn g Fjrdane Prsjektleiar sitt vedtak inneber ppretting av ei stabsavdeling fr strategi g utvikling i fylkesrådmannen sin sentrale stab. Stabsavdelinga vil vere eit viktig verktøy fr Vestland fylkeskmmune i samband med at rganisasjnen betre kan utøve rlla si sm samfunnsutviklar. Større fylkeskmmunar, desentralisering av ppgåver g styrking av reginal planlegging er sentrale element i refrma. Målet er å styrke samanhengen mellm strategisk planlegging g samfunnsutvikling, slik plan- g bygningslva legg føringar fr. Stabsavdeling fr strategi g utvikling får eit verrdna ansvar fr å sjå funksjnelle mråde i samanheng. Fylkesdirektøren skal syte fr at Vestland fylkeskmmune har evne til å gje samfunnsutviklinga ei sams strategisk retning, mbilisere på tvers av sektrar/fagmråde, nivå g aktørar g krdinere rganisasjnen sin samla innsats g verkemiddelbruk gjennm reginal planlegging g utvikling. Avdelinga får følgjande ansvarsmråde: Fylkeskmmunen si gjennmgåande utviklingsrlle fr å støtte pp mkring samfunnsutviklarrlla. Samrdning av fylkeskmmunen sin eksterne aktivitet verfr kmmunar, næringsliv g innbyggjarar. Prsessleiing fr reginal planstrategi, g etablering av sentrale samarbeidsarenaer. Samrdning av fylkeskmmunen sin interne aktivitet gjennm tverrsektrielle prsessar, utstrekt bruk av prsjektarbeidsfrma g samhandling på tvers av gegrafiske rganisasjnseiningar. Ei leiande rlle i digitaliseringsarbeidet. 3.2 Stabsavdeling fr rganisasjn g øknmi, fylkesdirektør i Hrdaland Prsjektleiar sitt vedtak inneber ppretting av ei stabsavdeling fr rganisasjn, drift g støtte i fylkesrådmannen sin sentrale stab. Stabsavdelinga vil vere eit viktig verktøy fr at Vestland fylkeskmmune utviklar seg sm rganisasjn, g at vi har effektive, velfungerande g gde støttesystem. Stabsavdeling fr rganisasjn, drift g støtte i fylkesrådmannen sin sentrale stab vil innehalde følgjande hvudansvarsmråde: Budsjett Løn g rekneskap Finansfrvaltning g knsesjnskraftfrvaltning Innkjøp Organisasjnsutvikling Kmmunikasjn HR g strategisk persnalleiing Juridisk leiing IKT Bygg- g eigedm 4. Tannhelsetenesta I sak 37/18, vedteke i fellesnemnda 21. september, står fylgjande m rganisering av tannhelsetenesta: Fellesnemnda har tidlegare vedteke, 8.mars 2018, at tannhelsetenesta skal leiast frå Bergen. Prsjektleiaren vil vidare ta initiativ til å vurdere m tannhelsetenesta skal rganiserast sm ei ytre eining, direkte lagt inn under fylkesrådmannen sin stab eller sm ein del av dei andre ppretta avdelingane.
Side 6/6 Det kan g bli aktuelt å legge tannhelsetenesta inn i ei nyppretta avdeling, dersm fylkeskmmunane får verført ppgåver innanfr helse- g ssialmrådet. Tannhelsetenesta er sterkt driftsrientert, der det i mindre grad er behv fr løpande verrdna administrativ g plitisk styring. Plitiske avklaringar g styring på dette mrådet er tenkt gjrt direkte i fylkesutvalet utan handsaming i hvudutval. Prsjektleiaren ser fr seg at leiaren av tannhelsetenesta ikkje inngår i fylkesrådmannen si tppleiargruppe.